Adatok áthelyezése az Excelből az Access alkalmazásba

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Ez a cikk azt ismerteti, hogy miként helyezhetők át az adatok az Excelből az Accessbe, és hogyan alakíthatók át az adatok a Microsoft Office Excel és az Access együttes használatát lehetővé tevő relációs táblázatokká. Összefoglalásként elmondható, hogy az Access az adatok rögzítésében, tárolásában, lekérdezésében és megosztásában, az Excel pedig az adatok kiszámításában, elemzésében és ábrázolásában jeleskedik.

Az Access és az Excel használata adatkezeléshez és a 10 érv, hogy miért érdemes az Excel alkalmazást az Access alkalmazással együtt használni című témakörből megtudhatja, hogy melyik program alkalmas a leginkább egy adott feladat elvégzésére, és hogyan használható együtt az Excel és az Access egy igazán hasznos megoldásként.

Tartalom

A relációs adatbázisok és az adatmodellezés lényege

A relációs táblázatok összetevői

Mi az a normalizáció?

A táblázatok különféle normál formái

Kapcsolatok és kulcsok

Adatintegritás és érvényesség

Összefoglalás

Az adatok Excelből Accessbe való áthelyezésének alapvető lépései

1. lépés: Adatok importálása az Excelből az Access alkalmazásba

Adatok automatikus hozzáfűzése egyszerűen

2. lépés: Adatok normalizálása a táblázatelemző varázsló használatával

3. lépés: Kapcsolódás Access-adatokhoz az Excel alkalmazásból

Adatok beolvasása az Accessbe

A relációs adatbázisok és az adatmodellezés lényege

Számos adatfájl, beleértve az Excel-fájlokat is, egybesimított fájl néven ismert. Ezek a fájlok gyakran nagyméretűek, és ritkán használt felesleges adatokat és oszlopokat, valamint számos üres értéket tartalmaznak. Lehetséges, hogy egy másik rendszerből vagy felhasználótól örökölte őket, vagy annak során jöttek létre, ahogyan idővel új oszlopok lettek felvéve a változó követelmények hatására. Habár az adatok egybesimított fájlba való rendezése működik egy adott célra, az ilyen fájlok nem rugalmasak, és használatuk esetén nehezen válaszolhatók meg az adatokkal kapcsolatos váratlan kérdések.

egybesimított fájl

Az idő próbáját kiálló megoldás egybesimított fájl esetén egy relációs adatbázis használata. Az Access egy olyan relációsadatbázis-program, amely akkor működik a legjobban, ha a táblázatok gondosan meg vannak tervezve olyan kapcsolatokkal, amelyek megfelelnek a relációs adatbázis modelljének.

Vissza a lap tetejére

A relációs táblázatok összetevői

Egy jól megtervezett relációs adatbázisban az egyes táblázatok olyan elnevezett oszlopokból és sorokból álló gyűjtemények, amelyek egyetlen témában (például az alkalmazottakkal kapcsolatban) tárolnak adatokat. A táblázat minden egyes oszlopa egyedi névvel rendelkezik, és az adott témával kapcsolatos információt tartalmaz, például egy alkalmazott utónevét és címét. A táblázat sorai a téma különböző előfordulásait tartalmazzák, például a vállalat összes jelenlegi alkalmazottját. A sorok és oszlopok metszéspontja egyetlen értéket tárol, amely egyetlen tényt jelöl, például „Debrecen”. A sorok és oszlopok átrendezhetők anélkül, hogy megváltozna a táblázat jelentése.

relációs táblázat

1. A táblázatok egyetlen témát – egy személyt, helyet, dolgot, eseményt vagy fogalmat – képviselnek.

2. Minden egyes sor egyedi, és tartozik hozzá egy elsődleges kulcs, például egy belépőkártyaszám.

3. Minden egyes oszlophoz tartozik egy egyedi, rövid és értelmes név.

4. Egy oszlopban az összes érték hasonló jelentésű és formátumú.

5. A táblázat minden egyes értéke (az Excelbeli cellák megfelelője) egyetlen tényt jelöl.

Vissza a lap tetejére

Mi az a normalizáció?

Sajnos a jól megtervezett relációs táblázatok nem automatikusan jönnek létre az Access-adatbázisokban. Ha elemezni szeretné az egybesimított fájlban található adatokat, illetve át szeretné rendezni az adatokat egy táblázatból két vagy több kapcsolódó táblázatba, a normalizáció nevű módszert kell használnia. A folyamat első lépéseként fel kell osztania egy táblázatot két vagy több kisebb táblázatra úgy, hogy eltávolítja az ismétlődő értékeket egy oszlopból, eltávolítja a felesleges adatokat a sorokból, és az elsődleges kulcsok (egy olyan mező, amely egyedileg azonosítja egy táblázat összes rekordját) és az idegen kulcsok (egy olyan mező, amelyben egy kapcsolódó táblázat egyik elsődleges kulcsot tartalmazó mezőjében található értékek szerepelnek) hozzáadásával definiálja az új táblázatok közötti kapcsolatokat.

relációs diagram

1. Relációs táblázat

2. Oszlopnevek

3. Elsődleges kulcs

4. Idegen kulcs

5. Relációs vonalak és szimbólumok

Vissza a lap tetejére

A táblázatok különféle normál formái

A táblázatok a következő négy normál formába sorolhatók: nulladik, első, második és harmadik. Minden egyes forma leírja, hogy az adatok milyen mértékben vannak rendezve a táblázatban, és hogy sikeresen felhasznáhatók-e a relációs adatbázisokban. A nulladik normál forma a legkevésbé rendezett, a harmadik pedig a leghatékonyabban rendezett forma.

Nulladik normál forma:    Az egyik jele annak, hogy egy táblázat a legkevésbé rendezett, azaz a „nulladik normál forma” állapotban van, hogy egy vagy több oszlop „nem elemi” értékeket tartalmaz, ami azt jelenti, hogy egyetlen cellában több érték található. Egy vevőcím például tartalmazhat egy címet (például Fő utca 1.), egy települést, egy megyét és egy irányítószámot. Ideális esetben a cím mindeme eleme külön oszlopokban van tárolva. Másik példaként egy teljes neveket (például „István, Nagy” vagy „Kiss Éva”) tartalmazó oszlopot szét lehet választani úgy, hogy külön oszlopba kerüljenek a vezeték- és az utónevek. Ha külön oszlopban tárolja a vezeték- és az utóneveket, akkor gyorsabban megtalálhatja és rendezheti az adatokat.

A nulladik normál formában lévő adatok másik jellemzője, hogy különböző témákkal (például üzletkötők, termékek, vevők és megrendelések) kapcsolatos információkat tartalmazhatnak. Amikor csak lehetséges, az adatokat téma szerint külön táblázatba érdemes rendezni.

Első normál forma:    Egy táblázat akkor van az első normál formában, amikor minden oszlop tartalmaz elemi értékeket, de egy vagy több oszlopban néhány felesleges adat is megtalálható, például egy megrendelés értékesítőre vagy vevőre vonatkozó adata. A Kiss Éva név például ötször szerepel a munkalapon, mert két különböző megrendelés tartozik hozzá (egy három termékkel és egy másik két termékkel).

Második normál forma:    Egy táblázat akkor van a második normál formában, ha a felesleges adatok el lettek távolítva, de egy vagy több oszlop nem az elsődleges kulcson alapul, vagy számított értékeket (például Ár * Kedvezmény) tartalmaz.

Harmadik normál forma:    Egy táblázat akkor van a harmadik normál formában, ha a táblázat összes oszlopa kizárólag az elsődleges kulcson alapul. Ahogyan az alábbi képen is látható, a termék és a szállító adatai külön táblázatban vannak tárolva, és a Szállítók táblázat Szállítói azonosító mezőjében vannak összekapcsolva.

A nulladik, az első és a második normál formában lévő táblázatok problémákat okozhatnak, amikor módosítani szeretné az adatokat. A gyakran ismétlődő értékek frissítése például rendkívül időigényes folyamat. Minden alkalommal, amikor frissít egy értéket, ellenőriznie kell, hogy a többi sor is ugyanazt az értéket tartalmazza-e. Ez időrabló tevékenység lehet, és sok hibalehetőséget is rejt. Az ismétlődő értékeket tartalmazó oszlopok hatékony rendezése és szűrése is nehézséget okozhat. Az első és a második normál formában lévő táblázatok nagy előrelépést jelentenek a nulladik normál formához képest, de itt is problémába ütközhet az adatok beszúrása, frissítése vagy törlése során.

Az adatok normalizálása folyamán egy alacsonyabb szintű formában lévő táblázatot magasabb szintűre alakít mindaddig, amíg az összes táblázat át nem kerül a harmadik normál formába. A legtöbb esetben a harmadik normál forma az ideális, mert:

  • Kiküszöbölhetők az adatok beszúrásakor, törlésekor vagy frissítésekor előforduló módosítási problémák.

  • Adatkorlátokkal és üzleti szabályokkal megőrizhető az adatok sértetlensége.

  • Az adatok számos különféle módon lekérdezhetők a kérdések megválaszolása céljából.

Vissza a lap tetejére

Kapcsolatok és kulcsok

Egy jól megtervezett relációs adatbázis több táblázatot tartalmaz, amelyek mindegyike a harmadik normál formában van, a táblázatok között pedig az adatokat egyesítését megkönnyítő kapcsolatok állnak fenn. Az Alkalmazottak táblázat például a Részlegek táblázathoz tartozik, és a Projektek táblázathoz van hozzárendelve, a Projektek táblázat rendelkezik az Altevékenységek táblázattal, az Altevékenységek táblázat tulajdonosa az Alkalmazottak táblázat, a Részlegek táblázat pedig a Projektek táblázatot kezeli. Ebben az esetben egy relációs adatbázishoz a következő négy táblázat lenne definiálva: Alkalmazottak, Projektek, Altevékenységek és Részlegek, amelyekhez a következő négy kulcskapcsolat van definiálva: hozzá tartozik, hozzá van rendelve, rendelkezik vele, tulajdonosa és kezeli.

Három típusú kapcsolat létezik:

  • Egy-az-egyhez:    Például minden egyes alkalmazottnak van egy egyedi belépőkártya-azonosítója, és minden egyes belépőkártya-azonosító egy egyedi alkalmazottra vonatkozik.

  • Egy-a-többhöz:    Például minden egyes alkalmazott egyetlen részleghez van hozzárendelve, de egy részleg számos alkalmazottal rendelkezik. Ezt szülő-gyermek kapcsolatnak is nevezik.

  • Több-a-többhöz:    Például egy alkalmazott számos projekthez hozzárendelhető, és minden egyes projekt is számos hozzárendelt alkalmazottal rendelkezhet. Gyakran egy speciális, kapcsolótábla nevű táblázatot használnak egy egy-az-egyhez kapcsolat létrehozásához az egyes, harmadik normál formában lévő táblázatok között, hogy három olyan táblázatot kapjanak eredményül, amelyek együtt több-a-többhöz kapcsolatot alkotnak.

Létrehoz egy kapcsolatot két vagy több táblázat között az elsődleges és az idegen kulcsok alapján. Az elsődleges kulcs egy olyan oszlop egy táblázatban, amelynek értékei egy táblázat egyes sorait azonosítják, például egy belépőkártyaszám vagy részlegkód. Az idegen kulcs egy olyan oszlop egy táblázatban, amelynek értékei megegyeznek egy másik táblázat elsődleges kulcsával. Az idegen kulcs felfogható úgy is, mint egy másik relációs táblázat elsődleges kulcsának másolata. Két táblázat közötti kapcsolat létrehozásához a program egyezteti az egyik táblázat idegen kulcsának értékeit a másik táblázat elsődleges kulcsának értékeivel.

elsődleges és idegenkulcs-kapcsolatok

Vissza a lap tetejére

Adatintegritás és érvényesség

Miután létrehozott egy olyan relációs adatbázist, amelynek minden táblázata a harmadik normál formában van, és definiálta a megfelelő kapcsolatokat, ideje gondoskodnia az adatok integritásáról. Az adatintegritás azt jelenti, hogy helyesen és konzisztensen lehet navigálni a kapcsolatok között, és idővel, az adatbázis frissítésének megfelelően módosíthatók a táblázatok az adatbázisban. Két alapvető szabály létezik a relációs adatbázisokban, amelyek elősegítik az adatintegritás biztosítását.

Az entitás szabálya:    Egy táblázatban minden egyes sornak rendelkeznie kell egy elsődleges kulccsal, amelyhez tartoznia kell egy értéknek. Ez a szabály gondoskodik arról, hogy egy táblázat minden sorát egyedileg lehessen azonosítani, és hogy a sorok soha ne vesszenek el véletlenül. Ezenkívül az adatok beszúrásakor, frissítésekor vagy törlésekor megőrizhető az összes elsődleges kulcs egyedisége és megléte.

A hivatkozási integritás szabálya:    Ez a szabály az egy-az-egyhez kapcsolat beszúrási és törlési szabályait szabályozza. Ha egy táblázat rendelkezik egy idegen kulccsal, az idegen kulcs minden értékének vagy üresnek (nincs érték) kell lennie, vagy meg kell egyeznie annak a relációs táblázatnak az értékeivel, amelyben a szóban forgó idegen kulcs elsődleges kulcs.

kapcsolatok szerkesztése

Úgy is gondoskodhat az adatintegritásról egy relációs adatbázisban, hogy különféle adatérvényesítési szabályokat használ, beleértve az adattípust (például Egész), az adat hosszát (például 15 karakter vagy kevesebb), az adat formátumát (például pénznem), az alapértelmezett értéket (például 10) és a megkötéseket (például Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Ezekkel az adatérvényesítési szabályokkal biztosítható, hogy az adatbázis minőségi adatokkal rendelkezzen, és megfeleljen a létrehozott üzleti szabályoknak.

Érdemes megjegyezni, hogy az adatbevitel különbözik az Access-adatbázisokban és az Excel-munkafüzetekben. Az Excel-munkafüzetekben az adatok bevitele „kötetlen formában” történik. Szinte bárhol bevihet adatokat, és egyszerűen visszavonhatja a módosításokat. Az Access-adatbázisok azonban sokkal strukturáltabbak, és sokkal több korlátozás van érvényben bennük. Ezenkívül amikor adatokat visz be egy táblázatban, a módosítást a program az adatbázisban is végrehajtja. Az adatbevitel nem vonható vissza úgy, mint az Excelben, habár az adatok törölhetők vagy módosíthatók az esetleges hibák kijavítása érdekében.

Vissza a lap tetejére

Összefoglalás

Ha jól definiált kapcsolatokkal rendelkező relációs táblázatokba normalizálja adatait, és definiálja azok adatintegritását, sokkal egyszerűbben végezheti el az alábbiakat:

  • Helyet takaríthat meg, és javíthatja a teljesítményt, mivel a program fizikailag eltávolítja az ismétlődő és a felesleges adatokat.

  • Pontosan frissítheti az adatokat, és fenntarthatja azok integritását.

  • Számított oszlopokat rendezhet, szűrhet és hozhat létre, és összesítheti és összegezheti az adatokat.

  • Számos különböző módon lekérdezheti az adatokat a várt és váratlan kérdések megválaszolása céljából.

A relációs tervezésnek léteznek speciális aspektusai is, ilyenek például az összetett kulcsok (olyan kulcsok, amelyek két vagy több oszlopból származó értékeket tartalmaznak), a további normál formák (negyedik normál forma – többértékű függőség) és a denormalizáció. Az egyszerűtől a közepesig terjedő adatbázisigények esetén azonban Ön rendelkezik a cikkben szereplő esettanulmányok megértéséhez szükséges adatbázis-tervezési ismeretekkel.

Vissza a lap tetejére

Az adatok Excelből Accessbe való áthelyezésének alapvető lépései

Amikor adatokat helyez át az Excelből az Accessbe, az eljárás során három alapvető lépést kell elvégeznie.

három alapvető lépés

Vissza a lap tetejére

1. lépés: Adatok importálása az Excelből az Access alkalmazásba

Az adatimportálási eljárás sokkal zökkenőmentesebb, ha rászán némi időt az adatok előkészítésére és megtisztítására. Az adatok importálása olyan, mint amikor új otthonba költözik. Ha a költözés előtt kiválogatja és rendezi ingóságait, új otthonában sokkal egyszerűbben rendezkedhet be.

Az adatok megtisztítása az importálás előtt

Mielőtt importálná az adatokat az Accessbe, érdemes elvégezni az alábbi műveleteket az Excelben:

  • Konvertálja a nem elemi adatokat tartalmazó (azaz egy cellában több értéket tartalmazó) cellákat több oszloppá. Egy „Képzettségek” nevű oszlopban lévő olyan cellát például, amely több képzettségi értéket tartalmaz (például „C# programozás”, „VBA programozás” és „Webtervezés”), több olyan oszlopba célszerű felosztani, amelyek mindegyike csak egy képzettségi értéket tartalmaz.

  • A TRIM paranccsal eltávolíthatja a kezdő vagy a záró szóközöket, illetve a több beágyazott szóközt.

  • Távolítsa el a nem nyomtatható karaktereket.

  • Keresse meg és javítsa ki a helyesírási és központozási hibákat.

  • Távolítsa el az ismétlődő sorokat és mezőket.

  • Gondoskodjon arról, hogy az adatoszlopok ne tartalmazzanak vegyes formátumokat, különös tekintettel a szövegként formázott számokra vagy a számként formázott dátumokra.

További információt az alábbi Excel-súgótémakörökben találhat:

Megjegyzés : Ha az adatok megtisztítására vonatkozó igényei összetettek, vagy ha nincs elég ideje vagy erőforrása arra, hogy egyedül automatizálja a folyamatot, igénybe veheti ehhez egy harmadik fél segítségét. További információért keressen rá a webböngészőben kedvenc keresőprogramjában az „adattisztító szoftver” vagy az „adatminőség” kifejezésre.

A legjobb adattípus kiválasztása importáláskor

Az Accessbe való importálási művelet során olyan lehetőségeket célszerű választani, amelyek hatására csak néhány, manuális beavatkozást igénylő beszélgetési hiba történik (ha történik egyáltalán). Az alábbi táblázat azt foglalja össze, hogy miként történik az Excel-számformátumok és az Access-adattípusok átalakítása, amikor adatokat importál az Excelből az Accessbe, és néhány tippet is tartalmaz arról, hogy mely adattípusokat érdemes a leginkább választani a Táblázat importálása varázslóban.

Excel-számformátum

Access-adattípus

Megjegyzések

Gyakorlás

Szöveg

Szöveg, Feljegyzés

Az Access Szöveg adattípusa alfanumerikus adatok tárolására szolgál 255 karakterig. Az Access Feljegyzés adattípusa alfanumerikus adatok tárolására szolgál 65 535 karakterig.

Ha el szeretné kerülni az adatok esetleges csonkítását, válassza a Feljegyzés adattípust.

Szám, Százalék, Tört, Tudományos

Szám

Az Access egy olyan Szám adattípussal rendelkezik, amely egy Mezőméret tulajdonság alapján eltérő lehet (Bájt, Egész, Hosszú egész, Szimpla, Dupla, Decimális).

Az adatátalakítási hibák megelőzéséhez válassza a Dupla lehetőséget.

Dátum

Dátum

Az Access és az Excel ugyanazt a dátumértéket használja a dátumok tárolásához. Az Accessben a dátumtartomány nagyobb: -657 434-től (i.sz. 100. január 1.) 2 958 465-ig (i.sz. 9999. december 31.) terjed.

Mivel az Access nem ismeri fel az 1904-es dátumrendszert (amely a Macintosh gépekhez készült Excelben használatos), akkor a problémák elkerülése érdekében konvertálnia kell a dátumokat az Excelben vagy az Accessben.

További tudnivalókért lásd: a dátumrendszerben, formátumban, és két számjegyű év értelmezését és importálása vagy egy Excel-munkafüzet adatainak csatolása

.

Válassza a Dátum lehetőséget.

Idő

Idő

Az Access és az Excel az időpontértékeket ugyanazzal az adattípussal tárolja.

Válassza az Idő lehetőséget, amely általában az alapértelmezett beállítás.

Pénznem, Könyvelés

Pénznem

Az Accessben a Pénznem adattípus az adatokat 8 bájtos számokként tárolja négy tizedesjegyes pontossággal, és pénzügyi adatok tárolására, valamint az értékek kerekítésének megelőzésére használatos.

Válassza a Pénznem lehetőséget, amely általában az alapértelmezett beállítás.

Logikai

Igen/Nem

Az Access a -1 értéket használja az összes Igen, illetve a 0 értéket az összes Nem értékhez, míg az Excel az 1 értéket használja az összes IGAZ, illetve a 0 értéket az összes HAMIS értékhez.

Válassza az Igen/Nem közül azt, amelyik automatikusan megfelel a kívánt értékeknek.

Hivatkozás

Hivatkozás

Az Excelben és az Accessben a hivatkozások egy olyan URL- vagy webcímet tartalmaznak, amelyekre rákattintva követheti őket.

Válassza a Hivatkozás lehetőséget; ellenkező esetben előfordulhat, hogy az Access alapértelmezés szerint a Szöveg adattípust használja.

Amint az adatok megvannak az Accessben, törölheti az Excel-adatokat. A törlés előtt ne feledjen biztonsági másolatot készíteni az eredeti Excel-munkafüzetről.

További tudnivalókért lásd: az Access súgótémakör, importálása vagy egy Excel-munkafüzet adatainak csatolása.

Vissza a lap tetejére

Adatok automatikus hozzáfűzése egyszerűen

A közös probléma Excel felhasználójánál oszlopok azonos adatokat Hozzáfűzés, egy nagy munkalapra. Előfordulhat például, megoldást, amely az Excelben elindult, de most bővült fájlt a munkacsoportok és részlegek nyomon követése eszköz. Lehet, hogy az adatok különböző munkalapok és munkafüzetek vagy szövegfájlokból, amelyek más rendszerekből közzétételét. Nem tartozik felhasználói felület parancs vagy egyszerűen hozzáfűzése a hasonló adatokat az Excelben.

A legjobb megoldás az Access használata, amelyben egyszerűen importálhatja és összefűzheti az adatokat egyetlen táblázatba, a Táblázat importálása varázsló használatával. Ezenkívül nagy mennyiségű adat egyetlen táblázatban való összefűzésére is van lehetősége. Mentheti az importálási műveleteket, felveheti őket ütemezett Microsoft Office Outlook-feladatokként, sőt még makrókat is használhat a folyamat automatizálásához.

Vissza a lap tetejére

2. lépés: Adatok normalizálása a táblázatelemző varázsló használatával

Első pillantásra az adatok normalizálása bonyolult feladatnak tűnhet. Szerencsére a táblázatok normalizálása az Accessben sokkal egyszerűbb folyamat, a táblázatelemező varázslónak köszönhetően.

táblázatelemző varázsló

1. A kijelölt oszlopok új táblázatba húzása, majd a kapcsolatok automatikus létrehozása

2. Táblázat átnevezése, elsődleges kulcs hozzáadása, meglévő oszlop elsődleges kulccsá alakítása és a legutóbbi művelet visszavonása gombparancsok használatával

A varázslóval az alábbiakat végezheti el:

  • Átalakíthat egy táblázatot kisebb táblázatok készletévé, és automatikusan létrehozhat egy elsődleges- és egy idegenkulcs-kapcsolatot a táblázatok között.

  • Hozzáadhat egy elsődleges kulcsot egy egyedi értékeket tartalmazó meglévő mezőhöz, vagy létrehozhat egy új Azonosító mezőt, amely a Számláló adattípust használja.

  • A hivatkozási integritás megőrzése a kaszkádolt frissítés kapcsolatok automatikus létrehozása Kaszkádolt törlés nem automatikusan hozzá, hogy véletlenül törölhet adatokat, de később kaszkádolt törlés egyszerűen hozzáadhatja.

  • Redundáns vagy ismétlődő adatokat (például ugyanaz a vevő két különböző telefonszámmal) kereshet az új táblázatokban, és tetszés szerint frissítheti őket.

  • Biztonsági másolatot készíthet az eredeti táblázatról, és átnevezheti azt úgy, hogy a neve végéhez hozzáfűzi a „_REGI” karakterláncot. Ezután létrehozhat egy olyan lekérdezést, amely rekonstruálja az eredeti táblázatot az eredeti táblázatnévvel, hogy az eredeti táblázaton alapuló esetleges meglévő űrlapok vagy jelentések működjenek az új táblázatstruktúrával.

Vissza a lap tetejére

3. lépés: Kapcsolódás Access-adatokhoz az Excel alkalmazásból

Ha megtörtént az adatok normalizálása az Accessben, és létre lett hozva egy, az eredeti adatokat rekonstruáló lekérdezés vagy táblázat, egyszerűen csatlakozhat az Access-adatokhoz az Excelből. Munkája most már szerepel az Accessben külső adatforrásként, és így csatlakoztatható a munkafüzethez egy olyan adatkapcsolaton keresztül, amely a külső adatforrás helyének meghatározásához, az abba való bejelentkezéshez és az ahhoz való hozzáféréshez használt információk tárolója. A kapcsolat adatait a munkafüzet tárolja, de egy kapcsolatfájlban, például egy .odc kiterjesztésű Office adatkapcsolatfájlban (ODC-fájlban) vagy egy .dsn kiterjesztésű adatforrásnévfájlban is tárolhatja őket. Miután csatlakozott a külső adatokhoz, az Accessbeli adatok frissítésekor minden alkalommal az Excel-munkafüzetet is automatikusan frissítheti az Accessből.

További információ: Adatok kapcsolásának (importálásának) áttekintése és Adatcsere (másolás, importálás, exportálás) az Excel és az Access között.

Vissza a lap tetejére

Adatok beolvasása az Accessbe

Ez a szakasz az adatnormalizálás következő fázisain vezeti végig: Az Üzletkötő és a Cím oszlop értékeinek lebontása a legelemibb részekig, a kapcsolódó témák elkülönítése azok saját táblázatukba, e táblázatok vágólapra másolása és beillesztése az Excelből az Accessbe, kulcskapcsolatok létrehozása az újonnan létrehozott Access-táblázatok között, valamint egy egyszerű lekérdezés futtatása az Accessben információk megjelenítéséhez.

Példaadatok nem normalizált formában

A következő munkalap nem elemi értékeket tartalmaz az Üzletkötő és a Cím oszlopban. Mindkét oszlopot fel kell osztani két vagy több külön oszlopra. A munkalap az üzletkötőkről, a termékekről, a vevőkről és a megrendelésekről is tartalmaz adatokat. Ezeket az adatokat is különböző táblázatokba kell osztani téma szerint.

Üzletkötő

Rendeléskód

Megrendelés dátuma

Termékazonosító

Mennyiség

Ár

Vevő neve

Cím

Telefonszám

István, Nagy

2348

09.03.02.

J-558

4.

850 Ft

Contoso Kft.

1251 Budapest, Fő utca 1., Budapest

1/123-4567

István, Nagy

2348

09.03.02.

B-205

2.

450 Ft

Contoso Kft.

1251 Budapest, Fő utca 1., Budapest

1/123-4567

István, Nagy

2348

09.03.02.

D-4420

1

725 Ft

Contoso Kft.

1251 Budapest, Fő utca 1., Budapest

1/123-4567

István, Nagy

2349

09.03.04.

C-789

3.

700 Ft

Fourth Coffee

1000 Vác, Fő utca 2., Pest megye

27/123-456

István, Nagy

2349

09.03.04.

C-795

1

975 Ft

Fourth Coffee

1000 Vác, Fő utca 2., Pest megye

27/123-456

Éva, Kiss

2350

09.03.04.

A-2275

2.

1675 Ft

Adventure Works

1001 Vecsés, Fő utca 1., Pest megye

29/123-456

Éva, Kiss

2350

09.03.04.

F-198

1

525 Ft

Adventure Works

1001 Vecsés, Fő utca 1., Pest megye

29/123-456

Éva, Kiss

2350

09.03.04.

B-205

9 000 000

450 Ft

Adventure Works

1001 Vecsés, Fő utca 1., Pest megye

29/123-456

Csaba, Budai

2351

09.03.04.

C-795

1

975 Ft

Contoso Kft.

1251 Budapest, Fő utca 1., Budapest

1/123-4567

Csaba, Budai

2352

09.03.05.

A-2275

2.

1675 Ft

Adventure Works

1001 Vecsés, Fő utca 1., Pest megye

29/123-456

Csaba, Budai

2352

09.03.05.

D-4420

3.

725 Ft

Adventure Works

1001 Vecsés, Fő utca 1., Pest megye

29/123-456

Ferenc, Horváth

2353

09.03.07.

A-2275

1

1675 Ft

Fourth Coffee

1000 Vác, Fő utca 2., Pest megye

27/123-456

Ferenc, Horváth

2353

09.03.07.

C-789

1

700 Ft

Fourth Coffee

1000 Vác, Fő utca 2., Pest megye

27/123-456

János, Szabó

2354

09.03.07.

A-2275

3.

1675 Ft

Contoso Kft.

1251 Budapest, Fő utca 1., Budapest

1/123-4567

Éva, Kiss

2355

09.03.08.

D-4420

4.

725 Ft

Adventure Works

1001 Vecsés, Fő utca 1., Pest megye

29/123-456

Éva, Kiss

2355

09.03.08.

C-795

3.

975 Ft

Adventure Works

1001 Vecsés, Fő utca 1., Pest megye

29/123-456

István, Nagy

2356

09.03.10.

C-789

1

700 Ft

Contoso Kft.

1251 Budapest, Fő utca 1., Budapest

1/123-4567

Az információk legkisebb részei: az elemi adatok

A jelen példában szereplő adatokkal végzett munka során az Excel Szövegből oszlopok parancsával külön oszlopokba különítheti el egy cella „elemi” részeit (például utca, házszám, település, megye és irányítószám).

A következő táblázatban az új oszlopok láthatók ugyanazon a munkalapon, miután fel lettek osztva úgy, hogy az összes értékük elemi legyen. Vegye figyelembe, hogy az Üzletkötő oszlopban szereplő információk a Vezetéknév és az Utónév oszlopba, a Cím oszlopban szereplő adatok pedig az Utca, házszám, a Település, a Megye és az Irányítószám oszlopba lett szétosztva. Ezek az adatok az „első normál formában” vannak.

Vezetéknév

Utónév

 

Utca, házszám

Település

Megye

Irányítószám

István

Nagy

Fő utca 1.

Budapest

Budapest

98227

Éva

Kis

Fő utca 1.

Vecsés

Pest megye

98234

Csaba

Budai

Fő utca 1.

Budapest

Budapest

98227

Ferenc

Horváth

Fő utca 1.

Vác

Pest megye

98199

János

Szabó

Fő utca 1.

Budapest

Budapest

98227

Adatok felosztása rendezett témákba az Excelben

Az alábbi, példaadatokat tartalmazó táblázatok ugyanezeket az információkat jelenítik meg az Excel-munkalapról, azt követően, hogy megtörtént a táblázatba való felosztásuk az üzletkötőkhöz, a termékekhez, a vevőkhöz és a megrendelésekhez. A táblázat még nincs teljesen megtervezve, de a jó úton halad afelé.

Az Üzletkötők táblázat kizárólag az értékesítési személyzetről tartalmaz információkat. Vegye figyelembe, hogy minden egyes rekordhoz egy egyedi azonosító (Üzletkötő azonosítója) tartozik. Az üzletkötő azonosítójának értékét fogja használni a program a Megrendelések táblázatban a megrendelések üzletkötőkhöz kapcsolásához.

Üzletkötők

Üzletkötő azonosítója

Vezetéknév

Utónév

165

István

Nagy

103

Éva

Kis

105

Csaba

Budai

107

Ferenc

Horváth

109

János

Szabó

A Termékek táblázat kizárólag termékekkel kapcsolatos információkat tartalmaz. Vegye figyelembe, hogy minden egyes rekordhoz egy egyedi azonosító (Termékazonosító) tartozik. A termékazonosító értékét a termékinformációk Rendelés részletei táblázathoz való kapcsolásához fogja használni a program.

Termékek

Termékazonosító

Ár

A-2275

16.75

B-205

4,50

C-789

7.00

C-795

9,75

D-4420

7.25

F-198

5,25

J-558

8.50

A Vevők táblázat kizárólag vevőkkel kapcsolatos információkat tartalmaz. Vegye figyelembe, hogy minden egyes rekordhoz egy egyedi azonosító (vevőkód) tartozik. A vevőkód értékét a vevőinformációk Megrendelések táblához való kapcsolásához fogja használni a program.

Vevők

Vevőkód

Név

Utca, házszám

Település

Megye

Irányítószám

Telefonszám

az 1001

Contoso Kft.

Fő utca 1.

Budapest

Budapest

98227

1/123-4567

1003

Adventure Works

Fő utca 1.

Vecsés

Pest megye

98234

29/123-456

1005

Fourth Coffee

Fő utca 2.

Vác

Pest megye

98199

27/123-456

A Megrendelések táblázat a megrendelésekről, az üzletkötőkről, a vevőkről és a termékekről tartalmaz adatokat. Vegye figyelembe, hogy minden egyes rekordhoz egy egyedi azonosító (Rendeléskód) tartozik. A táblázatban szereplő információk egy részét fel kell osztani egy olyan további táblázatba, amely tartalmazza a rendelés részleteit, hogy a Megrendelések táblázat csak négy oszlopot – az egyedi rendeléskód, a megrendelés dátuma, az üzletkötő azonosítója és a vevőkód – tartalmazzon. Az itt látható táblázat még nem lett felosztva a Rendelés részletei táblázatba.

Rendelések

Rendeléskód

Megrendelés dátuma

Üzletkötő azonosítója

Vevőkód

Termékazonosító

Mennyiség

2348

09.03.02.

165

az 1001

J-558

4.

2348

09.03.02.

165

az 1001

B-205

2.

2348

09.03.02.

165

az 1001

D-4420

1

2349

09.03.04.

165

1005

C-789

3.

2349

09.03.04.

165

1005

C-795

1

2350

09.03.04.

103

1003

A-2275

2.

2350

09.03.04.

103

1003

F-198

1

2350

09.03.04.

103

1003

B-205

9 000 000

2351

09.03.04.

105

az 1001

C-795

1

2352

09.03.05.

105

1003

A-2275

2.

2352

09.03.05.

105

1003

D-4420

3.

2353

09.03.07.

107

1005

A-2275

1

2353

09.03.07.

107

1005

C-789

1

2354

09.03.07.

109

az 1001

A-2275

3.

2355

09.03.08.

103

1003

D-4420

4.

2355

09.03.08.

103

1003

C-795

3.

2356

09.03.10.

165

az 1001

C-789

1

A rendelés részletei (például a termékazonosító és a mennyiség) kikerülnek a Megrendelések táblázatból, és a Rendelés részletei táblázat fogja őket tárolni. Ne feledje, hogy mivel 9 megrendelés van, a táblázatban 9 rekordnak kell lennie. Vegye figyelembe, hogy a Megrendelések táblához tartozik egy egyedi azonosító (Megrendelés azonosítója), amelyre a Rendelés részletei táblázat fog hivatkozni.

A Megrendelések táblázat végső változatának az alábbi módon kell kinéznie:

Rendelések

Rendeléskód

Megrendelés dátuma

Üzletkötő azonosítója

Vevőkód

2348

09.03.02.

165

az 1001

2349

09.03.04.

165

1005

2350

09.03.04.

103

1003

2351

09.03.04.

105

az 1001

2352

09.03.05.

105

1003

2353

09.03.07.

107

1005

2354

09.03.07.

109

az 1001

2355

09.03.08.

103

1003

2356

09.03.10.

165

az 1001

A Rendelés részletei táblázat nem tartalmaz olyan oszlopokat, amelyekhez egyedi értékekre van szükség (azaz nincs elsődleges kulcs), ezért nincs probléma azzal, ha bármely vagy akár az összes oszlop „redundáns” adatokat tartalmaz. A táblázatban ugyanakkor nem lehet két, egymással teljesen megegyező rekord (ez a szabály egy adatbázisok minden táblázatára érvényes). Ebben a táblázatban 17 rekordnak kell lennie – amelyek mindegyike egy terméknek felel meg egy egyéni megrendelésben. A 2349-es megrendelésben például három C-789 azonosítójú termék alkotja a teljes megrendelés két részének egyikét.

A Rendelés részletei táblázatnak ezért az alábbi módon kell kinéznie:

Rendelés részletei

Rendeléskód

Termékazonosító

Mennyiség

2348

J-558

4.

2348

B-205

2.

2348

D-4420

1

2349

C-789

3.

2349

C-795

1

2350

A-2275

2.

2350

F-198

1

2350

B-205

9 000 000

2351

C-795

1

2352

A-2275

2.

2352

D-4420

3.

2353

A-2275

1

2353

C-789

1

2354

A-2275

3.

2355

D-4420

4.

2355

C-795

3.

2356

C-789

1

Adatok másolása és beillesztése az Excelből az Accessbe

Most, hogy az üzletkötőkkel, a vevőkkel, a termékekkel, a megrendeléssel és a rendelés részleteivel kapcsolatos információk fel lettek osztva külön témák szerint az Excelben, az adatokat közvetlenül az Accessbe másolhatja, ahol azok táblázatokká válnak.

Kapcsolatok létrehozása az Access-táblázatok között, majd lekérdezés futtatása

Miután áthelyezte adatait az Accessbe, kapcsolatokat létesíthet a táblázatok között, majd lekérdezéseket hozhat létre a különféle témákkal kapcsolatos információk megjelenítéséhez. Létrehozhat például egy olyan lekérdezést, amely a rendeléskódot és az üzletkötők nevét adja vissza a 2009. március 5. és 2009. március 8. között létrejött megrendelésekhez.

Ezenkívül űralapok és jelentések létrehozásával megkönnyítheti az adatbevitelt és az értékesítési elemzést.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×