Az Access asztali adatbázisok alapvető műveletei

Tartalom

• Sablon választása

• Teljesen új adatbázis létrehozása

• Tábla hozzáadása

• Adatok másolása és beillesztése

• Adatok importálása vagy csatolása

• Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával

• További lépések

Sablon választása

Az Access sablonjai használatra készen tartalmaznak beépített táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket. Az első, amit az Access indításakor észrevehet, a sablonok választéka, emellett az interneten lehetőség van további sablonok keresésére is.

1. Kattintson az Access Fájl menüjének Új parancsára.

2. Válasszon egy asztali adatbázissablont, majd adjon nevet adatbázisának a Fájlnév mezőben. (Ha nem lát olyan sablont, amely működne, használja az Online sablonok keresése mezőt.)

3. Válassza az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy kattintson a mappaikonra egy másik mappa választásához.

4. Kattintson a Létrehozás gombra.

A sablontól függően az elinduláshoz a következő lépések közül némelyiknek a végrehajtása lehet szükséges:

• Ha az Access egy üres felhasználólistát tartalmazó Bejelentkezés párbeszédpanelt jelenít meg, tegye a következőket:

  1. Kattintson az Új felhasználó gombra.

  2. Töltse ki a Felhasználó adatai űrlapot.

  3. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

  4. Válassza ki az imént bejegyzett felhasználót, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.

• Ha az Access az üzenetsávban Biztonsági figyelmeztetés üzenetet jelenít meg, és Ön megbízhatónak tartja a sablon forrását, kattintson a Tartalom engedélyezése gombra. Ha az adatbázis használatához bejelentkezés szükséges, jelentkezzen be újra.

További információ: Asztali Access-adatbázis létrehozása sablonból.

Teljesen új adatbázis létrehozása

Ha egyik sablon sem felel meg az igényeinek, kiindulhat egy üres asztali adatbázisból.

1. Kattintson az Access Új > Üres asztali adatbázis gombjára.

2. Írjon be nevet az adatbázis számára a Fájlnév mezőbe.

3. Válassza az alapértelmezett helyet, amelyet az Access a Fájlnév mező alatt jelenít meg, vagy kattintson a mappaikonra egy másik mappa választásához.

4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Tábla hozzáadása

Adatbázisában több kapcsolódó tábla tárolja adatait. Táblát a következő módon hozhat létre:

1. Az adatbázis első megnyitásakor egy üres táblát fog látni Adatlap nézetben, amelyben megadhatja adatait. Másik tábla hozzáadásához kattintson a Create > Table (> táblázat létrehozása) gombra. Itt vagy elkezdheti saját adatai bevitelét az üres mezőkbe (cellákba), vagy adatokat illeszthet be más forrásból, például egy Excel-munkafüzetből.

2. Egy oszlop (mező) átnevezéséhez kattintson duplán az oszlop fejlécére, majd írja be az új nevet.

   Tipp:  Ha érthető neveket ad, azzal megkönnyíti az egyes mezők céljának felismerését anélkül, hogy a mezők tartalmát meg kellene tekintenie.

3. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra.

• További mezők hozzáadásához írjon a Hozzáadás oszlopba.

• Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva válassza ki, majd húzza a kívánt helyre. Akár több egymás mellett található oszlopot is kijelölhet, majd együtt húzhatja át őket az új helyükre.

További információért tanulmányozza a Táblák – Bevezetés című cikket.

Adatok másolása és beillesztése

Másik programból, például az Excelből vagy a Wordből adatok másolhatók a vágólapra, majd beilleszthetők egy Access-táblába. Ez akkor működik a legjobban, ha az adatok oszlopokban vannak elkülönítve. Ha az adatok szövegszerkesztőben, például a Wordben találhatók, akkor címkék használatával válassza el egymástól az oszlopokat vagy másolás előtt konvertálja az adatokat táblázatos formába.

1. Ha az adatok szerkesztést igényelnek, például teljes neveket vezeték- és utónevekre kell felbontani, akkor ezt előbb el kell végeznie a forrásprogramban.

2. Nyissa meg a forrást, és másolja a vágólapra az adatokat (Ctrl+C).

3. Nyissa meg Adatlap nézetben azt az Access-táblát, amelybe fel szeretné venni az adatokat, majd illessze be az adatokat (Ctrl+V).

4. Kattintson sorban duplán az oszlopfejlécekre, és adjon meg érthető neveket.

5. Kattintson a Fájl > Mentés parancsra, és adjon nevet az új táblának.

   Megjegyzés: Az Access minden mező adattípusát az egyes oszlopok első sorába bemásolt információk alapján állítja be, ezért ellenőrizze, hogy a további sorokban szereplő információk az első sorral egyező típusúak legyenek.

Adatok importálása vagy kapcsolása

Importálhat adatokat más forrásokból, vagy csatolhatja az adatokat az Accessből anélkül, hogy áthelyezi az adatokat a tárolási helyről. A kapcsolódás akkor a megfelelő választás, ha az adatokat több felhasználó is frissíti, és biztos szeretne lenni abban, hogy az adatok legfrissebb verzióját látja, illetve akkor is, ha tárterületet szeretne megtakarítani. A legtöbb formátumnál választhat, hogy kapcsolódik az adatokhoz, vagy importálja őket. További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakör tartalmaz.

A pontos eljárás adatforrásonként némileg eltér, de az alábbi kezdő lépések minden esetre alkalmazhatók:

1. A Külső adatok lap Importálás & csatolása csoportjában kattintson az Új adatforrás elemre, majd válassza ki azt az adatformátumot, amelyből importálni vagy csatolni szeretné azokat a felsorolt almenü-beállítások közül.

   Megjegyzés: Ha továbbra sem találja a megfelelő formátumot, előfordulhat, hogy az adatokat előbb az Access által támogatott fájlformátumba kell exportálnia (például tagolt szövegfájl).

2. Kövesse a Külső adatok átvétele párbeszédpanel utasításait.

Ha a csatolás mellett dönt, akkor egyes formátumokat csak írásvédetten érhet el. Íme a külső források, ahonnan adatokat lehet importálni vagy csatolni:

További információt a Másik Access-adatbázisban tárolt adatok importálása vagy csatolása című témakörben talál.

Adatok rendszerezése a Táblaanalizáló használatával

A Táblaanalizáló varázslóval gyorsan azonosíthatók a felesleges adatok. A varázsló aztán egyszerű módot ad az adatok külön táblákban történő rendszerezésére. Az Access az eredeti táblát megtartja biztonsági másolatként.

1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely az elemezni kívánt táblát tartalmazza.

2. Kattintson az Adatbáziseszközök > Tábla analizálása parancsra.

   A varázsló első két lapja egy rövid oktatóprogramot tartalmaz, példákkal. Ha látja a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetet, akkor jelölje be, majd a bevezető megjelenítéséhez kattintson kétszer a Vissza gombra. Ha nem szeretné látni a bevezető lapokat, törölje a jelet a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetből

További információ: Adatok normalizálása a Táblaelemző használatával.

Vissza a lap tetejére

További lépések

A tervezés hátralévő lépései a céltól függően változnak, de várhatóan szüksége lesz lekérdezések, űrlapok, jelentések és makrók létrehozására. A következő témakörökben segítséget találhat mindezekhez:

• Táblák – Bevezetés

• Lekérdezések – Bevezetés

• Access-űrlap létrehozása

• Az Access jelentései – Bevezetés

• Az adatok védelme biztonsági mentéssel és visszaállítással

Vissza a lap tetejére