Adatok rendezése és szűrése színek alapján – Útmutató példákkal

Az adatok színek használatával történő rendezése és szűrése hatékony eszköz az adatelemzés egyszerűbbé tételéhez, és ezzel a módszerrel a munkalapot használók is gyorsan szemügyre vehetik a kiemelt részeket és az adatok alakulását.

Prizmán áthatoló fény 6 színt jelenít meg egy munkalapon

Tartalom

Adatok rendezése és szűrése színek és ikonkészletek használatával – áttekintés

Színek hatékony használata az adatelemzésben

Az igényeknek leginkább megfelelő színek kiválasztása

Példák

Adatok rendezése és szűrése színek és ikonkészletek használatával – áttekintés

Az adatok rendezése és szűrése a feltételes formázás mellett az adatelemzés szerves része, amely az alábbiakhoz hasonló kérdések megválaszolásához nyújt segítséget:

  • Ki értékesített a hónapban több, mint 5 000 000 forint értékű szolgáltatást?

  • Évről évre mely termékekből származó bevételnövekedés haladja meg a 10%-ot?

  • Mely diákok teljesítenek a legjobban, illetve a legrosszabbul az első osztályban?

  • Hol van kiugrás az elmúlt öt év összesített nyereségében?

  • Milyen az alkalmazottak koreloszlása?

Adatrendezésre azért van szükség, hogy gyorsan megtalálja a keresett információkat. Szűréssel elérheti, hogy csak a megadott feltételeknek megfelelő sorok jelenjenek meg, a többit elrejtheti egy vagy több oszlopban. Feltételes formázás alkalmazásával megkönnyítheti mások számára az adatok vizuális feltárását és elemzését, a kritikus hibák felfedezését, valamint a minták és a trendek azonosítását a számolótáblában. Rendezés, szűrés és feltételes formázás használatával az adatok alapján hatékonyabb döntések hozhatók.

Az adatokat formátumuk (például cellaszín vagy betűszín) alapján rendezheti és szűrheti attól függetlenül, hogy a formázásuk manuálisan vagy feltételesen történt-e.

Ez a kép bemutatja a szín vagy ikon szerinti szűrést és rendezést a Kategória, az M/M Δ% és a Haszonkulcs oszlopon.

Feltételes formázás cellaháttérszínekkel és ikonkészletekkel

Rendezéshez és szűréshez feltételes formázással létrehozott ikonkészlet is használható, amellyel széljegyeket adhat az adatokhoz, és azokat egymástól küszöbértékkel elkülönített 3–5 kategóriába sorolhatja. Mindegyik ikon egy-egy értéktartományt képvisel. Az alábbi táblázatban például a „3 nyíl” ikonkészletben a felfelé mutató zöld nyíl a magasabb, az oldalra mutató sárga nyíl a közepes, a lefelé mutató vörös nyíl pedig az alacsonyabb értékeket jelzi.

Ikonkészlet-táblázat

Ikonkészlet-táblázat

A cellák formázásához két- vagy háromszínű skálát, adatsávokat és ikonkészleteket használhat; formázhatja azokat a cellákat, amelyek konkrét szöveget, számot, dátumot, időpontot, sorrend élén vagy végén lévő, átlag feletti vagy átlag alatti, egyedi vagy duplikált értékeket tartalmaznak; továbbá számos szabályt hozhat létre, és azokat az eddigieknél egyszerűbben kezelheti.

Vissza a lap tetejére

Színek hatékony használata az adatelemzésben

Szinte mindenki kedveli a színeket. A színek hatékony alkalmazása bármely dokumentum vonzerejét és olvashatóságát jelentős mértékben növeli. Ha Excel-jelentéseiben okosan használja a színeket és az ikonokat, megkönnyítheti a döntéshozatalt, mert ráirányíthatja a felhasználók figyelmét a lényeges információkra, illetve elősegítheti az eredmények képi úton való megértését. Mi több, már az első pillanattól fogva kellemes benyomást kelthet. Másrészről azonban a rosszul használt színek elvonhatják a felhasználók figyelmét, illetve túlzásba vitelük esetén fárasztóak lehetnek. Az alábbiakban néhány színhasználati irányelvet ismertetünk, ezek alapján elsajátíthatja a színek helyes alkalmazását, és elkerülheti a hibákat.

További információ a dokumentumtémákról:    Az Excelben egyszerűen készíthet egységes témákat, használhat egyéni stílusokat és effektusokat. A tetszetős színsémákat tartalmazó, előre definiált dokumentumtémákkal részben levettük a válláról a színek hatékony párosításának nehéz feladatát. Ezek alkalmazásával ugyanis gyorsan és egyszerűen profi külsőt kölcsönözhet dokumentumainak. A dokumentumtéma nem más, mint néhány formázási beállítás, témaszínek, betűtípus-összeállítás (címsorok és szövegtörzs betűtípusai), valamint effektus-összeállítás (egyebek mellett vonalak és kitöltőszínek) gyűjteménye.

Szabványos színek használata a színek számának korlátozása mellett

Ha színek alapján rendezi vagy szűri adatait, tetszőleges színeket választhat, amelyek tükrözik egyéni ízlését. Fel kell tennie azonban egy fontos kérdést: a felhasználóknak is ugyanezek a színek tetszenek majd, mi több, ugyanezeket látják? Számítógépe akár 16 777 216 szín 24 bites színmódban való megjelenítésére is képes lehet. A legtöbb felhasználó azonban ezeknek csak a töredékét tudja megkülönböztetni. A színminőség számítógépenként is változhat. A helyiség megvilágítása, a papírminőség, a képernyők és a nyomtatók felbontása, továbbá a böngészők beállításai szintén eltérőek lehetnek. A népesség 10%-a nem lát vagy képtelen megkülönböztetni bizonyos színeket. Ezek olyan lényeges tényezők, amelyek szabályozása szinte lehetetlen.

Szabályozhatja azonban a színösszetételt, a színek számát vagy a munkalap és a cellák háttérszínét. Ha némi alapvető kutatómunka után a helyes döntés hozza, azzal elérheti, hogy a színek a megfelelő üzenetet, az adatok helyes értelmezési módját közvetítsék. A színeket kiegészítheti ikonokkal és jelmagyarázattal is, ezzel elősegítheti, hogy a felhasználókhoz eljusson a kívánt üzenet.

A színkontraszt és a háttér figyelembevétele

Általában magas telítettségű színeket célszerű használni, például világossárgát, középzöldet vagy vöröset. Ügyeljen arra, hogy a háttér és az előtér között nagy legyen a kontraszt. Színes cellákhoz munkalapháttérként, színes betűkhöz pedig cellaháttérként használjon például fehéret vagy szürkét. Ha háttérszínt vagy háttérképet kell beállítania, a szín vagy a kép legyen a lehető legvilágosabb, nehogy a cella- vagy a betűszín elmosódjon. Ha csak a betűszínre épít, érdemes a betűméretet növelni vagy a betűket félkövérre formázni. Minél nagyobbak a betűk, annál jobban látható vagy megkülönböztethető a színük. Szükség esetén módosítsa vagy távolítsa el a sorok és oszlopok sávozását, mert a sávszín ütközhet a cella- vagy betűszínnel. Mindezen megfontolások nagymértékben hozzájárulnak ahhoz, hogy a felhasználók helyesen érzékeljék és értelmezzék a színeket.

Kerülje az olyan színkombinációkat, amelyek csökkenthetik a láthatóságot vagy megzavarhatják a nézőt. Bizonyára nem szeretne szándékosan szemrontó rajzokat megjeleníteni vagy optikai csalódást kelteni. A nehezebben megkülönböztethető színeket (például a vöröset és a zöldet) válassza el cellaszegéllyel, ha ezek egymás mellé helyezése elkerülhetetlen. A kontraszt növeléséhez használjon kiegészítő vagy kontrasztos színeket, és kerülje az egymáshoz hasonlókat. A hasonló, a kontrasztos és a kiegészítő színek felismerését az alapszínkör segíti.

Az alapszínkör

1. Hasonló színeknek azok számítanak, amelyek a színkörön egymás mellett állnak (például a lila és a narancs hasonló a vöröshöz)

2. Kontrasztos színeknek azokat nevezzük, amelyek három szín távolságra vannak egymástól (a kék és a zöld például kontrasztot alkot a vörössel)

3. Kiegészítő színek azok, amelyek a színkör átellenes pontján foglalnak helyet (a kékeszöld például kiegészítő színe a vörösnek)

Ha ideje engedi, tesztelje a munkafüzetben használt színeket, mutassa meg néhány munkatársának, próbálja ki láthatóságukat különböző fényviszonyok mellett, és kísérletezzen más-más számítógép-képernyő vagy nyomtatóbeállítások alkalmazásával.

Tipp: Ha színesben nyomtatja ki a dokumentumot, alaposan ellenőrizze, hogy a cella- és betűszínek nem rontják-e az olvashatóságot. Ha a cellaszín túl sötét, az olvashatóságot fehér betűszínnel javíthatja.

Vissza a lap tetejére

Az igényeknek leginkább megfelelő színek kiválasztása

Elkelne egy rövid összefoglalás? Használjon vöröset, sárgát, zöldet, illetve kéket fehér vagy szürke háttéren.

A választott színek jelentését a közönségnek és az elérni kívánt célnak megfelelően határozza meg. Ha szükséges, mellékeljen jelmagyarázatot, és ismertesse benne világosan az egyes színek funkcióját. A legtöbb ember 7–10 színt könnyűszerrel képes megkülönböztetni egy munkafüzeten belül. 50 szín megkülönböztetése is lehetséges, de ez külön képzést igényel, ami nem tárgya a jelen cikknek.

A tíz legfontosabb szín

Ha színek szerint rendezi és szűri adatait, az alábbi táblázat segítségével eldöntheti, hogy mely színeket használja. Ezek biztosítják a legnagyobb kontrasztot, és a legtöbb ember számára könnyedén megkülönböztethetők.

Színválaszték-táblázat

Ezeket a színeket a Kezdőlap lap Betűtípus csoportjának Kitöltőszín, illetve Betűszín gombjára kattintva egyszerűen alkalmazhatja a cellákra és a betűkre.

Az alapszínek

Természetes jelentésű színek használata

Pénzügyi adatokat tanulmányozva látható, hogy a számok vörösek (negatív jelentés) vagy feketék (pozitív jelentés). A vörös szín általánosan elfogadott jelentést hordoz. Negatív jelentésű számok ábrázolására a vörös a legalkalmasabb. A bemutatni kívánt adatok típusától függően olyan konkrét színeket használhat, amelyek az adott célközönség körében vagy általános megegyezés alapján jelentéssel bírnak. Néhány példa:

  • Hőmérsékleti értékek esetében a magasabb hőmérsékletek jelzésére meleg színeket (vörös, sárga, narancs), alacsonyabb hőmérsékletek jelzésére hideg színeket (zöld, kék, lila) használhat.

  • Topográfiai adatok ábrázolásakor a kék jelentheti a vizet, a zöld a növényzetet, a barna a sivatagot és a hegyeket, a fehér pedig a havat és a jeget.

  • Közlekedési, illetve biztonsági körülményekkel kapcsolatos adatok ábrázolásakor a vörös például a leállt vagy leállított folyamatok, a narancssárga a veszély, a sárga a figyelmeztetés, a zöld a biztonság, a kék pedig az általános információ jelzésére használható.

  • Ha az adatokkal elektromos ellenállásokat jellemez, használja a szabványos színkódokat, tehát a barnát, a vöröset, a narancssárgát, a sárgát, a zöldet, a kéket, a lilát, a szürkét és a fehéret.

Vissza a lap tetejére

Példák

Tételezzük fel, hogy egy jelentéssorozatot készít termékleírásokról, árakról és készletszintekről. Az alábbi szakaszok az ilyen jellegű adatokkal kapcsolatban felmerülő kérdéseket szemléltetik, és bemutatják, hogy miként lehet megválaszolni őket színek és ikonkészletek segítségével.

Mintaadatok

A példákban az alábbi mintaadatokat használjuk.

A példákban használt mintaadatok

Ha egy üres munkafüzetbe szeretné másolni az adatokat, tegye az alábbiakat:

A mintaadatok mentése .xlsx fájlként

  1. Indítsa el a Microsoft Jegyzettömböt.

  2. Jelölje ki a mintaszöveget, másolja a vágólapra, majd illessze be a Jegyzettömbbe.

  3. Mentse a fájlt például Termékek.csv fájlnéven és kiterjesztéssel.

  4. Lépjen ki a Jegyzettömbből.

  5. Indítsa el az Excelt.

  6. Nyissa meg a Jegyzettömbből mentett fájlt.

  7. Mentse a fájlt .xlsx fájlként.

Mintaadatok

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Milyen típusú termékcsomagok léteznek?

Probléma

Számba szeretné venni a termékek különféle csomagolási módjait, de nincs Csomagolás oszlop. Az Egységnyi mennyiség oszlopban manuálisan átszínezheti, majd színek szerint rendezheti az egyes cellákat. Felvehet jelmagyarázatot is, amelyben tájékoztathatja a felhasználókat a színek jelentéséről.

Eredmény

Mintaeredmények a termékcsomagolási problémák különféle típusaira

Megoldás

  1. Ha a fenti táblázat színsémájának megfelelően manuálisan szeretné átszínezni a cellákat, kattintson egyenként a cellákra, majd a Kezdőlap lap Betűtípus csoportjában kattintson a Kitöltőszín gombra.

    Tipp: A Kezdőlap lap Vágólap csoportjában található Formátummásoló gombra kattintva a kijelölt színt gyorsan másik cellára alkalmazhatja.

  2. Kattintson az Egységnyi mennyiség oszlop egyik cellájára, a Kezdőlap lap Szerkesztés csoportjában kattintson a Rendezés és szűrés menügombra, és válassza az Egyéni sorrend parancsot.

  3. A Rendezés párbeszédpanel Oszlop csoportjában válassza az Egységnyi mennyiség elemet, a Rendezés alapja csoportban válassza a Cella színe lehetőséget, és kattintson kétszer a Szint másolása gombra.

  4. A Sorrend oszlop első sorában jelölje ki a piros színt, a második sorában a kéket, a harmadik sorában a sárgát.

    A fenti színektől eltérően színezett cellák (például a fehérek) sorai a helyükön maradnak.

    Megjegyzés: A listában az oszlopban megtalálható színek vannak felsorolva. Nincs színen alapuló alapértelmezett rendezési sorrend, és egyéni lista használatával nem lehet egyéni rendezési sorrendet kialakítani.

  5. A jelentés szélén található cellákat használva vegyen fel jelmagyarázatot az alábbi táblázat útmutatása szerint.

Jelmagyarázat:

Piros

Csomagok és papírdobozok

Kék

Konzerv- és bádogdobozok

Zöld

Üvegek és palackok

Fehér

(nincs adat)

Mely termékek haszonkulcsa magasabb 67%-nál, és melyeké alacsonyabb 34%-nál?

Probléma

A jelentés elején szeretné gyorsan megjeleníteni a legnagyobb és a legkisebb haszonkulcsokat.

Eredmény

Mintaeredmény a haszonkulcsok kimutatására

Megoldás

  1. Jelölje ki az E2:E26 cellatartományt, majd a Kezdőlap lap Stílusok csoportjában kattintson a Feltételes formázás menügombra, mutasson az Ikonkészletek pontra, és válassza a 3 nyíl (színes) készletet.

  2. Kattintson a jobb gombbal a Haszonkulcs oszlop egyik cellájára, mutasson a Rendezés pontra, és válassza az Egyéni sorrend parancsot.

  3. A Rendezés párbeszédpanelen az Oszlop oszlopban jelölje ki a Haszonkulcs elemet, a Rendezés alapja oszlopban válassza a Cellaikon lehetőséget, és kattintson a Szint másolása gombra.

  4. A Sorrend oszlop első sorában jelölje ki a felfelé mutató zöld nyilat, a második sorban pedig a lefelé mutató piros nyilat.

Mely termékeket kell haladéktalanul utánrendelni?

Probléma

Gyorsan jelentést szeretne készíteni azokról a termékekről, amelyeket haladéktalanul után kell rendelni, és a jelentést el szeretné küldeni a személyzetnek.

Eredmény

Mintaeredmény az újrarendezést igénylő termékekre vonatkozóan

Megoldás

  1. Jelölje ki az I2:I26 cellatartományt, a Kezdőlap lap Stílusok csoportjában kattintson a Feltételes formázás menügombra, mutasson a Cellakijelölési szabályok pontra, és válassza az Egyenlő parancsot.

  2. A megjelenő párbeszédpanel első mezőjébe írja be az Igen szót, majd a második listában jelölje ki a Piros kitöltőszín sötétvörös szöveggel elemet.

  3. Az oszlopban kattintson a jobb gombbal valamelyik formázott cellára, mutasson a Szűrő pontra, és válassza a Szűrés a kijelölt cella színe alapján parancsot.

    Tipp: Az oszlopfejléc alatt lévő szűrőgombra mutatva megjelenik az oszlop szűrési módja.

Mely termékek ára és költsége a legmagasabb, illetve melyeké a legalacsonyabb?

Probléma

A jelentés elején csoportosítva meg szeretné jeleníteni a legmagasabb és a legalacsonyabb árakat, illetve költségeket.

Eredmény

Mintaeredmény a termékek árára és költségére vonatkozóan

Megoldás

  1. Jelölje ki a C2:C26, valamint a D2:D26 cellatartományt, és végezze el az alábbi műveleteket:

    • A Kezdőlap lap Stílusok csoportjában kattintson a Feltételes formázás menügombra, mutasson a Legfelső/legalsó értékek szabályai pontra, majd válassza az Első 10 elem parancsot.

    • A megjelenő párbeszédpanel első mezőjébe írja be az 1 értéket, majd a második mezőben válassza a Sárga kitöltőszín sötétsárga szöveggel elemet.

    • A Kezdőlap lap Stílusok csoportjában kattintson a Feltételes formázás menügombra, mutasson a Legfelső/legalsó értékek szabályai pontra, majd válassza az Utolsó 10 elem parancsot.

    • A megjelenő párbeszédpanel első mezőjébe írja be az 1 értéket, majd a második mezőben válassza a Zöld kitöltőszín sötétzöld szöveggel elemet.

  2. A Költség és az Ár oszlopban hajtsa végre az alábbiakat:

    • Kattintson a jobb gombbal a legkisebb értékre, mutasson a Rendezés pontra, és válassza a Kijelölt cellaszín felülre helyezése parancsot.

    • Kattintson a jobb gombbal a legnagyobb értékre, mutasson a Rendezés pontra, és válassza a Kijelölt cellaszín felülre helyezése parancsot.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×