Az Access és az Excel használata adatkezeléshez

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

A Microsoft Access és a Microsoft Excel rendelkeznek sok hasonlóságokat, megnehezítheti döntse el, melyik programot kell használnia. Mindkét például nagy mennyiségű adatot tárolni, hatékony lekérdezések és felosztása és adatokat dobókocka adatelemzési eszköz futtatása és hajtsa végre a szükséges adatokat visszaadó összetett számítások.

Azonban minden program előnyökkel jár törlése, Ön által kezelt adatok és a Mit szeretne tenni, hogy az adatok típusától függően. Például a cél által több felhasználót is elérhető formátumban adatintegritás fenntartása kerül, az Access esetén a legjobb választás mivel Excel jobban mélység az elemezni kívánt összetett numerikus adatokat a legmegfelelőbb.

Sok esetben használható mindkét a program alkalmazó minden, amelyhez a legmegfelelőbb a célra. Az általános hozzáférés célszerűbb az adatok kezelése: megtudhatja, hogy folyamatosan rendezett, egyszerűen kereshet és elérhető egyidejűleg több felhasználóhoz. Az Excel általában célszerűbb, adatok elemzéséhez: összetett számítások végzése lehetséges eredmények felfedezése és kiváló minőségű diagramok előállító. Ha az Access tárolja az adatokat, és elemezheti, hogy az Excel, kaphatnak a mindkét előnyeit.

Mielőtt úgy dönt, hogy melyik alkalmazást szeretné használni, érdemes összehasonlítása a Minden program előnyeit, ismerje meg, amikor célszerű használni az egyiket, és megtudhatja, hogy miként dolgozhat a két program pontosan a kívánt eredmények elérése érdekében.

Megjegyzés: Az összes Microsoft Office programcsomag tartalmazza az Excel, de nem az összes programcsomagok részét Access.

A Minden program előnyeit összehasonlítása

A megfelelő program kiválasztására kritikus, ha azt szeretné, és az adatok frissítése a legnagyobb teljesítmény és a pontosság értéke. Melyik a program a legjobban, a feladatok elvégzéséhez, amelyet meg, próbálkozzon a következőkkel előnyöket a Minden program nyújtotta előnyöket vonatkozó adatok tárolására, adatelemzés, több felhasználó együttműködési és biztonsági összehasonlítása.

Relációs adatok és strukturálatlan    Szeretné eldönteni, hogy melyik alkalmazást ajánlott az adatok tárolására, a kérdést a következő kérdés: az adatok relációs van-e? Adatok egy táblázatban vagy munkalap hatékony lévő adatok strukturálatlan vagy nonrelational neve. Például szeretne csak több személlyel cím és elérhetőségi ügyfelek ügyfelek, egyszerű listájának létrehozása, az Excel a célszerűbb lehet. Összetettebb vevőlistát, amely tartalmazza az ügyfelek vagy az ügyfelek több kapcsolattartók szállítási és számlázási tárolni szeretné, ha az Access viszont a jobb megoldás.

A relációs adatbázistöbb táblákba információk rendszerezése. Jól megtervezett relációs adatbázisban a táblázatoknak egyszerű, és csak egy típusú adatokat információt tartalmaz. Például egy ügyfél adatbázist hoz létre, ha a vevők azoknak a kell tárolni az egyik tábla, mivel szállítási és vevők számlázási külön táblában kell tárolni. Címek külön-külön nevekből tárolásához oka az, célszerű ügyfelek beállíthatja, hogy több címet, és engedélyezni szeretné, adjon meg több címet ügyfelek anélkül, hogy írja be újra az ügyfél nevét minden címhez szeretne.

Helyi és a külső adatok    Kapcsolódás a adatait számos külső adatforráshoz, hogy a megtekintheti a lekérdezést, és adatok szerkesztése anélkül, hogy importálja Access is használhatja. Access például parancsokat a meglévő adatok csatlakoztatása a Microsoft SQL Server-adatbázishoz, dBASE fájl vagy Outlook-mappában, és sok más adatforrásokból is kínál. Az Excel csatlakozhat különféle adatforrásokhoz, beleértve az Access, SQL Server Analysis Services adatbázisait, szöveget és XML-fájlok és az ODBC és OLE DB-adatforrások is használhatja. Az adatok az Excel felhasználói felületen forrásadatainak módosítása azonban nem szerkeszthetők.

Az Access és az Excel a Windows SharePoint Services listaadatok csatlakozhat parancsokat tartalmaznak. Jó helyen jár az Excel tartalmaz egyszerűen csak olvasható kapcsolat; SharePoint-listák mivel az Access lehetővé teszi, a adatainak olvasása és írása SharePoint-listákra mutató.

Adatintegritás és fokú rugalmasság:    Egyedi azonosító segítségével az adatok integritását megőrzése, és azok győződjön meg arról, hogy ne legyen két sor (vagy rekordok) pontosan ugyanazokat az adatokat tartalmazza. Egyedi azonosítói is biztosít a leggyorsabban az adatok beolvasásához, keressen rá, és rendezze az adatokat. Az Access alkalmazásban számláló adattípussal előrejelzést rekordokat egy egyedi azonosítót is használhatja. Azután használhatja ezeket azonosítók egy vagy több rekord a másik táblában egy tábla rekordjainak vonatkozó.

A szerkezet Access alkalmazott adataihoz segítséget nyújt a biztosítja az adatok integritását. Az Access előírhatja, új rekordokat egy meglévő egy másik tábla megfelelő érték van-e, hogy a "ritka betegség" rekordok nem hozható létre. Ha például nem érdemes, hogy az ügyfél adatai nem tartalmazó megrendelés. Az Access előírhatja, hogy minden új rekord a Rendelések táblában rendelkezik-e a megfelelő ügyfél értéket a Vevők táblában. A szükséges értékeket megfelelése hivatkozási integritásnevezik.

Saját kényszerek és szabályok további győződjön meg arról, hogy helyesen van-e megadva adatokat is írhat elő. Az Excel segítségével adja meg az adatok több alakú módon, de az Excel nem támogatja a relációs adatok, mert nem támogatja a hivatkozási integritás. Az Adatok érvényesítése parancs segítségével azonban szabályozhatja az adatbevitel az Excelben.

Lekérdezése    Ha gyakran szeretné megtekinteni az adatokat a különböző módokon, attól függően, hogy feltételeket vagy események módosítása Access valószínűleg tárolásához és az adatok használata a legjobb választás. Az Access lehetővé teszi a Structured Query Language (SQL) lekérdezések használata csak a sorok és oszlopnyi adatot, amelyet gyorsan beolvasásához, hogy az adatokat egy tábla vagy táblák tartalmaz. Számított mező létrehozása lekérdezésekben kifejezések is használhatja. Kifejezés használata az Access hasonlít a folyamaton, képletek használata Excel-segítségével értékeket számíthat ki. Access-lekérdezésekben adatokat összesíteni és bemutatására összesített értékeit, például összegek, átlagok és megszámolja is használhatja.

Modellezési    Az Excel programban a lehetőségelemzés eszközök segítségével az így létrejövő a munkalapmodellt előrejelzési. Lehetőségelemzés lehetővé teszi az adatok, például a legjobb esetet a különböző forgatókönyveket és a legrosszabb eset esetek futtatása, és hasonlítsa össze az eredményül kapott adatokat az összesítő jelentés több esetet tárgyal. Nincs hasonló funkció nem érhető el az Access alkalmazásban.

Pivoting és Diagramkészítés    Mindkét programban kimutatások és a kimutatás diagramokat hozhat létre. Azonban Excelben speciális kimutatás jelentése és diagramkészítési szolgáltatások, mint az Access végzi el. Ha teljes körű kimutatásos jelentések létrehozása, és adja meg a rendszeresen diagramok profi keresi, kimutatás jelentése vagy helyett az Accessben ugyanazokat a szolgáltatásokat az Excel diagramkészítési kimutatás kell használnia.

Az Access és az Excel olyan együttműködési környezetekben, például a Windows SharePoint Services és a fájlmegosztásokon, használható, de az adatok több felhasználó hozzáférhet módon különbségek vannak.

Több felhasználó hozzáférés az adatokhoz    A normál művelet szakaszban Access lehetővé teszi, több felhasználót egyszerre; egyetlen adatbázis megnyitása Ez hogyan működik jól, mivel az Access zárolja csak azokat az adatokat a szerkesztett; eredményt adja más felhasználók az ütközések nélkül más rekordok módosítására. Az Excel programban bárkivel megoszthatja egy munkafüzetet, más felhasználók, de a legjobb többfelhasználós együttműködési funkciók használatakor felhasználóknak, hogy a munkafüzet adatainak a különböző időpontokban egyidejű helyett. Gyakorlatilag azt mondja az Access-adatbázis felhasználók közös egy adatsort, és a felhasználók egy Excel-munkafüzet közös kidolgozása dokumentum.

Használatával a Windows SharePoint Services-alapú együttműködés    Mindkét integrálása a Microsoft Windows SharePoint Services-technológiák, például a SharePoint-listák és dokumentumtárak.

Az Accessben többféle módon együttműködéshez több felhasználó SharePoint-webhelyen. Például egy teljes adatbázist egy Windows SharePoint Services-alapú dokumentumtárba tölthet fel, ellenőrizze az űrlapok és jelentések érhető el a Windows SharePoint Services-nézetek és egy adatbázisban tárolt adatok csatolása SharePoint-listák.

Az Excelben csak egy lehetőség egy SharePoint-szolgáltatások webhelyen több felhasználó együttműködéshez. A Windows SharePoint Services dokumentumtárak, ahol az egyéni felhasználók kivehet a munkafüzet módosításához, más felhasználók megakadályozza, hogy a munkafüzet módosítása egyszerre is feltölthet a munkafüzet. A felhasználók szerkeszthetik munkafüzet nélkül kivétele azt a dokumentumtárat, ebben az esetben kell felveszik más felhasználók ütközések elkerülése érdekében.

Együttműködésre hálózati mappákkal    Ha egy megosztott hálózati mappát az Access-adatbázis tárolja, több felhasználó nyissa meg az adatbázist, és az adatok egyidejűleg dolgozhat. Egyes rekordok zárolva van, amikor a felhasználó szerkeszti őket. Ha egy megosztott hálózati mappában tárolt Excel-munkafüzet, csak egy felhasználó szerkesztheti a egyszerre a munkafüzetet. Megtekintési célból, több felhasználó megnyithatja a munkafüzetet egy másik felhasználó éppen szerkeszti, de ezek a felhasználók nem bármilyen módosítást végez az adatok mindaddig, amíg a felhasználó, aki a rendszer a munkafüzet szerkesztése lezárja.

Mindkét hasonló funkciókat nyújt – jelszavak és titkosítás –, amelyek segítséget nyújtanak az adatvesztés elkerülése és az adatok védelme az illetéktelen hozzáférés. Vannak azonban eltérések hogyan felhasználói szintű adatok védelme együttműködik Access és az Excel között.

Adatveszteség-megelőzés    Az Access a munka van folyamatosan menti, hogy a váratlan hiba esetén Ön nem valószínű, hogy mennyi munka elvesznek a (ha vannak ilyenek). Azonban mivel az Access folyamatosan menti a munkát, hogy az is lehetséges meg, hogy a módosításokat, amelyeket később nem szeretett véglegesítse. Győződjön meg arról, hogy vissza tudja állítani az adatbázist a kívánt módon, hogy meg kell készítsen biztonsági másolatot az adatbázisfájl az igényeinek leginkább megfelelő időközönként. Egy biztonsági másolatból visszaállíthatja a teljes adatbázisra, vagy csak a táblázatot vagy más adatbázis-objektum, amely akkor is visszaállíthatja. A fájlrendszer biztonsági segédprogram használata esetén is használható az adatbázis-másolatból fájl másolatának visszaállítása az adatok. Az Excel programban mentheti az automatikus helyreállítás adatainak meghatározott időközönként közben az adatok frissítéséhez.

Felhasználói szintű adatok védelme    Az Excel programban nézet adatok sorok és oszlopok elrejtésével kritikus vagy a személyes adatok eltávolítása, és ezután védelme a rejtett adatokat a felhasználói hozzáférés szabályozása a teljes munkalapot. A munkalap és a elemei védelmén kívül is zárolása és zárolásának feloldása a védett munkalap egyes területein, más felhasználók számára letiltott a fontos adatokat véletlenül módosítsák.

Fájl szintű biztonság    A fájl szintjén titkosítás mindkét programban meg, hogy nem engedélyezett felhasználók jelenik meg az adatokat is használhatja. Egy jelszó adatbázisfájl vagy munkafüzet megnyitása megadni is szükséges. Ezeken kívül segítséget nyújthat a adatbázisfájl és a munkafüzetek biztonságos egy digitális aláírásalkalmazásával.

Korlátozott hozzáférés az adatokhoz    Az Excel programban elérni az adatokat, illetve megakadályozhatja, hogy mások ne módosíthassák az adatokat, amelyekhez van hozzáférésük csak olvasható jogosultságokkal felhasználói alapú engedélyeket is megadhat. Az Access felhasználói szintű biztonsági szolgáltatások nem érhetők, de az Access támogatja a felhasználó biztonsági modell bármilyen adatbázis-kiszolgáló, amely csatlakozik. Például ha csatol egy SharePoint-listába, az Access a SharePoint-lista felhasználói engedélyeinek heeds. Ki az Access adatai nem engedélyezett felhasználók nyomon szeretne, ha az adatbázis titkosítása jelszó beállítása. Felhasználók kell adnia a jelszót, az adatbázis adatainak beolvasása, még akkor is, ha hozzáférni egy másik programot, például az Excel használatával.

Az adatok védelme érdekében használatáról további információt az Access 2007-adatbázisok biztonságossá és megtekintése Protection és az Excel biztonsága

Mikor érdemes az Access alkalmazást használni?

Általánosságban nagyon Access kell nyomon követése és rögzítése adatok rendszeresen, és jelenítse meg, exportálása és nyomtatása az, hogy az adatok részhalmazának a legjobb választás. Access-űrlapok kényelmesebb felhasználói felülete, mint egy Excel-munkalap biztosít az adatok használata. Access segítségével automatizálhatja a gyakran végzett műveleteket, és az Access-jelentések segítségével látványosan nyomtatott vagy elektronikus formában adatok összegzése. Access nyújt az adatoknak; további struktúra Ha például megadhatja, hogy milyen típusú adatokat is meg, milyen értékeket lehet megadni, és megadhatja, hogyan viszonyul egy táblázatban lévő adatok más táblában található adatok. Ez a struktúra segít győződjön meg arról, hogy csak a megfelelő típusú adatok bevitele.

Az Access tárolja az adatokat a következőhöz hasonlóan a munkalapokat, táblázatok –, de az Access táblák viszonyított az egyéb táblákban tárolt adatok lekérdezésére összetett készültek.

Az Access programot a következő esetekben célszerű használni:

  • Az adatbázisban hány dolgozók megelőzhetők, és azt szeretné, hogy biztonságosan kezelheti a frissítéseket a adatokra, például a rekord rekordzárolási és az ütközések feloldása robusztus beállítások.

  • További táblák hozzáadása egy adathalmaz strukturálatlan vagy nonrelational táblázatként elindító kell előreláthatólag.

  • Összetett lekérdezések futtatásához

  • Szeretné néhány jelentések vagy levélcímkék létrehozására.

  • Kapcsolatok kezelése    A partnerek és a levelezési címek kezelése majd jelentések létrehozása az Access vagy az adatokat a Microsoft Office Word levélcímkék, formalevelek és borítékok nyomtatása körlevél.

  • Készlet- és Eszközkövetés    Létrehozhat egy készletet az elemek az otthoni vagy üzleti, és tárolhatja a fényképeket vagy más kapcsolódó dokumentumokat az adatokkal együtt.

  • Rendelés nyomon követése    Írja be az adatokat a termékekkel, vevőkkel és megrendelésekkel kapcsolatban, és majd létrehozhat jelentéseket az értékesítések alkalmazott, régió, időszak vagy más értékek megjelenítésére.

  • Feladat nyomon követése    A felhasználók egy csoportja a feladatok nyomon követése, és írja be az új tevékenységek mások frissítjük, ugyanabból az adatbázisból a meglévő tevékenységek egy időben.

  • Kölcsönzési nyilvántartás tárak elrendezése    Az Access a könyvek és CD-k adatainak tárolására és nyomon követheti a, akinek van-e kölcsön azokat is használhatja.

  • Esemény tervezése    Adja meg az esemény dátuma, a helyek és a résztvevők adatait, és ütemezések vagy az eseményekről összesítések kinyomtatása.

  • Táplálkozás nyomon követése    Nyomon követheti a recepteket, és jelentkezzen be az étrend, és gyakorolni a tevékenységek.

Mikor érdemes az Excel alkalmazást használni?

Egy táblázatkezelő programmal, mint az Excel nagy mennyiségű adatot tárolhat egy vagy több munkalap tartalmazó munkafüzetek. Azonban helyett egy adatbázis-kezelő rendszer, például Access szerepkör Excel van optimalizálva adatelemzés és a számítási. A rugalmas program segítségével adatok elemzéséhez modellek összeállítása, számítás elvégzése adatokon, az adatokat tetszőleges módon, amelyet a kimutatás egyszerű vagy összetett képletek írásával és profi kinézetű diagramok különböző adatok.

Az Excel programot a következő esetekben célszerű használni:

  • Az adatok több táblát, használó relációs adatbázis helyett strukturálatlan vagy nonrelational nézetének megkövetelése, és amikor az adatok főleg numerikus.

  • Az adatok gyakran futtatható számításokat és statisztikai összehasonlításokat.

  • Szeretné használni a kimutatások megtekintése a hierarchikus adatok kompakt és rugalmas elrendezésben.

  • Rendszeresen diagramok létrehozása, és szeretné használni az új diagramkészítési formátumok, amelyek az Excelben elérhető megtervezése.

  • Az adatok kiemelése feltételes formázási ikonok, adatsávok, használatával, és a betűszín értékekhez szeretné.

  • Az adatok, például statisztikai, mérnöki összetett lehetőségelemzés műveletek hajthatók végre szeretne és regresszióanalízist.

  • Nyomon követheti a személyes használatra, vagy a korlátozott együttműködési célból egy egyszerű lista elemeit szeretné.

  • Könyvelési    Számos pénzügyi számlakivonat Excel hatékony számítási funkcióit használhatja – például pénzforgalmi kimutatás, bevételkimutatás és eredménykimutatás esetén.

  • Költségvetés-készítés    Hogy igényeinek megfelelően-e a személyes és üzleti kapcsolatos, bármilyen típusú költségvetést elkészíthet az Excelben – például egy marketingtevékenység költségvetés-csomagra, esemény vagy elavulási költségvetést.

  • Számlázás és értékesítés    Az Excel is használható, számlázási és értékesítési adatok kezelésére, és könnyedén hozhat létre a szükséges űrlapokat – például értékesítési számlákat, szállítóleveleket vagy vételi megrendeléseket.

  • Jelentéskészítés    Különböző típusú jelentéseket is létrehozhat, amely az adatelemzés megfelelően vagy adatok összegzése Excel – például jelentéseket készíthet, Projektteljesítmény mérése előrejelzési adatok, vagy adatok bemutató eltérése összegzés.

  • Megtervezése    Az Excel kiváló eszköz a profi tervek vagy hasznos tervezők létrehozásához létrehozása – például heti óratervek, marketingkutatási tervek, éves adózási tervek vagy tervezők létrehozásához, amelyekkel megtervezése heti étkezéseit, Összejöveteleit vagy nyaralását.

  • Követés    Az Excel segítségével nyomon követheti a munkaidő vagy lista adatainak – például a munkahelyi vagy egy leltárlista, amely berendezések nyomon követi nyomon követése munkaidő.

  • Naptár használata    A rácsos természeti miatt Excel házirendkezelő jól bármilyen típusú naptárat létrehozásához – például a nyomon követheti a tevékenységek az iskola évben olyan iskolai naptár vagy a pénzügyi év naptár üzleti események és mérföldkövek nyomon követéséhez.

Hasznos Excel-sablonok közül bármelyik ezekben a kategóriákban a Microsoft Office Online sablonok Excel című részben talál.

Az Access és az Excel együttes használata

Lehet, hogy mikor szeretné szeretné előnyökkel jár, amelyek mindkét kínálatát előnyeit. Például egy munkalapot, amelyben kiszámítása és adatok elemzése az Excelben létrehozott, de a munkalap túl nagy és összetett vált, és sok más felhasználók kell adni a hozzáférést az adatokhoz. Ezen a ponton érdemes lehet importálása vagy csatolása a munkalapon az Access alkalmazásba, és használni egy adatbázist, az Excel használata helyett. Vagy talán már rendelkezik adatokkal az Access-adatbázis létrehozása az egyes részletes az Excel-kimutatások és a profi kinézetű Excel-diagramok kívánt.

Mindegy, melyik programot először használja mindig átviheti az adatokat egy programból más, ahol továbbra is használhatja. Vagy adatkapcsolat anélkül hozhat át adatokat az Excel programból (vagy fordítva) Access alkalmazásba, másolás, importálás és exportálás.

Adatcsere a két program között a további tudnivalókért olvassa el a Excel Access-adatok áthelyezésecímű témakört.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×