Adatok exportálása az Excelbe

Az Exportálás varázsló használatával a Microsoft Excel által is olvasható formátumba exportálhatók az Access-adatbázisokban tárolt adatok. Ez a cikk azt mutatja be, hogy az adatok előkészítése után hogyan exportálhatók az adatok az Excelbe, és hibaelhárítási tippekkel is szolgál a gyakran fellépő problémák megoldásához.

Tartalom

Adatok exportálása az Excelbe – alapismeretek

Az exportálási művelet előkészítése

Az exportálási művelet futtatása

További tudnivalók az exportálásról

Hiányzó vagy téves értékekkel kapcsolatos hibák elhárítása

Adatok exportálása az Excelbe – alapismeretek

Az adatok Excel alkalmazásba exportálásakor az Access másolatot készít a kijelölt adatokról, majd az Excel által megnyitható fájlba menti a másolt adatokat. Ha gyakran kell adatokat másolnia az Access programból az Excel alkalmazásba, a későbbi felhasználás végett célszerű menteni az exportálási művelet részleteit. Ezzel a megoldással akár úgy is ütemezheti a műveletet, hogy azt előre beállított időközönként automatikusan futtassa a rendszer.

Mikor lehet szükség adatokat exportálni az Excel alkalmazásba?

  • A részlege vagy munkacsoportja az Access és az Excel alkalmazást is használja adatok feldolgozására. Az adatokat Access-adatbázisokban tárolja, az Excel segítségével pedig elemzi őket, és közzéteszi az elemzések eredményeit. A csoport jelenleg akkor exportál adatokat Excel-táblázatokba, amikor szükséges, és ezt a folyamatot szeretné hatékonyabban végezni.

  • Ön gyakorlott Access-felhasználó, ám felettese jobban szeret Excel-táblázatokkal dolgozni. Ezért rendszeresen másol adatokat az Excel alkalmazásba, és ezt a folyamatot szeretné automatizálni, hogy időt takarítson meg.

Adatok exportálása az Excel alkalmazásba

  • Az Access nem tudja Excel formátumban menteni az adatokat a Mentés másként paranccsal. Ha adatokat szeretne másolni az Excel alkalmazásba, az ebben a cikkben ismertetett exportálási szolgáltatást kell segítségül hívnia, vagy a vágólapon keresztül kell Excel-számolótáblába illesztenie az Access-adatbázisbeli adatokat.

  • Az exportálási művelettel táblákat, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket exportálhat.

  • A Microsoft Excel egy kifejezetten erre a célra szolgáló paranccsal teszi lehetővé az Access-adatbázisokból történő adatimportálást. Az Access exportálást indító parancsa helyett ezt a parancsot is használhatja, de így csak táblák és lekérdezések importálhatók. Bővebb felvilágosítást az Excel súgójának Kapcsolódás külső adatforráshoz (adatok importálása) című témaköre tartalmaz.

  • Makrókat vagy modulokat nem exportálhat. Ha segédűrlapot, segédjelentést vagy segédadatlapot tartalmazó űrlapot, jelentést vagy adatlapot exportál, csak a főűrlapot, a főjelentést vagy főadatlapot exportálja. Az exportálási műveletet minden olyan segédűrlappal, segédjelentéssel vagy segédadatlappal meg kell ismételni, amelyet Excel-táblázatként szeretne látni.

  • Egy exportálási művelettel csak egy adatbázis-objektumot exportálhat. Az egyes exportálási műveletek befejezése után azonban egyesítheti a különálló munkalapokat az Excel programban.

Vissza a lap tetejére

Az exportálási művelet előkészítése

Az exportálási eljárás előtt célszerű áttekinteni az exportálni kívánt adatokat, és meggyőződni arról, hogy azok nem tartalmaznak hibajelölőket vagy hibaértékeket. Ha hibákat észlel, próbálja meg kijavítani őket még az exportálás megkezdése előtt. Ellenkező esetben problémák léphetnek fel az exportálási művelet során, az eredményül kapott Excel-munkalap celláiban pedig #NULLA! értékek jelenhetnek meg. A Hiányzó vagy téves értékekkel kapcsolatos hibák elhárítása című szakaszban részletesen olvashat az exportálási művelet közben fellépő esetleges problémákról.

Ha a forrásobjektum egy tábla vagy egy lekérdezés, döntse el, hogy a formázással együtt vagy anélkül szeretné-e exportálni. Ez a döntés két szempontból is befolyásolja az eredményül kapott munkafüzetet – az exportált adatmennyiség és az adatok megjelenítési formátuma szempontjából. Az alábbi táblázat a formázott és a nem formázott adatok exportálásának eredményét ismerteti.

Exportálás

Forrásobjektum

Mezők és rekordok

Formázás

Formázás nélkül

Tábla vagy lekérdezés

Megjegyzés :  Az űrlapok és a jelentések csak a formázással együtt exportálhatók.

A program az alapul szolgáló objektum minden mezőjét és rekordját exportálja.

A művelet során a Formátum tulajdonság beállításait nem veszi figyelembe az alkalmazás.

Keresőmezők esetében csak a keresési azonosító értékét exportálja az alkalmazás.

A hivatkozást tartalmazó mezők tartalmát szöveges oszlopként exportálja a program úgy, hogy a hivatkozások a megjelenített szöveg#cím# alakban lesznek láthatók.

Formázással

Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés

Csak az aktuális nézetben vagy objektumban megjelenített mezőket vagy rekordokat exportálhatja. A kiszűrt rekordokat, adatlapok rejtett oszlopait és az űrlapok vagy a jelentések meg nem jelenített vezérlőelemeit a művelet nem exportálja.

A varázsló megőrzi a Formátum tulajdonság beállításait.

Keresőmezők esetében a keresési értékeket exportálja a program.

A hiperhivatkozás típusú mezők értékeit hiperhivatkozásként exportálja az Access.

A Rich Text formázást tartalmazó mezők esetében a szöveget exportálja a rendszer, a formázást azonban nem.

  1. Válassza ki a célként megadott munkafüzetet és a fájlformátumot. Fontos tudni, hogy a jelentéseket csak a régebbi *.xls fájlformátumban lehet exportálni, az újabb *.xlsx formátumban nem.

    Az exportálás során az Access rákérdez a célként megadott munkafüzet nevére. Az alábbi táblázat azt foglalja össze, hogy mikor jön létre új munkafüzet (ha még nem létezik), és mikor írja fölül az alkalmazás (ha már létezik).

Ha a célként megadott munkafüzet

És a forrásobjektum

Exportálni kívánt tartalom

Eredmény

Nem létezik

Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés

Adatok formázással együtt vagy anélkül

A munkafüzet az exportálás során jön létre.

Már létezik

Tábla vagy lekérdezés

Adatok formázás nélkül

A művelet nem írja felül a munkafüzetet. Egy új munkalapot hoz létre benne, és annak az objektumnak a nevét adja neki, amelyből az adatokat exportálja. Ha van már ilyen nevű munkalap az adott munkafüzetben, kiválaszthatja, hogy felül kívánja-e írni a megfelelő munkalap adatait, vagy másik nevet ad az új munkalapnak.

Már létezik

Tábla, lekérdezés, űrlap vagy jelentés

Adatok formázással együtt

Az exportálás során az Access felülírja a munkafüzetet. Minden létező munkalap eltűnik, és létrejön egy új munkalap, amelynek neve megegyezik az exportált objektuméval. Az Excel-munkalap adatainak formátuma megegyezik a forrásobjektum formátumaival.

Az adat mindig új munkalapba kerül. Nem fűzheti hozzá az adatokat létező munkalaphoz vagy megnevezett tartományhoz.

Vissza a lap tetejére

Az exportálási művelet futtatása

  1. Ha a célként megadott munkafüzet meg van nyitva, a továbblépés előtt zárja be.

  2. A forrásadatbázis navigációs ablakában jelölje ki az exportálni kívánt objektumot.

    Az adatok egy részének exportálása

    Ha tábla, lekérdezés vagy űrlap típusú objektum esetén csak az adatok egy részét szeretné exportálni, nyissa meg az objektumot Adatlap nézetben, és jelölje ki a kívánt rekordokat.

    Űrlap megnyitása Adatlap nézetben:    

    1. Dupla kattintással nyissa meg az űrlapot.

    2. Kattintson az űrlapra a jobb gombbal, és válassza az Adatlap nézet parancsot. Ha a parancs nem érhető el:

      1. Kattintson a Tervező nézet parancsra.

      2. A Tulajdonságlap munkaablak megjelenítéséhez nyomja meg az F4 billentyűt.

      3. A Tulajdonságlap munkaablak tetején lévő legördülő listában válassza az Űrlap elemet.

      4. A Tulajdonságlap Formátum lapján az Adatlap nézet engedélyezése tulajdonságot állítsa Igen értékűre.

      5. A Tervezés lap Nézetek csoportjában válassza az Adatlap nézet lehetőséget.

        Megjegyzés : A jelentések egyes részei külön-külön nem exportálhatók. Kijelölheti vagy megnyithatja azonban azt a táblát vagy lekérdezést, amelyen a jelentés alapul, és exportálhatja az adott objektumban lévő adatok egy-egy részét.

  3. A Külső adatok lap Exportálás csoportjában kattintson az Excel gombra.

  4. Az Exportálás – Excel-munkafüzet párbeszédpanelen tekintse át az Excel-munkafüzet javasolt fájlnevét (az Access a forrásobjektum nevét használja). A fájlnév tetszés szerint módosítható.

  5. A Fájlformátum listában válassza ki a kívánt fájlformátumot.

  6. Ha táblát vagy lekérdezést exportál, és szeretne formázott adatokat exportálni, jelölje be az Adatok exportálása formázással és elrendezéssel jelölőnégyzetet. További információt a Felkészülés az exportálásra című szakaszban találhat.

    Megjegyzés :  Ha űrlapot vagy jelentést exportál, ez a jelölőnégyzet mindig be van jelölve, de nem aktív (szürke).

  7. Ha meg szeretné tekinteni a célként megadott munkafüzetet az exportálás befejezése után, jelölje be A célfájl megnyitása az exportálás befejeztével jelölőnégyzetet.

    Ha a forrásobjektum meg van nyitva, és a nézetben egy vagy több rekordot kijelölt az exportálás megkezdése előtt, bejelölheti a Csak a kijelölt rekordok exportálása jelölőnégyzetet. Ha a nézetben látható összes rekordot exportálni szeretné, hagyja üresen.

    Megjegyzés :  Ha nincs kijelölve rekord, a jelölőnégyzet továbbra sem használható (azaz szürke marad).

  8. Kattintson az OK gombra.

    Ha az exportálási művelet során hiba történik, az Access megjelenít egy üzenetet, amely leírja a hiba okát. Minden egyéb esetben exportálja az adatokat, és a 7. lépésben megadott beállítás függvényében megnyitja a célként megadott munkafüzetet az Excel alkalmazásban. Ezután megjelenik az a párbeszédpanel, amelyen meg lehet adni az exportálási beállítások mentéséhez szükséges adatokat.

Vissza a lap tetejére

További tudnivalók az exportálásról

Vissza a lap tetejére

Hiányzó vagy téves értékekkel kapcsolatos hibák elhárítása

A következő táblázat a gyakori hibák elhárításához nyújt segítséget.

Tipp :  Ha csak néhány érték hiányzik, pótolja őket az Excel-munkafüzetben. Ha sok érték hiányzik, javítsa ki a forrásobjektumot az Access-adatbázisban, majd ismételje meg az exportálási műveletet.

Probléma

Leírás és megoldás

Számított mezők

Az Access exportálja a számított mezők eredményét, a számításokat elvégző alapkifejezéseket azonban nem.

Többértékű mezők

Az Access a többértékű mezőket pontosvesszővel (;) elválasztott értéklista formájában exportálja.

Képek, objektumok és mellékletek

A grafikus elemeket (például emblémát, OLE-objektummezők tartalmát, vagy a forrásadatokhoz tartozó csatolt fájlokat) az Access nem exportálja. Ezeket az exportálás befejezése után, manuálisan veheti fel a munkalapba.

Grafikon

Ha Microsoft Graph-objektumot tartalmazó űrlapot vagy jelentést exportál, az alkalmazás nem exportálja a diagramobjektumot.

Nem megfelelő oszlopban megjelenő adatok

Az eredményül kapott munkalap celláinak #NULLA! értéke helyett esetenként a következő oszlop adatai jelennek meg.

Hiányzó dátumértékek

Az Access nem exportálja az 1900. január 1-je előtti dátumértékeket. A munkalap megfelelő mezői #NULLA! értéket fognak tartalmazni.

Hiányzó kifejezések

Az Access csak a számítások eredményét exportálja Excel-táblázatba, az értékek kiszámítására szolgáló kifejezéseket azonban nem. Az exportálás befejezése után manuálisan felveheti az Excel-munkalapra a képleteket.

Hiányzó segédűrlapok, segédjelentések és segédadatlapok

Ha űrlapot, jelentést vagy adatlapot exportál, csak a főűrlapot, főjelentést vagy főadatlapot exportálja. A műveletet minden exportálni kívánt segédűrlap, segédjelentés és segédadatlap esetében meg kell ismételni.

Hiányzó vagy nem megfelelően formázott oszlopok

Ha a létrehozott munkalapon egyik oszlop sincsen formázva, ismételje meg az exportálási műveletet, és győződjön meg róla, hogy bejelölte az Adatok exportálása formázással és elrendezéssel jelölőnégyzetet a varázslóban. Ezzel szemben ha egyes oszlopok formázása különbözik a forrásobjektumban láthatótól, manuálisan alkalmazza a kívánt formátumot az Excel alkalmazásban.

Oszlop formázása az Excelben

  1. Nyissa meg a célként megadott munkafüzetet, majd jelenítse meg az exportált adatokat tartalmazó munkalapot.

  2. Kattintson a jobb gombbal egy oszlopra vagy egy kijelölt cellatartományra, és válassza a Cellaformázás parancsot.

  3. A Szám lap Kategória legördülő listájában válasszon formátumot (például Szöveg, Szám, Dátum vagy Idő).

  4. Kattintson az OK gombra.

Kettős kereszt (#) egy oszlopban

Előfordulhat, hogy egy űrlap Igen/Nem mezőjének megfelelő oszlopban # értéket lát. Ez akkor fordulhat elő, ha az exportálást a navigációs ablakból vagy Űrlap nézetből indítja el. A problémát úgy oldhatja meg, hogy az adatok exportálása előtt megnyitja az űrlapot Adatlap nézetben.

Hibajelölők és hibaértékek

Ellenőrizze, hogy nincsenek-e a cellákban hibajelzők (zöld háromszögek a cella sarkában) vagy hibaértékek (a megfelelő adat helyett # karakterrel kezdődő karaktersorozatok).

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×