Az Excel 2016-adatforrásának előkészítése a Word körlevélkészítéséhez

Az Excel 2016-adatforrásának előkészítése a Word körlevélkészítéséhez

Létrehozott egy partnerekből és más adatokból álló listát, mellyel körlevelet szeretne készíteni a Wordben. Ha az adatforrása egy meglévő Excel-munkafüzet, akkor egyszerűen csak elő kell készítenie az adatokat a körlevélkészítéshez. De ha az adatai tabulátorral elválasztott (.txt) vagy vesszővel elválasztott (.csv) fájlban vannak tárolva, akkor importálnia kell az adatokat az Excelbe, és ezután tudja csak előkészíteni őket a körlevélkészítéshez.

Megjegyzés: Az Excel korábbi verziójában megszokhatta, hogy a dinamikus adatcsere (DDE) funkciót használja a Word Lépésenkénti körlevélvarázslójával kombinálva. Az Excel újabb verziói sajnos nem támogatják már a dinamikus adatcserét. Ha szeretné, hogy az Excel következő verziójában ismét szerepeljen ez a funkció, küldjön nekünk egy hozzászólást az Excel Suggestion Box fórumban.

1. lépés: Az adatforrás beállítása az Excelben

Ha már Excel-számolótáblát használ a Wordbeli körlevélkészítés adatforrásaként, ugorjon az alábbi 2. lépésre. Ha az adatforrása egy .txt vagy .csv fájl (például Gmail-névjegyekkel), használja az Excel Szövegbeolvasó varázslóját.

  1. Nyissa meg az Excelt.

  2. Válassza az Adatok lapon a Külső adatok átvétele > Szövegből lehetőséget.

    A Szövegből gomb kijelölve az Adatok lapon

  3. Jelölje ki a kívánt .txt vagy .csv fájlt, és válassza a Beolvasás lehetőséget.

  4. A Szövegbeolvasó varázsló párbeszédpanel Az eredeti adat típusa panelén válassza a Tagolt lehetőséget.

    Külső adatok beolvasása szövegből, Szövegbeolvasó varázsló, 1./3 lépés

  5. Jelölje be Az adatok fejlécet tartalmaznak jelölőnégyzetet az előnézeti panel felett, ha az importált fájl tartalmaz fejléceket. Ezután válassza a Tovább gombot.

  6. A Határoló jelek panelen jelölje be az adatok által használt határoló jelnek megfelelő jelölőnégyzetet (például Tabulátor vagy Vessző), majd válassza a Tovább gombot.

    A választható elválasztók ki vannak jelölve a Szövegbeolvasó varázslóban

    Tipp: A Megtekintés panelen láthatja, hogy az adatok miként fognak kinézni táblázatként.

  7. A Megtekintés panelen jelölje ki az irányítószámot vagy más postai azonosítót tartalmazó oszlopot, és Az oszlop adattípusa területen válassza a Szöveg beállítást.

    Az oszlop adattípusa csoport Szöveg választógombja ki van jelölve a Szövegbeolvasó varázslóban.

    Megjegyzés: Az adattípus – Általános, Szöveg vagy Dátum – választásakor a típus neve mindig megjelenik a táblázat fejlécsorában.

  8. Ha szükséges, ismételje meg a 7. lépést a többi oszlop adattípusának beállításához.

  9. Kattintson a Befejezés gombra.

  10. Az Adatok beolvasása párbeszédpanelen hagyja változatlanul az alapértelmezett Létező munkalapra beállítást és cellacímet, és válassza az OK gombot.

    Az Adatimportálás párbeszédpanelen adja meg, hogy az adatokat egy meglévő munkalapon, illetve az alapértelmezett beállítás szerint egy új munkalapon szeretné-e elhelyezni

    Figyelmeztetés: Az Adatok beolvasása párbeszédpanelen a jelenleg kijelölt cella címe jelenik meg cellacímként. Az adatokat a program az adott cellacímtől kezdődően importálja.

  11. Mentse a számolótábláját új fájlként.

Ha sikeresen importálta a .txt vagy .csv fájlt, folytassa a 2. lépéssel.

2. lépés: Az adatforrás előkészítése

Győződjön meg róla, hogy megfelelően vannak formázva a numerikus adatoszlopok a Wordbeli körlevélkészítéshez használni kívánt Excel-adatforrásban. Formázza az oszlopot például számként, ha egy adott kategóriának (például pénznemnek) szeretné azt megfeleltetni.

Ha a százalékos kategóriát választja, ne feledje, hogy a százalékos formázás megszorozza a cellaértéket 100-zal. Ha szeretné ezt elkerülni, formázza szövegként a százalékos értékeket tartalmazó oszlopokat. Emellett az irányítószámokat vagy más postai azonosítókat tartalmazó oszlopokat is formázza szövegként, hogy biztosan megőrződjenek az adatok a körlevélkészítés során. A kódokban lévő kezdő nullákat – például 00399 – a program ugyanis kihagyja a körlevélkészítés során, ha nem szövegként vannak formázva.

  1. Nyissa meg az Excel-adatforrást, és jelölje ki az irányítószámokat vagy más postai azonosítókat tartalmazó oszlopot.

  2. A Kezdőlap lap Szám csoportjában nyissa le a Számformátum (Általános) legördülő listát, és válasszon egy lehetőséget a listából.

    Az Excel Kezdőlap lapjának Szám csoportjában, az Általános mezőben lévő lefelé mutató nyíllal válassza ki a használni kívánt számformátumot.

Gondoskodjon róla, hogy az adatmezők előtt vagy mögött ott legyen a megfelelő szimbólum. A pénznemértékek és a százalékos értékek például az alábbi módon néznek ki, ha kihagyja a szimbólumokat.

A körlevél-dokumentum, amelyben a „hozzájárulása 5000”, és „20 kedvezményt adunk” szöveg olvasható

A szimbólumok szerepeltetése esetén a számok érthetőbbek lesznek.

A végső körlevél-dokumentum, amelyben a „hozzájárulása 5000 Ft”, és „20% kedvezményt adunk” szöveg olvasható

A körlevél-dokumentumban a következőhöz hasonlóan tehet szimbólumokat az adatmezők elé vagy mögé:

Minta körlevél-dokumentum, ahol az Adomány mezőnevet egy dollárjel előzi meg és a Százalék mezőnevet egy százalékjel követi

Lásd még

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×