Az adatbázis-kezelés alapjai

Ez a cikk rövid áttekintést nyújt az adatbázisokról – ismerteti a mibenlétüket, az érdemeiket és az egyes részeik felhasználhatóságát. A témakörben használt terminológia a Microsoft Access-adatbázisokra vonatkozik, de az alapfogalmak minden adatbázisra érvényesek.

Tartalom

Mi az az adatbázis?

Az Access-adatbázisok részei

Mi az az adatbázis?

Az adatbázis egy adatgyűjtésre és -rendszerezésre szolgáló eszköz. Az adatbázisok személyekre, termékekre, rendelésekre vonatkozó információt, illetve sok más egyéb adatot is képesek tárolni. Sok adatbázis egy szövegszerkesztő programban vagy egy számolótáblában megírt listából jön létre. Ahogy a lista folyamatosan bővül, egyre több ismétlődés és inkonzisztencia jelenik meg benne, ezáltal a listába szedett adatok nehezen értelmezhetővé válnak, keresésre vagy részadathalmazok kinyerésére pedig erősen korlátozottak a lehetőségek. A problémák felbukkanásakor érdemes egy adatbázis-kezelő rendszerben (például az Accessben) létrehozott adatbázisba telepíteni az adatokat.

A számítógépes adatbázisok objektumokat tartalmaznak. Egy adatbázis egyszerre több táblát is tárolhat. Egy három táblát használó készletkövető-rendszer például nem három adatbázissal egyenlő, hanem egy adatbázissal, amely három táblát tartalmaz. Az Access-adatbázisok egyetlen fájlban tárolják a táblákat és az egyéb objektumokat (úgymint az űrlapokat, jelentéseket, makrókat vagy modulokat), hacsak nem lett külön beállítva, hogy az adatbázis más forrásból származó adatokat vagy kódokat használjon. Az Access 2016, az Access 2013 és az Access 2010 által is használt Access 2007-formátumban létrehozott adatbázisok .accdb fájlkiterjesztésben jönnek létre, míg a korábbi Access-formátumú fájlok kiterjesztése .mdb. Az Access 2016, Access 2013, Access 2010 és Access 2007 programokkal egyaránt hozhat létre korábbi fájlformátumú (például Access 2000 és Access 2002-2003) fájlokat.

Az Accesst használva az alábbiakra van lehetősége:

  • Új adatokat vehet fel az adatbázisba (például új elemet a készletbe)

  • Szerkesztheti az adatbázis már létező adatait (például módosíthatja egy elem aktuális helyét)

  • Törölheti az adatokat (például abban az esetben, ha egy elemet eladott vagy elvetett)

  • Több különböző szempontok szerint rendszerezheti vagy tekintheti meg az adatokat

  • Megoszthatja az adatokat másokkal jelentésekben vagy e-mail-üzenetekben, illetve intraneten vagy az Interneten keresztül

Vissza a lap tetejére

Az Access-adatbázisok részei

Az alábbi szakaszok rövid leírást adnak egy tipikus Access-adatbázis részeiről.

Táblák

Űrlapok

Jelentések

Lekérdezések

Makrók

Modulok

Táblák

4. felirat Az adatbázistáblák megjelenésükben nagyon hasonlítanak a számolótáblákra, mivel az adatokat sorokban és oszlopokban tárolják. Ebből következik, hogy a számolótáblák rendszerint egyszerűen importálhatók adatbázistáblákba. A számolótáblában és az adatbázisban tárolt adatok közti legfőbb különbséget az adatok rendszerezésének módja jelenti.

Az adatbázis akkor a legrugalmasabb, ha az adatok úgy vannak táblákba rendezve, hogy ne forduljanak elő ismétlődések. Ha például az alkalmazottak adatait szeretné tárolni, minden alkalmazottat csak egyszer kell felvenni egy olyan táblába, amelyet az alkalmazottak adatainak tárolására hozott létre. A termékekre vonatkozó adatokat egy külön táblában érdemes tárolni, ugyanígy a fiókirodák adatait is. Ez a folyamat a normalizálás.

A tábla egyes sorait rekordoknak nevezzük. A rekordok tárolják az egyes információkat. Minden rekord egy vagy több mezőből áll. A mezők a tábla oszlopainak felelnek meg. Például az „Alkalmazottak” nevű tábla rekordjai (sorai) az egyes alkalmazottak adatait tárolják, a mezőkben (oszlopokban) pedig a különféle információk találhatók (úgymint vezetéknév, keresztnév, cím stb.). Az egyes mezőknek meghatározott adattípusa van, például szöveg, dátum vagy idő, szám vagy valamilyen más típus.

A rekordok és a mezők egy könyvtár régimódi, kártyákat használó katalógusához is hasonlíthatók. A fiókban minden kártya az adatbázis egy-egy rekordjának felel meg. Az egyes kártyákon lévő információ (szerző, cím stb.) az adatbázis mezőivel egyenértékű.

A táblákról további információt az Introduction to tables (Bevezetés a táblák használatába) című témakörben talál.

Űrlapok

4. felirat Az űrlapokkal olyan felhasználói felület hozható létre, amelyben megadhatja és szerkesztheti az adatokat. Az űrlapokon gyakran találhatók parancsgombok és egyéb vezérlők, melyek a különböző feladatok végrehajtásáért felelnek. Létrehozhat egy adatbázist űrlapok használata nélkül is, egyszerűen a táblák adatlapjainak szerkesztésével. Azonban a legtöbb adatbázis-felhasználó szívesebben használ űrlapokat a táblák adatainak beviteléhez, megtekintéséhez és szerkesztéséhez.

A parancsgombok beállításával megadhatja, hogy mely adatok jelenjenek meg az űrlapon, más űrlapokat vagy jelentéseket nyithat meg, illetve számos egyéb feladatot is végrehajthat. Ha például létrehozott egy „Ügyfél űrlap” nevű űrlapot, amelyben a vásárlók adatait kezeli, akkor ezen az űrlapon lehet egy gomb, amely egy megrendelői űrlapot nyit meg, ahol új megrendeléseket vehet fel az adott ügyfél részére.

Az űrlapok segítségével azt is szabályozhatja, hogy más felhasználók hogyan férhessenek hozzá az adatbázisban tárolt adatokhoz. Létrehozhat például egy olyan űrlapot, amelyen csak bizonyos mezők jelennek meg, és csak bizonyos műveletek végrehajtását teszi lehetővé. Ezzel elősegíti az adatok védelmét, valamint biztosíthatja, hogy a felhasználók helyesen adják meg az adatokat.

Az űrlapokról további információt a Bevezetés az űrlapok használatába című témakörben talál.

Jelentések

4. felirat A jelentéseket az adatok formázásához, összegzéséhez és bemutatásához használhatjuk. A jelentések rendszerint egy adott kérdésre felelnek: „Mennyi volt idén az egyes ügyfelektől származó bevétel?” vagy „Mely városokban élnek az ügyfeleink?” Minden jelentést úgy formázhatja, hogy az a legáttekinthetőbb módon mutassa be az információkat.

A jelentéseket bármikor futtathatja, mindig az adatbázis aktuális adatait tükrözik. A jelentéseket rendszerint nyomtatható formában tervezik meg, de megtekinthetők a képernyőn is, exportálhatók valamely más programba és elküldhetők e-mail-mellékletként.

A jelentésekről további információt az Introduction to reports (Bevezetés a jelentések használatába) című témakörben talál.

Lekérdezések

Gombkép Az adatbázisokban a lekérdezések rengeteg különféle műveletet láthatnak el. Legfőbb feladatuk a különböző adatok kinyerése a táblákból. A megtekinteni kívánt adatok általában több különböző táblában találhatók meg, ezeket a lekérdezések képesek egyetlen adatlapon megjeleníteni. A lekérdezésekben ezenkívül (mivel a felhasználók legtöbbször nem szeretnék az összes rekordot egyszerre látni) az adatokat szűrő feltételek is megadhatók, így csak a kívánt rekordok jelennek meg.

Léteznek „frissíthető” lekérdezések is, ami azt jelenti, hogy a lekérdezés adatlapján keresztül szerkesztheti az annak alapjául szolgáló táblák adatait. Frissíthető lekérdezés használatakor ne feledje, hogy az Ön által létrehozott módosítások nem csak a lekérdezés adatlapjába, de a táblákba is bekerülnek.

A lekérdezéseknek két alapvető típusa létezik: választó és módosító lekérdezés. A választó lekérdezés egyszerűen összegyűjti és elérhetővé teszi az adatokat. A lekérdezés eredményét megtekintheti a képernyőn, kinyomtathatja vagy a vágólapra másolhatja. A lekérdezés kimenetét ezen kívül felhasználhatja egy űrlap vagy jelentés rekordforrásaként.

A módosító lekérdezések nevükhöz méltón valamilyen feladatot hajtanak végre az adatokkal. Segítségükkel új táblát hozhat létre, adatokat vehet fel egy már létező táblába, valamint frissítheti és törölheti az adatokat.

A lekérdezésekről további információt az Introduction to queries (Bevezetés a lekérdezések használatába) című témakörben talál.

Makrók

Gombkép Az Access makrói egy egyszerűsített programnyelvhez hasonlatosak, melyek segítségével funkciók adhatók hozzá az adatbázishoz. Ha egy makrót például egy űrlap parancsgombjához csatol, akkor a gombra kattintva futtathatja a makrót. A makróparancsokkal különféle feladatok hajthatók végre, például egy jelentés megnyitása, egy lekérdezés futtatása vagy az adatbázis bezárása. A legtöbb kézzel végzett adatbázis-művelet automatizálható makrók használatával, ezáltal munka közben rengeteg idő takarítható meg velük.

A makrókról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.

Modulok

4. felirat A makrókhoz hasonlóan a modulokkal is új műveletekkel bővíthető az adatbázis. Míg az Access-makrók létrehozásakor egy listából választhatók ki a makróműveletek, a modulokat a Visual Basic for Applications (VBA) programozási nyelven kell megírni. Egy modul együtt tárolt deklarációk, utasítások és eljárások gyűjteménye. A moduloknak két fajtája létezik: osztálymodul és normál modul. Az osztálymodulok űrlapokhoz és jelentésekhez kapcsolódnak, és rendszerint csak az adott űrlapra vagy jelentésre jellemző eljárásokat tartalmazzák. A normál modulok olyan általános eljárásokat tartalmaznak, melyek egyik másik objektumhoz sem kapcsolódnak. A normál modulok a Navigációs ablak Modulok területén találhatók, míg az osztálymodulok nem itt jelennek meg.

A modulokról a Bevezetés az Access programozásába című témakörben talál további információt.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×