Alapműveletek az Outlookban

Az Outlook alkalmazással egyetlen helyen rendszerezheti e-mailjeit, naptárát, névjegyeit, feladatait és teendőit. Ez a rendszerezés az e-mail-fióknál kezdődik. Innen kiindulva e-maileket írhat, feladatokká és találkozókká alakíthatja őket, és mentheti a kommunikációban részt vevő személyek névjegyeit, hogy soha ne kelljen megjegyeznie az e-mail-címüket vagy a telefonszámukat. Ezeket az alapfeladatokat tekintjük át az alábbiakban.

Első lépések

Az első lépés a saját Outlook-fiókjának beállítása. Ha ezzel végzett, készen áll az e-mailek küldésére és fogadására, a naptár használatára, a névjegyek létrehozására és az Outlook-feladatok kezelésére.  

A beállítás automatikusan végbemegy, ha az Outlook korábbi verzióját már használta ugyanezen a számítógépen. Ha nem, akkor az Outlook első indításakor elindul az automatikus fiókbeállítás, és végigvezeti Önt a folyamat lépésein.

A varázsló kérni fogja a nevét, az e-mail-címét és a jelszavát. Általában ennyi elég is, de ha az automatikus beállítás meghiúsul, akkor az Outlook néhány további adat, például a levélkiszolgáló nevének megadására is kérheti. Ha nem rendelkezik ezekkel az információkkal, forduljon az e-mail szolgáltatójához.

A Fiók hozzáadása gomb a Backstage nézetben

Megjegyzés : Ha később egy másik e-mail-fiókot is szeretne beállítani, akkor – ha készen áll – válassza a Fájl > Fiók hozzáadása parancsot az automatikus fiókbeállítás indításához.

Gyorselérési eszköztár

A gyorselérési eszköztár az Outlook használati élményének fontos része. Segítségével könnyedén válthat az Outlook főbb funkciói – a Levelek, a Naptár, a Személyek és a Feladatok – között. Ez az eszköztár egy plusz eszköz az Outlook használatához és kezeléséhez elérhető szokásos lapok és menüszalagok mellett.

A gyorselérési eszköztár, mely általában az Outlook ablakának alján található, a beállításoktól függően jeleníthet meg gombneveket (bal oldali kép) vagy ikonokat (jobb oldali kép).

Az Outlook gyorselérési eszköztára a Posta, a Naptár, a Személyek, a Feladatok, és az Egyebek (három pont) ikonnal

Az Outlook gyorselérési eszköztára a Posta, a Naptár, a Személyek, a Feladatok és az Egyebek ikonnal

A gyorselérési eszköztáron megjelenő elemek módosítása

Megadhatja, hogy mely gombok (vagy ikonok) jelenjenek meg a gyorselérési eszköztáron, és hogy milyen sorrendben legyenek láthatók.

  1. Válassza az Egyebek További beállítások > Navigációs beállítások parancsot.

    Válassza az Egyebek (három pont) ikont a gyorselérési eszköztáron a navigációs beállítások eléréséhez

  2. A Navigációs beállítások párbeszédpanelen az alábbi lehetőségei vannak:

    Gyorselérési eszköztár – Navigációs beállítások párbeszédpanel

    • Ha szeretné módosítani az eszköztáron megjelenő gombok vagy ikonok számát, csökkentse vagy növelje az alapértelmezett 4 értéket a Megjelenített elemek maximális száma beállításnál.

    • Ha nevek helyett ikonokat szeretne látni, jelölje be a Kompakt navigáció jelölőnégyzetet.

    • Ha szeretné átrendezni a gombok vagy ikonok sorrendjét, jelöljön ki egy elemet a Megjelenítési sorrend listában, majd válassza a Feljebb vagy a Lejjebb gombot.

  3. Kattintson az OK gombra.

    Tipp : Ha meggondolta magát a módosításaival kapcsolatban, vagy ha szeretné elölről kezdeni, válassza az Alaphelyzet gombot.

Az e-mailek segítségével kommunikálhat a szervezeten belüli és kívüli személyekkel. Az e-mail-üzeneteihez elektronikus aláírást és mellékleteket is adhat.

Új e-mail létrehozása

  1. Egy tetszőleges levelezési mappában (például a Beérkezett üzenetek mappában) válassza az Új e-mail lehetőséget.

    Új e-mail

    Billentyűparancs:    E-mail létrehozásához nyomja meg a Ctrl+Shift+M billentyűkombinációt.

  2. Ha befejezte az üzenetírást, válassza a Küldés lehetőséget.

További információt az E-mail létrehozása című témakörben talál.

E-mail aláírás hozzáadása üzenetekhez

Az e-mailek végén megjeleníthet egy személyre szabott aláírást, amely tartalmazhat szöveget, képeket, Elektronikus névjegykártya-objektumot, emblémát vagy akár kézzel írt aláírásról készült képet is.

Aláírás létrehozása

  1. Válassza egy új üzenetben az Aláírás > Aláírások lehetőséget.

    Aláírás

  2. Az E-mail aláírása lapon válassza az Új gombot.

  3. Írjon be egy nevet majd válassza az OK gombot.

  4. Az Alapértelmezett aláírás kiválasztása csoportban végezze el a következő lépéseket:

    • Az E-mail fiók listában válassza ki azt az e-mail-fiókot, amellyel az aláírást társítani szeretné.

    • Az Új üzenetek listában válassza ki azt az aláírást, amelyet automatikusan el szeretne helyezni az összes új e-mailben. Ha nem szeretné automatikusan aláírni az e-maileket, nem kell módosítania ezt a beállítást, mivel a (nincs) az alapértelmezett értéke.

    • A Válasz/továbbítás listában válassza ki azt az aláírást, amelyet automatikusan el szeretne helyezni (automatikus aláírás) az összes válaszul küldött vagy továbbított e-mailben. Ha nem szeretne ilyet beállítani, fogadja el az alapértelmezett (nincs) beállítást.

  5. Írja be az Aláírás szerkesztése mezőbe az aláírást, majd válassza az OK gombot.

Aláírás hozzáadása

  • Egy új üzenetben válassza az Aláírás menügombot, majd válassza a kívánt aláírást.

    Aláírás

További információt az E-mail aláírás létrehozása és hozzáadása című témakörben talál.

E-mail továbbítása vagy megválaszolása

  1. A menüszalagon vagy az olvasóablakban válassza a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás lehetőséget.

    Válasz

  2. A Címzett, a Másolatot kap vagy a Titkos másolat mezőben az alábbiakra van lehetősége:

    • Címzett hozzáadásához kattintson a megfelelő mezőbe, és írja be a címzett nevét.

    • Címzett eltávolításához kattintson a megfelelő mezőbe, jelölje ki a címzett nevét, és nyomja le a Delete billentyűt.

További információt az E-mail megválaszolása vagy továbbítása című témakörben talál.

Melléklet hozzáadása e-mailhez

Egy fájlt úgy is megoszthat, hogy egy üzenethez csatolja. Nemcsak fájlok, hanem más Outlook-elemek, például üzenetek, névjegyek és feladatok is csatolhatók.

  1. Hozzon létre egy új üzenetet, vagy egy meglévő üzenetben válassza a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás gombot.

  2. Válassza az üzenetablak Üzenet > Fájl csatolása parancsát.

    Fájl csatolása

További információt a Fájl, üzenet, névjegy vagy feladat csatolása e-mail-üzenethez című témakörben találhat.

E-mail mellékletének megnyitása vagy mentése

A mellékleteket az olvasóablakból vagy a megnyitott üzenetekből nyithatja meg. Miután megnyitotta és megtekintette a mellékletet, eldöntheti, hogy menti-e. Ha egy üzenet több mellékletet tartalmaz, akkor a mellékleteket csoportosan és egyenként is mentheti.

Melléklet megnyitása

Az Outlook verziójától függően több lehetőség is rendelkezésére állhat a mellékletek megnyitásához.

  • Kattintson duplán a mellékletre.

További információért olvassa el a Mellékletek megnyitása című témakört.

Melléklet mentése

  1. Jelölje ki a mellékletet az olvasóablakban vagy a megnyitott üzenetben.

  2. A Mellékletek lap Műveletek csoportjában válassza a Mentés másként gombot. Megteheti azt is, hogy a jobb gombbal a mellékletre kattint, majd a Mentés másként parancsot választja.

    Mentés mellékletként

További tájékoztatást a Mellékletek mentése című témakörben talál.

A találkozók és az értekezletek a személyes és az üzleti élet elkerülhetetlen részei, a naptár pedig tökéletes eszközt nyújt mindkettő kezeléséhez. Az Outlookkal akár emlékeztetőket is állíthat be az ütemezett eseményekhez.

Naptárban előjegyzett találkozó létrehozása

Az Outlookban a találkozó és az értekezlet nem ugyanaz. A találkozók a naptár segítségével tervezhető olyan tevékenységek, amelyekhez nincs szükség a résztvevők meghívására és erőforrások, például tárgyalóterem vagy berendezések biztosítására.

Kattintás a Naptár ikonra

  • Egy Naptár mappában válassza az Új találkozó menügombot. Azt is megteheti, hogy a naptárban a jobb gombbal egy időpontra kattint, és az Új találkozó parancsot választja.

    Naptár – Új találkozó

    Billentyűparancs:    Találkozó létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+A billentyűkombinációt.

További információt a Találkozó ütemezése című témakörben talál.

Értekezlet ütemezése

Az Outlookban az értekezlet egy olyan esemény, amelyhez tartoznak résztvevők, illetve opcionálisan más erőforrások is, mint például egy konferenciaterem. Az értekezlet-összehívásaira adott válaszokat a Beérkezett üzenetek mappában fogja megkapni.

  • Egy Naptár mappában válassza az Új értekezlet lehetőséget.

    Naptár – Új értekezlet

Billentyűparancs:    Új értekezlet-összehívás létrehozásához az Outlook bármely mappájában nyomja le a Ctrl+Shift+Q billentyűkombinációt.

További tudnivalókért tekintse át az Értekezlet ütemezése más résztvevőkkel című témakört.

Emlékeztetők beállítása

Az emlékeztetők előugró ablakokkal jelzik, ha egy fontos határidő közeleg. Az Outlookban szinte bármilyen elemhez (többek között e-mailekhez, találkozókhoz és névjegyekhez is) beállíthat emlékeztetőket, illetve törölheti őket.

Találkozókra és értekezletekre vonatkozó emlékeztetők

  • Nyisson meg egy Találkozó vagy Értekezlet elemet, majd az Emlékeztető legördülő listában adja meg, hogy a találkozó vagy értekezlet előtt mennyi idővel jelenjen meg az emlékeztető. Az emlékeztető kikapcsolásához válassza a Nincs lehetőséget.

Emlékeztetők e-mailekhez, névjegyekhez és feladatokhoz

  • Válassza az Elintézendő > Emlékeztető hozzáadása lehetőséget.

Tipp : Az emlékeztetők segítségével gyorsan megjelölheti elintézendőként az üzeneteket. Ennek hatására az üzenet a feladatlistában és a Feladatok mappában is megjelenik, de nem adódik hozzá automatikusan emlékeztető. Az emlékeztető hozzáadásához az üzenetlistában a jobb gombbal a zászlóra kell kattintania. Ha esetleg meg van nyitva az üzenet, akkor az Elintézendő > Emlékeztető hozzáadása lehetőséget is választhatja.

Elintézendő

Személyek

A Személyek közös gyűjtőhelye azoknak a személyeknek és vállalatoknak, akikkel és amelyekkel üzleti vagy személyes kapcsolatban áll. Hogy kit ad hozzá a névjegyalbumához, az csak Önre tartozik; a hozzáadható személyek körét egyedül az Ön vagy a vállalata által beállított korlátok befolyásolhatják. A vállalata például állíthat be speciális szabályokat a bizonyos külső e-mail-címekkel való kommunikációra vonatkozóan.

Névjegy létrehozása

A névjegyek lehetnek annyira egyszerűek, hogy csak a nevet és az e-mail-címet tartalmazzák, de magukban foglalhatnak további információkat is, mint például a lakcím, a telefonszámok, a fénykép és a születésnap. A névjegyeit az Outlook ablakának bal alsó részén található parancsikonsávon a Személyek lehetőséget választva tekintheti meg.

Személyek

  • Válassza a Személyek lapon az Új név lehetőséget.

    Új név

    Billentyűparancs:    Az Outlook bármely mappájából hozhat létre új névjegyet a Ctrl+Shift+C billentyűkombinációval.

További tudnivalókért tekintse át a Névjegy létrehozása és hozzáadása című témakört.

Az Outlook-névjegyalbumban lévő névjegyek listájának megtekintése

Jó ötlet másolatot készíteni a névjegyalbumában lévő névjegyekről. A Windows Outlook 2013 vagy Outlook 2016 alkalmazásban letöltheti a névjegyeit vesszővel elválasztott értékeket tartalmazó (.csv) fájlként, és megnyithatja azt az Excelben.

  1. Válassza az Outlookban a Fájl > Megnyitás és exportálás > Importálás/exportálás lehetőséget.

    Válassza a Megnyitás és exportálás, majd az Importálás/exportálás lehetőséget.

  2. Válassza az Importálás és exportálás varázsló Exportálás fájlba elemét, majd a Tovább gombot.

  3. Válassza a Vesszővel elválasztott értékek lehetőséget, majd az Exportálás fájlba lapon válassza a Névjegytár mappát exportálandó mappaként.

    Görgessen felfelé, és jelölje ki az exportálandó névjegymappát.

    Fontos : Mielőtt tovább lépje, győződjön meg róla, hogy a megfelelő e-mail-fiókhoz tartozó Névjegytár mappát választotta. Ez különösen fontos, ha egy másik személy számítógépén végzi ezeket a lépéseket.

  4. Válassza a Tovább > Tallózás lehetőséget, és adja meg a vesszővel elválasztott értékeket tartalmazó (.csv) fájl mentési helyét.

  5. Írjon be egy fájlnevet, és válassza az OK > Tovább lehetőséget.

    Címjegyzék mentése .csv fájlként

  6. Válassza a Befejezés lehetőséget az exportálási folyamat megkezdéséhez.

    Megjegyzés :  Az Outlook nem jelenít meg semmilyen üzenetet a folyamat befejeződésekor.

A névjegyeket tartalmazó .csv fájl megnyitása

Az exportált névjegyeket tartalmazó .csv fájlt legegyszerűbben az Excelben tudja megnyitni.

  1. Navigáljon a mentett .csv fájl helyére, és nyissa meg a fájlt.

  2. Győződjön meg róla, hogy a fájlban az Ön névjegyei láthatók.

    .csv mintafájl az Outlookból az Excelben megnyitva

    Megjegyzés : Előfordulhatnak üres cellák a fájlban. Ez teljesen normális.

  3. Zárja be a fájlt módosítás nélkül, hogy elkerülje az importáláskor esetlegesen fellépő problémákat. A fájlt importálhatja egy másik eszközön az Outlook ugyanazon verziójába, vagy akár egy másik e-mail-szolgáltatásba is.

Feladat létrehozása

A legtöbb személy listát vezet teendőiről – akár papíron, akár táblázatban, akár a papíralapú és az elektronikus módszerek kombinálásával. Az Outlookkal a különféle listákat egyetlen listában egyesítheti, emlékeztetőket állíthat be, és nyomon követheti a feladatok végrehajtását.

  1. Nyissa meg az Outlookot, és válassza a Kezdőlap lap Új csoportjában az Új elemek gombot.

  2. Válassza a Feladat lehetőséget, töltse ki a feladatűrlapot a kívánt információkkal, majd válassza a Mentés és bezárás gombot.

Billentyűparancs:    Új feladat létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+K billentyűkombinációt.

További információt a Teendők és feladatok létrehozása című témakör tartalmaz.

Feladat kiosztása

  1. Válassza a gyorselérési eszköztár Feladatok ikon az Outlook gyorselérési eszköztárán ikonját vagy a navigációs sáv Feladatok elemét.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Válassza a menüszalag Új feladat ikon ikonját vagy nyomja meg a Ctrl+Shift+K billentyűkombinációt egy új feladat létrehozásához.

      vagy

    • Nyisson meg egy meglévő feladatot.

  3. Válassza a Feladat kiosztása gombot.

    A Feladat kiosztása gomb a menüszalagon

  4. A feladatűrlapon végezze el az alábbiakat:

    • Írjon be egy nevet vagy egy e-mail-címet a Címzett mezőbe.

    • Töltse ki a Tárgy mezőt, a Kezdés dátuma mezőt és a Határidő mezőt, és szükség esetén állítsa át az Állapot és a Prioritás beállítás értékét.

      A Kezdés dátuma és a Határidő egy kiosztott feladatnál

    • Ha szükséges, törölje az alapértelmezett jelet a következő két jelölőnégyzetből: A feladat frissített másolatának megjelenítése a feladatlistán és Állapotjelentés küldése a feladat befejezésekor.

    • Igény esetén írjon be egy üzenetet a jelölőnégyzetek alatti szövegmezőbe.

  5. Ha szeretné, hogy a feladat ismétlődjön, válassza a menüszalagon az Ismétlődés gombot, adja meg a kívánt beállításokat az Ismétlődő feladat párbeszédpanelen, majd válassza az OK gombot.

    Megjegyzés :  Ha ismétlődő feladatot oszt ki, a feladat másolata megmarad a feladatlistáján, de nem lesz frissítve. Ha bejelölve hagyta az Állapotjelentés küldése a feladat befejezésekor jelölőnégyzetet, értesítést fog kapni a feladat összes ismétlődésének befejezésekor.

  6. Válassza a Küldés gombot.

Tipp :  Az Outlook az egy személynek kiosztott feladatokat tudja nyomon követni. Ha azt szeretné, hogy egy feladaton többen dolgozzanak, ossza a projektet több kisebb feladatra, és ezeket a feladatokat ossza ki egy-egy személynek. Ha például egy jelentést három emberrel szeretne elkészíttetni, a projektet három részre oszthatja, az egyes feladatokat pedig kioszthatja a megfelelő személynek.

Kiosztott feladat elfogadása vagy visszautasítása

Ha egy munkatársa feladatot hoz létre és oszt ki Önnek, azt a Beérkezett üzenetek mappájában fogja látni.

Feladatkiosztás Elfogadása és Visszautasítása parancs az olvasóablakban

  • Az olvasóablakban válassza az Elfogadás vagy a Visszautasítás parancsot.

    vagy

    Nyissa meg a feladatot, válassza az Elfogadás vagy a Visszautasítás gombot a menüszalagon, majd a választott lehetőségtől függetlenül válassza a Visszajelzés szerkesztése küldés előtt vagy a Küldés azonnal lehetőséget. Ezután válassza az OK gombot.

    Megjegyzés : Az elfogadott feladatok megjelennek az Outlook feladatlistájában.

A feladatokat megnyitva választhatja a Válasz, a Válasz mindenkinek és a Továbbítás lehetőséget, mellyel üzenetet küldhet a feladatot kiosztó személynek, illetve igény esetén másoknak is. Az üzenet szövegtörzsébe beírhatja a kívánt megjegyzéseit.

Feladat megtekintése

  1. Válassza az Outlookban a gyorselérési eszköztár Feladatok ikon az Outlook gyorselérési eszköztárán ikonját.

  2. A Feladatlista vagy a Feladatok listában kattintson duplán a kívánt elemre a teljes űrlap megtekintéséhez.

A feladatok megjelenítési módját bármikor módosíthatja.

  • Válasszon egy másik nézetet a Kezdőlap lap Jelenlegi nézet csoportjában.

    A feladatok aktuális nézetének beállításai .

Feladat nyomtatása

A feladatok nyomtatási formátuma – Táblázat stílus vagy Emlékeztető stílus – a feladatok megtekintési módjától függ. Ha egyetlen feladat nyomtatását választja, akkor csak az Emlékeztető stílust választhatja nyomtatási formátumként. Ha egy listát nyomtat, például a Feladatlistát, akkor a Táblázat stílust is felkínálja a program.

  1. Válassza a gyorselérési eszköztár Feladatok ikon az Outlook gyorselérési eszköztárán ikonját.

    Az Outlook gyorselérési eszköztára

  2. Válasszon egy feladatot az egyik feladatmappában (Feladatlista vagy Feladatok), vagy válassza magát a mappát.

  3. Válassza a Fájl > Nyomtatás lehetőséget, és ha választhat a kétféle formátum közül a Beállítások szakaszban, akkor válassza ki a megfelelőt.

E-mail, névjegy vagy naptárelem nyomtatása

Az Outlookban kinyomtathat elemeket, például e-maileket, névjegyeket vagy naptárelemeket, illetve átfogóbb nézeteket, például naptárakat, címjegyzékeket vagy levelezési mappák tartalmi listáit.

  1. Válassza azt az Outlook-elemet vagy -mappát, amelyet ki szeretne nyomtatni.

  2. Kattintson a Fájl > Nyomtatás parancsra.

Nyomtatás

További információért olvassa el az Elemek nyomtatása az Outlook programban című témakört.

Hasznos volt az információ?

Hogyan tehetjük jobbá?

Hogyan tehetjük jobbá?

Adatvédelmi okokból ne írjon elérhetőségi információt a visszajelzésébe. Olvassa el adatvédelmi szabályzatunkat.

Köszönjük a visszajelzését!