Archiválás a Windows Outlook 2016 alkalmazásban

Archiválás a Windows Outlook 2016 alkalmazásban

Az Outlook 2016-ban többféleképpen is lehetséges az üzenetek archiválása. A használható módszerek attól függenek, hogy az Outlook 2016-ot Office 365 Vállalati verziós fiókkal, Exchange-fiókkal vagy más típusú (például Outlook.com, Gmail, POP vagy IMAP) fiókkal használja-e.

Mindegyik fióktípussal hozzá lehet férni az Outlook 2016 Archívum mappájához. A Beérkezett üzenetek, az Elküldött elemek és a Törölt elemek mappához hasonlóan az Archívum is az Outlook egy alapértelmezett mappája. Az Archívum mappa nem törölhető. Ha Exchange- vagy Exchange Online-fiókkal használja az Outlookot, mappaházirendek (például adatmegőrzési házirendek) vonatkozhatnak az Archívum mappára.

A postaláda mérete nem csökkenthető azzal, ha az Archiválás gombra kattintva üzeneteket helyez át az Archívum mappába. Ha csökkenteni szeretné a postaláda méretét, használhatja az Office 365 Nagyvállalati verzió Online archívumát vagy az Archiválás funkciót.

Üzenetek archiválása egyetlen műveletben az Outlook 2016-ban

A menüszalag Törlés csoportjában található Archiválás gomb segítségével egy vagy akár több üzenetet is az Archívum mappába helyezhet anélkül, hogy az adott üzenetet törölné. Az üzenetek archiválásának több előnye is van.

  • Az archivált elemek könnyen elérhetők a kereső mezőből vagy az Archívum mappából. Ha beír egy keresőszót a Keresés mezőbe, az Outlook 2016 alapértelmezés szerint a postaláda minden mappájában futtatja a keresést.

  • Az Archívum mappában található elemek a telefonon és egyéb eszközön is elérhetők

Elemek archiválása az Outlook 2016-ban

  1. Válasszon ki legalább egy archiválandó üzenetet a Beérkezett üzenetek vagy egy másik mappában.

  2. A Törlés csoportban kattintson az Archiválás gombra. A kijelölt üzeneteket a Backspace billentyűt lenyomva azonnal archiválhatja. 

    Egykattintásos archiválás

    Megjegyzés: Az Archívum mappa már létezik, még akkor is, ha azelőtt soha nem használta. Az Outlook mappalistájában található. Ha az Outlook 2016-ban nem jelenik meg a mappa, válassza a Fájl > Office-fiók > Frissítési beállítások > Frissítés lehetőséget.

  3. A program az Archívum mappába helyezi az üzenet(ek)et. Ha tévedésből archivált egy üzenetet, nyissa meg az Archívum mappát, és helyezze vissza az üzenetet a Beérkezett üzenetek mappába.

Megjegyzés: Az Archiválás gomb csak az Outlook 2016-ban jelenik meg, az Outlook korábbi verzióiban nem.

Üzenetek archiválása a billentyűzettel

A kijelölt üzeneteket a Backspace billentyűt lenyomva archiválhatja. A Delete billentyűt lenyomva az üzenetek a Töröl elemek mappába kerülnek. A Backspace billentyű funkciója nem módosítható.

Hol találom az Archívum mappát?

Az Archívum mappa a mappalistában található. A mappalista megnyitásához válassza a Nézet > Mappaablak > Normál lehetőséget.

A Mappaablak menüben a Normál parancs van kijelölve.

Hogyan lehet keresni az Archívum mappában?

Ha a Keresés: Aktuális postaláda funkcióval keres Outlook-elemeket, az Outlook alapértelmezés szerint a teljes postaládában folytatja a keresést.

Keresés a postaládában_C3_2017912153435

Ha csak az Archívum mappára szeretné korlátozni a keresést, először jelölje ki a mappát a listában. A keresés így már csak az Archívum mappában fog futni.

Keresés az Archív mappában_C3_2017912153827

Miben különbözik az Archívum mappa az Online archívumtól?

Az Online archívum az Office 365 nagyvállalati ügyfelei számára létrehozott szolgáltatás, mivel az ő postaládájuk rendszerint szokatlanul nagyméretű. A régi üzenetek törlését elkerülendő, ezen ügyfeleink egy Online archívumba helyezhetik üzeneteiket. Egy felhasználói Online archívum egy második, saját mappaszerkezettel rendelkező Outlook-fiókként működik. Ez azt jelenti, hogy a Beérkezett üzenetek mappában lefuttatott keresések az Online archívumot nem érintik.

Ha az Online archívum engedélyezve van, a rendszergazdák és a felhasználók archiválási házirendekkel beállíthatják, hogy a régi üzenetek a postaládából automatikusan átkerüljenek az Online archívumba.

Mikor érdemes használni az Archívum mappát és mikor az Online archívumot?

Azt javasoljuk, hogy az Archiválás szolgáltatás segítségével tisztítsa meg a Beérkezett üzenetek mappát a már megválaszolt és felhasznált üzenetektől. Az Archívum mappa egy fájlmappához hasonlóan működik. Az itt tárolt üzenetekhez gyorsan és könnyen hozzáférhet. Ha ez nem felel meg Önnek, természetesen törölheti is az üzeneteket, illetve más mappába is áthelyezheti őket.

Javasoljuk, hogy az Office 365 Nagyvállalati verzió szervezeteinek óriási postaládájához a rendszergazdák állítsanak be archiválási házirendet, mely alapján egy év leteltével (illetve a postaládakvóta elérésekor) az üzenetek átkerülnek az Online archívumba. Ennek köszönhetően a felhasználóknak nem kell a régi üzenetek törlésével helyet csinálniuk az új üzenetek számára. A megadott időtartamnál régebbi levelek a Beérkezett üzenetek mappából, illetve a helyi archív mappából kerülhetnek ki.

Az archiválással kapcsolatos gyakori kérdések

Nem. Az Archívum mappa az Outlook egyik alapértelmezett rendszermappája, így nem lehet átnevezni, áthelyezni vagy törölni.

A könnyen megérthető Archiválás funkció már elérhető az Outlook Mobile, az Outlook Web App és az Outlook.com alkalmazásban, emellett más levelezésszolgáltatók, úgymint a Gmail is használja. Mivel a szolgáltatás neve ilyen széles körben használt, és mivel az Online archívum is létező funkció, úgy döntöttünk, hogy egyiken sem módosítunk.

Az automatikus archiválás (ami szintén az Archiválás nevet viseli) egy korábbi Outlook-szolgáltatás, amely a régi üzeneteket automatikusan egy .pst fájlba helyezi. Mivel az üzenetek lekerülnek a kiszolgálóról, a köztük történő keresés is nehezebbé válik. Ha a .pst fájlt tartalmazó merevlemez tönkremegy, ezek az üzenetek is elvesznek. Ezt az automatikus archiválási szolgáltatást helyettesíti a nagyvállalati szintű Online archívum.

Azon felhasználóink, akik nem rendelkeznek Online archívummal, továbbra is használhatják az automatikus archiválás funkciót (amennyiben az informatikai részleg nem tiltotta le). Az Outlook 2016 automatikus archiválás szolgáltatásáról további információt A régebbi elemek manuális archiválása Windows Outlookban című témakörben talál.

Az Archiválás széles körben elérhető a Windows Outlook, az Outlook Mobile, a Webes Outlook és az Outlook.com alkalmazásban. A funkció nem tiltható le csoportházirend használatával.

További segítségre van szüksége?

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×