Az Access 2007 sablonjainak kiválasztása és használata

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Tartalom

– Áttekintés

Lépés: 1: A sablon kiválasztása

Lépés: 2: A sablon testreszabása

3 lépés: Az adatok hozzáadása az új adatbázisban

Lépés: 4: Keresse meg a rekordok


Áttekintés

A Microsoft Office Access különféle szakszerűen megtervezett adatbázissablonokat kínál, amelyekkel megkönnyíti a hatékony adatbázisok felépítését. Minden sablon egy-egy teljes értékű megoldás, amely felhasználható módosítás nélkül, illetve testreszabható a saját igényeknek megfelelően. Az egyes sablonok előre meghatározott táblákból, űrlapokból, jelentésekből, lekérdezésekből, makrókból és kapcsolatokból állnak, amelyek ötleteket nyújtanak a saját adatbázis kialakításához.

Az Access alkalmazásban látható hivatkozásra kattintva további Access-adatbázissablonokat is könnyedén letölthet a Microsoft Office Online webhelyről. Miután kiválasztotta a sablont, majd saját igényeinek megfelelően testreszabta, megkezdheti az adatok feltöltését és az adatbázisrekordok közötti keresést.

1. lépés: Sablonválasztás

Választhat az Access programmal együtt telepített sablonok közül, illetve kereshet az online elérhető sablonok között is megfelelőt.

Telepített sablon kiválasztása

  1. Kattintson a Microsoft Office Access – első lépések ablak Sablonkategóriák menüje alatt a Helyi sablonok menüpontra.

    A rendelkezésre álló sablonok listájában   

Sablon

Cél

Eszközök

Eszközök nyilvántartása az eszközök és tulajdonosok részletes adataival együtt. Az eszközök kategóriákba rendezhetők, rögzíthető az állapotuk, a beszerzésük dátuma, helye és az eszköz tulajdonosa.

Névjegyalbum

A csoporttal kapcsolatban álló személyek, például a vevők és partnerek adatainak kezelése. A nyilvántartásba vehető adatok a név- és címadatok, telefonszámok, e-mail címek, sőt akár kép is csatolható.

Események

A közelgő értekezletek, határidők és más fontos események nyomon követése. Rögzíthető az esemény megnevezése, helye, kezdési és befejezési időpontja, az esemény leírása és egy kép.

Tantestület

A tantestületi tagok fontos adatainak, például telefonszámainak, címének, sürgős kapcsolatfelvételi adatainak és alkalmazási adatainak kezelése.

Problémák

Különféle ügyek és problémák kezelése és nyilvántartása. Az ügyekhez intézők és prioritások rendelhetők, illetve nyomon követhető az intézkedési folyamat előrehaladása a kezdetektől az ügyek lezárásáig.

Marketingprojektek

Marketingprojektek részleteinek kezelése, valamint a teljesítendő projektfeladatok ütemezése és megfigyelése.

Projektek

Feladatok kezelése, valamint a hozzájuk tartozó költségvetés nyilvántartása.

Értékesítési folyamat

A jövőbeli értékesítések megfigyelése az értékesítési szakemberek egy kis csoportján belül.

Tanulók

Diákok adatainak, többek között sürgős kapcsolatfelvételi és orvosi adatainak, valamint a gondviselőik adatainak kezelése.

Feladatok

Az egy csoport által teljesítendő munkatételek nyilvántartása.

Northwind 2007

Egy rendeléskövető rendszer létrehozása. A mintaként feltöltött adatokat el kell távolítani.

  1. Kattintson arra a sablonra, amelyre építeni szeretné saját adatbázisát.

  2. Nevezze el az adatbázist a Fájlnév mezőben.

  3. Az új adatbázis helyének kiválasztásához kattintson a Fájlnév mező melletti ikonra.

    Tipp : Ha kapcsolatot szeretne létrehozni az adatbázis és a Windows SharePoint Services-webhely között, akkor jelölje be Az adatbázis létrehozása és csatolása Windows SharePoint Services-webhelyhez jelölőnégyzetet.

  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Az új adatbázis ekkor készen áll a használatra, és tetszés szerint testreszabható.

Online sablon kiválasztása

  1. Válasszon a Microsoft Office Access – első lépések ablak következő lehetőségei közül:

    • Ha az összes kiemelt sablon közül szeretne választani, akkor kattintson a Sablonkategóriák menü alatti Ajánlott tartalom menüpontra, majd válassza ki a kívánt sablont.

    • Ha téma alapján szeretne online sablont választani, akkor kattintson a megfelelő témára A Microsoft Office Online webhelyről menüben, majd válassza ki a kívánt sablont.

  2. Adjon egy új nevet a sablonnak a Fájlnév mezőben, majd a szövegmező melletti mappa ikonra kattintva válassza ki az új adatbázis helyét.

  3. Kattintson a Letöltés gombra.

Tipp : Az adatbázis és a Microsoft Windows SharePoint Services-webhely közötti kapcsolat létrehozásához jelölje be Az adatbázis létrehozása és csatolása Windows SharePoint Services-webhelyhez jelölőnégyzetet.

Az új adatbázis ekkor készen áll a használatra, és tetszés szerint testreszabható.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: A sablon testreszabása

Miután kiválasztotta az adatbázissablont, megkezdheti a testreszabást, hogy az adatbázis megfeleljen saját igényeinek. A sablonból létrehozott adatbázis több beépített, előre megtervezett táblát, űrlapot és jelentést foglal magában, amelyek azonnal használatba vehetők. Ha sablonból hozza létre az adatbázist, akkor az Access létrehozza azokat a táblákat és egyéb objektumokat, amelyek a sablon tervezésekor kitűzött cél eléréséhez szükségesek. A sablon adatbázisának szerkezete bizonyos esetekben bonyolultabb, de a szerkezetnek csak egy részét kell testreszabni. A rendelkezésre álló táblák felépítésének megváltoztatásakor ugyanakkor figyelnie kell, nehogy a meglévő kapcsolatok érvénytelenné váljanak. Ha úgy találja, hogy jelentős módosításokat kellene végeznie a sablon szerkezetén, akkor valószínűleg egyszerűbb egy üres adatbázissal kezdeni a munkát.

A sablonok testreszabásakor próbálja meg elkerülni a táblák és a mezők átnevezését. Előfordulhat ugyanis, hogy a mezők és táblák nevét más adatbázis-objektumok, például űrlapok vagy jelentések is használják. Ha átnevezi ezeket a mezőket vagy táblákat, akkor megtörténhet, hogy a rájuk hivatkozó adatbázis-objektumok nem fognak megfelelően működni. Ezért mielőtt átnevezne egy táblát a Navigációs ablakban vagy egy mezőt az Adatlap vagy Tervező nézetben, győződjön meg arról, hogy az automatikus névjavítás be van kapcsolva. Az automatikus névjavítás funkció automatikusan továbbítja a módosításokat a mezők, táblák, űrlapok és az adatbázis egyéb objektumai számára. Az Automatikus névjavítás beállítás általában minden új adatbázisban alapértelmezés szerint be van kapcsolva.

Űrlapok és jelentések testreszabása

A sablonok űrlapjai és jelentései többféleképpen testreszabhatók. Ha például az elrendezési nézetben nyitja meg az űrlapot, módosíthatja a formátumát úgy, hogy egy új formátumot választ a Formátum lap Automatikus formázás csoportjában. Az űrlapok és jelentések új mezők felvételével is testreszabhatók. Amikor mezőt vesz fel egy űrlapra vagy jelentésre, akkor egy vezérlő hoz létre az adott űrlapon vagy jelentésen. A sablon meglévő vezérlőit is testreszabhatja, ehhez az adott vezérlő tulajdonságait kell módosítania.

Új vezérlő hozzáadása űrlapokhoz és jelentésekhez

  1. Kattintson a jobb gombbal a Navigációs ablakban arra az űrlapra vagy jelentésre, amelyhez vezérlőt szeretne hozzáadni, majd kattintson a Tervező nézet menüpontra.

  2. Kattintson a Tervezés fülre.

  3. Kattintson a Vezérlők csoportban a hozzáadni kívánt vezérlőre, majd kattintson a Vezérlőelem varázslók használata parancsra.

    A Vezérlők csoport Vezérlőelem varázslók használata parancsa

  4. Az új vezérlő létrehozása és testreszabása során kövesse a varázsló lépéseit.

Az űrlapok és jelentések létrehozásával kapcsolatos további tudnivalók a Lásd még szakasz hivatkozásaira kattintva érhetők el.

Vezérlőelem módosítása

Az űrlapokon és jelentéseken a vezérlőelemek megjelenését is testreszabhatja. A megjelenítési formátum megváltoztatásához a mező Formátum tulajdonságát kell módosítani. Az újonnan létrehozott űrlapok és jelentések azon vezérlői, amelyek az adott mezőn alapulnak, öröklik a mező Formátum tulajdonságát.

A megjelenítési formátum megadása Adatlap nézetben

  1. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép , majd a Megnyitás gombra.

  2. Kattintson a módosítani kívánt vezérlőt tartalmazó adatbázisra a Megnyitás párbeszédpanelen.

  3. Kattintson duplán a Navigációs ablakban arra a táblára, amely a beállítandó formátumú mezőt tartalmazza.

    A tábla megjelenik az Adatlap nézetben.

  4. Kattintson arra a mezőre, amelynek megjelenítési formátumát be kívánja állítani.

  5. Az Adatlap lap adattípus és formázás csoportjában kattintson a nyílra a mellett Formátumlegördülő listában, és válassza a formátumot. Access menüszalag képe az adattípus és formázás csoportjában

    A mező az új megjelenítési formátummal jelenik meg.

A megjelenítési formátum beállítása Tervező nézetben

  1. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép , majd a Megnyitás gombra.

  2. Nyissa meg a módosítani kívánt vezérlőt tartalmazó adatbázist a Megnyitás párbeszédpanelen.

  3. Kattintson a jobb gombbal a Navigációs ablakban arra a táblára, amely azt a mezőt tartalmazza, amelynek módosítani szeretné a megjelenítési formátumát, majd kattintson a Tervező nézet menüpontra.

    A tábla megjelenik a Tervező nézetben.

  4. Kattintson arra a mezőre, amelynek be kívánja állítani a megjelenítési formátumát.

  5. A Mezőtulajdonságok ablaktábla Általános lapján válasszon ki egy megjelenítési formátumot a Formátum listából.

  6. A módosítások mentéséhez kattintson a Gyorselérési eszköztáron lévő Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: Az új adatbázis feltöltése adatokkal

Miután kiválasztotta a sablont, és végrehajtotta a szükséges módosításokat, feltöltheti adatokkal az adatbázist. Ezt külső adatok importálásával vagy külső adatok csatolásával teheti meg.

Adatok importálása

Sokféle formátumú adat importálható, többek között Excel-munkafüzetek, Windows SharePoint Services 3.0-listák, az Outlook névjegyalbumai, illetve egyéb Access-adatbázisok is.

  • Ha importálni szeretné az adatokat, kattintson az importálni kívánt fájl típusának megfelelő parancsra a Külső adatok lap Importálás csoportjában.

    Parancsgombok az Importálás csoportban

    Megjegyzések: 

    • Ha nem lát az importálni kívánt adattípusnak megfelelő ikont, akkor kattintson az Egyebek parancsra, majd kövesse a Külső adatok átvétele párbeszédpanel utasításait.

    • Ha még így sem talált a külső adatok importálására használható parancsot, akkor indítsa el azt a programot, amelyben az adatokat eredetileg létrehozta (erre az Access programon kívül kell sort kerítenie), majd azzal a programmal mentse az adatokat valamilyen elterjedt fájlformátumban (például tagolt szövegfájl). Ezután visszatérhet az Access programhoz, és a külső adatok importálására szolgáló parancsok egyikével importálhatja az adatokat.

  • A varázsló utolsó lapján megjelenhet egy kérés, hogy mentse az importálás lépései során megadott részleteket. A részletek mentése hasznos lehet, ha később adatokat importál ugyanebből az adatforrásból. Jelölje be az Importálási lépések mentése jelölőnégyzetet, adja meg a részleteket, majd kattintson az Importálás mentése parancsra. Ezután bármikor megismételheti az importálást úgy, hogy a Külső adatok lap Importálás csoportjában a Mentett importálások parancsra kattint. Ha nem szeretné menteni az importálási műveletek során megadott részleteket, akkor kattintson a Bezárás gombra.

Csatolás adatokhoz

Ha csatolja az adatbázist az adatokhoz, akkor azok továbbra is az eredeti helyükön tárolódnak, és csatolt táblaként jelennek meg az új adatbázisban. A legtöbb fájlformátum esetében az Access programmal és az adatok létrehozására eredetileg használt programmal is megtekinthetők és módosíthatók az adatok, mivel mindkét program ugyanazokkal a fizikai adatokkal dolgozik. Ugyanakkor ha az adatok Excel-munkafüzetben vannak tárolva, akkor az Access csak az adatok megtekintésére használható, a módosításukra nem. A csatolt munkafüzet adatainak módosítására az Excel alkalmazást kell használnia.

    1. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép , majd a Megnyitás gombra.

    2. Jelölje ki és nyissa meg az adatbázist a Megnyitás párbeszédpanelen.

    3. Kattintson a csatolni kívánt fájltípus parancsára a Külső adatok lap Importálás csoportjában. Ha például egy Excel-munkafüzet adatait szeretné csatolni, akkor kattintson az Excel parancsra. Ha nem lát a csatolni kívánt adattípusnak megfelelő ikont, akkor kattintson az Egyebek parancsra.

      Ekkor megjelenik a Külső adatok átvétele párbeszédpanel.

      Megjegyzés : Ha még ekkor sem lát a külső adatok csatolására használható parancsot, akkor indítsa el azt a programot, amelyben eredetileg létrehozta az adatokat (erre az Access programon kívül kell sort kerítenie), majd azzal a programmal mentse az adatokat valamilyen elterjedt fájlformátumban (például tagolt szövegfájl). Ezután térjen vissza az Access alkalmazáshoz, és a külső adatok csatolására szolgáló parancsok egyikével csatolja a megfelelő adatokat.

    4. A forrás adatfájl megkereséséhez kattintson a Külső adatok átvétele párbeszédpanel Tallózás gombjára, vagy a Fájlnév mezőben adja meg a forrás adatfájl teljes elérési útját.

    5. Az Adja meg, hogyan és hol szeretné tárolni az aktuális adatbázisban lévő adatokat címke alatt válassza ki a kívánt beállítást.

      A legtöbb fájlformátum esetében elindul egy varázsló. Ha azonban Access-adatbázisból csatol adatokat, akkor az Objektum importálása párbeszédpanel jelenik meg. Adja meg a kívánt beállításokat a Tábla csatolása párbeszédpanelen, majd lépjen a 7. lépésre. A többi esetben folytassa a 6. lépéssel.

    6. Hajtsa végre a varázsló lépéseit. A követendő folyamat attól függ, hogy milyen lehetőségeket választ ki.

Vissza a lap tetejére

4. lépés: Rekordok megkeresése

Ha az adatbázis fel van töltve az adatokkal, akkor szükség van egy hatékony módszerre, amellyel megkereshetők az egyes rekordok. A rekordok helyének meghatározásában az adatbázis alján látható eszköztár nyújt segítséget.

Léptetőgombok

A navigációs gombok segítségével rekordok megkeresése a táblák és nézetek.:

Navigációs gomb

Cél

1.

Első rekord

2.

Előző rekord

3.

Adott rekord – a szövegmezőbe kattintva írja be a rekord számát, majd nyomja le az ENTER billentyűt. A rekordok számozása sorfolytonosan történik az űrlap vagy adatlap elejétől kezdve.

4.

Következő rekord

5.

Utolsó rekord

6.

Új (üres) rekord

7.

Szűrő – ez a jelző mutatja, hogy alkalmaztak-e valamilyen szűrőt. Ha nem alkalmaztak, vagy minden szűrőt kikapcsoltak, akkor a Nincs szűrő jelző látható.

8.

Keresőmező – a Keresés mezőben megadhat valamilyen szöveget. A program a karakterek beírásával egy időben kiemeli az első megegyező értéket tartalmazó rekordot. Ezzel a szolgáltatással így gyorsan megkereshet egy adott rekordot.

További rekordkeresési lehetőségek

A rekordokat a következő módszerekkel is megkeresheti.

Ugrás adott rekordra

Egy adott bejegyzést keresése

Csak egy bizonyos rekordhalmaz megjelenítendő szűrése

Végezze el a testre szabott keresési lekérdezés használatával

Ugrás adott rekordra

Néhány sablon űrlapjain lehetőség van meghatározott rekord megjelenítésére az Ugrás legördülő lista használatával. Ilyen például a Névjegyalbum sablon Névjegy űrlapja és a Marketingprojektek sablon Projektek és feladatok űrlapja. Ezzel a lehetőséggel egy adott rekordot jeleníthet meg a legördülő listából. Ha elérhető az Ugrás mező, akkor az űrlap bal felső sarkában látható.

  1. Kattintson az Ugrás lista melletti nyílra.

    Az Ugrás mező

  2. Kattintson a megjelenítendő rekordra.

Egy adott rekord megkeresése

A rekordokat a Keresés és csere párbeszédpanel Keresés lapja segítségével is megkeresheti. Kereshet meghatározott mezőben, illetve az egész táblában vagy nézetben is.

Megjegyzés : A Keresés és csere párbeszédpanel csak akkor használható, ha a tábla vagy a nézet az adott pillanatban megjelenít adatokat.

  1. Nyissa meg azt a táblát, amelyben keresni szeretne, majd kattintson arra a mezőre, amely a keresett bejegyzést tartalmazza.

  2. A Kezdőlap lap Keresés csoportjában kattintsunk a Keresés gombra.

    A Keresés parancs gombja

  3. Írja be a Keresés és csere párbeszédpanel Keresett szöveg mezőjébe a keresési feltételt.

  4. Válassza ki a Keresés lista Mind elemét, majd kattintson a Következő gombra.

A Keresés és csere párbeszédpanel használatával kapcsolatban a Lásd még szakasz témakörei nyújtanak további tájékoztatást.

A kívánt rekordhalmaz kiszűrése

Egy szűrő be- és kikapcsolásával könnyedén válthat ugyanazon adatok szűrt és a szűretlen nézetei között.

A szűrők segítségével beállíthatja, hogy csak a kívánt feltételeknek megfelelő rekordok jelenjenek meg. A szűrők alkalmazásával könnyedén megkereshetők a kívánt rekordok. Gyorsan szűkítheti például a megjelenített rekordok körét, ha a jobb gombbal arra a mezőre kattint, amelynek értékét vizsgálni szeretné, majd az Egyenlő, a Nem egyenlő, az Értékének része vagy az Értékének nem része parancsot választja.

  • Nyissa meg azt a táblát vagy űrlapot, amelyen szűrőt szeretne alkalmazni.

  • A már esetleg beállított szűrők kikapcsolásához kattintson a Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjának Speciális parancsára, majd kattintson a Szűrők törlése menüpontra. Ha nem használható (azaz szürke) ez a parancs, akkor nincs beállítva szűrő.

    Rendezés és szűrés csoport

  • A szűrő alkalmazásához kattintson arra a mezőre, amelynek alapján szűrni szeretne, majd a Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintson a Szűrő parancsra, és válasszon a szűrési lehetőségek közül.

  • A kijelölés alapján szűrni, nyissa meg a táblázat vagy űrlap, és keresse meg a szűrő részeként használandó értéket tartalmazó rekordot. Kattintson a mezőben. Kattintson a Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintson a Kijelölésgombra, és kattintson az alkalmazni kívánt szűrőt.

  • Szűrő, amely alapján a részleges listáját, és válassza a kívánt karaktereket. Kattintson a Kezdőlap lap Rendezés és szűrés csoportjában kattintson a Kijelölésgombra, és kattintson az alkalmazni kívánt szűrőt.

A szűrők alkalmazásával kapcsolatban a Lásd még szakaszban felsorolt témakörökben talál részletesebb információkat.

Egyéni keresés lekérdezések segítségével

Lekérdezések segítségével testre szabott keresését, testre szabott szűrők alkalmazása és a rekordok rendezése. Lekérdezések menthetők, és újra, és az űrlapok és jelentések létrehozásához használható. Lekérdezés használatával keresse meg a táblázat rekordok, amelyek érdeklik. A lekérdezés által létrehozott típusú attól függ, hogy a rekordok használni kívánt visszaadott, és ha valami a eredményekkel hozzáférést szeretne.

  1. A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintsunk a Lekérdezés varázsló elemre.

    A Lekérdezés varázsló parancsa az Egyebek csoportban

  2. Hajtsa végre a Lekérdezés varázsló lépéseit.

A lekérdezések létrehozásával kapcsolatos további tudnivalókat a Lásd még szakaszban felsorolt témakörökben találhatja meg.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×