Alapfeladatok az Access 2010 alkalmazásban

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Íme néhány alapvető adatbázissal kapcsolatos feladat, amely segít a Microsoft Access 2010használata végezheti el.

 

Tartalom

Mit érdemes tudni az Access alkalmazásról?

Relációs adatbázisok az Access alkalmazásban

Az Access alkalmazás megnyitásakor

Sablon kiválasztása és alkalmazása

Teljesen új adatbázis létrehozása

Meglévő Access-adatbázis megnyitása

Új adatbázis – kezdeti lépések

Táblázat hozzáadása

Adatok beillesztése más forrásból Access-táblába

Másik forrásban található adatok importálása vagy csatolása

Következő lépések

Adatok importálása számolótáblából vagy másik programból

Excel-munkalap importálása az Access programba

Excel-munkalap importálása új adatbázis táblájába

A Táblaanalizáló varázsló használata az adatok szervezésére

Más programok adatainak kezelése

Korábbi verziójú adatbázis használata az Access több verziójában

Access-adatbázisfájl használata az Access több verziójában

1. lépés: Készítsen másolatot az adatbázisról, és mentse más formátumban

2. lépés: Ossza fel az adatbázis másolatát, az eredeti fájlt háttéradatbázisként használva

3. lépés: Kapcsolja hozzá az új előtér-adatbázist az eredeti adatbázishoz

Előtér- és háttéradatbázisra alapuló alkalmazás használata az Access több különböző verziójában

Mit érdemes tudni az Access alkalmazásról?

Az access 2010 program egy adatbázis-kezelő alkalmazás tervezése és üzembe eszköz , amelyek segítségével nyomon követheti a fontos információkat. A számítógépen is szeretné tartani az adatokat, és közzététele a weben – így mások is használhassák az adatbázis – a böngészőben.

Sokan akkor kezdik el használni az Access programot, amikor úgy találják, hogy az adataik nyilvántartására addig használt program egyre kevésbé tudja ellátni ezt a feladatot. Tegyük fel például, hogy rendezvényszervezői minőségben szeretne nyomon követni minden részletet, amire a sikeres rendezvények megszervezéséhez szüksége lehet. Ha szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő programmal próbálja ezt megoldani, az adatokban előbb-utóbb következetlenségeket és duplikációt fog tapasztalni. Próbálkozhat naptárprogrammal is, ez azonban nem a legcélszerűbb választás pénzügyi adatok nyilvántartására.

Relációs adatbázisok az Access alkalmazásban

Előfordulhat,hogy az ehhez hasonló információk nyilvántartásához relációs adatbázisra van szükség – ez az adatok olyan tárháza, amelyet kisebb adatcsoportokra (táblákra) osztottak az ismétlődés elkerülése érdekében, majd a táblákat a közös adatelemek (mezők) alapján összekapcsolták. Egy rendezvényszervezési relációs adatbázis része lehet például egy ügyféladatokat tartalmazó tábla, egy beszállítók adatait tartalmazó tábla és a rendezvények adatait tartalmazó tábla. A rendezvényeket tartalmazó táblában lehet egy olyan mező, amely az ügyféltáblához kapcsolja azt, és olyan mező, amely a beszállítók táblájához kapcsolja. Így ha egy beszállító telefonszáma megváltozik, az információt csak egyszer kell módosítani a beszállítók táblájában, nem pedig a beszállítóval kapcsolatos összes rendezvénynél.

Az Access relációs adatbázis-alkalmazások gyors és kényelmes fejlesztésére szolgáló eszköz, amely alkalmazások az adatkezelésben segítik Önt. Adatbázist létrehozhat azért, hogy szinte bármilyen típusú információt nyomon követhessen: például jelentéseket, munkahelyi névjegyeket vagy üzleti folyamatokat követhet így. Az Access előre gyártott sablonokat kínál, amelyekkel még a kezdők is könnyedén nyomon követhetik számos információ alakulását.

Az Access alkalmazás megnyitásakor

Access 2010indításakor megjelenik a Microsoft Office Backstage nézet, ahol lehet adatainak megtekintése az aktuális adatbázis, hozzon létre új adatbázist, meglévő adatbázis megnyitása és nézet kiemelt Office.comtartalmát.

Az Access 2010 Backstage nézete

A Backstage nézetben sok más parancsot is megtalál, amelyekkel módosíthatja, karbantarthatja vagy megoszthatja adatbázisait. A Backstage nézet parancsai általában a teljes adatbázisra érvényesek, nem pedig az adatbázis objektumaira.

Megjegyzés : A Backstage nézetet bármikor elérheti, ha a Fájl fülre kattint.

Vissza a lap tetejére

Sablon kiválasztása és alkalmazása

Az Access sablonok széles választékával segíti az adatbázis-létrehozási folyamat gyorsabbá tételét. Minden sablon egy-egy használatra kész adatbázis, amely az adott feladat elvégzéséhez szükséges összes táblát, lekérdezést, űrlapot és jelentést tartalmazza. Talál sablont például ügyek követésére, névjegyek kezelésére vagy kiadások nyilvántartására. A sablonok egy része néhány mintarekordot is tartalmaz, amelyek szemléltetik a sablon használatát. A sablonadatbázisok eredeti állapotukban is felhasználhatók, de eltérő igények esetén módosíthatók is.

A következő lépésekkel választhat ki és alkalmazhat adatbázisán egy sablont:

  1. A Fájl lapon kattintson az Új parancsra.

  2. A Használható sablonok csoportban hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha egy az utóbbi időben használt sablonnal szeretne újból dolgozni, kattintson a Legutóbbi sablonok elemre, majd kattintson az alkalmazni kívánt sablonra.

    • Ha egy korábban telepített sablont szeretne alkalmazni, kattintson a Saját sablonok elemre, és válassza ki a kívánt sablont.

    • Sablon keresése Office.comAz Office.com-sablonokcsoportjában a kattintson az egyik sablonkategóriára, jelölje ki a kívánt sablont, és kattintson a Letöltés töltse le a sablont Office .com a számítógépére.

      Az Access arra is lehetőséget ad, hogy keresést végezzen az Office.com sablonjai között. Ehhez írja be keresőszavait a Sablonok keresése a)z Office.com webhelyen mezőbe, és a nyílgombra kattintva indítsa el a keresést.

  3. Tetszés szerint kattintson a Fájlnév mező mellett látható mappaikonra, majd tallózással keresse meg a létrehozandó adatbázis helyét. Ha nem adja meg a megfelelő helyet, az Access a Fájlnév mezőben látható alapértelmezett helyen hozza létre az adatbázist.

  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

Az Access adatbázist hoz létre, és megnyitja azt.

Vissza a lap tetejére

Teljesen új adatbázis létrehozása

Az adatbázisok Access-alkalmazásban való létrehozásának koncepciójáról részletesebb bevezetőt Az adatbázisok tervezésének alapjai című cikkben talál.

Ha a sablonok egyike sem felel meg az igényeinek, esetleg másik alkalmazásban már megvannak azok az adatok, amelyeket az Access programban szeretne használni, akkor valószínűleg érdemes teljesen új adatbázist létrehoznia. Az Access 2010 alkalmazásban választhat, hogy szokásos asztali adatbázist vagy webes adatbázist készít.

A webes adatbázisokkal kapcsolatban további információt a Weben megosztandó adatbázis létrehozása című cikkben talál.

Új adatbázis létrehozásához tegye a következőket:

  1. Indítsa el az Access programot.

  2. A Backstage nézet Új lapján válassza az Üres adatbázis vagy az Üres webhelyadatbázis elemet.

    Fontos : Az itt kiválasztott adatbázistípus meghatározza, hogy az adatbázisban milyen funkciók érhetők el. Az asztali adatbázisokat nem lehet közzétenni a hálózaton, a webes adatbázisok pedig nem támogatnak bizonyos asztali szolgáltatásokat, például az összegző lekérdezéseket.

  3. Jobb oldalt, a Fájlnév mezőben adja meg az adatbázis nevét.

    Ha meg szeretné változtatni a létrehozandó fájl helyét, akkor kattintson a Fájlnév mező mellett lévő Tallózás Gombkép gombra, keresse meg az új helyet, majd kattintson az OK gombra.

  4. Kattintson a Létrehozás gombra.

    Az Access létrehozza az adatbázist, majd Adatlap nézet megnyit egy üres táblát (Tábla1 néven).

  5. Az Access az új tábla Hozzáadás feliratú oszlopának első üres cellájába helyezi a kurzort.

    Kezdje meg az adatok bevitelét – illetve úgy is dönthet, hogy az adatokat a jelen cikk Adatok beillesztése más forrásból Access-táblába című későbbi részében tárgyalt módon, másik forrásból illeszti be.

    Megjegyzések : 

    • Az adatok Adatlap nézetben végzett bevitele ugyanolyan egyszerű, mintha Excel-munkalappal dolgozna. A legfőbb megszorítás az, hogy az adatokat sor- és oszlopfolytonosan kell bevinni, az adatlap bal felső sarkából kiindulva. Ne próbálja az Excel-munkalapoknál megszokott módon üres sorok vagy oszlopok bevitelével formázni az adatokat, ezzel ugyanis csak pazarolja a rendelkezésre álló helyet. A tábla kizárólag adatokat tartalmaz, az adatok megjelenítése teljes egészében a később megtervezett űrlapokra és jelentésekre hárul.

    • A táblázatok szerkezetének adatok beírása közben jön létre. Új oszlop hozzáadása az adatlapon, bármikor a táblázat egy új mezőt van megadva. Az Access a adattípus a mező alapján a beírt adatok típusát állítja be. Például ha egy oszlop, amelyben csak a dátumértékeket adta meg, az Access program állítja be, hogy a mező adattípusa Dátum/idő. Ha később megpróbálja beírását nem dátum (például név vagy telefonszám) mezőben, az Access üzenetben tájékoztatja, hogy az érték nem felel meg az oszlop adattípusát jeleníti meg. Ha lehetséges, meg kell terveznie a táblázatot, hogy az egyes oszlopok tartalmazza az azonos típusú adatokat, legyen az szöveg, dátum, számok vagy valamilyen más típust. Így jelentősen megkönnyíti össze a lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket készíthet, jelölje be a csak a kívánt adatokat.

Ha nem szeretne adatokat bevinni, akkor kattintson a Bezárás Gombkép gombra.

Megjegyzés : Az Access törli a Tábla1 táblát, ha mentés nélkül zárja be azt.

Vissza a lap tetejére

Meglévő Access-adatbázis megnyitása

Tipp : Ha gyorsan meg szeretné nyitni a legutóbb megnyitott adatbázisok valamelyikét, a Fájl lapon válassza a Legutóbbi kategóriát, majd kattintson a fájl nevére.

  1. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás gombra.

  2. Kattintson a Megnyitás párbeszédpanel megfelelő ikonjára – vagy a Hely listán kattintson a kívánt adatbázist tartalmazó meghajtóra vagy mappára.

  3. A mappák listáján mindaddig kattintson duplán a mappákra, amíg meg nem nyílik az adatbázist tartalmazó mappa.

  4. Amikor megtalálta az adatbázist, tegye a következők valamelyikét:

    • Ha alapértelmezett megnyitási módban szeretné megnyitni az adatbázist, akkor kattintson rá duplán.

    • Ha többfelhasználós környezetben megosztott használatra szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor több felhasználó egyszerre is tudja írni-olvasni az adatbázist –, akkor kattintson a Megnyitás gombra.

    • Ha csak olvasásra szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor csak betekinteni tud, de szerkeszteni nincs lehetősége –, akkor kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd a Csak olvasásra parancsra.

    • Ha kizárólagos hozzáféréssel szeretné megnyitni az adatbázist – ekkor senki más nem tudja megnyitni, amíg önnél megnyitva marad –, akkor kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd a Kizárólagos megnyitás parancsra.

    • Ha csak olvasásra szeretné megnyitni az adatbázist, kattintson a Megnyitás gomb melletti nyílra, majd válassza a Kizárólagos megnyitás csak olvasásra lehetőséget. A többi felhasználó továbbra is megnyithatja az adatbázist, de csak olvasásra.

Ha nem találja a megnyitni kívánt adatbázist:   

  1. A Megnyitás párbeszédpanelen kattintson a Sajátgép parancsikonra, vagy a Hely mező Sajátgép elemére.

  2. Kattintson a jobb gombbal a meghajtók listájában arra a meghajtóra, amely vélhetően tartalmazza a fájlt, majd kattintson a Keresés parancsra.

  3. Adja meg a keresési feltételt, majd az adatbázis keresésének elindításához nyomja le az ENTER gombot.

  4. Miután megtalálta az adatbázist, a Keresés eredménye párbeszédpanelen duplán rákattintva nyissa meg.

    Mivel a keresést a Megnyitás párbeszédpanelből indította, csak az után nyílik meg az adatbázis, hogy rákattint a Mégse gombra ezen a párbeszédpanelen.

Bizonyos külső fájlformátumú adatfájlok közvetlen megnyitására is van lehetőség, ilyen például a dBASE, a Paradox, a Microsoft Exchange vagy az Excel. Ugyanígy megnyitható tetszőleges ODBC-adatforrás is, például Microsoft SQL Server- vagy Microsoft FoxPro-adatbázis. Az Access automatikusan létrehoz egy új Access-adatbázist ugyanabban a mappában, mint ahol az adatfájl van, és csatolásokat hoz létre a külső adatbázis minden táblájához.

Vissza a lap tetejére

Új adatbázis – kezdeti lépések

Az alkalmazott sablontól függően az új adatbázis indításához az alábbi lépéseket kell végrehajtania:

  • Ha az Access a Bejelentkezés párbeszédpanelt nyitja meg, amelyben a felhasználók listája üres, az indításhoz az alábbiak szerint járjon el:

    1. Kattintson az Új felhasználó gombra.

    2. Töltse ki a Felhasználó adatai űrlapot.

    3. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

    4. Válassza ki az imént bejegyzett felhasználót, majd kattintson a Bejelentkezés gombra.

  • Ha az Access alkalmazás egy üres adatlapot jelenít meg, közvetlenül megkezdheti az adatok beírását az adatlapra, vagy más gombokra és lapokra kattintva át is tekintheti az adatbázist.

  • Ha az Access az Első lépések oldalt nyitja meg, az adatbázissal kapcsolatban további tudnivalókat olvashat, ha a lapon látható hivatkozásra kattint, vagy más gombokra és lapokra kattintva áttekintheti az adatbázist.

  • Ha az Access az üzenetsávban Biztonsági figyelmeztetés üzenetet jelenít meg, és úgy találja, hogy a sablon forrása megbízható, kattintson a Tartalom engedélyezése gombra. Ha az adatbázis használatához bejelentkezés szükséges, újra be kell jelentkeznie.

Asztali vagy webes adatbázisok tervezésekor rendszerint az alábbi kezdeti lépések egyikét is el kell végeznie:

Vissza a lap tetejére

Tábla hozzáadása

A Létrehozás lap Eszközök csoportjának eszközeit használva új táblát adhat egy meglévő adatbázishoz.

A Létrehozás lap Táblák csoportja

Megjegyzés : Webes adatbázisban a Táblák csoportban csak a Tábla parancs érhető el.

Bármelyik módszert választja is, az Access ablakának állapotsorában található nézetgombokkal bármikor átválthat a másik nézetre.

Üres tábla létrehozása Adatlap nézetben:    Adatlap nézetben az adatok bevitelét azonnal megkezdheti, az Access alkalmazásra bízva a tábla szerkezetének a háttérben való kialakítását. A mezőnevek hozzárendelése számozással történik (Mező1, Mező2 stb.), illetve a beírt adatok alapján a mezők adattípusát is az Access választja ki.

  1. Kattintson a Létrehozás lap táblák csoportjában kattintson a táblázat Gombkép .

  2. Az Access létrehozza a táblát, majd a Hozzáadás feliratú oszlop első üres cellájába helyezi a kurzort.

  3. Ha meg szeretné kezdeni az adatok bevitelét, kezdjen el gépelni az első üres cellába – szükség esetén más forrásból is beilleszthet adatokat, ezt a cikk egy későbbi része tárgyalja.

    • Egy oszlop (mező) átnevezéséhez kattintson duplán az oszlop fejlécére, majd írja be az új nevet.

      Tipp : A mezőknek tanácsos a tartalmukat tükröző nevet adni, így az adatok áttekintése nélkül tudni lehet, hogy a mezők mit tartalmaznak.

    • Ha át szeretne helyezni egy oszlopot, akkor a fejlécére kattintva válassza ki, majd húzza a kívánt helyre. Akár több egymás mellett található oszlopot is kijelölhet, majd együtt húzhatja át őket az új helyükre.

      Ha további mezőket szeretne hozzáadni a táblához, akkor Adatlap nézetben írjon be adatokat a Hozzáadás feliratú oszlopba, vagy használhatja a Mezők lap Hozzáadás és törlés csoportjában található parancsokat.

Tábla létrehozása Tervező nézetben:    Tervező nézetben lehetősége nyílik arra, hogy először az új tábla szerkezetét alakítsa ki. Ezt követően átválthat Adatlap nézetre, amelyben elvégezheti az adatbevitelt, illetve más módszerekkel, például űrlapokkal is vihet be adatokat.

A Tervező nézet a webes adatbázis tábláihoz nem használható.

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a Táblatervező Gombkép gombra.

  2. A tábla minden mezőjének adjon meg egy nevet a Mezőnév oszlopban, majd válasszon ki egy adattípust az Adattípus listából.

  3. Az egyes mezőkhöz a Leírás oszlopban további tudnivalókat is mellékelhet. Az itt megadott leírás az állapotsorban jelenik meg, amikor a kurzor az adott mezőben található, továbbá a program állapotsori feliratként használja minden olyan vezérlőelem esetében, amelyet a mezőt a Mezőlista ablaktábláról az űrlapra vagy jelentésre húzva hoz létre, illetve amelyet az Űrlap varázsló vagy a Jelentés varázsló hoz létre a mezőhöz.

  4. Az összes mező hozzáadása után mentse a táblát.

    • A Fájl lapon kattintson a Mentés gombra.

  5. A tábla adatokkal való feltöltését bármikor megkezdheti, ha átvált Adatlap nézetre, rákattint az első üres cellára, majd hozzálát a bevitelhez. A következő szakaszban ismertetett módon más adatforrásból is illeszthet be adatokat.

Tábla létrehozása SharePoint-lista alapján:    SharePoint-listát alkalmazva olyan személyek is használhatják adatait, akiknek számítógépén nincs telepítve az Access alkalmazás. A listaadatokat egy kiszolgálón tárolja, amely rendszerint jobb adatvédelmet biztosít, mint az asztali számítógépen tárolt fájlok esetén megvalósítható. Új listát is készíthet, vagy egy másik meglévő listát csatolhat. A SharePoint-webhelyen megfelelő jogosultságra van szüksége, ha listát kíván létrehozni. Az engedélyek minden webhelyen mások, így részletes tájékoztatásért forduljon a SharePoint-webhely rendszergazdájához.

Ez a funkció nem érhető el a webes adatbázisban.

  1. A Létrehozás lap Táblák csoportjában kattintson a SharePoint-listák gombra.

  2. A listasablonok segítségével szabványos SharePoint-listát készíthet, ilyen például a Névjegyek vagy az Események lista.

    Egyéni listát is létrehozhat, illetve csatolhat vagy importálhat egy már létező listát. Kattintson a kívánt beállításra.

  3. Ha választott a listasablonok közül, vagy egyéni listát készít, megnyílik a Lista létrehozása párbeszédpanel, amely végigvezeti az eljáráson. Ha egy már meglévő listát használ, segítségképpen megnyílik a Külső adatok átvétele párbeszédpanel.

A táblák létrehozásával kapcsolatban további tájékoztatás olvasható a Táblák – bevezetés című cikkben.

Vissza a lap tetejére

Adatok beillesztése más forrásból Access-táblába

Ha az adatokat jelenleg másik programmal kezeli, például az Excel alkalmazással, akkor átmásolhatja őket egy Access-táblába. Ez a megoldás jellemzően akkor működik jól, ha az adatok már szét vannak válogatva oszlopokba, ahogy azt például az Excel-munkalapoknál is megszokhatta. Ha az adatokat eddig szövegszerkesztő programmal kezelte, akkor előbb tabulátor karakterekkel rendezze oszlopokba, vagy másolás előtt a szövegszerkesztő alkalmazásban alakítsa táblázatos formátumúvá őket. Ha az adatok szerkesztést vagy bármilyen módosítást igényelnek (például a teljes neveket vezeték- és utónevekre kell szétválasztani), akkor ezt az Access-táblába való átmásolás előtt végezze el, különösen akkor, ha még nem jártas az Access kezelésében.

Ha egy üres táblába illeszt be adatokat, az Access az adatok alapján határozza meg az egyes mezők adattípusát. Ha például egy beillesztett mező csak dátumokat tartalmaz, az Access a Dátum/Idő adattípust alkalmazza a mezőre. Ha csak az „igen” és a „nem” szó szerepel egy beillesztett mezőben, az Access az Igen/Nem adattípust alkalmazza a mezőre.

Az Access annak alapján nevezi el a mezőket, hogy mit talál a beillesztett adatok első sorában. Ha a beillesztett adatok első sorának típusa hasonlít az azt követő sorokéra, az Access úgy határoz, hogy az első sor az adatok része, és általános neveket ad a mezőknek (Mező1, Mező2 és így tovább). Ha a beillesztett adatok első sora nem hasonlít az azt követő sorokra, az Access az első sort mezőnévként használja, és kihagyja az első sort.

Ha az Access általános mezőneveket oszt ki, a félreértések elkerülése végett mihamarabb nevezze át a mezőket. Használja a következő eljárást:

  1. A Fájl lapon kattintson a Mentés parancsra a tábla mentéséhez.

  2. Adatlap nézetben kattintson duplán az egyes oszlopfejlécekre, majd írjon be egy mezőnevet az oszlophoz.

  3. Mentse újra a táblát.

Vissza a lap tetejére

Másik forrásban található adatok importálása vagy csatolása

Előfordulhat, hogy olyan adatokkal rendelkezik, amelyeket eddig más alkalmazásban gyűjtött, de most szeretné az Access alkalmazásban felhasználni. Lehetséges, hogy olyan személyekkel működik együtt, akik más programokkal tárolják az adataikat, ám ezekkel az Access alkalmazásban szeretne dolgozni. Az is lehet, hogy számos különböző adatforrással rendelkezik, és szüksége lenne egy „egységes alapra”, ahol összevonhatja azokat részletesebb elemzés céljából.

Az Access megkönnyíti a más programokból származó adatok importálását vagy csatolását. Adatokat importálhat Excel-munkalapokból, másik Access-adatbázisból, SharePoint-listából és még számos más forrásból. Az adatforrástól függően az eljárás kissé különböző lehet, de az első lépéseket az alábbi útmutató szerint kell elvégezni:

  1. A Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson az importálni kívánt fájl típusának megfelelő parancsra.

    Ha például egy Excel-munkalap adatait kívánja importálni, kattintson az Excel gombra. Ha nem találja a megfelelő programtípust, akkor kattintson az Egyebek gombra.

    Megjegyzés : Ha nem találja a megfelelő formátumban írja be az Importálás és csatolás csoportjának, előfordulhat, indítsa el az alkalmazást, amelyben az eredetileg létrehozott az adatokat, és a program segítségével mentse az adatokat az Access által (például egy tagolt szövegfájl), fájlformátumban, és importálja vagy az adatok csatolása.

  2. Ha tallózva szeretné kijelölni a forrás adatfájlt, akkor a Külső adatok átvétele párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra, illetve írja be a forrás adatfájl teljes elérési útját a Fájlnév mezőbe.

  3. Az Adja meg, hogyan és hol szeretné tárolni az aktuális adatbázisban lévő adatokat területen válassza ki a megfelelő elemet. Az importált adatokkal létrehozhat új táblát, valamint csatolt táblát is, amely hivatkozást létesít és tart fenn az adatforrással.

  4. Kattintson az OK gombra.

    A választott művelettől függően megnyílik az Objektum csatolása vagy az Objektum importálása párbeszédpanel.

  5. A párbeszédpanel segítségével fejezze be a műveletet. A tényleges folyamat a választott importálási vagy csatolási művelettől függ.

  6. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

    Ha az importálási műveletet választja, az Access megkérdezi, hogy szeretné-e menteni az előzőleg befejezett importálási művelet részleteit.

  7. Ha úgy gondolja, hogy később újra végre fogja hajtani ugyanezt az importálási műveletet, akkor kattintson az Importálási lépések mentése gombra, majd adja meg a szükséges adatokat.

    Ezután könnyen megismételheti az importálási műveletet, ha a Külső adatok lap Importálás csoportjának Mentett importálások gombjára kattint, megadja az importálási beállításokat, majd a Futtatás gombra kattint.

  8. Ha nem kívánja elmenteni a művelet részleteit, akkor kattintson a Bezárás gombra.

Az Access importálja az adatokat egy új táblába, majd megjeleníti azt a Navigációs ablak Táblák listáján.

Az adatoknak az Access programba történő importálásáról a cikk Lásd még című szakaszában említett témakörökben található további tájékoztatás.

Vissza a lap tetejére

Következő lépések

A tervezési folyamat további része a céloktól függően változik, de valószínűleg új lekérdezéseket, űrlapokat, jelentéseket és makrókat készít majd. Más adatbázis-objektumok létrehozásával kapcsolatban ez a cikk nem nyújt tájékoztatást.

További információt az alábbi témakörökben talál:

Vissza a lap tetejére

Adatok importálása számolótáblából vagy másik programból

Azok a felhasználók, akik jártasságot szereztek más adatbázis- vagy táblázatkezelő programok használatában, valószínűleg tisztában vannak ezek működésének alapjaival. Az Access abban különbözik sok más adatbázis-kezelőtől, hogy lehetővé teszi relációs adatbázisok létrehozását, valamint abban is, hogy kifinomult lekérdezések, űrlapok és jelentések készítésére alkalmas eszközöket tartalmaz. Az Access emellett más adatbázis-kezelő programokkal, például az SQL Server rendszerrel is képes együttműködni.

Excel-munkalap importálása az Access programba

Sokan azt követően kezdenek el ismerkedni az Access programmal, hogy már összeállítottak egy listát az Excel alkalmazásban. Az Excel kiváló eszköz egyszerűbb listák kezelésére, ám ahogy a listák nőnek, úgy egyre nehezebbé válik a szervezésük és naprakészen tartásuk. Logikus lépésként következik tehát a listák áthelyezése Access alá.

Az adatbázistáblák szerkezete hasonlít a munkalapokéra: mindkettő sorokban és oszlopokban tárolja az adatokat. Ezért általában könnyű a munkalapokat adatbázisba importálni. A munkalapon és az adatbázisban tárolt adatok közötti legfőbb különbség az adatok rendszerezésének módjában rejlik. Ha egyszerűen csak importálja a teljes munkalapot egy adatbázis egy új táblájába, azzal nem oldja meg az adatok szervezésével és frissítésével kapcsolatos problémákat, különösen akkor nem, ha a munkalap redundáns adatokat tartalmaz. A problémák megoldásához a számolótábla adatait különálló, egymással összefüggő adatokat tartalmazó táblákba kell szétosztania. Az adatok táblabeli elrendezéséről további információkat Az adatbázisok tervezésének alapjai című cikkben találhat.

Az Access tartalmazza a Táblaanalizáló varázslót, amellyel ez a művelet könnyebben elvégezhető. Az adatok táblába importálása után a varázsló segítséget nyújt a tábla olyan különböző táblákra osztásához, amelyek egyike sem tartalmaz más táblákban is megtalálható adatokat. A varázsló a táblák között szükséges kapcsolatokat is létrehozza.

Vissza a lap tetejére

Excel-munkalap importálása új adatbázis táblájába

  1. A Fájl lapon kattintson az Információ fülre, majd kattintson az Üres adatbázis gombra.

  2. Írja be a Fájlnév mezőbe az új adatbázis nevét, majd kattintson a Létrehozás gombra.

    Ekkor megnyílik az új adatbázis, és az Access létrehoz egy új üres táblát, melynek neve Tábla1.

  3. Zárja be a Tábla1 táblát.

    Amikor a program rákérdez, hogy el szeretné-e menteni a Tábla1 módosításait, kattintson a Nem gombra.

  4. A Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson az Excel Gombkép gombra.

  5. A Külső adatok átvétele párbeszédpanelen kattintson a Tallózás gombra.

  6. A Fájl megnyitása párbeszédpanellel keresse meg a kívánt fájlt.

  7. Válassza ki a fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.

  8. A Külső adatok átvétele párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a Forrásadatok importálása új táblába az aktuális adatbázisban beállítás engedélyezve van-e.

  9. Kattintson az OK gombra.

    Elindul a Táblázat importálása varázsló, amely feltesz néhány az adatokkal kapcsolatos kérdést.

  10. Kövesse az útmutatást. Az oldalak között a Tovább és a Vissza gombbal válthat. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

    Megjegyzés : Az Access rákérdez, hogy menteni szeretné-e az előzőleg befejezett importálási művelet részleteit. Ha úgy gondolja, hogy később újra végre fogja hajtani ugyanezt az importálási műveletet, akkor kattintson az Igen gombra, majd adja meg a szükséges adatokat. A műveletet a Külső adatok lap Importálás csoportjának Mentett importálások gombjára kattintva később újrajátszhatja. Ha nem kívánja menteni a művelet részleteit, akkor kattintson a Bezárás gombra.

Az Access importálja az adatokat egy új táblába, majd megjeleníti azt a Navigációs ablak Minden tábla listáján.

Vissza a lap tetejére

A Táblaanalizáló varázsló használata az adatok szervezésére

Miután importálta az adatokat egy Access-táblába, a Táblaanalizáló varázslóval gyorsan megtalálhatja a redundáns adatokat. A varázslóval ezt követően könnyen külön táblákba tudja rendezni az adatokat, amelyek így hatékonyabban tárolhatók. Az Access biztonsági tartalékként megőrzi az eredeti táblát is, és mellette hozza létre az új, az adatbázis-alkalmazás alapjául szolgáló táblákat.

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely az elemezni kívánt táblát tartalmazza.

  2. Az Adatbáziseszközök lap Elemzés csoportjában kattintson a Táblaelemzés gombra.

    Elindul a Táblaanalizáló varázsló.

    Az első két bevezető oldalon rövid ismertetőt talál – a gombokra kattintva megtekintheti az elérhető példákat. Ha a bevezető oldalak nem láthatók, csak egy Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzet, akkor jelölje be ezt, majd a bevezető megjelenítéséhez kattintson kétszer a Vissza gombra. Ha a bevezetés elolvasása után többé nem szeretné látni a bevezető oldalakat, akkor törölje a jelet a Bevezető lapok megjelenítése jelölőnégyzetből.

  3. A Melyik táblában szerepel több rekordban is ismétlődő értéket tartalmazó mező? című lapon válassza ki az analizálni kívánt táblát, majd kattintson a Tovább gombra.

  4. Annak eldöntését, hogy melyik mező melyik táblába kerül, a varázslóra is bízhatja, illetve ön is megadhatja ezt. A varázsló utolsó oldalán akkor is módosíthatja a tábla elrendezését, ha elfogadja a varázsló ajánlásait.

    Megjegyzés : Ha a varázslóra bízza annak eldöntését, hogy mely mezők mely táblákba kerüljenek, akkor előfordulhat, hogy a választásai nem felelnek meg az adatkezelési igényeinek – ez különösen akkor fordulhat elő, ha kevés adattal dolgozik. A varázsló eredményeit gondosan ellenőrizze. Más részről a varázsló az ön által kigondoltnál hatékonyabb szervezést is javasolhat, ezért érdemes egyszer legalább kipróbálni a varázsló javaslatait. Ha mégsem kívánja elfogadni őket, akkor manuálisan átrendezheti a mezőket, illetve a Vissza gombbal visszalépve a teljes mezőelrendezést ön adhatja meg.

  5. Kattintson a Tovább gombra. Ezen a lapon megadhatja, hogy mely táblák mely mezőket tartalmazzák. Ha a varázslóra bízza a döntést, akkor egymással kapcsolatvonalakkal összekötött táblákat kell látnia. Egyébként az Access csak egy táblát hoz létre, amely az összes mezőt magába foglalja. Az oldalon mindkét esetben ön is végezhet módosításokat.

    • Az egyes táblák mezőit az oldal üres területére húzva új táblákat adhat hozzá, amelyek ezeket a mezőket tartalmazzák. Az Access bekéri a táblaneveket.

    • A mezőket az egyes táblák között is áthúzhatja, amennyiben a tárolásukat úgy hatékonyabbnak véli.

    • A legtöbb tábla kap egy Kód vagy egy Generált egyedi kód mezőt. A kódmezőkről további információkat a varázsló ablakának jobb felső sarkán található Tippek gombra kattintva kaphat.

    • Ha vissza szeretné vonni egy változtatást, kattintson a Visszavonás gombra.

    • Ha át szeretné nevezni egy táblát, kattintson duplán a címsorára, írja be az új nevét, majd kattintson az OK gombra.

  6. Amikor a kívánt módon elrendezte a mezőket, kattintson a Tovább gombra.

  7. Ha a varázsló olyan rekordokat talál, amelyek nagyon hasonló értéket tartalmaznak, akkor ezeket mint lehetséges gépelési hibákat azonosítja, és megjelenít egy képernyőt, amelyen eldöntheti, hogy mit szeretne tenni velük. Görgesse végig a listát, keresse meg azokat az elemeket, amelyek tartalmaznak értéket a Javítás oszlopban, majd válassza ki a legördülő lista megfelelő elemét. Ha nem szeretné, hogy a varázsló módosítsa az értéket, akkor válassza a Maradjon a jelenlegi állapotban elemet. Amikor ezzel elkészült, kattintson a Tovább gombra.

  8. A varázsló megkérdezi, hogy szeretne-e készíteni egy olyan lekérdezést, amely alkalmas az eredeti tábla felidézésére. Ha rendelkezik olyan űrlapokkal és jelentésekkel, amelyek az eredeti táblára épülnek, akkor érdemes készítenie egy ilyen lekérdezést. Ha az Igen válasz mellett dönt, akkor a varázsló a tábla nevéhez a „_RÉGI” karakterláncot hozzáfűzve átnevezi az eredeti táblát, majd az eredeti tábla nevét felhasználva nevezi el az új lekérdezést. A táblához korábban létrehozott űrlapok és jelentések ettől kezdve a lekérdezést alkalmazzák az adatok kiolvasásához, és korábbi formájukban tovább használhatók.

  9. Kattintson a Befejezés gombra.

    A varázsló a megadottak szerint létrehozza az új táblákat, majd megnyitja őket. Tekintse át az eredményt, majd zárja be a táblákat.

Vissza a lap tetejére

Más programok adatainak kezelése

Az Access 2010 más programok adatait is képes kezelni.

Más fájlformátumú adatokhoz kapcsolódó új Access-adatbázis létrehozása:    Az Access program más formátumú, például szöveges, dBASE vagy számolótábla formátumú fájlok megnyitására is alkalmas. Az Access automatikusan létrehozza a szükséges Access-adatbázist, illetve a kapcsolatot a fájllal.

  1. Indítsa el az Access alkalmazást.

  2. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás gombra.

  3. A Megnyitás párbeszédpanel listáján kattintson a megnyitni kívánt fájl típusára. Ha nem biztos abban, hogy mi a fájl típusa, akkor válassza a Minden fájl (*.*) elemet.

  4. Szükség esetén tallózással keresse meg a megnyitni kívánt fájlt tartalmazó mappát. Miután megtalálta, kattintson rá duplán, és ezzel nyissa meg.

  5. Járjon el a varázsló útmutatása szerint. A varázsló utolsó lapján kattintson a Befejezés gombra.

Adatok importálása vagy kapcsolása meglévő Access-adatbázishoz:    Lehetőség van arra, hogy a más források és programok adatait importálja az Access táblákba; ilyenkor az adatokat az Access fájl tartalmazza, ellentétben azzal az esettel, amikor az Access programból kapcsolatot hoz létre az adatokkal, amelyek az eredeti fájlban maradnak (tehát az Access fájlon kívül).

  1. A Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson az adatok tárolási formájának megfelelő elemre.

    A következő forrásokból lehet adatokat importálni, illetve adatkapcsolatokat létesíteni:

    • Excel:    Adatokat importálhat egy Excel-munkafüzet munkalapjáról vagy névvel ellátott tartományából. Minden egyes munkalapot vagy névvel ellátott tartományt egyenként kell importálni vagy csatolni.

    • Access:    Az eljárások és adatok szétválasztása, vagyis felosztott adatbázis készítése során hasznos. Az egyik adatbázisban tárolhatja az űrlapokat, jelentéseket, makrókat, a másik adatbázisban pedig az adatokat. Így anélkül végezheti el a fejlesztéseket, hogy mások tevékenységét meg kellene szakítania. Egyesíthet különböző Access-adatbázisokból származó adatokat is, így könnyítve meg például az összes osztály vagy minden üzleti partner adatainak összesítését.

    • ODBC-adatbázis:    Számos program, többek között adatbázis-kiszolgáló alkalmazások is támogatják ezt a formátumot. Ez a módszer segítséget nyújt az „egységes alapú” adatbázisok létrehozásában, amellyel különböző rendszerekből származó adatokat egyesíthet.

    • Szövegfájl:    Csatlakozhat egy „egyszerű szöveg” típusú fájlhoz, és az Access programmal még módosíthatja is a fájl tartalmát. Ezzel a módszerrel az Access-adatokat számos különböző program számára elérhetővé teheti.

    • XML-fájl:    Ez a formátum szintén széles körű kompatibilitást biztosít más programokkal többek között néhány webkiszolgálóval.

    • SharePoint-lista    Ebben a formátumban adatai webböngészőben is használhatóak lesznek, ami a SharePoint listák alkalmazásának szokásos módja.

    • Adatszolgáltatások:    Vállalaton belül csatlakozhat a webes adatszolgáltatásokhoz.

    • HTML-dokumentum:   

    • Outlook-mappa:    Csatlakozhat Outlook-mappákhoz, így kényelmesebben egyesítheti a névjegy-információkat a további adatokkal.

    • dBase-fájl:    A dBase az Access által támogatott másik népszerű adatbázis-kezelő rendszer.

      A Külső adatok átvétele párbeszédpanel jelenik meg.

  2. Kövesse a párbeszédpanelen megjelenő utasításokat.

    Az Access importálja az adatokat az adatbázisba, illetve kapcsolja őket az adatbázishoz. A legtöbb formátumnál meg kell adni az adatok helyét, valamint meg kell határozni az adatbázison belüli tárolásuk módját.

Vissza a lap tetejére

Korábbi verziójú adatbázis használata az Access több verziójában

Ha az Access-adatbázist vagy az Access-projektet az Access 2000 alkalmazással vagy annak újabb változatával hozta létre, akkor az adatbázist vagy projektet az Access alkalmazásnak a létrehozáskor használt és bármely újabb változatával használhatja – akkor is, ha a fájl védve van. Az Access 2000 fájlokat például az Access 2000, az Access 2002, az Access 2003, az Access 2007 és az Access 2010 alkalmazás tudja kezelni.

Előfordulhat, hogy az adatokat az Access egy korábbi verziójában szeretné tárolni, de néhány felhasználó az Access újabb verzióját használva szeretné ezeket az adatokat csatolni, miközben az újabb verzió egyes szolgáltatásainak előnyeit kihasználják. A megoldás egy új, „előtér-adatbázis” létrehozása az újabb verzióban (űrlapokkal, jelentésekkel, lekérdezésekkel, makrókkal, de táblák nélkül), majd csatolása a korábbi verziójú fájlban található táblákhoz. Használja az alábbi eljárások egyikét attól függően, hogy az adatbázis egy fájlban található-e, vagy pedig már egy előtér-/háttéralkalmazás van felosztva.

Access-adatbázisfájl használata az Access több verziójában

Ha a régebbi verziójú Access-adatbázis minden táblája, űrlapja és egyéb objektuma egy fájlban található, és az Access több verziójában szeretné használni az adatbázist, létrehozhat egy új előtér-alkalmazást egy újabb verzióban, majd csatolhatja az eredeti fájlhoz. Az Access régebbi verzióit futtató felhasználók továbbra is el tudják érni az eredeti adatbázist. Az újabb verzióval rendelkező felhasználók az új előtér-adatbázissal tudják elérni ugyanazokat az adatokat. Ha az Access több verziójához kell alkalmazkodnia, több előtéradatbázis-verziót is létrehozhat.

Vissza a lap tetejére

1.lépés: másolat készítése a meglévő adatbázisról és mentése új formátumban

Az alábbi eljárással alakítsa át az adatbázist a három legutóbbi formátum – Access 2000, Access 2002-2003 vagy Access 2007 – valamelyikére. A parancs az eredeti adatbázist változatlanul hagyja, és egy másolatot készít a kiválasztott formátumban.

  1. Zárja be az Access-fájlt. Ha a fájl kiszolgálón vagy megosztott mappában található többfelhasználós Access-adatbázis, akkor ügyeljen arra, hogy senkinél se legyen megnyitva.

  2. Indítsa el az Access 2010 programot.

  3. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás gombra.

  4. Tallózással keresse meg az átalakítani kívánt fájlt, majd duplán rákattintva nyissa meg.

    Ha megjelenik az Adatbázis verziófrissítése párbeszédpanel, és azt kérdezi, hogy szeretné-e frissíteni az adatbázis verzióját, kattintson a Nem lehetőségre.

  5. Ha az adatbázis megnyitásakor megnyílik egy űrlap, akkor zárja be az űrlapot.

  6. A Fájl lapon kattintson az Adatbázis mentése másként gombra.

  7. A Mentés másként párbeszédpanelen adja meg az új adatbázis nevét.

    Megjegyzés : Az új adatbázis nevének különböznie kell az eredeti adatbázis nevétől, kivéve ha más helyre kívánja menteni. De ez esetben is érdemes másik nevet használni, hogy könnyen megkülönböztethesse az előtér-adatbázist a háttéradatbázistól. Amikor viszont Access 2007 formátumra konvertál, a fájlkiterjesztés .mdb-ről .accdb-re változik, így használhatja ugyanazt a fájlnevet.

  8. Kattintson a Mentés gombra.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: Ossza fel az adatbázis másolatát, az eredeti fájlt háttéradatbázisként használva

Az alábbi eljárással ossza meg a konvertált adatbázist:

  • Kattintson az Adatbáziseszközök lap Adatok áthelyezése csoportjának Access-adatbázis Gombkép gombjára.

  • Az Adatbázis-daraboló párbeszédpanelen kattintson az Adatbázis feldarabolása gombra.

    Ha kívánja, készíthet biztonsági másolatot, de az adatbázis egy példányát újra létrehozhatja az eredeti adatbázis használatával is.

  • Adjon meg egy nevet a háttéradatbázishoz, majd kattintson a Darabolás gombra.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: Kapcsolja hozzá az új előtér-adatbázist az eredeti adatbázishoz

  1. Törölje az Adatbázis-daraboló eszköz által létrehozott háttéradatbázist – közben ügyeljen arra, nehogy törölje az eredeti adatbázist.

  2. Kapcsolja hozzá az új előtér-adatbázist az eredeti adatbázis tábláihoz. Ehhez a Külső adatok lap Importálás és csatolás csoportjában kattintson a Csatolttábla-kezelő Gombkép gombra.

  3. Kattintson Az összes kijelölése elemre, majd jelölje be a Mindig rákérdez az új helyre jelölőnégyzetet.

  4. Kattintson az OK gombra, tallózva keresse meg a korábbi verzió szerinti adatbázist, majd kattintson rá duplán.

    Ha minden rendben megy, az Access megjelenít egy, az összes kapcsolt tábla sikeres frissítését jelző üzenetet.

Ezt követően az új előtér-adatbázist továbbfejlesztheti az új szolgáltatások kezelésére az olyan felhasználók számára, akik már frissítettek az Access újabb verzióira. A régebbi verziókkal rendelkező felhasználók továbbra is a korábbi verziójú adatbázist használhatják.

Vissza a lap tetejére

Előtér-háttér alkalmazás használata az Access több verziójában

Ha az Access-adatbázisba már egy előtér-/háttéralkalmazás, az előtér konvertálhatja az új fájlformátumban. Nincs módosítás a háttéradatbázist szükségesek.

Az alábbi eljárás azt mutatja be, hogyan alakíthatja át az Adatbázis mentése másként paranccsal az előtér-adatbázist a három legutóbbi formátum – Access 2000, Access 2002-2003 vagy Access 2007 – valamelyikére. A parancs az eredeti adatbázist változatlanul hagyja, és egy másolatot készít a kiválasztott formátumban.

  1. Zárja be az előtér-adatbázist. Ha a fájl kiszolgálón vagy megosztott mappában található többfelhasználós Access-adatbázis, akkor ügyeljen arra, hogy senkinél se legyen megnyitva.

  2. Indítsa el az Access 2010 programot.

  3. A Fájl lapon kattintson a Megnyitás gombra.

  4. Tallózva keresse meg az előtér-adatbázist, majd duplán rákattintva nyissa meg.

    Ha megjelenik az Adatbázis verziófrissítése párbeszédpanel, és azt kérdezi, hogy szeretné-e frissíteni az adatbázis verzióját, kattintson a Nem lehetőségre.

  5. Ha az adatbázis megnyitásakor megnyílik egy űrlap, akkor zárja be az űrlapot.

  6. A Fájl lapon kattintson az Adatbázis mentése másként gombra.

  7. A Mentés másként párbeszédpanelen adja meg az új adatbázis nevét.

  8. Kattintson a Mentés gombra.

Ezt követően az új előtér-adatbázist továbbfejlesztheti az új szolgáltatások támogatása érdekében.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Hasznos volt az információ?

Hogyan tehetjük jobbá?

Hogyan tehetjük jobbá?

Adatvédelmi okokból ne írjon elérhetőségi információt a visszajelzésébe. Olvassa el adatvédelmi szabályzatunkat.

Köszönjük a visszajelzését!