Adatok rendezése és szűrése körlevélhez

Adatok rendezése és szűrése körlevélhez

A körlevélkészítési funkcióval tömeges leveleket készíthet és küldhet, illetve borítékokat és címkéket hozhat létre. A levelezőlista a körlevél adatforrása. A Word a levelezőlista adatait használja fel, és beszúrja őket a körlevél-dokumentumba.

A levelezőlista szerkesztése

A körlevélkészítéssel rendezheti és szűrheti az adatokat a levelezőlistában, és így kiválaszthatja csak a kívánt rekordokat.

  1. Ha szükséges, nyissa meg a körlevél-dokumentumot.

  2. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettlista szerkesztése gombra.

    A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a Levelezés lap „Körlevélkészítés indítása” csoportjában a „Címzettlista szerkesztése” gombot.

    Tipp: Ha a Címzettlista szerkesztése gomb nem érhető el, kattintson a Címzettek kiválasztása gombra, és csatlakoztassa a dokumentumot a használni kívánt levelezőlistához.

  3. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen jelölje be azoknak a címzetteknek a jelölőnégyzeteit, akiknek a rekordját fel szeretné venni a körlevélre.

    Jelölje be az egyes sorok jelölőnégyzetét az adott címzett belefoglalásához.

    Tipp: A sorok csoportosításához vagy a nézet bizonyos sorokra való korlátozásához rendezheti vagy szűrheti a levelezőlistát.

További lehetőségek

A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen több lehetőség közül választhat a címzettlista pontosításához. A két leggyakrabban használt beállítással úgy rendezheti és szűrheti a listát, hogy könnyebben megtalálhassa a neveket és a címeket. Részletes információkért válassza a „Rendezés” vagy az azt követő „Szűrés” hivatkozást.

A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a „Címzettlista szerkesztése” lehetőséget, majd a „Körlevél címzettjei” párbeszédpanel „Címzettek listájának pontosítása” csoportjában válasszon egy lehetőséget.

Címzettlista rendezése

A címzettlista rendezéséhez több lehetőség közül is választhat. Az alábbi lépések csak egy példát mutatnak arra, hogy milyen műveleteket lehet elvégezni a rekordok rendezéséhez.

  1. A Címzettek listájának pontosítása csoportban válassza a Rendezés hivatkozást a Szűrés és rendezés párbeszédpanel megnyitásához.

  2. A Rekordok rendezése lapon válassza a Rekordok rendezése mezőben a lefelé mutató nyilat, adja meg az Excel-levelezőlista azon oszlopának a nevét, amely alapján rendezni szeretné a megjelenítést, majd válassza a Növekvő vagy a Csökkenő lehetőséget rendezési sorrendként.

    A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a „Címzettlista szerkesztése” lehetőséget, majd a „Címzettek listájának pontosítása” csoportban válassza a Rendezés lehetőséget.

  3. (Nem kötelező) Válassza az Azután legördülő lista lefelé mutató nyilát, jelölje ki annak a másik oszlopnak a nevét, amely alapján rendezni szeretné a megjelenítést, majd jelölje be a Növekvő vagy a Csökkenő választógombot rendezési sorrendként.

  4. (Nem kötelező) Ismételje meg a 3. lépést, ha másik oszlopnevet kell megadnia a rendezéshez.

  5. Kattintson az OK gombra a rendezés eredményének megtekintéséhez.

    A rendezés eredménye egy Wordbeli körlevél-dokumentumban.

    Megjegyzés: A címzettlista most már betűrend szerinti növekvő sorrendben áll.

Címzettlista szűrése

A levelezőlista szűrésével megjelenítheti csak azokat a címzetteket, akiket fel szeretne venni a körlevélre. A szűrő segítségével például rekordokat jeleníthet meg egy adott városban élő személyekről, vagy adott árú leltárelemekről.

A következő lépésekben feltételeket adhat meg a levelezőlista szűréséhez. A szűrés egyszerű feltételeket (kifejezéseket) használ azok alapján a beállítások alapján, amelyeket Ön a megadott adatok meglétének ellenőrzéséhez kiválaszt.

  1. A Címzettek listájának pontosítása csoportban válassza a Szűrés hivatkozást a Szűrés és rendezés párbeszédpanel megnyitásához.

  2. A Rekordok szűrése lapon válassza a Mező legördülő lista lefelé mutató nyilát, majd jelölje ki azt az oszlopnevet az Excel-levelezőlistában, amelyet első szintű szűrőként szeretne használni.

    Megjegyzés: A Rekordok szűrése lap úgy van formázva, mint egy négy oszlopból álló űrlap. Balról jobbra haladva a következők megadására szolgáló oszlopok láthatók: feltétel, mező, összehasonlító operátor és a felhasználó által definiált keresési feltételek.

  3. Válassza a Reláció legördülő lista lefelé mutató nyilát, majd jelölje ki az Egyenlő elemet vagy egy másik relációs beállítást.

  4. A Viszonyítási alap mezőbe írja be azt az adatot, amellyel szeretné, hogy a Mező listában kijelölt beállítás megegyezzen.

  5. (Nem kötelező) Egy második szintű szűrő hozzáadásához a bal oldali oszlopban végezze el az alábbi műveletek egyikét:

    • Válassza az És beállítást, ha azt szeretné, hogy miként szűrőfeltétel teljesüljön, és ismételje meg a 2–4. lépéseket.

      vagy

    • Válassza a Vagy beállítást, ha azt szeretné, hogy a szűrőfeltételek egyike teljesüljön, és ismételje meg a 2–4. lépéseket.

    A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a „Címzettlista szerkesztése” lehetőséget, majd a „Címzettek listájának pontosítása” csoportban válassza a Szűrés lehetőséget.

  6. Szükség esetén ismételje meg az 5. lépést.

  7. Amikor elkészült, kattintson az OK gombra, majd tekintse meg a szűrt rekordok eredményét.

    A címzettlista szűrésének eredménye egy Wordbeli körlevél-dokumentumban.

Címzett keresése

A levelezőlistában megkereshet egy adott címzettet vagy olyan címzettek egy csoportját, akik valamilyen közös tulajdonsággal (például azonos vezetéknévvel, irányítószámmal vagy tagsági számmal) rendelkeznek.

  1. A Körlevél címzettjeiCímzettek listájának pontosítása csoportjában válassza a Címzett keresése hivatkozást.

  2. A Bejegyzés keresése párbeszédpanel Mit keres mezőjébe írja be a levelezőlistában keresendő attribútumnevet.

    Írjon be egy nevet a „Bejegyzés keresése” párbeszédpanelen a címzett megkereséséhez.

  3. A Keresés helye csoportban válasszon a következő lehetőségek közül:

    • Hagyja bejelölve az alapértelmezett Az összes mező választógombot.

      vagy

    • Jelölje be A következő mező választógombot, majd a legördülő listában válassza ki a keresett oszlopnevet.

  4. Kattintson a Következő gombra.

    Megjegyzés: Ha a program talál egyezést a keresési bejegyzésre, a levelezőlistában a bejegyzés kiemelten jelenik meg. Kattintson újra a Következő gombra, és ha a program másik egyezést is talál, akkor az is kiemelten jelenik meg.

Lásd még

Tekintse meg a Körlevélkészítés felsőfokon című ingyenes oktatóvideót a körlevélmezők szűréséről, a körlevél egyéni üzenetekkel történő személyre szabásáról, valamint egyéni körlevélmezők beillesztéséről.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×