Adatvédelmi útmutató a Microsoft Myanalytics funkció személyes irányítópultjához és Outlook-bővítményéhez

A MyAnalytics szolgáltatást használva a felhasználók jobban megérthetik, hogyan működnek együtt munkatársaikkal, és hogyan töltik munkaidejüket. Az alkalmazás által nyújtott információk alapján könnyebben rangsorolhatják feladataikat és hatékonyabban használhatják fel a rendelkezésükre álló időkeretet. Ennek az útmutatónak az a célja, hogy részletes áttekintést nyújtson a MyAnalytics által gyűjtött és használt adatokról, a benne rejlő lehetőségekről, vezérlőiről, és arról, hogy használata során hogyan érvényesíthető a személyes adatok védelme.

Adatoktól...

A MyAnalytics három különböző típusú adat alapján készít kimutatásokat:

  1. Olyan, a felhasználó Office 365-ös postaládájából elérhető, e-mailekkel és naptárbejegyzésekkel kapcsolatos információk alapján, mint például a értekezleteken eltöltött idő, vagy egy adott személynek küldött levelek száma.

  2. Olyan emberek tevékenységével kapcsolatos adatok alapján, akikkel a felhasználó levelezik. Az adatokat személyi adatvédelmi okokból aggregáltan gyűjti és elemzi a rendszer.

  3. A felhasználó szervezetében dolgozó emberek tevékenysége révén létrejövő, Office 365-ből származó aggregált adatok alapján.

    Megjegyzés : A MyAnalytics nem használ külsős felhasználóktól származó adatokat.

Az első típushoz tartozó adatok az úgynevezett „Postaládaadatok“. A második és harmadik adattípushoz tartozó adatok az úgynevezett „Növekményes adatok“.

A MyAnalytics egészen újszerű módon jeleníti meg a Postaládaadatokat. A MyAnalytics olyan nézeteket kínál, melyek alapján a felhasználók könnyen rálátnak arra, hogy mennyi időt töltenek értekezleteken, levelezéssel, kivel működnek együtt a legtöbbet és kivel kezdik elveszíteni a kapcsolatot. Ezeket a nézeteket a felhasználók postaládájában már meglévő információk alapján állítja elő a rendszer.

A Növekményes adatokat használva a MyAnalytics szervezeti szintű referenciaértékeket biztosít, így a felhasználók könnyedén össze tudják vetni saját munkavégzési szokásaikat a szervezeten belüli más felhasználókéval. A Növekményes adatokat a felhasználók levelezési szokásaihoz kapcsolódó statisztikákat készítő MyAnalytics Outlook-bővítmény is használja. A Növekményes adatok használatakor a személyes adatok védelme érdekében a MyAnalytics nem azonosítja név szerint a felhasználókat.

... a felismerésekig

Az alábbi esetleírások jól illusztrálják, hogyan szolgálhatnak számos MyAnalytics alapján születő felismerés alapjául a Postaládaadatok. Ha egy felhasználó szeretné tudni, ki küldte neki a legtöbb e-mailt az elmúlt héten, egyenként megszámolhatná, hogy összesen hány levelet kapott az egyes személyektől, akikkel dolgozik, majd rangsorolhatná őket aszerint, hogy ki küldte a legtöbb, és ki a legkevesebb e-mailt. Hasonlóképpen, alapszintű matematikát használva, a felhasználók meghatározhatják, hogy átlagosan mennyi idő elteltével kapnak választ leveleikre, a postaládájukból könnyedén elérhető időpecsétekbe foglalt információkat használva. A Postaládaadatokból számos különböző jellemző mutatható ki:

  • Az értekezletekkel és levelezéssel töltött idő.

  • Az az időszak, amikor a felhasználó a legaktívabban levelezik.

  • Azoknak a naptárban szereplő értekezletmentes időszakoknak a mennyisége és hossza, melyekben a felhasználó megszakítás nélkül összpontosíthat egy-egy feladatra.

  • Azon munkatársak, akikkel a felhasználó a leggyakrabban levelezik és találkozik.

  • A beérkezett és elküldött levelek átlagos válaszideje.

Az alábbi képen egy felhasználó személyes MyAnalytics irányítópultja látható. Az irányítópultról látszik, mennyi időt töltött a felhasználó értekezleteken, levelezéssel, önállóan (Aktív órák) és munkán kívül (Munkaidő utáni órák).

A Delve Analytics funkció személyes irányítópultja heti bontásban jelenít meg statisztikákat az Ön időtöltéséről

Az alábbi statisztikák mindegyikét olyan információk alapján számítja ki a rendszer, melyek a felhasználók számára is elérhetőek postaládájukból, és a Postaládaadataik részét képezik.

A fenti és további mutatók kiszámításáról további információt A MyAnalytics irányítópultja című témakörben talál.

A Postaládaadatok alapján készíthető kimutatásokon túl a MyAnalytics Növekményes adatok alapján is állít össze statisztikát, például azzal kapcsolatban, hogy átlagosan mennyi időt töltenek a szervezet tagjai értekezleten vagy levelezéssel, és mikor a legvalószínűbb, hogy e-maileket olvasnak. Ezeknek a statisztikáknak meghatározó jellemzője, hogy aggregált formában, személytelen adatokkal nyújtanak információkat, gondoskodva a személyes adatok védelméről. A MyAnalytics nem használja a Növekményes adatokat a felhasználók egyéni tevékenységének azonosítására.

Megjegyzés : A személytelenség azt jelenti, hogy a személyes adatok feldolgozásakor a rendszer gondoskodik arról, hogy ne legyen azonosítható az a személy, akitől az adatok származnak, sem közvetve, sem közvetlenül, sem az adatokból, sem az adatok bármilyen más visszanyerhető vagy rendelkezésre álló más adattal történő kombinációjából.

Például, a MyAnalytics lehetővé teszi, hogy az irányítópulton a felhasználók megtekintsék, hogy a szervezet átlagosan mennyi időt tölt értekezleten. Ez alapján a nézet alapján azonban senki nem azonosítható.

Az Értekezlettel töltött órák az adott héten értekezleteken töltött időt jeleníti meg

A Növekményes adatok használatának egy másik esete például az, amikor a MyAnalytics kimutatja a felhasználó számára, hogy e-mailjeinek hány százalékát olvasták el. Az alábbi képen látható, hogy hány százalékát olvassák el az e-maileknek akkor, ha konkrét személyeknek, és hány százalékát, ha csoportnak címezik azokat.

A Levelezési szokások annak becsült értékét jelenítik meg, hogy mennyi időt töltött e-mailek küldésével és olvasásával

Ezt az információt a felhasználók nem tudják kinyerni saját postaládájukból. Ezért ez Növekményes adat, amit azonban úgy mutat be a rendszer, hogy ebből ne lehessen konkrét személyeket vagy konkrét személyek tevékenységét azonosítani.

Személyes adatok védelme az alapoktól

A MyAnalytics minden kimutatást a személyes irányítópulton keresztül tesz elérhetővé felhasználói számára. A MyAnalytics alkalmazásban nincs mód arra, hogy ezt az irányítópultot bárki más, bármilyen más módon elérje. A MyAnalytics kifejezetten úgy lett kialakítva, hogy a felettesek vagy a szervezet más tagjai ne férhessenek hozzá a felhasználó irányítópultjához.

A MyAnalytics úgy lett megtervezve, hogy a felhasználók más személyekkel kapcsolatban konkrétan csak azt láthassák, ami már egyébként is a postaládájukban van.

Amikor a kimutatások előállításához Növekményes adatok használatára kerül sor, a MyAnalytics úgy biztosítja a személyes adatok védelmét, hogy bizonyos típusú összefüggéseket csak egy minimális csoportlétszám elérése esetén mutat ki. Ezenkívül ha az eredmény „0 %“ vagy „100 %“, akkor nem jeleníti meg, mert ezek következtetni engednének az egyéni tevékenységre, azaz a felhasználó tudná, hogy e-mailjeit mindenki elolvasta, vagy senki sem olvasta el. Ehelyett csak a „kevesen olvasták” vagy a „sokan olvasták” vagy más ehhez hasonló, leíró jellegű információ jelenik meg. A személyes irányítópultok, illetve az aggregált és személytelenné tett adatok alkalmazásának célja az, hogy a MyAnalytics használata során biztosítva legyen a felhasználók személyes adatainak védelme.

Megjegyzés : A MyAnalytics aktuális verziójában legalább öt főből kell állnia egy csoportnak. A MyAnalytics későbbi verzióban a rendszergazdának lehetősége lesz a minimális csoportméretet nagyobb létszámra állítani.

Amikor a felhasználók hozzájárulnak adataik Növekményes adatként történő felhasználásához, értékes összefüggések vizsgálatára és összehasonlításokra teremtenek lehetőséget saját maguk és kollégáik számára. Ugyanakkor, azok a felhasználók, akik nem szeretnének hozzájárulni saját adataik Növekményes adatok között történő felhasználásához, bármikor kikapcsolhatják a MyAnalytics funkciót. Ha később meggondolják magukat, bármikor újra bekapcsolhatják.

Választási és vezérlési lehetőségek a MyAnalytics működésének engedélyezése esetén

A személyes adatok védelmével kapcsolatos előbbiekben ismertetett biztosítékokon túl a MyAnalytics számos rugalmasan használható vezérlőt tartalmaz, melyek segítik a különböző szervezeteket és felhasználóikat a személyes adatokkal és a munkavállalók adataival kapcsolatos jogi, és belső szabályzatokon alapuló elvárások célzott kezelésében.

A rendszergazdák az alábbiakról dönthetnek, amikor engedélyezik a MyAnalytics használatát a szervezetben:

  1. Mely felhasználók érhetik el vagy használhatják a MyAnalytics funkcióit.

    • A rendszergazdák szabályozhatják, mely felhasználók érhetik el és használhatják a MyAnalytics funkciót azáltal, hogy csak azoknak az egyéni felhasználóknak adnak ki licencet, akik számára hozzáférést szeretnének biztosítani. Ők lesznek a „licenccel rendelkező felhasználók“.

  2. Mi legyen a licenccel rendelkező felhasználók kezdeti alapértelmezett beállítása saját adataik Növekményes adatokhoz történő felhasználásával kapcsolatban.

    • A rendszergazdák beállíthatják a MyAnalytics funkciót úgy, hogy alapértelmezés szerint a rendszer ne használhassa a felhasználói adatokat a Növekményes adatokhoz. Ez azt jelenti, hogy a felhasználóknak külön be kell kapcsolni a MyAnalytics funkciót ahhoz, hogy adataik felhasználhatók legyenek a Növekményes adatok között, és hozzáférjenek személyes irányítópultjukhoz valamint az Outlook-bővítményhez. Másik lehetőségként a MyAnalytics úgy is konfigurálható, hogy alapértelmezés szerint be legyen kapcsolva, ami azt jelenti, hogy a licenccel rendelkező felhasználók adatait a rendszer automatikusan felhasználja a Növekményes adatokhoz, és automatikusan hozzáférnek irányítópultjukhoz és az Outlook-bővítményhez, de később dönthetek úgy, hogy kikapcsolják a Beállítások menüt használva.

      Megjegyzés : A licenccel rendelkező felhasználóknál bekapcsolva kell lennie a funkciónak ahhoz, hogy adataikat a rendszer fel tudja használni a Növekményes adatokhoz és hozzáférjenek a MyAnalytics felületéhez. Ha egy felhasználó kikapcsolja a funkciót, nem fog hozzáférni a MyAnalytics kimutatásaihoz.

  3. Kik azok a bizalmas szerepkörökben dolgozó felhasználók, akiknek az adatait soha nem szabad felhasználni a Növekményes adatokhoz.

    • Bizonyos szervezetekben vannak olyan felhasználók, akiknek a szerepe nem fér össze adataik Növekményes adatokhoz történő felhasználásával. E szempont érvényesítésének támogatásához a MyAnalytics lehetővé teszi, hogy az ilyen felhasználókat „kizárva“ jelöléssel lássák el a rendszergazdák. A kizárt felhasználók nem fogják tudni bekapcsolni adataik Növekményes adatok közötti felhasználását. Ugyanakkor, MyAnalytics kimutatásait meg fogják tudni jeleníteni, ha rendelkeznek licenccel.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×