Az Access asztali adatbázisok alapvető műveletei

Az Access asztali adatbázisok alapvető műveletei

Az Access asztali adatbázisok segítségével szinte bármilyen információ tárolható és nyomon következő, így például a készlet, a partnerek és az üzleti folyamatok is. Cikkünkben végighaladunk az Access asztali adatbázisok létrehozásának és az adatok felvételének különféle útjain, ezt követően pedig megismerkedünk az új adatbázis testreszabásához és létrehozásához vezető további lépéseken.

Tartalom

Sablon választása

Az Access sablonjai használatra készen tartalmaznak beépített táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket. Az első, amit az Access indításakor észrevehet, a sablonok választéka, emellett az interneten lehetőség van további sablonok keresésére is.

A Sablonok nézet a kezdőképernyőn az Accessben

  1. Kattintson az Access Fájl menüjének Új parancsára.

  2. Válasszon egy asztali adatbázissablont, majd adjon nevet adatbázisának a Fájlnév mezőben. (Ha nem talál a célnak megfelelő sablont, akkor használja az Online sablonok keresése mezőt.)

  3. Válassza az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy kattintson a mappaikonra egy másik mappa választásához.

  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Asztali Access-adatbázis létrehozása sablon alapján

A sablontól függően az elinduláshoz a következő lépések közül némelyiknek a végrehajtása lehet szükséges:

  • Ha az Access egy üres felhasználólistát tartalmazó Bejelentkezés párbeszédpanelt jelenít meg, tegye a következőket:

    1. Kattintson az Új felhasználó gombra.

    2. Töltse ki a Felhasználó adatai űrlapot.

    3. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

    4. Válassza ki az imént bejegyzett felhasználót, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.

  • Ha az Access az üzenetsávban Biztonsági figyelmeztetés üzenetet jelenít meg, és Ön megbízhatónak tartja a sablon forrását, kattintson a Tartalom engedélyezése gombra. Ha az adatbázis használatához bejelentkezés szükséges, jelentkezzen be újra.

További tudnivalókat az Asztali Access-adatbázis létrehozása sablon alapján című cikkben olvashat.

Teljesen új adatbázis létrehozása

Ha egyik sablon sem felel meg az igényeinek, kiindulhat egy üres asztali adatbázisból.

  1. Kattintson az Access Új > Üres asztali adatbázis gombjára.

  2. Írjon be nevet az adatbázis számára a Fájlnév mezőbe.

  3. Válassza az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy kattintson a mappaikonra egy másik mappa választásához.

  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Tábla hozzáadása

Adatbázisában több kapcsolódó tábla tárolja adatait. Táblát a következő módon hozhat létre:

  1. Az adatbázis első megnyitásakor egy üres táblát fog látni Adatlap nézetben, amelyben megadhatja adatait. Másik tábla hozzáadásához a Létrehozás lap > Tábla gombjára kell kattintania. Itt vagy elkezdheti saját adatai bevitelét az üres mezőkbe (cellákba), vagy adatokat illeszthet be más forrásból, például egy Excel-munkafüzetből.

  2. Egy oszlop (mező) átnevezéséhez kattintson duplán az oszlop fejlécére, majd írja be az új nevet.

Tipp :  Ha érthető neveket ad, azzal megkönnyíti az egyes mezők céljának felismerését anélkül, hogy a mezők tartalmát meg kellene tekintenie.

  1. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra.

  • További mezők hozzáadásához írjon a Hozzáadás oszlopba.

  • Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva válassza ki, majd húzza a kívánt helyre. Akár több egymás mellett található oszlopot is kijelölhet, majd együtt húzhatja át őket az új helyükre.

További információért tanulmányozza a Táblák – Bevezetés című cikket.

Adatok másolása és beillesztése

Másik programból, például az Excelből vagy a Wordből adatok másolhatók a vágólapra, majd beilleszthetők egy Access-táblába. Ez akkor működik a legjobban, ha az adatok oszlopokban vannak elkülönítve. Ha az adatok szövegszerkesztőben, például a Wordben találhatók, akkor címkék használatával válassza el egymástól az oszlopokat vagy másolás előtt konvertálja az adatokat táblázatos formába.

  1. Ha az adatok szerkesztést igényelnek, például teljes neveket vezeték- és utónevekre kell felbontani, akkor ezt előbb el kell végeznie a forrásprogramban.

  2. Nyissa meg a forrást, és másolja a vágólapra az adatokat (Ctrl+C).

  3. Nyissa meg Adatlap nézetben azt az Access-táblát, amelybe fel szeretné venni az adatokat, majd illessze be az adatokat (Ctrl+V).

  4. Kattintson sorban duplán az oszlopfejlécekre, és adjon meg érthető neveket.

  5. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra, és adjon nevet az új táblának.

    Megjegyzés : Az Access minden mező adattípusát az egyes oszlopok első sorába bemásolt információk alapján állítja be, ezért ellenőrizze, hogy a további sorokban szereplő információk az első sorral egyező típusúak legyenek.

Adatok importálása vagy kapcsolása

Adatokat importálhat más forrásokból, illetve kapcsolódhat az adatokhoz az Accessből anélkül, hogy át kellene helyeznie az információkat a tárolási helyükről. A kapcsolódás akkor a megfelelő választás, ha az adatokat több felhasználó is frissíti, és biztos szeretne lenni abban, hogy az adatok legfrissebb verzióját látja, illetve akkor is, ha tárterületet szeretne megtakarítani. A legtöbb formátumnál választhat, hogy kapcsolódik az adatokhoz, vagy importálja őket. További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakör tartalmaz.

A Külső adatok lapon elérhető lehetőségek az Accessben

A pontos eljárás adatforrásonként némileg eltér, de az alábbi kezdő lépések minden esetre alkalmazhatók:

  1. Kattintson a Külső adatok lapon arra az adatformátumra, amelyből importálja az adatokat, illetve amelyhez csatlakozni kíván. Ha nem látja a megfelelő formátumot, kattintson az Egyebek gombra.

Megjegyzés : Ha továbbra sem találja a megfelelő formátumot, előfordulhat, hogy az adatokat előbb az Access által támogatott fájlformátumba kell exportálnia (például tagolt szövegfájl).

  1. Kövesse a Külső adatok átvétele párbeszédpanel utasításait.

Ha a csatolás mellett dönt, akkor egyes formátumokat csak írásvédetten érhet el. Íme a külső források, ahonnan adatokat lehet importálni vagy csatolni:

Importálás

Hivatkozás

Microsoft Excel

Igen

Igen
(csak olvasható)

Microsoft Access

Igen

Igen

ODBC-adatbázisok (például SQL Server)

Igen

Igen

Szöveg- és vesszővel tagolt (CSV) fájlok

Igen

Igen
(csak új rekordok hozzáadása)

SharePoint-lista

Igen

Igen

XML

Igen

Adatszolgáltatások

Igen
(csak olvasható)

HTML-dokumentum

Igen

Igen

Outlook-mappa

Igen

Igen

További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakörben talál.

Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával

A Táblaanalizáló varázslóval gyorsan azonosíthatók a felesleges adatok. A varázsló aztán egyszerű módot ad az adatok külön táblákban történő rendszerezésére. Az Access az eredeti táblát megtartja biztonsági másolatként.

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely az elemezni kívánt táblát tartalmazza.

  2. Kattintson az Adatbáziseszközök > Tábla analizálása parancsra.

    A varázsló első két lapja egy rövid oktatóprogramot tartalmaz, példákkal. Ha látja a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetet, akkor jelölje be, majd a bevezető megjelenítéséhez kattintson kétszer a Vissza gombra. Ha nem szeretné látni a bevezető lapokat, törölje a jelet a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetből

Vissza a lap tetejére

További lépések

A tervezés hátralévő lépései a céltól függően változnak, de várhatóan szüksége lesz lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók létrehozására. A következő témakörökben segítséget találhat mindezekhez:

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×