Adatkezelési házirendek létrehozása és alkalmazása

Az adatkezelési házirendekkel a szervezete megszabhatja, hogy mennyi ideig őrizze meg a tartalmakat, naplózhatja a felhasználók tartalomhasználati szokásait, és vonalkódokkal vagy címkékkel láthatja el a dokumentumokat. A házirendek segítenek a törvényi és kormányzati előírásoknak vagy a belső üzleti folyamatoknak való megfelelés kényszerítésében. Rendszergazdaként olyan házirendet állíthat be, amellyel a dokumentumkövetést és a dokumentummegőrzés idejét irányíthatja.

A webhely-hierarchiában három különböző helyen hozhat létre adatkezelési házirendet, a legtágabb szinttől a legszűkebb szintig:

  • Létrehozhat egy olyan házirendet, amelyet egy webhelycsoport több tartalomtípusán használhat.

  • Létrehozhat egy házirendet egy webhely tartalomtípusához.

  • Létrehozhat egy házirendet egy listához vagy tárhoz.

További információ: Adatkezelési házirendek – Bevezetés.

Egy webhelycsoport több tartalomtípusához használt házirend létrehozása

Ha meg szeretne győződni arról, hogy egy információs házirend egy webhelycsoport egy adott dokumentumtípusának minden elemére vonatkozik, hozza létre a házirendet a webhelycsoport szintjén, és később alkalmazza a tartalomtípusokra. Ezeket webhelycsoport-házirendeknek nevezzük.

  1. A webhelycsoport kezdőlapján lépjen a Beállítások SharePoint 2016, a Beállítások gomb a címsorban > Webhely beállításai területre.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webhelycsoport felügyelete csoportjában kattintson a Tartalomtípusra vonatkozó házirendsablonok lehetőségre.
    A Webhely beállításai lap Tartalomtípusra vonatkozó házirendsablonok hivatkozása

  3. A Házirendek lapon kattintson a Létrehozás lehetőségre.

  4. Adjon egy nevet és egy leírást a házirendnek, majd írjon be egy rövid házirendi szabályt, amelyből a felhasználók könnyen megérthetik a házirend funkcióját.

  5. Ha meg szeretné tudni, hogyan állíthatja be a házirend funkcióit, tekintse meg a következő szakaszt, amely a webhelytartalom-típusokhoz készített házirendekről szól.

  6. Kattintson az OK gombra.

Házirend létrehozása webhelytartalom-típusokhoz

Egy adatkezelési házirend egy tartalomtípushoz való hozzáadásával könnyen hozzárendelheti a házirend funkcióit számos listához vagy tárhoz. A tartalomtípusokhoz hozzáadhat meglévő adatkezelési házirendeket, de egyéni, egy adott tartalomtípushoz igazított házirendet is létrehozhat.

Emellett kifejezetten listákhoz kapcsolódó tartalomtípusokhoz is hozzáadhat adatkezelési házirendeket. Így a házirendet csak a lista azon elemeire alkalmazza, amelyek az adott tartalomtípust használják.

  1. A webhelycsoport kezdőlapján lépjen a Beállítások SharePoint 2016, a Beállítások gomb a címsorban > Webhely beállításai területre.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webtervezői minták csoportjában kattintson a Webhely tartalomtípusai hivatkozásra.
    A Webhely beállításai lap Webhely tartalomtípusai hivatkozása

  3. A Webhely-tartalomtípus beállításai lapon válassza ki azt a tartalomtípust, amelyhez egy házirendet szeretne hozzáadni.

  4. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson a BeállításokAdatkezelési házirend beállításai hivatkozásra.

  5. A Házirend szerkesztése lapon adjon egy nevet és egy leírást a házirendnek, majd írjon be egy rövid leírást, amelyből a felhasználók könnyen megérthetik a házirend funkcióját.

  6. A következő szakaszokban jelölje ki azokat az egyes házirend-szolgáltatásokat, amelyeket hozzá szeretne adni az adatkezelési házirendhez.
    Tartalomkezelési szabályzatok típusai

  7. Ha meg szeretné adni a házirend hatókörébe tartozó dokumentumok és elemek adatmegőrzési idejét, válassza az Adatmegőrzés engedélyezése lehetőséget, majd adja meg a megőrzési időt, valamint az elemek elévülésekor végrehajtandó műveletet.

    Az adatmegőrzési időtartam megadása

1.

Válassza az Adatmegőrzési szakasz felvétele a rekordokhoz... lehetőséget.

2.

Válasszon egy adatmegőrzési időbeállítást, amellyel megszabhatja, hogy a dokumentumok és az elemek mikor évülnek el. Tegye a következők valamelyikét:

  • Ha a lejárati dátumot egy dátumtulajdonságra szeretné alapozni, válassza az Esemény > Ez a szakasz az elem egyik dátumtulajdonságán alapul lehetőséget, majd válassza ki a dokumentumot vagy elemet érintő műveletet (például Létrehozva vagy Módosítva), valamint a művelet utáni időnövekedést (például a napok, hónapok vagy évek száma), amikor az elem elévül.

  • Ha egyéni adatmegőrzési képlettel szeretné megadni a lejáratot, válassza a Kiszolgálón telepített egyéni adatmegőrzési képlet által lehetőséget.

Megjegyzés :  Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a rendszergazda már beállított egy egyéni képletet.

3.

A Munkafolyamat indítása opció csak akkor érhető el, ha egy olyan listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz határoz meg házirendet, amelyhez már van társítva egy munkafolyamat. Ekkor választhat több munkafolyamat közül.

4.

Az Ismétlődés szakaszban válassza A szakasz műveletének ismétlése... lehetőséget, és adja meg az ismétlődés gyakoriságát.

Megjegyzés :  Ez az opció csak akkor érhető el, ha a kiválasztott művelet ismételhető. A Végleges törlés művelethez például nem állíthat be ismétlődést.

5.

Kattintson az OK gombra.

  1. Ha engedélyezni szeretné a házirend hatóköre alá tartozó dokumentumok és elemek naplózását, válassza a Naplózás engedélyezése lehetőséget, majd adja meg a naplózni kívánt eseményeket.

    A naplózás engedélyezése

1.

A Házirend módosítása lap Naplózás > Naplózás engedélyezése csoportjában jelölje be a naplózni kívánt események melletti jelölőnégyzetet.

2.

Ha szeretné, hogy a SharePoint megkérje a felhasználókat, hogy illesszék ezeket a vonalkódokat a dokumentumokba, válassza a Rákérdezés vonalkód beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt lehetőséget.

3.

Válassza az OK gombot a naplózási funkció a házirendre való alkalmazásához.

A Naplózási házirend szolgáltatással a szervezetek létrehozhatnak és elemezhetnek dokumentumokhoz tartozó naplókat, valamint listázhatják az olyan elemeket, mint a feladatlisták, a problémalisták, a vitafórumok és a naptárak. Ez a házirend-szolgáltatás olyan naplót nyújt, amely az eseményeket rögzíti, így például a tartalmak megtekintését, szerkesztését vagy törlését.

Ha egy adatkezelési házirend részeként engedélyezi a naplózást, a rendszergazdák Microsoft Excel-alapú, az aktuális használatot összegző használati jelentésekben tekinthetik meg a naplóadatokat. A rendszergazdák ezekkel a jelentésekkel meghatározhatják, hogy az adatokat hogyan használják a szervezet felhasználói. Ezek a jelentések emellett segítenek a szervezeteknek igazolni és dokumentálni a szabályozási megfelelőséget, illetve kivizsgálni a potenciális problémákat.

A naplók az alábbi adatokat rögzítik: az esemény neve, dátuma és ideje, valamint a műveletet végrehajtó felhasználó rendszerének neve.

  1. Ha egy házirend részeként engedélyezte a vonalkódokat, a program azokat hozzáadja a dokumentumtulajdonságokhoz, és megjeleníti a vonalkóddal ellátott dokumentum élőfej területén. A címkékhez hasonlóan a vonalkódok is eltávolíthatók manuálisan a dokumentumokból. Megadhatja, hogy a rendszer kérje-e a felhasználóktól a vonalkód megadását az elemek nyomtatásakor vagy mentésekor, illetve azt, hogy a vonalkódot kézzel kelljen-e beilleszteni az Office 2010 programjainak Beszúrás parancsával.

    Vonalkódok engedélyezése

1.

A Házirend szerkesztése lapon kattintson a Vonalkódok> Vonalkódok engedélyezése lehetőségre.

2.

Ha szeretné, hogy a SharePoint megkérje a felhasználókat, hogy illesszék ezeket a vonalkódokat a dokumentumokba, válassza a Rákérdezés vonalkód beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt lehetőséget.

3.

Válassza az OK gombot a vonalkód funkció a házirendre való alkalmazásához.

A vonalkóddal kapcsolatos házirend szabványos Code 39 vonalkódokat hoz létre. Minden vonalkód képe a vonalkód szimbóluma alatt egy, a vonalkód értékét képviselő szöveget tartalmaz. Ennek köszönhetően a vonalkód adatai akkor is használhatók, ha nem áll rendelkezésre beolvasásra alkalmas hardver. A felhasználók kézzel beírhatják a vonalkód számát a keresőmezőbe, így megtalálhatják őket a webhelyeken.

  1. Ha kötelezővé szeretné tenni, hogy a házirend hatókörébe tartozó dokumentumok címkékkel legyenek ellátva, válassza a Címkék engedélyezése lehetőséget, majd adja meg a kívánt címkebeállításokat.

    Címkék engedélyezése

1.

Ha kötelezővé szeretné tenni a felhasználóknak a címkék dokumentumokhoz adását, válassza a Rákérdezés felirat beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt lehetőséget.

Megjegyzés :  Ha azt szeretné, hogy a címkék választhatók legyenek, ne jelölje be a jelölőnégyzetet.

2.

Ha rögzíteni szeretne egy címkét, ezzel letiltva a beszúrás utáni módosítását, válassza A feliratok hozzáadásuk után nem módosíthatók lehetőséget.

Ez a beállítás megakadályozza a címkeszövegek frissítését a címkék az elemekre való rögzítése után az olyan ügyfélalkalmazásokban, mint a Word, az Excel vagy a PowerPoint. Ha azt szeretné, hogy a címkék frissüljenek a dokumentum vagy az elem tulajdonságainak frissítésekor, ne jelölje be a jelölőnégyzetet.

3.

A Felirat formátuma mezőben adja meg a címke szövegét, ahogyan szeretné, hogy az megjelenjen. A címkék legfeljebb 10 oszlophivatkozást tartalmazhatnak, amelyek egyenként legfeljebb 255 karakter hosszúságúak lehetnek. A címke formátumának létrehozásához végezze el az alábbi lépéseket:

Írja be a címkében feltüntetni kívánt oszlopok neveit olyan sorrendben, amelyben meg szeretné jeleníteni őket. Az oszlopok neveit helyezze kapcsos zárójelek közé, ahogyan azt a Házirend szerkesztése lapon szereplő példában is láthatja.

A zárójeleken kívülre írja az oszlopokat azonosító szavakat, ahogyan azt a Házirend szerkesztése lapon szereplő példában is láthatja.

4.

Sortörés hozzáadásához írja be a \n szöveget a sortörés kívánt helyére.

5.

Válassza ki a kívánt betűméretet és -stílust, majd adja meg, hogy a címkét balra, középre vagy jobbra szeretné igazítani a dokumentumban.

Olyan betűtípust és -stílust válasszon, amely megtalálható a felhasználók számítógépein. A címkén megjeleníthető szöveg mennyisége a betűméret nagyságától függ.

6.

Adja meg a címke magasságát és szélességét. A címke magassága és szélessége is 0,25 hüvelyktől 20 hüvelykig terjedhet. A címke szövege a címke képében mindig függőlegesen középre van igazítva.

7.

A címke tartalmának előnézetéhez kattintson a Frissítés gombra.

  1. Kattintson az OK gombra.

Házirend létrehozása listához, tárhoz vagy mappához (helyalapú adatmegőrzési házirend)

Meghatározhat csak egy adott listára, tárra vagy mappára vonatkozó adatmegőrzési házirendet. Azonban ha ilyen házirendet hoz létre, azt nem használhatja újra más listákon, tárakon, mappákon vagy webhelyeken, valamint nem alkalmazhat webhelycsoport-házirendeket helyalapú házirendekre.

Ha egyetlen adatmegőrzési házirendet szeretne alkalmazni egy hely összes tartalomtípusára, célszerű helyalapú adatmegőrzést alkalmaznia. A legtöbb egyéb esetben célszerű ellenőrizni, hogy az adatmegőrzési házirend az összes tartalomtípusra alkalmazva van-e.

Minden almappa a szülőmappa adatmegőrzési házirendjét örökli, hacsak Ön meg nem szakítja az öröklési láncot, és új adatmegőrzési házirendet nem határoz meg a gyermekszinten.

Ha egy adatmegőrzési házirendtől eltérő adatkezelési házirendet szeretne meghatározni egy lista vagy tár számára, az adott listához vagy tárhoz tartozó minden egyes listatartalom-típus számára meg kell határoznia egy adatkezelési házirendet.

Ha úgy dönt, hogy egy lista vagy tár esetében a tartalomtípusra vonatkozó házirendek helyett helyalapú házirendekre vált, csak az adatmegőrzési házirend lesz helyalapú. Minden további kezelési házirend (naplózás és vonalkódok) a társított tartalomtípusoktól öröklődik.

A webhelycsoportok helyalapú házirendjeit a Tár- és mappaalapú adatmegőrzés funkció inaktiválásával tilthatja le. Ezzel a webhelycsoportgazdák meggyőződhetnek arról, hogy a tartalomtípusra vonatkozó házirendjeiket nem írják felül a lista rendszergazdájának helyalapú házirendjei.

Egy lista vagy tár adatkezelési házirendje beállításainak módosításához legalább Listák kezelése jogosultságra van szüksége.

  1. Lépjen arra a listára vagy tárra, amelyhez meg szeretné adni az adatkezelési házirendet.

  2. A menüszalagon kattintson a Tár vagy a Lista fülre, majd a Tár beállításai vagy a Lista beállításai gombra.

    A SharePoint Online alkalmazásban kattintson a Beállítások elemre, majd a Lista beállításai vagy a Tár beállításai lehetőségre.

  3. Az Engedélyek és kezelés területen kattintson az Adatkezelési házirend beállításai lehetőségre.
    Dokumentumtár beállítási lapjának Adatkezelési házirend hivatkozása

  4. Az Adatkezelési házirend beállításai lapon győződjön meg róla, hogy a lista vagy tár adatmegőrzési forrása Tár és mappák beállításra van állítva.

    Ha a forrás a Tartalomtípus, kattintson a Forrás módosítása, majd a Tár és mappák lehetőségre. Ekkor megjelenik egy figyelmeztetés a tartalomtípusra vonatkozó adatmegőrzési házirendek mellőzéséről. Válassza az OK gombot.

  5. A Házirend szerkesztése lap Táralapú adatmegőrzési ütemterv területén adjon meg egy rövid leírást a létrehozni kívánt házirendnek.

  6. Válassza az Adatmegőrzési szakasz felvétele... lehetőséget.

    A Rekordok területen különböző adatmegőrzési házirendeket határozhat meg a rekordoknak a Különböző adatmegőrzési szakaszok megadása a rekordokhoz lehetőséggel.

  7. A Szakasz tulajdonságai párbeszédpanelen válasszon egy adatmegőrzési időbeállítást, amellyel megszabhatja, hogy a dokumentumok és az elemek mikor évülnek el. Tegye a következők valamelyikét:

    • Ha a lejárati dátumot egy dátumtulajdonságra szeretné alapozni, válassza az Esemény > Ez a szakasz az elem egyik dátumtulajdonságán alapul lehetőséget, majd válassza ki a dokumentumot vagy elemet érintő műveletet (például Létrehozva vagy Módosítva), valamint a művelet utáni időnövekedést (például a napok, hónapok vagy évek száma), amikor az elem elévül.

    • Ha egyéni adatmegőrzési képlettel szeretné megadni a lejáratot, válassza a Kiszolgálón telepített egyéni adatmegőrzési képlet által lehetőséget.

      Megjegyzés :  Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha a rendszergazda már beállított egy egyéni képletet.

    • A Művelet területen adja meg a dokumentum vagy elem elévülésekor elvégzendő műveletet. Ha egy adott műveletet szeretne elvégezni a dokumentumon vagy elemen (például törlés), válassza ki a listából.

  8. A Munkafolyamat indítása opció csak akkor érhető el, ha egy olyan listához, tárhoz vagy tartalomtípushoz határoz meg házirendet, amelyhez már van társítva egy munkafolyamat. Ekkor választhat több munkafolyamat közül.

  9. Az Ismétlődés szakaszban válassza A szakasz műveletének ismétlése... lehetőséget, és adja meg az ismétlődés gyakoriságát.

    Megjegyzés :  Ez az opció csak akkor érhető el, ha a kiválasztott művelet ismételhető. A Végleges törlés művelethez például nem állíthat be ismétlődést.

  10. Kattintson az OK gombra.

Webhelycsoport-házirend alkalmazása egy tartalomtípusra

Ha már létrehozott webhelycsoport-házirendként adatkezelési házirendeket a webhely számára, az egyik házirendet egy tartalomtípusra vonatkozóan alkalmazhatja. Ezzel ugyanazt a házirendet a webhelycsoport több olyan tartalomtípusára is alkalmazhatja, amelyek nem azonos szülő-tartalomtípussal rendelkeznek.

Ha egyes házirendeket egy webhelycsoport több tartalomtípusára is alkalmazni szeretne, valamint rendelkezik egy konfigurált Felügyelt metaadatok szolgáltatással, a Tartalomtípus-közzététellel közzéteheti több webhelycsoporton az adatkezelési házirendeket. További információt a Házirend alkalmazása több tartalomtípusra több webhelycsoportban című szakaszban találhat.

  1. Nyissa meg azt a tartalomtípust tartalmazó listát vagy tárat, amelyre alkalmazni szeretné a házirendet.

  2. A menüszalagon kattintson a Tár vagy a Lista fülre, majd a Tár beállításai vagy a Lista beállításai gombra.

    A SharePoint Online alkalmazásban kattintson a Beállítások elemre, majd a Lista beállításai vagy a Tár beállításai lehetőségre.

  3. Az Engedélyek és kezelés területen kattintson az Adatkezelési házirend beállításai lehetőségre.
    Dokumentumtár beállítási lapjának Adatkezelési házirend hivatkozása

  4. Ellenőrizze, hogy a házirend adatforrása a Tartalomtípusok, majd a Tartalomtípusra vonatkozó házirendek területen válassza ki azt a tartalomtípust, amelyre alkalmazni szeretné a házirendet.

  5. A Házirend megadása területen kattintson a Webhelycsoport-házirend használata lehetőségre, és válassza ki a kívánt házirendet a listából.

    Megjegyzés :  Ha a Webhelycsoport-házirend használata beállítás nem érhető el, nincs meghatározva webhelycsoport-házirend a webhelycsoporthoz.

  6. Kattintson az OK gombra.

    Ha az aktuális lista vagy tár támogatja több tartalomtípus kezelését, a Tartalomtípusok területen kiválaszthatja, hogy mely tartalomtípushoz szeretné megadni az adatkezelési házirendet. Ezzel a fenti 5. lépéshez jut.

Házirend alkalmazása több webhelycsoportban

A felügyeltmetaadat-szolgáltatási alkalmazásokkal beállíthatja a tartalomtípusok közzétételét, így webhelycsoportok között oszthatja meg a tartalomtípusokat. A tartalomtípus-közzététellel egységesen kezelheti a webhelyek tartalmait és metaadatait, mivel a tartalomtípusokat központilag hozhatja létre és frissítheti, a frissítéseket pedig több előfizető webhelycsoport vagy webes alkalmazás számára közzéteheti.

Sablon létrehozása egy meglévő házirend alapján több webhelycsoporton való használathoz

Egy adatkezelési házirend meghatározása után létrehozhat egy sablont a házirend alapján, amelyet igény szerint több webhelycsoporton használhat. Ezt a módszert akkor használhatja, ha biztonsági mentést szeretne készíteni az információs házirendekről, vagy akkor, ha a tartalomtípus-közzététellel szeretne egy házirendet több webhelycsoporton alkalmazni. A házirendből sablont vagy biztonsági mentést a webhelycsoportból való exportálással, majd egy mentett helyre vagy egy másik webhelycsoportba való importálással készíthet.

Fontos :  Ha az exportálás/importálás funkcióval hoz létre házirendsablonokat, tartsa észben, hogy a házirend .xml-fájlja tartalmaz egy egyedi azonosítót. Emiatt nem importálhatja a házirendet egynél többször egy webhelybe az egyedi azonosító módosítása nélkül.

Házirend exportálása

  1. A webhelycsoport kezdőlapján válassza a > Beállítások A Webhely beállításai parancs helyére került kisméretű, fogaskereket ábrázoló beállításikon > Webhely beállításai lehetőséget.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webhelycsoport felügyelete csoportjában kattintson a Tartalomtípusra vonatkozó házirendsablonok lehetőségre.
    A Webhely beállításai lap Tartalomtípusra vonatkozó házirendsablonok hivatkozása

  3. Válassza ki az exportálni kívánt házirendet, majd görgessen az oldal aljára, és kattintson az Exportálás lehetőségre.

  4. A fájl mentését vagy megnyitását kérő ablakban kattintson a Mentés lehetőségre, majd adja meg a mentési helyet. Ügyeljen arra, hogy olyan helyet válasszon, amelyet elérhetnek a házirendet importáló webhelycsoportok.

  5. Ha megjelenik A letöltés befejeződött párbeszédpanel, kattintson a Bezárás gombra.

Házirend importálása egy másik webhelycsoportba

Egy adatkezelési házirend importálásával azt több tartalomtípusra is alkalmazhatja a webhely vagy a lista szintjén, bármelyik webhelycsoportban. Ennek kettős előnyei is vannak: nem kell újra meghatároznia és alkalmaznia a házirendet minden különálló tartalomtípushoz, és könnyeben kezelheti a házirendmódosításokat a házirendek egyetlen ponton való megváltoztatásával.

  1. A házirenddel ellátni kívánt webhelycsoport kezdőlapján válassza a Beállítások A Webhely beállításai parancs helyére került kisméretű, fogaskereket ábrázoló beállításikon > Webhely beállításai lehetőséget.

    Egy SharePoint-csoporthoz kapcsolt webhelyen kattintson a Beállítások elemre, majd a Webhely tartalma, végül a Webhely beállításai lehetőségre.

  2. A Webhely beállításai lap Webhelycsoport felügyelete csoportjában kattintson a Tartalomtípusra vonatkozó házirendsablonok lehetőségre.

  3. A házirend XML-fájljának megkereséséhez a Házirendek lapon kattintson az Importálás > Tallózás lehetőségre.

  4. Jelölje ki azt az XML-fájlt, ahová mentette a házirendet, majd kattintson a Megnyitás gombra.

  5. A házirend a webhelycsoporthoz adásához a Webhelycsoport-házirend importálása lapon kattintson az Importálás gombra.

Az importált házirendet mostantól egy vagy több tartalomtípusra is alkalmazhatja a webhely vagy a lista szintjén.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×