Adatok küldése a Wordbe a Körlevél funkcióval

Adatok küldése a Wordbe a Körlevél funkcióval

A Körlevél funkció nagyszerű lehetőséget kínál az Access-adatok hasznosítására. Ez a videobemutató azt szemlélteti, hogy miként hozható létre a Word 2013-ban egy tipikus formalevél az Access 2013 Körlevél parancsával. Az alapvető lépésekkel a videó alatt található útmutatóban is megismerkedhet.

Your browser does not support video. Install Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player, or Internet Explorer 9.

A videobemutató tartalma

Az alábbi általános lépésekkel hozhat létre Word-körlevelet az Accessből:

  1. Nyissa meg azt az Access-adatbázist, amely Word körlevél funkciójával használni kívánt címeket tartalmazza.

  2. Ha a navigációs ablak nincs megnyitva, megnyitásához nyomja le az F11 billentyűt.

  3. Adja meg a címeket tartalmazó táblát vagy lekérdezést. Ha a címmezők több táblában találhatók, hozzon létre lekérdezést, amely tartalmazza a szükséges mezőket, majd ezt a lekérdezést adja meg a körlevélkészítéshez.

  4. Kattintson a Külső adatok > Körlevél parancsra.

  5. Adja meg, hogy egy meglévő Word-dokumentumban szeretné-e felhasználni a címeket, vagy egy új, üres dokumentumból kiindulva végzi a körlevélkészítést.

  6. Kattintson az OK gombra.

A Word elindul, és megjeleníti a Levelezés lapot, illetve a Körlevél munkaablakot.

  1. Haladjon végig a varázsló lépésein a Körlevél munkaablak alján található Tovább és Vissza hivatkozásokra kattintva.

  2. A varázsló 3. lépésében nem kell megadnia a címzettek listáját. Ezt már az Accessben megadta. Felmerülhet viszont az, hogy a listát szeretné finomhangolni a Címzettlista szerkesztése funkcióval. A megnyíló listában eltávolíthat egy-egy címet a körlevélkészítésből, szűrőket alkalmazhat, rendezheti a listát, illetve egyéb lehetőségeket is használhat.

  3. A varázsló 4. lépésében írja be a betűt (hacsak nem egy meglévő dokumentummal dolgozik).

  4. Helyezze a kurzort a dokumentumban arra a pontra, ahol a címadatokat megjelenítetni szeretné, majd kattintson a Levélkészítés munkaablakban az Címterület, a Megszólítás vagy a További elemek gombra az Access adatainak a dokumentumba való beszúrásához. A megjelenő mezőkben adja meg a kívánt formátumot, majd kattintson a Mezők egyeztetése elemre, így gondoskodhat róla, hogy a mezők helyesen legyenek egymásnak megfeleltetve.

  5. A varázsló 5. lépésében kattintson a Tovább (>>) vagy a Vissza (<<) gombra, ha szeretné megtekinteni, hogyan fognak kinézni az egyesített adatok a dokumentum nyomtatásakor.

  6. A varázsló 6. lépésében kattintson a Nyomtatás gombra, és adja meg a kívánt nyomtatási beállításokat.

  7. Mentse és zárja be a Word-dokumentumot.

    Megjegyzések: 

    • Ha a varázsló lépéseinek végrehajtása után vissza kell térnie a körlevél-készítési beállítások bármelyikének módosítása céljából, az összes művelet elérhető a Word Levelezés lapján.

    • Ha az Access-adatbázisban tervezési változtatásokat végez, lehet, hogy a Wordben is módosítania kell a körlevél-készítési beállítások egy részét, hogy újra megfelelően működjön a körlevélkészítés.

    • A Körlevél varázsló kifejezetten a levelezési címadatokkal való munkavégzésre van kialakítva. A körlevélkészítő funkció azonban arra is felhasználható, hogy bármilyen típusú adatot egyesítsen a Wordben, például leltári rekordokat vagy feladatokat.

A Word körlevélfunkcióit részletesen ismertető cikkek:

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×