Ez a cikk rövid áttekintést nyújt az adatbázisokról – ismerteti a mibenlétüket, az érdemeiket és az egyes részeik felhasználhatóságát. A témakörben használt terminológia a Microsoft Access-adatbázisokra vonatkozik, de az alapfogalmak minden adatbázisra érvényesek.
Tartalom
Mi az az adatbázis?
Az adatbázisok az információk gyűjtésére és rendszerezésére szolgáló eszközök. Az adatbázisok tárolhatnak személyeket, termékeket, megrendeléseket vagy bármi mást. Számos adatbázis listaként indul egy szövegszerkesztő programban vagy számolótáblában. A lista növekedésével a redundanciák és az inkonzisztenciák megjelennek az adatokban. Az adatok nehezen érthetővé válnak lista formájában, és az adatok részhalmazait csak korlátozottan lehet megkeresni vagy lekérni véleményezésre. Miután ezek a problémák megjelennek, érdemes az adatokat egy adatbázis-kezelő rendszer (DBMS) által létrehozott adatbázisba , például az Accessbe továbbítani.
A számítógépes adatbázisok objektumokat tartalmaznak. Egy adatbázis egyszerre több táblát is tárolhat. Egy három táblát használó készletkövető-rendszer például nem három adatbázissal egyenlő, hanem egy adatbázissal, amely három táblát tartalmaz. Az Access-adatbázisok egyetlen fájlban tárolják a táblákat és az egyéb objektumokat (úgymint az űrlapokat, jelentéseket, makrókat vagy modulokat), hacsak nem lett külön beállítva, hogy az adatbázis más forrásból származó adatokat vagy kódokat használjon. Az Access 2007–2016 formátumban létrehozott adatbázisok (amelyeket az Microsoft 365-höz készült Access, az Access 2021 és az Access 2019 is használ) .accdb kiterjesztéssel rendelkeznek, a korábbi Access-formátumokban létrehozott adatbázisok pedig .mdb.
Az Accesst használva az alábbiakra van lehetősége:
-
Új adatokat vehet fel az adatbázisba (például új elemet a készletbe)
-
Szerkesztheti az adatbázis már létező adatait (például módosíthatja egy elem aktuális helyét)
-
Törölheti az adatokat (például abban az esetben, ha egy elemet eladott vagy elvetett)
-
Több különböző szempontok szerint rendszerezheti vagy tekintheti meg az adatokat
-
Megoszthatja az adatokat másokkal jelentésekben vagy e-mail-üzenetekben, illetve intraneten vagy az Interneten keresztül
Az Access-adatbázisok részei
Az alábbi szakaszok rövid leírást adnak egy tipikus Access-adatbázis részeiről.
Táblák
Az adatbázis akkor a legrugalmasabb, ha az adatok úgy vannak táblákba rendezve, hogy ne forduljanak elő ismétlődések. Ha például az alkalmazottak adatait szeretné tárolni, minden alkalmazottat csak egyszer kell felvenni egy olyan táblába, amelyet az alkalmazottak adatainak tárolására hozott létre. A termékekre vonatkozó adatokat egy külön táblában érdemes tárolni, ugyanígy a fiókirodák adatait is. Ez a folyamat a normalizálás.
A tábla egyes sorait rekordoknak nevezzük. A rekordok tárolják az egyes információkat. Minden rekord egy vagy több mezőből áll. A mezők a tábla oszlopainak felelnek meg. Például az „Alkalmazottak” nevű tábla rekordjai (sorai) az egyes alkalmazottak adatait tárolják, a mezőkben (oszlopokban) pedig a különféle információk találhatók (úgymint vezetéknév, keresztnév, cím stb.). Az egyes mezőknek meghatározott adattípusa van, például szöveg, dátum vagy idő, szám vagy valamilyen más típus.
A rekordok és mezők leírásának másik módja a kódtár régi stílusú kártyakatalógusának megjelenítése. A kabinet minden kártyája az adatbázis egy rekordjának felel meg. Az egyes kártyákon található minden egyes információ (szerző, cím stb.) az adatbázis egy mezőjének felel meg.
A táblákról további információt az Introduction to tables (Bevezetés a táblák használatába) című témakörben talál.
Űrlapok
A parancsgombok programozásával meghatározhatja, hogy mely adatok jelenjenek meg az űrlapon, nyithat meg más űrlapokat vagy jelentéseket, vagy különféle egyéb feladatokat hajthat végre. Előfordulhat például, hogy van egy "Ügyfélűrlap" nevű űrlapja, amelyben ügyféladatokkal dolgozik. Az ügyfélűrlapon lehet egy gomb, amely megnyitja a rendelési űrlapot, ahol új rendelést adhat meg az adott ügyfélhez.
Az űrlapok segítségével azt is szabályozhatja, hogy más felhasználók hogyan férhessenek hozzá az adatbázisban tárolt adatokhoz. Létrehozhat például egy olyan űrlapot, amelyen csak bizonyos mezők jelennek meg, és csak bizonyos műveletek végrehajtását teszi lehetővé. Ezzel elősegíti az adatok védelmét, valamint biztosíthatja, hogy a felhasználók helyesen adják meg az adatokat.
Az űrlapokról további információt a Bevezetés az űrlapok használatába című témakörben talál.
Jelentések
A jelentéseket bármikor futtathatja, mindig az adatbázis aktuális adatait tükrözik. A jelentéseket rendszerint nyomtatható formában tervezik meg, de megtekinthetők a képernyőn is, exportálhatók valamely más programba és elküldhetők e-mail-mellékletként.
A jelentésekkel kapcsolatos további információkért lásd: Bevezetés a jelentésekbe az Accessben.
Lekérdezések
Léteznek „frissíthető” lekérdezések is, ami azt jelenti, hogy a lekérdezés adatlapján keresztül szerkesztheti az annak alapjául szolgáló táblák adatait. Frissíthető lekérdezés használatakor ne feledje, hogy az Ön által létrehozott módosítások nem csak a lekérdezés adatlapjába, de a táblákba is bekerülnek.
A lekérdezéseknek két alapvető típusa létezik: választó és módosító lekérdezés. A választó lekérdezés egyszerűen összegyűjti és elérhetővé teszi az adatokat. A lekérdezés eredményét megtekintheti a képernyőn, kinyomtathatja vagy a vágólapra másolhatja. A lekérdezés kimenetét ezen kívül felhasználhatja egy űrlap vagy jelentés rekordforrásaként.
A módosító lekérdezések nevükhöz méltón valamilyen feladatot hajtanak végre az adatokkal. Segítségükkel új táblát hozhat létre, adatokat vehet fel egy már létező táblába, valamint frissítheti és törölheti az adatokat.
A lekérdezésekről további információt az Introduction to queries (Bevezetés a lekérdezések használatába) című témakörben talál.
Makrók
A makrókról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.
Modulok
A modulokról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.
