Adatkezelési házirend-szolgáltatások konfigurálása

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

A webhely rendszergazdája a következő szolgáltatások mindegyikéhez vagy ezek egy részéhez hozzáférhet, attól függően, hogy milyen adatkezelési házirend-szolgáltatásokat állított be a Központi felügyeletben. Ezeken kívül létrehozhat a vállalat igényeit testreszabottan kielégítő egyéni szolgáltatásokat is.

Mit kíván tenni?

Nyissa meg a házirend módosítása lap

További tudnivalók a címke kapcsolatos házirend-szolgáltatás:

Adjon címkéket a házirend

Esemény naplózási házirend hozzáadása

Vonalkódok hozzáadása egy házirend

Elem adatmegőrzési és a lejárat szolgáltatások hozzáadása a házirend

A Házirend módosítása lap megnyitása

A házirend módosítása lap elérhet webhelycsoport-házirend vagy egy házirendet, amely a webhely-tartalomtípus hozzá lett adva.

Webhelycsoport-házirend Házirend módosítása lapjának megnyitása

  1. A webhelycsoport kezdőlapján kattintson a Webhelyműveletek menü Webhely beállításai pontjára, majd válassza a Minden webhelybeállítás megváltoztatása lehetőséget.

  2. A Webhely beállításai lap Webhelycsoport felügyelete csoportban kattintson a webhelycsoport-házirendek.

  3. Válassza ki azt a házirendet, amelynek a szolgáltatásait konfigurálni szeretné.

Tartalomtípus-házirend Házirend módosítása lapjának megnyitása

  1. A webhelycsoport kezdőlapján kattintson a Webhelyműveletek menü Webhely beállításai pontjára, majd válassza a Minden webhelybeállítás megváltoztatása lehetőséget.

  2. A Webhely beállításai lap minták csoportban kattintson a Webhely tartalomtípusai hivatkozásra.

  3. Válassza ki a házirendhez rendelt tartalomtípust, majd kattintson az Adatkezelési házirend beállításai lehetőségre.

  4. Kattintson a meghatározás házirendet a tartalomtípus A házirend módosítása lap megnyitásához.

Vissza a lap tetejére

Tudnivalók a házirendcímke-funkcióról

A házirendcímke-funkcióval a rendszergazda egységes címkéket hozhat létre a 2007-es Microsoft Office rendszer dokumentumok számára. A címkék használata hasznos segítség lehet, ha a dokumentumok tulajdonságait leíró információkat nyomtatáskor a dokumentumhoz szeretné csatolni. A címkékbe az oszlopokban tárolt elem-tulajdonságokat lehet felvenni, például a fájlnevet, a szerzőt, az elkészítés dátumát, az állapotot, a projekt nevét vagy az ütemezési információkat.

Alapértelmezés szerint a címkék megjelennek a dokumentum élőfej; azonban a végfelhasználók beszúrhat címke bárhol a dokumentumban 2007-es Office kiadás programban, például Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007és Microsoft Office PowerPoint 2007a Beszúrás lap használatával. Címkék minden dokumentum, amelyhez a program alkalmazza a szabályt alkalmazza a program.

A házirendgazda a következő címke-attribútumokat határozhatja meg:

  • A címke, például a metaadat-alapú elem oszlopok, valamint a szöveg csomagolásukkor meghatározását, valamint a karakterformázás szerepeltetni szereplő adatokat. Címkék tartalmazhat legfeljebb 10 oszlophivatkozások, amelyek legfeljebb 255 karakterből állhat.

  • A címke formátumát, azaz teljes magasságát, szélességét, a szövegstílust, a betűtípust és betűméretet, a sortöréseket és tabulátorjeleket. Alapértelmezés szerint a címke magassága egy hüvelyk, az érték azonban 0,25 és 20 hüvelyk között szabadon megválasztható. A címke szélessége 0,25 és 20 hüvelyk között mozoghat. A címke szövege mindig függőlegesen van középre igazítva a címkeképen belül.

  • Hogy az 2007-es Office kiadás programok kérdezzenek-e rá a címkék beszúrására, amikor a felhasználók a dokumentumokat mentik vagy nyomtatják, vagy a címkék csatolása a felhasználók tetszése szerint, manuálisan történjen-e meg. A felhasználók szükség esetén törölhetik is a címkéket a dokumentumokból.

  • Hogy a címke-tartalom lezárt állapotú legyen-e, amikor azt első alkalommal a dokumentumhoz csatolják vagy pedig az oszlopadatok módosításával egyidejűleg frissüljön. A címkék lezárása csak akkor történik meg, ha az összes szükséges metaadat megtalálható rajtuk.

Vissza a lap tetejére

Címkék hozzáadása a házirendhez

  1. Nyissa meg a házirend módosítása lap címkék hozzáadni kívánt házirend.

  2. A Házirend módosítása lapon a címkék csoportban kattintson a címkék engedélyezésegombra.

  3. Ahhoz, hogy a program a címkét a dokumentumhoz mindig hozzáadja, jelölje be a Rákérdezés felirat beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.

    Megjegyzés: A beállítások az egész címkére vonatkoznak. Szüksége lehet a szövegformázás vagy a címkeméret beállítására is annak érdekében, hogy a szöveg megfelelő módon jelenjen meg.

    Törölje ezt a jelölőnégyzetet, ha a házirendcímke opcionális használatát szeretné beállítani. Ebben az esetben a felhasználók manuálisan szúrhatják be a címkéket a dokumentumokba.

  4. Ha a címkét le szeretné zárni, hogy az ne legyen szerkeszthető abban az esetben sem, ha az oszlopadatok módosulnak, jelölje be A feliratok hozzáadásuk után nem módosíthatók jelölőnégyzetet.

    Szüntesse meg a bejelölést, ha az oszlopbeállítások változása esetén engedélyezni kívánja a címke módosítását.

  5. A Felirat formátuma mezőbe írja be a címke szövegét a megjeleníteni kívánt formában.

    • Írja be a megjeleníteni kívánt oszlopok nevét, abban a sorrendben, ahogy a feliratban látni szeretné őket. Az oszlopneveket foglalja kapcsos zárójelbe ({ }) a lapon jelzett módon.

    • Igény szerint a zárójeleken kívül egy oszlopazonosítót is megadhat a lapon látható példa szerint.

    • Ha sortörést kíván a címkébe foglalni, írja be a \n karakterláncot a címkemezőbe oda, ahol a sortörést meg szeretné jeleníteni.

    • Tabulátorjel hozzáadásához a címkemezőbe írja be a \t karakterláncot oda, ahol a szöveg behúzását végre kívánja hajtani.

  6. A Megjelenés területen válassza ki a címkéhez használni kívánt szövegformázást. Ügyeljen rá, hogy olyan betűtípust és betűstílust válasszon, amelyek a felhasználók számítógépén megjeleníthetők. A betűméret meghatározza azt is, hogy a címkén milyen mennyiségű szöveg fog elférni.

  7. A Címkeméret szakaszban adja meg a címke magasságát és szélességét. A címke magassága 0,25-20, szélessége 0,25 és 20 hüvelyk között mozoghat. A címke szövege mindig függőlegesen van középre igazítva a címkeképen belül.

  8. A Frissítés gombra kattintva előzetesen megtekintheti a címkét.

    Ügyeljen rá, hogy a szöveg ne legyen hosszabb, mint amennyit a megadott címkemagasság és -szélesség lehetővé tesz. A program nem jeleníti meg a szöveget, ha az nem fér bele a címkébe.

    Megjegyzés: A tényleges oszlopértékek nem jelennek meg az előzetes nézetben.

  9. A címke jellemzőit az OK gomb megnyomásával rendelheti hozzá a házirendhez.

Címkék - hibaelhárítás

Ellenőrizze a következőket annak érdekében, hogy a címkék nyomtatása a megfelelő módon történjen:

  • A címkeformátumban felsorolt összes oszlop megtalálható a dokumentumtárban.

  • A címkék tartalmának hossza nem lépi túl a címke hosszát.

  • A szövegformázás (pl. betűstílus) érvényes. Ha a formázási paraméterek nem érvényesek vagy olyan betűkészletet írnak elő, amelyek nem léteznek az ügyfél rendszerén, a program ugyan létrehozza a címkét, azonban az alapértelmezett formázási értékeket alkalmazza.

Ha a címkéhez szükséges metaadatokat a felhasználók még nem írták be, egy figyelmeztető párbeszédablak értesít a hiányos információkról. A hiányzó metaadatokat a felhasználók a Dokumentum adatai munkaablakban adhatják meg.

Vissza a lap tetejére

Eseménynaplózás hozzáadása a házirendhez

A webhelycsoport-házirend naplózási funkciója lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy a dokumentumokkal és a nem dokumentum-típusú listaelemekkel – például feladatlisták, ügylisták, vitafórumok és naptárak – kapcsolatos adatokat nyomon követhessék és elemezhessék. A funkcióval egy naplóban rögzíthetők az olyan adatok, mint az adott tartalom megtekintésének, szerkesztésének, közzétételének stb. időpontja. Ha a házirend engedélyezi a naplózást, akkor a házirendgazda a naplózott adatokat Excel formátumú házirend-használati jelentésekben tekintheti meg, amelyek összegzést adnak az aktuális használatról. A jelentések áttekintésével képet kaphat a szervezeten belüli információkezelésről. A naplójelentések segítségével megvalósul a szervezet szabályszerű munkavégzésének igazolása és dokumentációja, valamint kivizsgálhatóvá válnak az esetlegesen fellépő problémák.

A naplózással a következő információk rögzíthetők:

  • Esemény neve

  • Esemény dátuma és ideje

  • A műveletet elvégző felhasználó rendszerneve

  • A naplózás hozzáadni kívánt házirendet a házirend módosítása lap megnyitásához .

  • A Házirend módosítása lapon a naplózás csoportban jelölje be a Naplózás engedélyezése jelölőnégyzetet, és válassza az események meg szeretné őrizni a könyvvizsgálati melletti jelölőnégyzeteket.

  • A naplózási funkciót az OK gomb megnyomásával rendelheti a házirendhez.

Ha a naplózás engedélyezve van, a házirend hatálya elemek kapcsolódó eseményeket a naplóban lesz látható. A naplózási megtekintése a naplók, a Webhely beállításai lapon kattintson a naplójelentések, és válassza a a jelentést, hogy be van állítva.

Megjegyzés: A naplózás információt tud adni arról, hogy az elem mikor változott meg, de a változások részleteiről nem. Emiatt sem verziókövetésre, sem dokumentum-visszaállításra nem használható.

Vissza a lap tetejére

Vonalkódok hozzáadása a házirendhez

A vonalkódok különösen a fizikai rekordok kezelésékor nyújtanak hasznos segítséget, ugyanis hatékonyan megoldható velük a nem digitalizált eszközök, pl. a nyomtatott dokumentumok és olyan fizikai elemek, mint a termékek, prototípusok vagy számítógép-alkatrészek nyilvántartása. A címkéktől eltérően a vonalkódok az elemekről nem árulnak el információkat, így a bizalmas adatokat biztonságosan tárolhatja a hálózaton és az információk nyilvánosságra hozatala nélkül rendelheti hozzá azokat a papíralapú dokumentumokhoz.

Ha egy házirend részeként engedélyezte a vonalkódokat, a program azokat hozzáadja a dokumentumtulajdonságokhoz, és megjeleníti a vonalkóddal ellátott dokumentum élőfejének területén. A feliratokhoz hasonlóan a vonalkódok is eltávolíthatók manuálisan a dokumentumokból.

Meghatározhatja, hogy a program a felhasználókat megkérdezze-e, hogy az elemek nyomtatása vagy mentése során a vonalkód beillesztődjön-e vagy a vonalkódot manuálisan kell beilleszteni az 2007-es Office kiadás alkalmazásokban található Beszúrás lap segítségével.

A vonalkód házirend funkció Code 39 szabvány szerinti vonalkódokat generál. A vonalkódképek a vonalkód szimbóluma alatt egy szöveges sort is tartalmaznak, amely a vonalkód értékét jelzi. A vonalkód adatai így akkor is felhasználhatók, amikor nem áll rendelkezésre leolvasó. Ha az adott elemet a felhasználók a hálózaton szeretnék megkeresni, a vonalkód számát manuálisan beírhatják a Microsoft Office SharePoint Server 2007 alkalmazás keresőmezőjébe.

  1. Válassza A házirend módosítása lap Vonalkódok csoportjában jelölje be a Vonalkódok engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Ha azt szeretné, hogy a program a felhasználótól megkérdezze, hogy a vonalkódot be szeretné-e szúrni az adott dokumentumba, jelölje be a Rákérdezés vonalkód beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.

  3. A vonalkód funkciót az OK gombra kattintva rendelheti a házirendhez.

Vissza a lap tetejére

Adatmegőrzési és elévülési funkciók hozzáadása a házirendhez

Az elévülési házirend-funkció engedélyezésével a program rákeres a webhelycsoportban azokra az elemekre, amelyek túllépték az adatmegőrzési időszakot. A kérdéses elemeket a program aszerint kezeli, hogy a rendszert miként állította be az adatmegőrzési időszakon túllépett elemek kezelésére. Az ilyen elemek például a lomtárba helyezhetők, illetve elindítható az elévülési munkafolyamat vagy végrehajthat valamely egyénileg beállított folyamatot.

Az elévülési házirend-funkció adatmegőrzési időszak és elévülési művelet megadásával aktiválható.

  1. Nyissa meg a házirend módosítása lap a, amelyre be szeretné állítani elem adatmegőrzési és a jelszólejárati házirendet.

  2. A Házirend módosítása lapon jelölje be a hogyan kezeli a házirend-tartalom ejtse létesíthet Lejáratának engedélyezése jelölőnégyzetet.

  3. A dokumentumok elévülésének beállításához jelölje ki az adatmegőrzési időtartamot. Ezt külön munkafolyamatban vagy egyéni adatmegőrzési képletben is rögzítheti.

    • A dátum-tulajdonságon alapuló lejárati idő megadásához kattintson az elem tulajdonságok alapján időszak, és válassza ki a műveletet, és az időtartamot (napok, hónapok vagy évek). Írjon be egy számot a határozza meg az időszakot lista közötti mezőbe.

      Megjegyzések: 

      • Ha tartalomtípus részeként hoz létre egy házirendet, akkor a tartalomtípusban definiált bármely dátumtulajdonságot kijelölheti elévülési értékként.

      • Ezek a beállítások csak webhelycsoport-házirend létrehozása esetén választhatók.

    • Ha az elévülési dátumot egy munkafolyamat vagy egy egyéni adatmegőrzési képletben szeretné meghatározni, kattintson a Program által lehetőségre.

  4. Adja meg a dokumentumok elévülése esetén végrehajtandó műveleteket.

    • Előre beállított művelet (pl. törlés) engedélyezéséhez kattintson az Ezt a műveletet hajtsa végre a program lehetőségre, majd a listából válassza ki a kívánt műveletet.

    • Elévülési munkafolyamat indításához kattintson a Munkafolyamat indítása lehetőségre, majd válassza ki a munkafolyamat nevét.

      Megjegyzés: Ez a lehetőség csak akkor választható, ha olyan tartalomtípushoz definiálja a házirendet, amelyhez már hozzárendelt egy munkafolyamatot.

  5. Az elévülési funkciót az OK gombra kattintva rendelheti a házirendhez.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×