Adatmegőrzési szabály társítása e-mail üzenetekkel

Az adatmegőrzési szabályok a Microsoft Exchange Server 2010 rendszerű fiókok üzenetrekord-kezelési szolgáltatásának (MRM) részét képezik. Az üzenetrekord-kezelés egyszerűsíti az üzenetek szervezeti szabályzatok és jogszabályi előírások által megkövetelt megőrzését, illetve a jogi és üzleti szempontból irreleváns tartalmak eltávolítását.

Megjegyzés:  Erre a funkcióra a Microsoft Outlook és az Exchange Server licenckövetelményei vonatkoznak. További tudnivalókat A személyes archívumra és az adatmegőrzésre vonatkozó licenckövetelmények című témakörben talál.

Tartalom

Az adatmegőrzési szabályok áttekintése

Adatmegőrzési szabály társítása levelezési mappával

Adatmegőrzési szabály társítása e-mail üzenetekkel

További adatmegőrzési szabályok beszerzése

Adatmegőrzési szabály eltávolítása

Az adatmegőrzési szabályok áttekintése

A szervezetek alapértelmezett adatmegőrzési szabályokat társíthatnak egy Exchange Server-postaláda minden eleméhez, specifikus szabályokat alkothatnak az alapértelmezett mappákhoz – például a Beérkezett üzenetek, a Piszkozatok, az Elküldött elemek, a Törölt elemek és a Levélszemét mappa –, illetve a felhasználók által egyes mappákkal és más elemekkel társítható adatmegőrzési szabályokat is létrehozhatnak. Az említett lehetőségek konfigurálását az Exchange Server rendszergazdája végzi.

Fontos:  A szervezeti adatmegőrzési szabályokkal kapcsolatos kérdéseire a szervezeti szintű szabályzatokban, illetve a jogi osztályon találhat választ.

Az adatmegőrzés szabályokat egyszerűbb mappákra alkalmazni, mint külön-külön társítani őket az egyes üzenetekkel. Fontos azonban tudni, hogy akkor is rendelhet külön szabályt egy (vagy egyszerre több kijelölt) üzenethez, ha az azokat tartalmazó mappára is be van állítva egy szabály Az üzenetszinten beállított szabályok elsőbbséget élveznek a mappáktól örökölt szabályokkal szemben.

Vissza a lap tetejére

Adatmegőrzési szabály társítása levelezési mappával

  1. A navigációs ablakban kattintson egy levelezési mappára.

  2. A Mappák lap Tulajdonságok csoportjában kattintson a Szabály gombra.

A Szabály gomb a menüszalagon

A Szabály gomb hiányzik a menüszalagról.

Ha a Szabály gomb nem látható a menüszalagon, akkor az Exchange Server rendszergazdája nem engedélyezte az adatmegőrzési szabályokat a fiókjában, vagy nem rendelkezik a funkció működéséhez szükséges Outlook-licenccel. További tudnivalót A személyes archívumra és az adatmegőrzésre vonatkozó licenckövetelmények című témakörben talál.

  1. A Szabály lap Mappaszabály listájában jelölje ki a szervezeti szabályzatoknak megfelelő adatmegőrzési szabályok valamelyikét.

Vissza a lap tetejére

Adatmegőrzési szabály társítása e-mail üzenetekkel

  1. Az üzenetlistában jelöljön ki egy üzenetet.

Tipp: Több üzenet egyidejű kijelöléséhez tartsa nyomva a CTRL billentyűt, miközben sorra az érintett üzenetekre kattint.

  1. A Kezdőlap lap Címkék csoportjában kattintson a Szabály hozzárendelése menügombra.

A Szabály hozzárendelése gomb a menüszalagon

A Szabály hozzárendelése gomb hiányzik a menüszalagról.

Ha a Szabály hozzárendelése gomb nem látható a menüszalagon, akkor az Exchange Server rendszergazdája nem engedélyezte az adatmegőrzési és archiválási szabályokat a fiókjában, vagy nem rendelkezik a funkció működéséhez szükséges Outlook-licenccel. További tudnivalót A személyes archívumra és az adatmegőrzésre vonatkozó licenckövetelmények című témakörben talál.

  1. Az Adatmegőrzési szabályok területen jelölje ki a szervezeti szabályzatoknak megfelelő adatmegőrzési szabályok valamelyikét.

Az adott üzenetre vonatkozó adatmegőrzési szabály az olvasóablak fejlécében, a címzettek neve alatt jelenik meg, és tartalmazza az üzenet elavulásának (lejáratának) dátumát is. Ha egy üzenethez nem tartozik ilyen szabály, a címzettek mellett nem jelenik meg ezzel kapcsolatos információ.

Vissza a lap tetejére

További adatmegőrzési szabályok beszerzése

Az Outlook felhasználói nem hozhatnak létre új adatmegőrzési szabályokat. Ez az Exchange Server rendszergazdájának feladata. A szervezetnél azonban elérhetők lehetnek további választható adatmegőrzési szabályok, melyek alapértelmezés szerint nem jelennek meg. Ha vannak ilyen szabályok, az alábbi lépések segítségével veheti fel őket a szabályok alkalmazásakor megjelenő elérhető lehetőségek közé.

  1. Az üzenetlistában jelöljön ki egy üzenetet.

Tipp: Több üzenet egyidejű kijelöléséhez tartsa nyomva a CTRL billentyűt, miközben sorra az érintett üzenetekre kattint.

  1. A Kezdőlap lap Címkék csoportjában kattintson a Szabály hozzárendelése menügombra.

A Szabály hozzárendelése gomb a menüszalagon

  1. Az Adatmegőrzési szabály menüben kattintson a További adatmegőrzési szabályok parancsra.

  2. Az Adatmegőrzési szabályok párbeszédpanelen kattintson az Adatmegőrzési szabályok hozzáadása vagy eltávolítása elemre.

Ekkor egy böngészőablakban megnyílik a Microsoft Outlook Web App (OWA) alkalmazás.

  1. Adja meg a hitelesítő adatokat az OWA alkalmazásban, és jelentkezzen be.

Az OWA megnyitja a Beállítások lapot, és annak Adatmegőrzési szabályok szakaszára vált.

  1. Válasszon egy szabályt a listában, és kattintson a Hozzáadás gombra.

A választható szabály ezzel felkerül arra a listára, amely a mappákhoz vagy elemekhez társítható adatmegőrzési szabályokat tartalmazza.

Vissza a lap tetejére

Adatmegőrzési szabály eltávolítása

Az üzenetszintű adatmegőrzési szabály eltávolítása után az elemet tároló mappával társított szabály fog az elemre vonatkozni, ha van ilyen szabály.

  1. Az üzenetlistában jelöljön ki egy üzenetet.

Tipp: Több üzenet egyidejű kijelöléséhez tartsa nyomva a CTRL billentyűt, miközben sorra az érintett üzenetekre kattint.

  1. A Kezdőlap lap Címkék csoportjában kattintson a Szabály hozzárendelése menügombra.

A Szabály hozzárendelése gomb a menüszalagon

  1. Az Adatmegőrzési szabály menüben kattintson a Mappaszabály használata parancsra.

Az adott üzenetre vonatkozó adatmegőrzési szabály az olvasóablak fejlécében, a címzettek neve alatt jelenik meg, és tartalmazza az üzenet elavulásának (lejáratának) dátumát is. Ha egy üzenethez nem tartozik ilyen szabály, a címzettek mellett nem jelenik meg ezzel kapcsolatos információ.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×