Adatkezelési házirendek – Bevezetés

Az adatkezelési házirend egy adott tartalomtípusra vonatkozó szabályok gyűjteménye. Az adatkezelési házirendek lehetővé teszik a szervezeteknek annak ellenőrzését és nyomon követését, hogy például meddig kell megőrizni egy tartalmat vagy milyen műveleteket végezhetnek a felhasználók az adott tartalommal. Az adatkezelési házirendek segíthetik a törvényi és kormányzati előírások betartását, valamint a belső üzleti folyamatok kényszerítését.

Egy olyan szervezet például, amelynek a törvényi előírások szerint „alkalmas eszközökkel” kell biztosítania a pénzügyi kimutatások hitelességét, létrehozhat egy vagy több adatkezelési házirendet, amely a pénzügyi adatok iktatásához használt dokumentumok előállítása és jóváhagyása során naplózza a megfelelő műveleteket.

Lépésenkénti útmutatásért olvassa el az Adatkezelési házirendek létrehozása és alkalmazása című témakört.

Az adatkezelési házirendek típusai

Az előre definiált házirend-szolgáltatások négy alapvető kategóriába sorolhatók, melyeket a szervezetek külön-külön és egyszerre is felhasználhatnak az adatok és folyamatok felügyeletére.

Tartalomkezelési szabályzatok típusai

A naplózási házirend-szolgáltatással a szervezetek naplózhatják a dokumentumokon és listatételeken végrehajtott műveleteket és eseményeket, így könnyebben elemezhetik, hogy miként használják az adatkezelő rendszereket. Konfigurálható olyan naplózási házirend-szolgáltatás, amely például naplózza, ha szerkesztik, megtekintik, beadják, kiveszik vagy törlik a dokumentumokat, illetve módosítják a rájuk vonatkozó engedélyeket. Minden naplóadatot a kiszolgálón tárolt egyetlen napló fog össze, amelyből a webhelygazdák jelentéseket készíthetnek.

A lejárati házirend-szolgáltatás az elévült tartalomnak a webhelyekről történő következetes és nyomon követhető törlését és eltávolítását szolgálja. E házirenddel könnyebben kezelheti az elévült tartalom fenntartásával járó költségeket és kockázatokat. Konfigurálhat például olyan lejárati házirendet, amely bizonyos tartalomtípusokat automatikusan elévültté tesz egy adott napon vagy a dokumentum létrehozása vagy utolsó szerkesztése után bizonyos idő elteltével.

A vállalatok speciális igények esetén egyéni házirend-szolgáltatást is létrehozhatnak és telepíthetnek. Egy gyártó cégnek például célszerű lehet meghatároznia egy adatkezelési házirendet, amely megtiltja, hogy a felhasználók termékspecifikáció-tervezeteket nyomtassanak nem biztonságos nyomtatókon. Ha ilyen jellegű adatkezelési házirendet szeretne meghatározni, akkor létrehozhat és bevezethet egy nyomtatás-korlátozási házirend-szolgáltatást, és hozzáadhatja a termékspecifikáció-tervezet tartalomtípusra vonatkozó adatkezelési házirendhez.

Az adatkezelési házirendek tárolásának helye

Az adatkezelési házirendek megvalósításához a házirendeket fel kell venni egy listába, tárba vagy egy webhely egy tartalomtípusába. A házirend érvényességi tartományát és felhasználási területét az határozza meg, hogy hol hozza létre, illetve hová veszi fel. Az alábbiakra van lehetősége:

Webhelycsoportra vonatkozó házirend létrehozása, majd felvétele tartalomtípusba, listába vagy tárba: A webhelycsoportra vonatkozó házirendet a webhelycsoport legfelső szintű webhelyének Házirendek listájában hozhatja létre. A webhelycsoporthoz létrehozott házirendet exportálhatja, így az egyéb webhelycsoportok webhelygazdái importálhatják azt a saját Házirendek listáikba. Az exportálható webhelycsoport-házirendek létrehozásával tehát egységesítheti a szervezet webhelyein alkalmazott adatkezelési házirendet.

Ha egy webhely-tartalomtípushoz webhelycsoport-házirendet rendel hozzá, és az adott webhely-tartalomtípus egy példányát felveszik egy listába vagy tárba, akkor az adott lista vagy tár tulajdonosa nem tudja módosítani a lista vagy tár webhelycsoport-házirendjét. A webhelycsoport-házirend webhely-tartalomtípushoz történő hozzárendelésével tehát a webhely-hierarchia minden szintjén megfelelően érvényesíthető a webhelycsoport-házirend.

A Webhely beállításai lap Tartalomtípusra vonatkozó házirendsablonok hivatkozása

Webhely-tartalomtípusra vonatkozó adatkezelési házirend létrehozása a legfelső szintű webhely Webhelytartalomtípus-tárában, és az adott tartalomtípus felvétele egy vagy több listába vagy tárba: Közvetlenül a webhely-tartalomtípusokhoz is létrehozhat adatkezelési házirendet, majd az adott webhely-tartalomtípus egy-egy példányát több listához vagy tárhoz társíthatja. Ha az adatkezelési házirendet így hozza létre, akkor a webhelycsoport minden olyan elemére érvényes lesz a házirend, amely az adott tartalomtípusú, vagy tartalomtípusa ebből a tartalomtípusból örököl. A közvetlenül a webhely-tartalomtípusokhoz létrehozott adatkezelési házirendek nehezebben hasznosíthatók újra más webhelycsoportokban, mivel az így létrehozott házirendek nem exportálhatók.

A Webhely beállításai lap Webhely tartalomtípusai hivatkozása

Webhelytartalom-típus beállítási lapjának Adatkezelési házirend hivatkozása

Megjegyzés: A webhelycsoportok gazdái letilthatják a házirendek közvetlen alkalmazását a tartalomtípusokon, ezáltal szabályozhatják, hogy a webhelycsoportokban milyen házirend-szolgáltatásokat lehessen érvényesíteni. Ha ez a korlátozás érvényben van, akkor a tartalomtípusokat létrehozó felhasználók kizárólag a webhelycsoport Házirendek listájából választhatnak házirendeket.

Listára vagy tárra vonatkozó adatkezelési házirend létrehozása: Ha a szervezetnek a tartalom egy nagyon korlátozott részére meghatározott adatkezelési házirendet kell alkalmaznia, akkor olyan adatkezelési házirendet is létrehozhat, amely csak egyetlen listára vagy tárra érvényes. Az adatkezelési házirendek létrehozásának ez a legkevésbé rugalmas módja, mivel a házirend mindössze egy helyre érvényes, nem exportálható, így nem is használható fel más helyeken. Előfordulhat ugyanakkor, hogy egy szervezet csak ilyen korlátozottan alkalmazható egyedi adatkezelési házirendek létrehozásával tud kezelni bizonyos helyzeteket.

Dokumentumtár beállítási lapjának Adatkezelési házirend hivatkozása

Megjegyzések

Egy listára vagy tárra csak akkor határozható meg adatkezelési házirend, ha az adott lista vagy tár csak egy tartalomtípust támogat. Ha egy lista vagy tár több tartalomtípust támogat, akkor az adott listához vagy tárhoz társított lista-tartalomtípusok mindegyikéhez külön adatkezelési házirendet kell meghatároznia. (A lista-tartalomtípusok a webhely-tartalomtípusok olyan példányai, amelyek meghatározott listához vagy tárhoz vannak társítva.)

A webhelycsoportok gazdái letilthatják a házirendek közvetlen alkalmazását a listákon vagy tárakon, ezáltal szabályozhatják, hogy a webhelycsoportokban milyen házirend-szolgáltatásokat lehessen érvényesíteni. Ha ez a korlátozás érvényben van, akkor a listákat vagy tárakat kezelő felhasználók kizárólag a webhelycsoport Házirendek listájából választhatnak házirendeket.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×