Alapműveletek az Outlookban

Az Outlook alkalmazással egyetlen helyen rendszerezheti e-mailjeit, naptárát, névjegyeit, feladatait és teendőit. Ez a rendszerezés az e-mail-fióknál kezdődik. Innen kiindulva e-maileket írhat, feladatokká és találkozókká alakíthatja őket, és mentheti a kommunikációban részt vevő személyek névjegyeit, hogy soha ne kelljen megjegyeznie az e-mail-címüket vagy a telefonszámukat. Ezeket az alapfeladatokat tekintjük át az alábbiakban.

Első lépések

Az első lépés a saját Outlook-fiókjának beállítása. Ha ezzel végzett, készen áll az e-mailek küldésére és fogadására, a naptár használatára, a névjegyek létrehozására és az Outlook-feladatok kezelésére.  

A beállítás automatikusan végbemegy, ha az Outlook korábbi verzióját már használta ugyanezen a számítógépen. Ha nem, akkor az Outlook első indításakor elindul az automatikus fiókbeállítás, és végigvezeti Önt a folyamat lépésein.

A varázsló kérni fogja a nevét, az e-mail-címét és a jelszavát. Általában ennyi elég is, de ha az automatikus beállítás meghiúsul, akkor az Outlook néhány további adat, például a levélkiszolgáló nevének megadására is kérheti. Ha nem rendelkezik ezekkel az információkkal, forduljon az e-mail szolgáltatójához.

A Fiók hozzáadása gomb a Backstage nézetben

Megjegyzés : Ha később egy másik e-mail-fiókot is szeretne beállítani, akkor – ha készen áll – válassza a Fájl > Fiók hozzáadása parancsot az automatikus fiókbeállítás indításához.

Gyorselérési eszköztár

A gyorselérési eszköztár az Outlook használati élményének fontos része. Segítségével könnyedén válthat az Outlook főbb funkciói – a Levelek, a Naptár, a Személyek és a Feladatok – között. Ez az eszköztár egy plusz eszköz az Outlook használatához és kezeléséhez elérhető szokásos lapok és menüszalagok mellett.

A gyorselérési eszköztár, mely általában az Outlook ablakának alján található, a beállításoktól függően jeleníthet meg gombneveket (bal oldali kép) vagy ikonokat (jobb oldali kép).

Az Outlook gyorselérési eszköztára a Posta, a Naptár, a Személyek, a Feladatok, és az Egyebek (három pont) ikonnal

Az Outlook gyorselérési eszköztára a Posta, a Naptár, a Személyek, a Feladatok és az Egyebek ikonnal

A gyorselérési eszköztáron megjelenő elemek módosítása

Megadhatja, hogy mely gombok (vagy ikonok) jelenjenek meg a gyorselérési eszköztáron, és hogy milyen sorrendben legyenek láthatók.

  1. Válassza az Egyebek További lehetőségek > Navigációs beállítások parancsot.

    Válassza az Egyebek (három pont) ikont a gyorselérési eszköztáron a navigációs beállítások eléréséhez

  2. A Navigációs beállítások párbeszédpanelen az alábbi lehetőségei vannak:

    Gyorselérési eszköztár – Navigációs beállítások párbeszédpanel

    • Ha szeretné módosítani az eszköztáron megjelenő gombok vagy ikonok számát, csökkentse vagy növelje az alapértelmezett 4 értéket a Megjelenített elemek maximális száma beállításnál.

    • Ha nevek helyett ikonokat szeretne látni, jelölje be a Kompakt navigáció jelölőnégyzetet.

    • Ha szeretné átrendezni a gombok vagy ikonok sorrendjét, jelöljön ki egy elemet a Megjelenítési sorrend listában, majd válassza a Feljebb vagy a Lejjebb gombot.

  3. Kattintson az OK gombra.

    Tipp : Ha meggondolta magát a módosításaival kapcsolatban, vagy ha szeretné elölről kezdeni, válassza az Alaphelyzet gombot.

Az e-mailek segítségével kommunikálhat a szervezeten belüli és kívüli személyekkel. Az e-mail-üzeneteihez elektronikus aláírást és mellékleteket is adhat.

Új e-mail létrehozása

  1. Egy tetszőleges levelezési mappában (például a Beérkezett üzenetek mappában) válassza az Új e-mail lehetőséget.

    Új e-mail

    Billentyűparancs:    E-mail létrehozásához nyomja meg a Ctrl+Shift+M billentyűkombinációt.

  2. Ha befejezte az üzenetírást, válassza a Küldés lehetőséget.

További információt az E-mail létrehozása című témakörben talál.

E-mail aláírás hozzáadása üzenetekhez

Az e-mailek végén megjeleníthet egy személyre szabott aláírást, amely tartalmazhat szöveget, képeket, Elektronikus névjegykártya-objektumot, emblémát vagy akár kézzel írt aláírásról készült képet is.

Aláírás létrehozása

  1. Válassza egy új üzenetben az Aláírás > Aláírások lehetőséget.

    Aláírás

  2. Az E-mail aláírása lapon válassza az Új gombot.

  3. Írjon be egy nevet majd válassza az OK gombot.

  4. Az Alapértelmezett aláírás kiválasztása csoportban végezze el a következő lépéseket:

    • Az E-mail fiók listában válassza ki azt az e-mail-fiókot, amellyel az aláírást társítani szeretné.

    • Az Új üzenetek listában válassza ki azt az aláírást, amelyet automatikusan el szeretne helyezni az összes új e-mailben. Ha nem szeretné automatikusan aláírni az e-maileket, nem kell módosítania ezt a beállítást, mivel a (nincs) az alapértelmezett értéke.

    • A Válasz/továbbítás listában válassza ki azt az aláírást, amelyet automatikusan el szeretne helyezni (automatikus aláírás) az összes válaszul küldött vagy továbbított e-mailben. Ha nem szeretne ilyet beállítani, fogadja el az alapértelmezett (nincs) beállítást.

  5. Írja be az Aláírás szerkesztése mezőbe az aláírást, majd válassza az OK gombot.

Aláírás hozzáadása

  • Egy új üzenetben válassza az Aláírás menügombot, majd válassza a kívánt aláírást.

    Aláírás

További információt az E-mail aláírás létrehozása és hozzáadása című témakörben talál.

E-mail továbbítása vagy megválaszolása

  1. A menüszalagon vagy az olvasóablakban válassza a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás lehetőséget.

    Válasz

  2. A Címzett, a Másolatot kap vagy a Titkos másolat mezőben az alábbiakra van lehetősége:

    • Címzett hozzáadásához kattintson a megfelelő mezőbe, és írja be a címzett nevét.

    • Címzett eltávolításához kattintson a megfelelő mezőbe, jelölje ki a címzett nevét, és nyomja le a Delete billentyűt.

További információt az E-mail megválaszolása vagy továbbítása című témakörben talál.

Melléklet hozzáadása e-mailhez

Egy fájlt úgy is megoszthat, hogy egy üzenethez csatolja. Nemcsak fájlok, hanem más Outlook-elemek, például üzenetek, névjegyek és feladatok is csatolhatók.

  1. Hozzon létre egy új üzenetet, vagy egy meglévő üzenetben válassza a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás gombot.

  2. Válassza az üzenetablak Üzenet > Fájl csatolása parancsát.

    Fájl csatolása

További információt a Fájl, üzenet, névjegy vagy feladat csatolása e-mail-üzenethez című témakörben találhat.

E-mail mellékletének megnyitása vagy mentése

A mellékleteket az olvasóablakból vagy a megnyitott üzenetekből nyithatja meg. Miután megnyitotta és megtekintette a mellékletet, eldöntheti, hogy menti-e. Ha egy üzenet több mellékletet tartalmaz, akkor a mellékleteket csoportosan és egyenként is mentheti.

Melléklet megnyitása

Az Outlook verziójától függően több lehetőség is rendelkezésére állhat a mellékletek megnyitásához.

  • Kattintson duplán a mellékletre.

További információért olvassa el a Mellékletek megnyitása című témakört.

Melléklet mentése

  1. Jelölje ki a mellékletet az olvasóablakban vagy a megnyitott üzenetben.

  2. A Mellékletek lap Műveletek csoportjában válassza a Mentés másként gombot. Megteheti azt is, hogy a jobb gombbal a mellékletre kattint, majd a Mentés másként parancsot választja.

    Mentés mellékletként

További tájékoztatást a Mellékletek mentése című témakörben talál.

A találkozók és az értekezletek a személyes és az üzleti élet elkerülhetetlen részei, a naptár pedig tökéletes eszközt nyújt mindkettő kezeléséhez. Az Outlookkal akár emlékeztetőket is állíthat be az ütemezett eseményekhez.

Naptárban előjegyzett találkozó létrehozása

Az Outlookban a találkozó és az értekezlet nem ugyanaz. A találkozók a naptár segítségével tervezhető olyan tevékenységek, amelyekhez nincs szükség a résztvevők meghívására és erőforrások, például tárgyalóterem vagy berendezések biztosítására.

Kattintás a Naptár ikonra

  • Egy Naptár mappában válassza az Új találkozó menügombot. Azt is megteheti, hogy a naptárban a jobb gombbal egy időpontra kattint, és az Új találkozó parancsot választja.

    Naptár – Új találkozó

    Billentyűparancs:    Találkozó létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+A billentyűkombinációt.

További információt a Találkozó ütemezése című témakörben talál.

Értekezlet ütemezése

Az Outlookban az értekezlet egy olyan esemény, amelyhez tartoznak résztvevők, illetve opcionálisan más erőforrások is, mint például egy konferenciaterem. Az értekezlet-összehívásaira adott válaszokat a Beérkezett üzenetek mappában fogja megkapni.

  • Egy Naptár mappában válassza az Új értekezlet lehetőséget.

    Naptár – Új értekezlet

Billentyűparancs:    Új értekezlet-összehívás létrehozásához az Outlook bármely mappájában nyomja le a Ctrl+Shift+Q billentyűkombinációt.

További tudnivalókért tekintse át az Értekezlet ütemezése más résztvevőkkel című témakört.

Emlékeztetők beállítása

Az emlékeztetők előugró ablakokkal jelzik, ha egy fontos határidő közeleg. Az Outlookban szinte bármilyen elemhez (többek között e-mailekhez, találkozókhoz és névjegyekhez is) beállíthat emlékeztetőket, illetve törölheti őket.

Találkozókra és értekezletekre vonatkozó emlékeztetők

  • Nyisson meg egy Találkozó vagy Értekezlet elemet, majd az Emlékeztető legördülő listában adja meg, hogy a találkozó vagy értekezlet előtt mennyi idővel jelenjen meg az emlékeztető. Az emlékeztető kikapcsolásához válassza a Nincs lehetőséget.

Emlékeztetők e-mailekhez, névjegyekhez és feladatokhoz

  • Válassza az Elintézendő > Emlékeztető hozzáadása lehetőséget.

Tipp : Az emlékeztetők segítségével gyorsan megjelölheti elintézendőként az üzeneteket. Ennek hatására az üzenet a feladatlistában és a Feladatok mappában is megjelenik, de nem adódik hozzá automatikusan emlékeztető. Az emlékeztető hozzáadásához az üzenetlistában a jobb gombbal a zászlóra kell kattintania. Ha esetleg meg van nyitva az üzenet, akkor az Elintézendő > Emlékeztető hozzáadása lehetőséget is választhatja.

Elintézendő

Személyek

A Személyek közös gyűjtőhelye azoknak a személyeknek és vállalatoknak, akikkel és amelyekkel üzleti vagy személyes kapcsolatban áll. Hogy kit ad hozzá a névjegyalbumához, az csak Önre tartozik; a hozzáadható személyek körét egyedül az Ön vagy a vállalata által beállított korlátok befolyásolhatják. A vállalata például állíthat be speciális szabályokat a bizonyos külső e-mail-címekkel való kommunikációra vonatkozóan.

Névjegy létrehozása

A névjegyek lehetnek annyira egyszerűek, hogy csak a nevet és az e-mail-címet tartalmazzák, de magukban foglalhatnak további információkat is, mint például a lakcím, a telefonszámok, a fénykép és a születésnap. A névjegyeit az Outlook ablakának bal alsó részén található parancsikonsávon a Személyek lehetőséget választva tekintheti meg.

Személyek

  • Válassza a Személyek lapon az Új név lehetőséget.

    Új név

    Billentyűparancs:    Az Outlook bármely mappájából hozhat létre új névjegyet a Ctrl+Shift+C billentyűkombinációval.

További tudnivalókért tekintse át a Névjegy létrehozása és hozzáadása című témakört.

Az Outlook-névjegyalbumban lévő névjegyek listájának megtekintése

Jó ötlet másolatot készíteni a névjegyalbumában lévő névjegyekről. A Windows Outlook 2013 vagy Outlook 2016 alkalmazásban letöltheti a névjegyeit vesszővel elválasztott értékeket tartalmazó (.csv) fájlként, és megnyithatja azt az Excelben.

  1. Válassza az Outlookban a Fájl > Megnyitás és exportálás > Importálás/exportálás lehetőséget.

    Válassza a Megnyitás és exportálás, majd az Importálás/exportálás lehetőséget.

  2. Válassza az Importálás és exportálás varázsló Exportálás fájlba elemét, majd a Tovább gombot.

  3. Válassza a Vesszővel elválasztott értékek lehetőséget, majd az Exportálás fájlba lapon válassza a Névjegytár mappát exportálandó mappaként.

    Görgessen felfelé, és jelölje ki az exportálandó névjegymappát.

    Fontos : Mielőtt tovább lépje, győződjön meg róla, hogy a megfelelő e-mail-fiókhoz tartozó Névjegytár mappát választotta. Ez különösen fontos, ha egy másik személy számítógépén végzi ezeket a lépéseket.

  4. Válassza a Tovább > Tallózás lehetőséget, és adja meg a vesszővel elválasztott értékeket tartalmazó (.csv) fájl mentési helyét.

  5. Írjon be egy fájlnevet, és válassza az OK > Tovább lehetőséget.

    Címjegyzék mentése .csv fájlként

  6. Válassza a Befejezés lehetőséget az exportálási folyamat megkezdéséhez.

    Megjegyzés :  Az Outlook nem jelenít meg semmilyen üzenetet a folyamat befejeződésekor.

A névjegyeket tartalmazó .csv fájl megnyitása

Az exportált névjegyeket tartalmazó .csv fájlt legegyszerűbben az Excelben tudja megnyitni.

  1. Navigáljon a mentett .csv fájl helyére, és nyissa meg a fájlt.

  2. Győződjön meg róla, hogy a fájlban az Ön névjegyei láthatók.

    .csv mintafájl az Outlookból az Excelben megnyitva

    Megjegyzés : Előfordulhatnak üres cellák a fájlban. Ez teljesen normális.

  3. Zárja be a fájlt módosítás nélkül, hogy elkerülje az importáláskor esetlegesen fellépő problémákat. A fájlt importálhatja egy másik eszközön az Outlook ugyanazon verziójába, vagy akár egy másik e-mail-szolgáltatásba is.

Feladat létrehozása

A legtöbb személy listát vezet teendőiről – akár papíron, akár táblázatban, akár a papíralapú és az elektronikus módszerek kombinálásával. Az Outlookkal a különféle listákat egyetlen listában egyesítheti, emlékeztetőket állíthat be, és nyomon követheti a feladatok végrehajtását.

  1. Nyissa meg az Outlookot, és válassza a Kezdőlap lap Új csoportjában az Új elemek gombot.

  2. Válassza a Feladat lehetőséget, töltse ki a feladatűrlapot a kívánt információkkal, majd válassza a Mentés és bezárás gombot.

Billentyűparancs:    Új feladat létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+K billentyűkombinációt.

További információt a Teendők és feladatok létrehozása című témakör tartalmaz.

Feladat kiosztása

  1. Válassza a gyorselérési eszköztár Feladatok ikon az Outlook gyorselérési eszköztárán ikonját vagy a navigációs sáv Feladatok elemét.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Válassza a menüszalag Új feladat ikon ikonját vagy nyomja meg a Ctrl+Shift+K billentyűkombinációt egy új feladat létrehozásához.

      vagy

    • Nyisson meg egy meglévő feladatot.

  3. Válassza a Feladat kiosztása gombot.

    A Feladat kiosztása gomb a menüszalagon

  4. A feladatűrlapon végezze el az alábbiakat:

    • Írjon be egy nevet vagy egy e-mail-címet a Címzett mezőbe.

    • Töltse ki a Tárgy mezőt, a Kezdés dátuma mezőt és a Határidő mezőt, és szükség esetén állítsa át az Állapot és a Prioritás beállítás értékét.

      A Kezdés dátuma és a Határidő egy kiosztott feladatnál

    • Ha szükséges, törölje az alapértelmezett jelet a következő két jelölőnégyzetből: A feladat frissített másolatának megjelenítése a feladatlistán és Állapotjelentés küldése a feladat befejezésekor.

    • Igény esetén írjon be egy üzenetet a jelölőnégyzetek alatti szövegmezőbe.

  5. Ha szeretné, hogy a feladat ismétlődjön, válassza a menüszalagon az Ismétlődés gombot, adja meg a kívánt beállításokat az Ismétlődő feladat párbeszédpanelen, majd válassza az OK gombot.

    Megjegyzés :  Ha ismétlődő feladatot oszt ki, a feladat másolata megmarad a feladatlistáján, de nem lesz frissítve. Ha bejelölve hagyta az Állapotjelentés küldése a feladat befejezésekor jelölőnégyzetet, értesítést fog kapni a feladat összes ismétlődésének befejezésekor.

  6. Válassza a Küldés gombot.

Tipp :  Az Outlook az egy személynek kiosztott feladatokat tudja nyomon követni. Ha azt szeretné, hogy egy feladaton többen dolgozzanak, ossza a projektet több kisebb feladatra, és ezeket a feladatokat ossza ki egy-egy személynek. Ha például egy jelentést három emberrel szeretne elkészíttetni, a projektet három részre oszthatja, az egyes feladatokat pedig kioszthatja a megfelelő személynek.

Kiosztott feladat elfogadása vagy visszautasítása

Ha egy munkatársa feladatot hoz létre és oszt ki Önnek, azt a Beérkezett üzenetek mappájában fogja látni.

Feladatkiosztás Elfogadása és Visszautasítása parancs az olvasóablakban

  • Az olvasóablakban válassza az Elfogadás vagy a Visszautasítás parancsot.

    vagy

    Nyissa meg a feladatot, válassza az Elfogadás vagy a Visszautasítás gombot a menüszalagon, majd a választott lehetőségtől függetlenül válassza a Visszajelzés szerkesztése küldés előtt vagy a Küldés azonnal lehetőséget. Ezután válassza az OK gombot.

    Megjegyzés : Az elfogadott feladatok megjelennek az Outlook feladatlistájában.

A feladatokat megnyitva választhatja a Válasz, a Válasz mindenkinek és a Továbbítás lehetőséget, mellyel üzenetet küldhet a feladatot kiosztó személynek, illetve igény esetén másoknak is. Az üzenet szövegtörzsébe beírhatja a kívánt megjegyzéseit.

Feladat megtekintése

  1. Válassza az Outlookban a gyorselérési eszköztár Feladatok ikon az Outlook gyorselérési eszköztárán ikonját.

  2. A Feladatlista vagy a Feladatok listában kattintson duplán a kívánt elemre a teljes űrlap megtekintéséhez.

A feladatok megjelenítési módját bármikor módosíthatja.

  • Válasszon egy másik nézetet a Kezdőlap lap Jelenlegi nézet csoportjában.

    A feladatok aktuális nézetének beállításai .

Feladat nyomtatása

A feladatok nyomtatási formátuma – Táblázat stílus vagy Emlékeztető stílus – a feladatok megtekintési módjától függ. Ha egyetlen feladat nyomtatását választja, akkor csak az Emlékeztető stílust választhatja nyomtatási formátumként. Ha egy listát nyomtat, például a Feladatlistát, akkor a Táblázat stílust is felkínálja a program.

  1. Válassza a gyorselérési eszköztár Feladatok ikon az Outlook gyorselérési eszköztárán ikonját.

    Az Outlook gyorselérési eszköztára

  2. Válasszon egy feladatot az egyik feladatmappában (Feladatlista vagy Feladatok), vagy válassza magát a mappát.

  3. Válassza a Fájl > Nyomtatás lehetőséget, és ha választhat a kétféle formátum közül a Beállítások szakaszban, akkor válassza ki a megfelelőt.

E-mail, névjegy vagy naptárelem nyomtatása

Az Outlookban kinyomtathat elemeket, például e-maileket, névjegyeket vagy naptárelemeket, illetve átfogóbb nézeteket, például naptárakat, címjegyzékeket vagy levelezési mappák tartalmi listáit.

  1. Válassza azt az Outlook-elemet vagy -mappát, amelyet ki szeretne nyomtatni.

  2. Kattintson a Fájl > Nyomtatás parancsra.

Nyomtatás

További információért olvassa el az Elemek nyomtatása az Outlook programban című témakört.

Hasznos volt az információ?

Nagyszerű! Van más visszajelzése?

Hogyan tehetjük jobbá?

Köszönjük a visszajelzését!

×