Az Access és az Excel használata adatkezeléshez

Az automatikus műveletek végrehajtására is képes táblázatkezelő programok (például a Microsoft Office Excel 2007 alkalmazás) sokrétű számítási és diagramkészítési lehetőségeket nyújtanak a táblázatokban elhelyezett adatok szemléltetéséhez és kezeléséhez. Ezenkívül hatékonyan alkalmazhatók adatokból álló listák (köztük levelezőlisták és készletnyilvántartások) tárolására is. Mivel azonban a listákkal szemben támasztott követelmények egyre összetettebbek, az adatok olykor csak nehézségek árán tárolhatók táblázatkezelő programban. A relációs adatbázis kezelő alkalmazások (például a Microsoft Office Access 2007) inkább alkalmasak összetett listák létrehozására és használatára, és hatékonyabb eszközökkel rendelkeznek az adatok beviteléhez, rendezéséhez, karbantartásához és beolvasásához is.

A megfelelő program kiválasztása különösen nagy fontosságú akkor, ha az adatokhoz történő hozzáférés és az adatok frissítése a legnagyobb hatékonysággal és pontossággal kell, hogy történjen. A jelen témakör elolvasása után megalapozottabb döntést hozhat az adatait kezelő megfelelő program kiválasztásával és az adatok védelmével kapcsolatban.

Választható lehetőségek

Az Access és az Excel közötti különbségek ismertetése

A használandó program kiválasztása

Adatok védelme az Access és az Excel alkalmazásban

Az Access és az Excel közötti különbségek ismertetése

Az Office Access 2007 és az Office Excel 2007 alkalmazás sok mindenben hasonlít egymásra. E két programmal a következőkre nyílik lehetősége:

  • Hatékony lekérdezések futtatása az adatok rendezéséhez és szűréséhez

  • Bonyolult számítások elvégzése a kívánt információ kinyerése végett

  • Adatok interaktív használata a Kimutatás nézettel és a Kimutatásdiagram nézettel

  • Jelentések és kimutatások készítése az adatokból, majd megtekintés számos különböző formátumban

  • Adatok hozzáadása, módosítása, törlése és tallózása űrlapokkal

  • Microsoft Office Word 2007-alapú körlevél létrehozása (például nagy mennyiségű borítékcímke készítéséhez)

  • Kapcsolódás külső adatforráshoz annak érdekében, hogy importálás nélkül lehessen megtekinteni, lekérdezni és módosítani az adatokat

  • Weblapok készítése az adatok írásvédett formátumban történő megjelenítéséhez és frissíthető formátumban való megnyitásához

  • Adatok importálása külső (például Access- vagy Microsoft SQL Server-alapú) adatbázisokból és egyéb (.txt vagy .htm kiterjesztésű) fájlokból

Mindkét program oszlopokba (más néven mező) rendezi az adatokat: az egyes oszlopokban egyféle mező adattípusa adatok vannak. Minden oszlop tetején az első cella tartalmazza az oszlop nevét. Az Excel programban sornak nevezett adatmennyiséget az Access alkalmazásban rekordnak nevezzük.

Az Excel programmal elkészítheti például az alkalmazottak listáját, amely öt oszlopba rendezve tartalmazza a személyek azonosítóját, vezetéknevét, keresztnevét, munkahelyi telefonszámát és belépésük dátumát. Az egyes oszlopok tetején lévő legfelső cella szövege jól azonosítja az oszlopbeli adatokat.

Az Excel mindazonáltal nem adatbázis-kezelő rendszer, hanem egy táblázatkezelő szoftver, amely az adatokat cellákból álló sorokból és oszlopokból felépülő munkalapokon tárolja. Az Access ezzel szemben tábla tárolja az adatokat, amelyek nagyban hasonlítanak a munkalapokra, ám feladatuk az, hogy összetett lekérdezéseket hajtsanak végre más táblákban és más helyeken, mi több, más táblák mezőiben tárolt adatokkal kapcsolatban.

Noha mindkét program hatékonyan alkalmazható az adatok kezeléséhez, az adatok típusa és az elérni kívánt cél függvényében mindkettőnek vannak egyértelmű előnyei.

Vissza a lap tetejére

A használandó program kiválasztása

Az adatok tárolásához használt program kiválasztásához egy eldöntendő kérdést kell csupán megválaszolnia: relációs adatokról van szó? Amennyiben az adatok egyetlen táblázatban vagy munkalapon is tárolhatók, célszerű azt tenni (az egy oldalon vagy munkalapon elhelyezkedő adatokat egyszerű vagy nem relációs adatoknak nevezik). Ilyen lehet például a korábban már említett alkalmazottlista: a személyek vezetéknevét valószínűleg ugyanaz a táblázat tárolja, amelyikben a keresztnév is szerepel. A táblázat egyes oszlopaiban szereplő adatok ugyanazt a személyt írják le, azaz a szóban forgó alkalmazottat.

Ha viszont az alkalmazotti tábla vagy munkalap hasonlóan elnevezett oszlopok sorozatát tartalmazza (például Számítógép1, Számítógép2 és Számítógép3), akkor az annak a jele, hogy az adatok relációsak, és tárolásuk csak több táblában oldható meg, tehát relációsadatbázis-kezelő programra (például az Access alkalmazásra) van szükség. Az ilyen adatbázisokban minden tábla lényegében egyféle adattípusról tartalmaz információt (például alkalmazottakról, számítógépekről, eseményekről, termékekről vagy rendelésekről). Ha relációs adatbázisra van szüksége, mindez egy-a-többhöz kapcsolat tételez fel az adatokban. Ha például egy vevőrendelési adatokat tároló adatbázist használ, az egyik tábla a vevők nevét, egy másik tábla pedig a vevők rendeléseit fogja tárolni. Ne feledje, hogy egyazon vevőhöz több rendelés is tartozhat. Szükség lehet arra is, hogy egy másik táblában helyezze el a rendelések részletes adatait, hiszen minden rendeléshez tartozhat egyazon sor több eleme is. A relációs adatok (a több, relációs típusú tábla szükségessége miatt) leghatékonyabban az Access alkalmazásban tárolhatók.

Ha többet szeretne tudni a relációs adatokról, kattintson az adatbázis-tervezési alapismereteket ismertető témakör Lásd még című részben található hivatkozására.

Az adatok mennyisége és hatékony rendezhetőségük között közvetlen összefüggés van: minél nagyobb a tárolt adatmennyiség, annál hatékonyabban tárolhatók több Access-alapú táblában. A könnyebb kezelhetőség és az adatok pontossága végett mind az Access, mind pedig az Excel egyedi azonosítókat biztosít. Az Access elsődleges kulcs (amelyeket a tábla Tervező nézetében látható kulcsikon jelöl) egyedileg azonosítják az egyes rekordokat. Az Excel programban minden sor meg van számozva, az oszlopokat pedig betű azonosítja, ezáltal valamennyi cellának és cellatartománynak egyedi hivatkozása van (például B5).

Az egyedi azonosítókkal megőrizhető az adatok egységessége, és szavatolják, hogy két különböző sor (vagy rekord) soha ne tartalmazzon pontosan megegyező ugyanolyan adatokat. Ez a megoldás keresés és rendezés során gyors adatbeolvasást tesz lehetővé.

Mikor érdemes az Access alkalmazást használni?

Az Access programot a következő esetekben célszerű használni:

  • Ha relációs adatbázisban (több táblában) kell tárolni az adatokat

  • Ha az eredetileg egyszerű vagy nem relációs adatkészletet a későbbiekben további táblákkal kell bővíteni

    Ha például vevőinformációt (vezeték- és keresztneveket, címeket és telefonszámokat) szeretne nyomon követni, ám várható, hogy az adatok mennyisége a vevők által végrehajtott műveletek (például rendelések) hatására nő, célszerű az adatokat az Access programmal létrehozott adatbázisban tárolni.

  • Nagyon nagy mennyiségű (több ezer bejegyzésnyi) adat tárolásához

    Ha nagyvállalati környezetben személyzeti adatokat kell menteni, érdemes az Access alkalmazást segítségül hívni.

  • Legnagyobbrészt szöveges adatok tárolásához

  • Több külső adatbázis használatakor a szükséges adatok beolvasásához és elemzéséhez

    Ha gyakran importál és exportál adatokat Access-adatbázisok használatával, a kompatibilitási problémák megelőzése végett célszerű az Access programot használni.

  • Állandó hozzáférésre van szüksége egy nagyméretű külső (például egy, a Microsoft SQL Server programmal készített) adatbázishoz

  • Összetett lekérdezések futtatásához

    Ha például egy vevői rendeléseket feldolgozó nagyvállalatnál dolgozik, a vevők nevének beolvasása történhet egy SQL Server-adatbázisból, az új rendelések felvétele pedig egy Access-adatbázisban. Az SQL Server-adatbázissal az Access táblanézetéből is létesíthető kapcsolat. Vevőnév felvételekor vagy keresésekor az SQL Server-adatbázist használja a rendszer, de az újonnan beírt rendelési adatokat helyi Access-táblákban tárolja.

  • Sok személynek kell dolgoznia az adatbázissal, és az adatfrissítést lehetővé tévő megbízható módszerek szükségesek

Mikor érdemes az Excel alkalmazást használni?

Az Excel programot a következő esetekben célszerű használni:

  • Egyszerű vagy nem relációs nézetben kell megjeleníteni az adatokat (tehát nincs szükség több táblához használható relációs adatbázisra)

    Ez különösen igaz abban az esetben, ha az adatok nagyrészt numerikusak, például akkor, ha egy adott év pénzügyi tervét kell tárolni.

  • Ha főként számításokat és statisztikai összevetéseket szeretne végrehajtani az adatokkal (például a vállalat költségvetésében költség- vagy bevételi elemzést szeretne készíteni)

  • Ha ismert, hogy az adatkészlet kezelhető méretű (15 000 sornál kisebb)

Vissza a lap tetejére

Adatok védelme az Access és az Excel alkalmazásban

Bármelyik alkalmazást is választja munkájához, fontos tudni, hogy milyen adatvédelmi lehetőségekkel védhetők az adatok. Az alábbiakban néhány tippet ismertetünk:

  • Az adatok minden egyes frissítésekor készítsen biztonsági másolatot a fájlról.

  • Ügyeljen arra, hogy ne legyenek üres cellák azokban a sorokban és oszlopokban, amelyekben adatoknak kellene állniuk. Ezt az Access alkalmazásban adatérvényesítéssel érheti el.

  • Ha lehetséges, akkor a megjelenítést és elrejtést szabályozó beállításokkal távolítsa el a bizalmas adatokat a nézetből.

  • Az adatok védelme érdekében korlátozza az adatokhoz történő felhasználói hozzáférést. Ilyen biztonsági intézkedések például az alábbiak:

    • Titkosítás

    • Jelszó használatának megkövetelése

    • Digitális aláírások

    • Írásvédett megjelenítés

Az adatok védelméről a Lásd még című részben lévő hivatkozásokra kattintva tudhat meg többet.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×