Az Access-adatbázisok szerkezete

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Ha megismerkedik az adatbázisokban szereplő táblákkal, űrlapokkal, lekérdezésekkel és egyéb objektumokkal, akkor egyszerűbben hajthat végre számos feladatot, így például az adatbevitelt az űrlapokba, a táblák hozzáadását és eltávolítását, az adatok keresését és cseréjét, valamint a lekérdezések futtatását.

Ez a cikk a Microsoft Office Access-adatbázisok szerkezetéről nyújt alapvető áttekintést. Az Accessben számos eszköz segítségével ismerheti meg egy-egy adatbázis szerkezetét. Cikkünk azt is ismerteti, hogy hogyan, mikor, és miért használja a különböző eszközöket.

Kapcsolódó műveletek

Az Access-adatbázisok alapjai

Az adatbázis objektumaival kapcsolatos információ megtekintése

Tábla áttekintése Tervező nézetben

A táblák közötti kapcsolatok áttekintése

Hogyan használnak az objektumok más objektumokat?

Az Access-adatbázisok alapjai

Az adatbázis adott témakörre vagy célra vonatkozó adatok gyűjteménye, ilyen például a megrendelések nyomon követése vagy egy hanglemezgyűjtemény nyilvántartása. Ha az adatbázist vagy annak egy részét nem számítógépen tárolná, akkor az információt különféle helyekről kellene összegyűjtenie, és ezt a tevékenységet Önnek kellene koordinálnia és megszerveznie.

Tegyük fel például, hogy a szállítók telefonszámát számos helyen tárolja: egy noteszban, termékismertető dossziékban és rendelési adatokat tartalmazó számolótáblában. Ha a szállító telefonszáma megváltozik, az adatokat mindhárom helyen frissíteni kell. A jól megtervezett Access-adatbázisokban a telefonszám tárolása csak egy helyen történik, így Önnek ezt az adatot csak egy helyen kell megváltoztatnia. Ez azt jelenti, hogy ha frissíti egy szállító telefonszámát, az az adatbázisban előforduló összes helyen automatikusan frissül.

Access adatbázisfájlok

Az Access segítségével egy fájlban kezelheti az összes adatát. Az Access-adatbázisfájlon belül a következő eszközöket használhatja:

  • Táblákat az adatok tárolásához.

  • Lekérdezéseket a kívánt adatok megkereséséhez és lekéréséhez.

  • Űrlapokat a táblák adatainak megtekintéséhez, felvételéhez és frissítéséhez.

  • Jelentéseket az adatok elemzéséhez vagy különféle elrendezésű nyomtatásához.

Lekérdezésben, űrlapon és jelentésben használt táblaadatok

1. Adatok tárolása egyszer egy táblában, de ezek megtekintése több helyről; az adatok frissítésekor ezek minden megjelenési helyen megfelelően módosulnak.

2. Adatok lekérése lekérdezés használatával.

3. Adatok megtekintése vagy bevitele űrlap használatával.

4. Adatok megjelenítése jelentés használatával.

Ezek az elemek – a táblák, lekérdezések, űrlapok és jelentések – mind adatbázis-objektumok.

Megjegyzés : Egyes Access-adatbázisok más adatbázisokban tárolt táblákra is tartalmaznak hivatkozást. Lehet például egy olyan Access-adatbázisa, amely kizárólag táblákat tartalmaz, és egy másik Access-adatbázisa, amely ezekre a táblákra mutató hivatkozásokat, valamint a csatolt táblákon alapuló lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket tartalmaz. A legtöbb esetben nincs jelentősége annak, hogy egy tábla csatolt, vagy ténylegesen az adott adatbázisban tárolódik.

Táblák és kapcsolatok

Az adatok tárolásához készítsen táblát minden egyes figyelemmel kísérendő adattípushoz. Az adattípusok közé tartozhatnak az ügyfelek adatai, a termékek, valamint a megrendelések részletei. Ha kapcsolatokat definiál a táblák között, össze tudja gyűjteni a több táblából származó adatokat a lekérdezésekben, az űrlapokon vagy a jelentésekben.

Táblákban tárolt adatok összekapcsolva a kapcsolódó mezők alapján

1. A korábban a címjegyzékben szereplő vevőadatok most a Vevők táblában találhatók.

2. A korábban a számolótáblában szereplő adatok most a Rendelések táblában találhatók.

3. Egy egyedi azonosító (például Vevőkód) különbözteti meg egymástól a táblában lévő rekordokat. Az egyik táblában megadott egyedi azonosítómező másik táblába való felvételével és a kapcsolat definiálásával a Microsoft Access egyeztetni tudja a kapcsolódó rekordokat a táblákban, amelyeket Ön együtt kigyűjthet egy űrlapon, jelentésben vagy lekérdezésben.

Lekérdezések

Lekérdezések segítségével megkeresheti és összegyűjtheti a megadott feltételeknek megfelelő adatokat, akár több táblából is. A lekérdezések egyidejűleg több rekord frissítésére vagy törlésére is használhatók, segítségükkel előre meghatározott vagy egyéni számításokat is végrehajthat az adatokon.

Különböző táblákból származó eredményeket visszaadó lekérdezés

1. A Vevők tábla az ügyfelekkel kapcsolatos információkat tartalmaz.

2. A Rendelések tábla az ügyfelek megrendeléseivel kapcsolatos információkat tartalmaz.

3. Ez a lekérdezés a rendeléskód és a megfelelő dátum adatait kéri le a Rendelések táblából, valamint a cégneveket és a települési adatokat a Vevők táblából. Csak olyan rendeléseket ad eredményül, amelyeket áprilisban adtak le, és csak a londoni székhelyű ügyfelek esetében.

Űrlapok

Az űrlapokkal egyszerűen megtekintheti, beviheti és módosíthatja az adatokat, soronként. Az űrlapok más műveletekhez is használhatók, így például adatokat küldhet a segítségükkel más alkalmazásokba. Az űrlapok jellemzően olyan vezérlőket tartalmaznak, amelyek a táblák hozzájuk tartozó mezőihez (szülőmezőihez) vannak csatolva. Amikor megnyit egy űrlapot, az Access beolvassa az adatokat ezen táblákból, és abban az elrendezésben jeleníti meg őket, amelyet Ön az űrlap létrehozásakor kiválasztott. Űrlapot a menüszalag Űrlap csoportjában található parancsokkal, az Űrlap varázslóval, illetve önállóan, a Tervező nézetben is létrehozhat.

Az űrlapok segítséget nyújtanak az adatok megtekintéséhez és beírásához.

1. A táblák egyidejűleg nagyon sok rekordot jelenítenek meg, de egy rekord összes adatának megtekintéséhez előfordulhat, hogy vízszintes irányban görgetni kell a képernyőt. Emellett a tábla megjelenítésekor egyidejűleg csak egy tábla adatai frissíthetők.

2. Az űrlap egyidejűleg egy rekordra összpontosít, és több táblából származó mezőket, valamint képeket és más objektumokat is megjeleníthet.

3. Az űrlap tartalmazhat olyan gombot, amely jelentés kinyomtatására, más objektumok megnyitására vagy más feladatok automatizálására szolgál.

Jelentések

A jelentések segítségével gyorsan elemezheti az adatokat, illetve megfelelően mutathatja be őket nyomtatott vagy más formátumban. Küldhet például olyan jelentést egy kollégájának, amely csoportosítja az adatokat, és kiszámítja az összesítéseket. Vagy olyan jelentést is létrehozhat, amely levélcímkék nyomtatásához formázva tartalmazza a címek adatait.

Formázott vagy számított adatokat megjelenítő jelentések

1. Levélcímkék nyomtatására szolgáló jelentés

2. Összesítéseket diagramon bemutató jelentés

3. A jelentések segítségével megjelenítheti a kiszámított összesítéseket.

Most, hogy már ismeri az Access-adatbázisok szerkezetének alapjait, ismerkedjen meg azzal is, hogy miként vizsgálhat meg közelebbről egy adott adatbázist a beépített eszközök használatával.

Vissza a lap tetejére

Az adatbázis objektumaival kapcsolatos információ megtekintése

Egy adott adatbázisról az Adatbázis-dokumentáló segítségével tájékozódhat a legegyszerűbben. Az Adatbázis-dokumentáló használatával jelentést állíthat össze az adatbázis objektumaival kapcsolatos részletes adatokból. Elsőként a jelentésben részletezett objektumokat kell megadnia. Amikor futtatja az Adatbázis-dokumentálót, a létrehozott jelentés a kiválasztott adatbázis-objektumok összes adatát tartalmazza.

  1. Nyissa meg a dokumentálandó adatbázist.

  2. Az Adatbáziseszközök lap Elemzés csoportjában válassza az Adatbázis-dokumentáló lehetőséget.

  3. A Dokumentáló párbeszédpanelen kattintson arra a fülre, amelyen a dokumentálni kívánt adatbázis-objektum típusa látható. Ha az adatbázis összes objektumáról szeretne jelentést készíteni, akkor a Minden objektumtípus fülre kattintson.

  4. Jelöljön ki egy vagy több objektumot a lapon felsorolt objektumok közül. Az összes objektum kijelöléséhez kattintson Az összes kijelölése gombra.

  5. Kattintson az OK gombra.

    Az adatbázis-dokumentáló elkészíti a jelentést, amely tartalmazza a kijelölt objektumok részletes adatait, és megnyitja a jelentés nyomtatási képét. Ha például egy adatbeviteli űrlapon futtatja az adatbázis-dokumentálót, akkor a dokumentáló által létrehozott jelentés felsorolja magának az űrlapnak a tulajdonságait, az űrlap egyes szakaszainak tulajdonságait, valamint az egyes gombok, címkék, szövegmezők és egyéb vezérlők tulajdonságait, ezenkívül az űrlaphoz kapcsolódó esetleges kódmodulokat és felhasználói engedélyeket is.

  6. A jelentés kinyomtatásához kattintson a Nyomtatási kép lap Nyomtatás csoportjában a Nyomtatás gombra.

Vissza a lap tetejére

Tábla áttekintése Tervező nézetben

A táblát Tervező nézetben megnyitva részletesen áttekintheti a szerkezetét. Így például megtekintheti az egyes mezők adattípus-beállítását, megkeresheti a beviteli maszkokat, vagy megtudhatja, hogy vannak-e a táblában keresőmezők – olyan mezők, amelyek lekérdezések használatával nyernek ki adatokat más táblákból. Ez az információ azért hasznos, mert az adattípusok és a beviteli maszkok is hatással lehetnek az adatkeresés és a frissítő lekérdezések kimenetelére. Tegyük fel például, hogy egy frissítő lekérdezés használatával, egy másik tábla hasonló mezőiben szereplő adatokat átmásolva szeretne frissíteni bizonyos mezőket egy táblában. A lekérdezés nem fog futni, ha a forrástábla és a céltábla megfelelő mezőiben nem egyezik az adattípus.

  1. Nyissa meg az adatbázist, amely az elemezni szeretne.

  2. A navigációs ablakban kattintson a jobb gombbal a vizsgálni kívánt táblára, és a helyi menüben válassza a Tervező nézet lehetőséget.

  3. Szükség esetén jegyezze fel a tábla mezőinek nevét a hozzájuk tartozó adattípusokkal együtt.

    A mezőkhöz rendelt adattípus korlátozhatja az adott mezőbe bevihető adatok méretét és típusát. Így például 20-ra lehet korlátozva a szövegmezőkbe bevihető karakterek száma, illetve nem lehet szöveges adatokat bevinni a Szám adattípusú mezőkbe.

  4. Annak megállapításához, hogy egy adott mező keresőmező-e, kattintson a Keresés fülre a táblatervező rács alsó részén, a Mezőtulajdonságok alatt.

    A keresőmezők egy értékhalmazt jelenítenek meg (egy vagy több mező, mint például vezetéknév és utónév), de általában más értékhalmazt tárolnak (egy mező, például numerikus azonosítót). Egy keresőmező tárolhatja például egy alkalmazott azonosító számát (ez a tárolt érték), azonban az alkalmazott nevét jeleníti meg (ez a megjelenített érték). Ha a kifejezések vagy a keresési és csereműveletek között keresőmezőt használ, akkor a tárolt, nem pedig a megjelenített értéket használja. Ha megvizsgálja az adott keresőmező tárolt és megjelenített értékeit, akkor gondoskodhat róla a legnagyobb biztonsággal, hogy az adott keresőmezőt használó kifejezés vagy keresési és csereművelet a várt módon működjön.

    Az alábbi ábrán jellegzetes keresőmező látható. Ne feledje, hogy a mező Sorforrás tulajdonságában látható beállítások mezőnként változhatnak.

    Tábla vagy lekérdezés használata keresőmező adatforrásaként

    Az ábrán látható keresőmező lekérdezést használ egy másik tábla adatainak beolvasásához. Más típusú, úgynevezett értéklista keresőmezővel is találkozhat. Az értéklista típusú keresőmezők egy nem változtatható lehetőségekből álló listát használnak. Ezen az ábrán egy jellegzetes értéklista látható.

    Értéklista használata keresőmező adatforrásaként

    Az értéklisták alapértelmezés szerint a Szöveg adattípust használják.

    Keresése a Keresés és érték listák legkönnyebben úgy jelennek meg a Keresés fülre, és válassza az Adattípus oszlopban, a táblázat minden egyes mezőhöz elemeit. Keresőmezők és érték listák létrehozásával kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a keresőmező létrehozásacímű témakört.

Vissza a lap tetejére

A táblák közötti kapcsolatok áttekintése

Az adatbázisok tábláit, a táblák mezőit, valamint a táblák közötti kapcsolatokat a Kapcsolatok objektumlap használatával jelenítheti meg grafikus formában. A Kapcsolatok objektumlap átfogó képet nyújt az adatbázis tábla- és kapcsolati rendszeréről – ez pedig kulcsfontosságú információ, amikor kapcsolatokat kell létrehoznia vagy módosítania a táblák között.

Megjegyzés : A Kapcsolatok objektumlapon emellett kapcsolatokat adhat hozzá, módosíthat, illetve törölhet.

  • Nyissa meg az adatbázist, amely az elemezni szeretne.

  • Az Adatbáziseszközök lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Kapcsolatok gombra.

Megjelenik a Kapcsolatok objektumlap, amely megmutatja a megnyitott adatbázis táblái között fennálló összes kapcsolatot.

kapcsolat két tábla között

Táblakapcsolatok kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el az Útmutató a táblakapcsolatokhozcímű témakört.

Vissza a lap tetejére

Hogyan használnak az objektumok más objektumokat?

Az Objektumfüggőségek ablaktábla megmutatja, hogy az adatbázis-objektumok – a táblák, űrlapok, lekérdezések és jelentések – miként kommunikálnak más objektumokkal, illetve hogyan függenek tőlük.

Az Objektumfüggőségek ablaktábla használatával könnyebben elkerülheti a rekordok forrásainak véletlen törlését. Tegyük fel például, hogy az Értékesítések adatbázisban van egy Negyedéves rendelések lekérdezés, melyre már nincs szüksége. Mielőtt törölné a lekérdezést, ellenőrizze, hogy az adatbázis többi objektuma közül nem használja-e valamelyik adatforrásként. A függő objektumokból eltávolíthatja a lekérdezésre való hivatkozást, vagy a lekérdezéssel együtt a függő objektumokat is törölheti. A függő objektumok teljes listájának megtekintésével időt takaríthat meg, mivel így nem kell egyesével ellenőriznie az objektumok tulajdonságait. Ezzel egyben a hibalehetőséget is csökkentheti, hiszen a manuális ellenőrzésben könnyebben előfordulhat, hogy figyelmen kívül hagy egy-egy adatot.

Ha meg szeretné változtatni egy adatbázis-objektum tervét, az Objektumfüggőségek ablaktábla segítségével megtekintheti, hogy milyen hatással lenne a terv módosítása a többi objektumra. A nagyobb tervmódosításokhoz mindig hívja segítségül az Objektumfüggőségek ablaktáblát.

Az Objektumfüggőségek ablaktábla használata

  1. Nyissa meg a vizsgálni kívánt adatbázist.

  2. A Navigációs ablakban jelöljön ki vagy nyisson meg egy táblát, űrlapot, jelentést vagy lekérdezést.

  3. Az Adatbáziseszközök lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson az Objektumfüggőségek gombra.

  4. Ha a rendszer arra kéri, kattintson az OK gombra a függőségi adatok frissítéséhez.

    Megjelenik az Objektumfüggőségek ablaktábla.

    Az Objektumfüggőségek ablaktábla

  5. A második lépésben kiválasztott objektumot használó egyéb objektumok listájának megjelenítéséhez kattintson Az aktuálistól függő objektumok elemre az ablaktábla felső részén. A kijelölt objektum által használt objektumok listázásához kattintson Az aktuálist függőségben tartó objektumok elemre.

  6. Egy objektum függőségi adatainak megtekintéséhez kattintson az adott objektum mellett a kibontást jelölő (+) ikonra. Az Access legfeljebb négy függőségi szintet mutat meg az egyes objektumok esetében.

Az Objektumfüggőségek ablaktábla használatakor vegye figyelembe az alábbiakat:

  • A függőségi adatok csak akkor érhetők el, ha van engedélye az objektum Tervező nézetben történő megnyitására.

  • Az ablaktábla nem jelenít meg információt a makrókról és a kódmodulokról.

  • Az ablaktábla csak a táblák, űrlapok, jelentések és lekérdezések esetében működik, a következő lekérdezéstípusok kivételével:

    • Módosító lekérdezések – olyan lekérdezések, melyek adatokat szúrnak be, frissítenek vagy törölnek

    • SQL-specifikus lekérdezések, például egyesítő, adatdefiniáló és továbbított lekérdezések

    • Allekérdezések

      Amikor az Access beágyazott lekérdezéseket talál, csak a legkülső lekérdezéshez generál függőségi információt. Ez a szabály a forrástáblákra és a lekérdezések segédadatlapjainak lekérdezéseire, valamint a keresőmezőkre is vonatkozik.

  • Az Access az automatikus javítási funkciója által kezelt névmegfeleltetések keresésével generálja a függőségi adatokat – ez a funkció automatikusan javítja azokat a gyakori mellékhatásokat, amelyek az űrlapok, jelentések, táblák, lekérdezések, mezők vagy űrlapokban, illetve jelentésekben található vezérlők átnevezésekor jelentkeznek. Ha az automatikus névjavítási adatok nyomon követése le van tiltva, a program a funkció bekapcsolására fogja kérni a függőségi információ megjelenítéséhez.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×