Adatgyűjtés e-mail üzenetekkel

A Microsoft Office Access 2007 megkönnyíti az adatoknak az interneten történő begyűjtését (például a kereskedelmi csoport tagjaitól, egy felmérés részvevőitől vagy az üzletfeleinktől). Az Office Access 2007 a Microsoft Office Outlook 2007 alkalmazással együttműködve tud adatbeviteli űrlapokat tartalmazó e-maileket létrehozni és elküldeni. Ha a címzettek kitöltik az űrlapokat és visszaküldik nekünk, az alkalmazások az általunk megadott beállításoknak szerint dolgozzák fel a választ. Ha például szeretnénk a válaszokat automatikusan feldolgozni, a visszaküldött űrlap adatai azonnal bekerülnek az adatbázis megfelelő táblájába, amint megérkezik a válasz. Az Adatgyűjtés e-mailben varázsló segítségével órákat takaríthatunk meg, amelyeket egyébként a felhasználóink válaszainak beírásával tölthetnénk.

Tartalom

Mikor érdemes adatgyűjtést használni

Kezdés előtt

A varázsló használata

Az e-mailek elküldése után

Adatgyűjtés e-mail üzenetekkel

Mikor érdemes adatgyűjtést használni

Az alábbi listán felsorolunk néhány helyzetet, amelyben használható az új funkció.

  • Felmérések:    Szeretnénk egy felmérést végezni, és az eredményeket egy Access-adatbázisban összesíteni. Először létre kell hoznunk egy Access-adatbázist, amely tartalmazza az eredmények tárolásához szükséges táblákat. Ezután a varázslóval létrehozunk egy űrlapot, amely tartalmazza a felmérés kérdéseit (beviteli mezők formájában), és elküldjük őket a résztvevőknek. Amikor megérkeznek a válaszok, a kitöltött űrlap adatai közvetlenül az adatbázis meghatározott táblájába kerülnek.

  • Állapotjelentések:    Akár raktárkészletek feltöltöttségéről van szó, akár függőben lévő ügyekkel kapcsolatos információkról, a csapatunk e-mailek útján rendszeresen elláthat minket naprakész információkkal.

  • Rendezvényszervezés:    Ha egy rendezvényt, például konferenciát vagy továbbképzést szervezünk, e-mailek útján küldhetünk szét űrlapokat kapcsolatfelvételi információk, utazási és szállásigények stb. begyűjtéséhez. Ha engedélyeztük a válaszok automatikus feldolgozását, a résztvevők bármikor megváltoztathatják a visszaküldött információkat, anélkül, hogy erről külön értesíteniük kéne minket, és a döntéseink meghozásához mindig a legfrissebb adatok állnak rendelkezésünkre.

Az adatbeviteli űrlap létrehozását és e-mailek formájában való elküldését megkönnyíti az Adatgyűjtés e-mailben varázsló, amely végigkísér minket a folyamat fő lépésein, többek között a beérkező válaszok feldolgozási módjának beállításán is.

Vissza a lap tetejére

Kezdés előtt

Ha először gyűjtünk adatokat e-mailek útján, az alábbiak elvégzésével biztosíthatjuk az adatgyűjtési folyamat sikerességét:

  1. Győződjünk meg róla, hogy telepítettük a számítógépre a következő alkalmazásokat:

    • Office Access 2007    Az Adatgyűjtés e-mailben varázsló csak az Office Access 2007 alkalmazásból érhető el.

    • Office Outlook 2007:    Az e-mailek küldésére használni kívánt számítógépre telepíteni kell az Office Outlook 2007 alkalmazást. Ha telepítettük az Outlook alkalmazást, de még nem konfiguráltuk, indítsuk el, és kövessük az Outlook előkészítő varázslójának utasításait. A varázsló használatával kapcsolatban segítséget kaphatunk az Outlook súgójából.

    • Microsoft Office InfoPath 2007 (nem kötelező):    Ha egy adatbeviteli űrlapot hozunk létre, választhatunk egy egyszerű, HTML formátumú űrlap és egy könnyebben használható, az InfoPath által létrehozott űrlap között. Ha nincs telepítve a számítógépre az Office InfoPath 2007 vagy újabb verzió, vagy nem vagyunk biztosak abban, hogy minden címzettnél telepítve van az Office InfoPath 2007 vagy újabb verzió, célszerű a HTML-űrlapot választani.

      Megjegyzés: Ne feledjük, hogy az e-mailekben található űrlapok nem Access űrlapok. A varázsló egy különleges űrlapot hoz létre számunkra, döntésünk alapján HTML vagy InfoPath formátumban.

  2. Győződjünk meg arról, hogy az e-mailjeinket fogadó felhasználók számítógépére telepítve vannak az alábbi alkalmazások. A szükséges szoftver nélkül nem lesznek képesek megtekinteni vagy szerkeszteni az űrlapot.

    • Egy HTML formátumot támogató levelezőprogram:    Ha HTML űrlapot küldünk, a címzett levelezőprogramjának támogatnia kell a HTML formátumot.

    • Office Outlook 2007 vagy Office InfoPath 2007 (egyik sem kötelező):    Ha InfoPath űrlapot küldünk, a címzett számítógépére telepítve kell lennie az Office Outlook 2007 és az Office InfoPath 2007 alkalmazásnak az InfoPath űrlap megtekintéséhez és szerkesztéséhez.

  3. Azonosítsuk a céladatbázist. Az adatbázis .mdb vagy .accdb formátumban lehet. Használhatunk .mde vagy .accde kiterjesztésű fájlokat is.

    Ha nem szeretnénk meglévő adatbázist használni, újat kell létrehoznunk.

  4. Azonosítsuk vagy hozzuk létre azokat a táblákat, amelyeket a felhasználói válaszüzenetek adataival kívánunk feltölteni. Ha meglévő táblákba gyűjtjük az adatokat, győződjünk meg róla, hogy a táblák nincsenek csak olvasható módban, illetve hogy rendelkezünk az adataik frissítésére vagy új adatok felvételére vonatkozó engedélyekkel.

    A táblák létrehozásával kapcsolatban további tájékoztatást kaphatunk a Táblák létrehozása az adatbázisban című cikkben.

    Megjegyzés: 

    • Az alábbi adattípusú mezőket nem használhatjuk e-mail útján történő adatgyűjtésben:

      • Melléklet

      • Számláló

      • Többértékű mezők

      • OLE

    • Ha az adatgyűjtési művelet két vagy több táblát tölt fel adatokkal, létre kell hoznunk egy választó lekérdezést, és azt kell az űrlap rekordforrásaként használnunk. Győződjünk meg arról, hogy a lekérdezés tartalmazza az alapul szolgáló táblák összes szükséges mezőjét. Ha meglévő lekérdezést használunk, győződjünk meg arról, hogy a lekérdezés nincs csak olvasható módban, illetve hogy van engedélyünk az adatok frissítésére és új adatok felvételére. A két vagy több táblát használó lekérdezések létrehozásáról a Több táblán alapuló lekérdezés létrehozása című cikkben olvashatunk bővebben.

  5. A legtöbb esetben eldönthetjük, hogy a begyűjtött adatokat új rekordként kívánjuk tárolni, vagy meglévő rekordokat szeretnénk-e frissíteni vele:

    • Két vagy több tábla feltöltéséhez gyűjtünk adatokat.

    • Az alapul szolgáló tábla nem rendelkezik elsődlegeskulcs-mezővel. Az elsődleges kulcs szükséges ahhoz, hogy az egyes válaszokat egy meglévő rekordhoz társíthassuk. Ha a céltáblánk nem rendelkezik elsődlegeskulcs-mezővel, hozzunk létre egyet, vagy egy egyedi értékeket tartalmazó meglévő mezőt állítsunk be elsődleges kulcsnak.

    • Az alapul szolgáló tábla nem tartalmaz rekordokat. Ha a tábla üres, a varázsló feltételezi, hogy a rekordokat hozzáadni szereznénk.

    • A címzettek e-mail címeit nem az adatbázis mezőjeként tároljuk. Ha rekordok frissítéséhez gyűjtünk adatokat, a varázsló által létrehozott üzenetek címzettjeit nem adhatjuk meg manuálisan. A címeket tároló mezőnek vagy a céltáblában, vagy a céltáblával kapcsolatban lévő táblában kell lennie. Ha például a Rendelések tábla rekordjainak frissítéséhez gyűjtünk adatokat, a címeknek vagy a Rendelések tábla egyik mezőjében kell lenniük, vagy egy kapcsolódó táblában (például a Vevők táblában).

Vissza a lap tetejére

A varázsló használata

Most már készen állunk az adatgyűjtés folyamatának elindítását segítő varázsló futtatására.

A szakasz tartalma

A varázsló elindítása

Az adatbeviteli űrlap típusának kiválasztása

Az adatokkal kapcsolatos teendők meghatározása

Az űrlapmezők kiválasztása

Az adatok feldolgozási módjának meghatározása

A címzettek e-mail címének megadására használt módszer kiválasztása

Az e-mail cím mező megadása

Az e-mail testreszabása

Az e-mailek létrehozása és küldése

A varázsló elindítása

  1. Nyissuk meg a céladatbázist.

  2. Egyetlen tábla feltöltéséhez jelöljük ki a táblát a navigációs ablakban. Két vagy több kapcsolódó tábla feltöltéséhez jelöljük ki a táblákhoz kötött lekérdezést.

  3. A varázslót az alábbi módokon indíthatjuk el:

    • A Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintson az E-mail létrehozása gombra. Gombkép

    • Kattintsunk jobb a gombbal a táblára vagy lekérdezésre, majd kattintsunk az Adatgyűjtés és -frissítés e-mailben parancsra.

      Ha a tábla nem tartalmaz mezőket, vagy csak Számláló, OLE-objektum, Melléklet típusú mezőket vagy többértékű keresőmezőket, az Access a következő üzenetet jeleníti meg: A kijelölt tábla vagy lekérdezés nem tartalmaz olyan mezőket, amelyek lehetővé tennék az e-mailben történő adatgyűjtést.

      Ha a tábla tartalmaz adatgyűjtést támogató mezőket, elindul a varázsló. A varázsló a folyamat főbb lépéseit mutatja be. Ha a céltábla támogatja az adatok felvételét és frissítését is, a varázslóval hat fő lépést hajtunk végre.

      A hat fő lépés, ha a céltábla támogatja az adatok frissítését és felvételét is

      Ha az objektum csak új rekordok felvételét támogatja, öt fő lépést kell megtennünk.

      Az öt fő lépés, ha a céltábla csak új adatok felvételét támogatja

  4. Kattintsunk a Tovább gombra.

    A varázsló rákérdez a létrehozni kívánt űrlap típusára.

Az adatbeviteli űrlap típusának kiválasztása

Ebben a lépésben döntenünk kell, hogy HTML-űrlapot vagy InfoPath-űrlapot kívánunk-e létrehozni. Mint a cikkben korábban említettük, Access-űrlapot nem használhatunk e-mail útján történő adatgyűjtésre – a varázslóval létrehozott HTML- vagy InfoPath-űrlapot kell használnunk.

Válasszuk ki a felhasználóknak elküldeni kívánt adatbeviteli űrlap típusát

Ha a számítógépünkön nincs telepítve az InfoPath alkalmazás, a Microsoft Office InfoPath-űrlap beállítás nem érhető el.

A létrehozott űrlap típusa két tényezőtől függ – a könnyű használhatóság, illetve a kérdés, hogy az összes címzett rendelkezik-e a szükséges szoftverrel. Az InfoPath kérdőív jóval könnyebben használható, de a HTML kérdőív kevesebb szoftverkövetelménnyel jár.

Az InfoPath űrlapok jobb adatbeviteli és szerkesztési környezetet kínálnak. Ezenkívül az InfoPath űrlap előzetes adatérvényesítést hajthat végre, amikor a felhasználó a Küldés gombra kattint, így lehetőséget nyújt a hibás adatok visszaküldés előtti korrigálására.

Összefoglalva: az InfoPath-űrlapnak számos előnye van a HTML-űrlaphoz képest, míg a HTML-űrlapot bárki megtekintheti és szerkesztheti, akinek a levelezőprogramja támogatja a HTML-formátumot.

  1. A varázslóban csak akkor jelöljük ki a Microsoft Office InfoPath-űrlap beállítást, ha minden címzettnek megvan a Office InfoPath 2007 és az Office Outlook 2007 alkalmazás. Ellenkező esetben válasszuk a HTML-űrlap beállítást.

  2. Kattintsunk a Tovább gombra.

    A varázsló következő oldalának tartalma attól függ, hogy a célobjektum támogatja-e az adatok frissítését. Ha az objektum két vagy több táblára épülő lekérdezés, vagy olyan tábla, amelynek nincs elsődleges kulcsa, vagy nem tartalmaz rekordokat, a varázsló feltételezi, hogy új rekordokat szereznénk hozzáadni, és rákérdez az űrlapon szerepeltetni kívánt mezőkre. Bármely egyéb esetben a varázsló megkérdezi, hogy új adatokat szeretnénk felvenni, vagy meglévő adatokat frissíteni, és ezután kérdez rá az űrlap mezőire.

    Ha a varázsló az űrlap mezőinek kijelölését kéri, ugorjunk a cikk Az űrlapmezők kiválasztása című szakaszára.

Az adatokkal kapcsolatos teendők meghatározása

Ebben a lépésben megadhatjuk, hogy új rekordokat szeretnénk hozzáadni az adatbázishoz, vagy létező rekordokat frissíteni.

Új adatokat szeretne gyűjteni, vagy meglévőket frissíteni?

A használt űrlap típusa befolyásolja, hogy hány új rekordot küldhet egy címzett egyetlen válaszban. Adatok frissítése esetén a címzett által frissítendő rekordok száma megegyezik az üzenetben elküldött előre kitöltött űrlapok számával. Az alábbi tábla összesíti a különböző helyzeteket:

Űrlap típusa

Hozzáadás vagy frissítés

Eredmény

HTML

Hozzáadás

A címzettek csak egyetlen rekordot küldhetnek vissza egy válaszban.

InfoPath

Hozzáadás

A címzettek több új rekordot küldhetnek vissza az egyes válaszokban. Ezt az üzenet alján található Sor beszúrása elemre kattintva tehetik meg.

Megjegyzés: Miután megadtuk az űrlapon szerepeltetni kívánt mezőket, a varázsló következő oldalán több beállítás megadására nyílik lehetőség. Itt megadhatjuk azt az Outlook-mappát, amelyben a válaszokat szeretnénk feldolgozni, és beállíthatjuk azt is, hogyan szeretnénk ezeket a válaszokat feldolgozni.

HTML

Frissítő

Minden e-mail egy vagy több előre kitöltött űrlapot fog tartalmazni, attól függően, hogy hány rekord vonatkozik egy e-mail címre. A címzett megtekintheti és frissítheti majd az üzenet űrlapjait.

InfoPath

Frissítő

Minden e-mail egy vagy több előre kitöltött űrlapot fog tartalmazni, attól függően, hogy hány rekord vonatkozik egy e-mail címre. A címzett megtekintheti és frissítheti majd az üzenet űrlapjait.

Ezenkívül a felhasználó további rekordokat is küldhet, az üzenet alján található Sor beszúrása elemre kattintva. Ebben a cikkben szó lesz még arról, hogyan tilthatjuk le egy adatfrissítő űrlapon az új rekordok hozzáadását.

  1. A varázslóban jelöljük be a Csak új adatok gyűjtése vagy az Adatok frissítése beállítások egyikét.

    Fontos megjegyezni, hogy ha új rekordokat szeretnénk felvenni, begépelhetünk e-mail címeket az üzenet Cím mezőjében az üzenet létrehozásakor. Ha viszont meglévő adatokat szeretnénk frissíteni, a címzettek e-mail címének az alapul szolgáló tábla vagy lekérdezés, illetve egy kapcsolódó tábla egy mezőjében kell szerepelnie.

  2. Kattintsunk a Tovább gombra.

    Jelöljük ki az űrlapon szerepeltetni kívánt mezőket.

Az űrlapmezők kiválasztása

Ebben a lépésben választjuk ki, mely mezők szerepeljenek az űrlapon.

A gyűjtendő adatok körének meghatározása.

Általánosságban nem szükséges az alapul szolgáló tábla vagy lekérdezés összes mezőjét megjeleníteni az űrlapon. Azonban két kivétel létezik:

  • Kötelező mezők:    Ha új rekordokat gyűjtünk be, a varázsló automatikusan feltünteti azokat a mezőket, amelyek Kötelező tulajdonságának értéke Igen. Ha egy rekord kötelező tulajdonságai üresek, az Access nem tudja felvenni a rekordot a táblába.

  • Nem támogatott mezőtípusok:    Bizonyos típusú mezőket nem tüntethetünk fel az űrlapon. A varázsló nem támogatja a Számláló, Melléklet és OLE-objektum típusú mezőket, valamint a többértékű keresőmezőket. Az ilyen típusú mezők nem jelennek meg a varázsló Mezők a táblában vagy Mezők a lekérdezésben listájában. A tábla Számláló típusú mezői automatikusan kapnak értéket az új rekord felvételekor. Az OLE-objektum és a Melléklet mezőket, valamint a többértékű keresőmezőket Adatlap vagy Űrlap nézetben kell feltöltenünk, mivel az adatgyűjtési folyamat nem támogatja ezeket a mezőket.

  • Elsődlegeskulcs-mezők:    Az alábbi tábla összesíti, hogy mikor tüntethetünk fel egy elsődlegeskulcs-mezőt egy űrlapon:

Adatgyűjtés célja

Adattípus

Szerepelhet az űrlapon?

Hozzáadás

Számláló

Nem. Az elsődleges kulcs értéke automatikusan létrejön, amikor a rekordot felvesszük a táblába.

Hozzáadás

Nem Számláló

Igen. A felhasználó beírhat egy értéket, amikor rekordokat vesz fel. A válaszokat az alkalmazás nem dolgozza fel, ha a megadott érték már használatban van.

Frissítő

Számláló vagy nem Számláló

Nem. Az elsődleges kulcs értékét nem módosíthatjuk az űrlapon. Az elsődleges kulcs segítségével társítjuk az egyes válaszokat a létező rekordhoz.

  1. A Mezők a táblában vagy a Mezők a lekérdezésben listán kattintsunk duplán a kívánt mezőkre. Az összes mező szerepeltetéséhez kattintsunk a >> gombra.

  2. A felfelé és lefelé mutató nyílgombok segítségével módosítsuk a mezők sorrendjét Az e-mail üzenetbe felvenni kívánt mezők listában.

  3. Minden felvett mező esetében a Mezőtulajdonságok alatt adjuk meg a mező feliratát. Az Írásvédett jelölőnégyzetet akkor jelöljük be, ha szeretnénk megjeleníteni a mező tartalmát a felhasználónak, de nem szeretnénk, ha a felhasználó módosítaná a mezőben szereplő értékeket. Az ilyen mezők az e-mailben Írásvédett mező felirattal jelennek meg. Ez akkor hasznos, ha a felhasználó meglévő adatokat frissít.

  4. Kattintsunk a Tovább gombra.

    Ezen az oldalon meghatározhatjuk, hogyan szeretnénk feldolgozni az adatokat.

Az adatok feldolgozási módjának meghatározása

Ebben a lépésben egy nagyon fontos döntést kell hoznunk azzal kapcsolatban, hogyan szeretnénk feldolgozni a válaszokat – automatikusan vagy manuálisan. Meg kell jegyeznünk, hogy a manuális feldolgozás nem az adatok fárasztó begépelését jelenti Adatlap vagy Űrlap nézetben. Csupán arról van szó, hogy manuálisan indítjuk el a begyűjtött adatok exportálását a céltáblába.

A válaszok feldolgozási módjának meghatározása

Automatikus feldolgozás

Ha a válaszok automatikus feldolgozását választjuk, amikor a válaszüzenetek megérkeznek, az Outlook és az Access együttműködve exportálja a megérkezett űrlapok tartalmát az adatbázis tábláiba.

Az automatikus feldolgozás segítségével számottevő időt és munkát takaríthatunk meg. A válaszok megérkezésekor az alábbi feltételeknek kell teljesülniük az automatikus feldolgozás sikeres működéséhez:

  • Az Outlook alkalmazásnak futnia kell a számítógépen. Ha az Outlook nem fut, a feldolgozás az Outlook következő elindításakor kezdődik meg.

  • Az Access alkalmazásnak telepítve kell lennie a számítógépen.

  • Az adatbázis nem lehet jelszóval védve, vagy kizárólagos hozzáféréssel megnyitva. Az adatbázis neve és elérési útja nem változhat meg az e-mailek elküldése és visszaérkezése között.

  • A táblák és lekérdezések neve, valamint az űrlapon lévő mezők tulajdonságai nem változhattak meg azóta, hogy elküldtük az e-mailt.

  • Rendelkeznünk kell a megfelelő táblák vagy lekérdezések tartalmának frissítéséhez (vagy új rekordok felvételéhez) szükséges engedélyekkel.

Ha nincs meg valamelyik szükséges engedélyünk, az automatikus feldolgozás nem sikerül. Ha a feldolgozás nem sikerül, próbáljuk megoldani az esetleges problémákat, majd manuálisan exportáljuk a fel nem dolgozott üzeneteket. A problémák megoldása után az alkalmazás folytatja az újonnan beérkezett válaszok feldolgozását.

Csak az adatok frissítésének engedélyezése

Ha adatfrissítést végzünk, és bejelöljük a Válaszok automatikus feldolgozása és bevitele a következő táblába jelölőnégyzetet, elérhetővé válik a Csak az adatok frissítése engedélyezett jelölőnégyzet is. Ha szeretnénk, hogy a felhasználó ne küldhessen újabb rekordokat a válaszban, jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet. Ha új adatokat veszünk fel, a Csak az adatok frissítése engedélyezett jelölőnégyzet nem látható.

Manuális feldolgozás

Ha szeretnénk meghatározni, mely üzeneteket és mikor dolgozzuk fel, töröljük a jelet a Válaszok automatikus feldolgozása és bevitele a következő táblába jelölőnégyzetből. Ebben az esetben a megérkező válaszüzenetek nem kerülnek át az adatbázisba. Az exportáláshoz jelöljük ki az egyes válaszokat, kattintsunk rájuk jobb gombbal, majd a helyi menüben válasszuk az Adatok exportálása a Microsoft Access programba parancsot.

Előfordulhat, hogy azokat a válaszokat is manuálisan kell feldolgoznunk, amelyek megérkezésekor nem működött az automatikus feldolgozás. Miután megoldottuk a hibát okozó problémát, a meglévő válaszokat manuálisan kell exportálnunk.

Az exportálás megkezdése előtt ellenőrizzük a következőket:

  • Az Office Access 2007 alkalmazásnak telepítve kell lennie a számítógépre.

  • Ha az adatbázis jelszóval védett, az exportálási művelet kezdetekor meg kell adnunk a jelszót. Ezenkívül az adatbázis ne legyen kizárólagos módban megnyitva, és az adatbázis neve és helye nem változhat meg az üzenetek elküldése és visszaérkezése között.

  • A táblák és lekérdezések neve, valamint az űrlapon lévő mezők tulajdonságai nem változhattak meg azóta, hogy elküldtük az e-mailt.

  • Rendelkeznünk kell az alapul szolgáló táblák és lekérdezések adatainak frissítéséhez és bővítéséhez szükséges engedélyekkel.

További feldolgozási beállítások megadása

  1. A varázsló A válaszok feldolgozási módjának meghatározása lapján ellenőrizzük a válaszüzeneteket tároló Outlook-mappa nevét. Ha az aktuális adatgyűjtő üzenetre érkező válaszokat másik mappában szeretnénk elhelyezni, kattintsunk a mappa nevére. A Mappa kijelölése párbeszédpanelen válasszunk másik mappát, vagy az Új gombra kattintva hozzunk létre egy új mappát. Kattintsunk az OK gombra, majd váltsunk vissza az Access alkalmazásra.

  2. Az E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai párbeszédpanel megjelenítéséhez kattintsunk A válaszok automatikus feldolgozását szabályozó tulajdonságok megadása gombra.

    Az E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai párbeszédpanel

    Ezen a párbeszédpanelen beállíthatjuk a válaszok feldolgozásának módját. Ha manuálisan szeretnénk feldolgozni a válaszokat, ugorjunk a következő lépésre.

  3. Az E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai párbeszédpanelen tekintsük át, és ha szükséges, módosítsuk a beállításokat az alábbiak szerint, majd kattintsunk az OK gombra:

    • Azon válaszok elvetése, amelyek nem az üzenet címzettjeitől érkeztek:    Ha csak azokat a válaszokat szeretnénk feldolgozni, amelyeket az üzenetünk eredeti címzettjei küldtek vissza, jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet. Ilyenkor a más feladóktól érkezett válaszok is a célmappába kerülnek, de az alkalmazás nem dolgozza fel őket automatikusan.

    • Több válasz elfogadása az egyes címzettektől:     Egy címzett több választ is visszaküldhet. Ha címzettenként csak az első választ szeretnénk automatikusan feldolgozni, jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet. A második és az utána következő válaszok is a célmappákba kerülnek, de az alkalmazás nem dolgozza fel őket automatikusan..

      Megjegyzés: Ez a beállítás csak a válaszok számára vonatkozik, az egyes válaszokon belül a rekordok számára nem. Azaz ha InfoPath űrlapot küldünk, egy felhasználó több rekordot is visszaküldhet egyetlen válaszban, és az Access automatikusan feldolgozza a válaszban található összes rekordot még akkor is, ha ez a jelölőnégyzet nincs bejelölve.

    • Csak az adatok frissítése engedélyezett:    Ha a címzettek InfoPath űrlapon frissítik az adatokat, a meglévő adatok frissítése mellett új rekordokat is visszaküldhetnek. Ha csak a frissített rekordokat szeretnénk feldolgozni, jelöljük be ezt a jelölőnégyzetet.

    • Feldolgozandó válaszok száma:    Adjuk meg az automatikusan feldolgozni kívánt válaszok számát (minden címzettől összesen). Ha minden választ szeretnénk automatikusan feldolgozni, adjunk meg egy nagy értéket (például 5000) a beviteli mezőben. A megadott számú válasz beérkezése után az újabb válaszok is a célmappába kerülnek, de az alkalmazás nem dolgozza fel őket automatikusan.

    • Leállítás dátuma és ideje    Megadhatjuk, hogy mikor fejeződjön be az e-mail üzenetünkre érkező válaszok automatikus feldolgozása. A megadott dátum és időpont után érkező levelek a célmappába kerülnek, de az alkalmazás nem dolgozza fel őket automatikusan.

      Megjegyzés: Ha ezeket a beállításokat később meg szeretnénk változtatni, kattintsunk a Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában található Válaszok kezelése gombra. Az Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanelen jelöljük ki azokat az üzeneteket, amelyeknek a beállításait meg szeretnénk változtatni, majd kattintsunk azÜzenetbeállítások gombra. A párbeszédpanelen beállított értékek vonatkoznak minden új válaszlevélre.

  4. Kattintsunk az OK, majd a Bezárás gombra.

    A következő lépés attól függ, hogy új adatokat veszünk fel, vagy adatokat frissítünk. Ha új rekordokat szeretnénk felvenni, olvassuk el a következő szakaszt. Ha meglévő adatokat szeretnénk frissíteni, ugorjunk Az e-mail cím mező megadása szakaszra.

A címzettek e-mail címének megadására használt módszer kiválasztása

Ha csak új adatokat gyűjtünk, az e-mail címeket kétféleképpen adhatjuk meg:

Az e-mail címzettjeinek kijelölése

  • A címeket egyenként írjuk be a varázsló által létrehozott üzenetekbe, vagy válasszuk ki a címeket a címjegyzékből.

  • Használhatjuk az aktuális adatbázis egy e-mail címeket tartalmazó mezőjét. Ennek a mezőnek egy alapul szolgáló lekérdezés vagy tábla, vagy egy ezekhez kapcsolódó tábla mezőjének kell lennie.

Ha meglévő rekordok frissítéséhez gyűjtünk adatokat, nem látjuk ezt a párbeszédpanelt, mivel ebben az esetben a címzettek e-mail címeit az adatbázis egy mezőjének kell tartalmaznia.

  1. A varázslóban válasszuk ki a kívánt beállításokat.

  2. Kattintsunk a Tovább gombra.

    Ha magunk szeretnénk beírni az e-mail címeket, ugorjunk Az e-mail testreszabása című szakaszra. Ha egy mezőt szeretnénk erre használni, folytassuk a következő szakasszal.

Az e-mail cím mező megadása

Ebben a lépésben megadjuk a címzettek e-mail címét tartalmazó mezőt.

Az adatbázisban a címzettek e-mail címét tartalmazó mező megadása

  • Ha a mező az aktuális táblában vagy lekérdezésben található, válasszuk A jelenlegi tábla vagy lekérdezés beállítást, jelöljük ki a mezőt a legördülő listában, majd kattintsunk a Tovább gombra.

  • Ha a címzettek e-mail címét tartalmazó mező nem a jelenlegi táblában vagy lekérdezésben található, kövessük az alábbi eljárást:

    1. Válasszuk az Egy társított tábla beállítást.

    2. A legördülő listában jelöljük ki azt a mezőt, amely az aktuális táblát a címeket tartalmazó táblához kapcsolja. Ez általában egy Azonosító mező.

    3. Az alábbi lehetőségek közül választhatunk:

      • Ha a kiválasztott mező csak egy táblához van társítva, egyetlen további legördülő lista jelenik meg. Ebben jelöljük ki az e-mail címeket tartalmazó mezőt.

      • Ha a kiválasztott mező egynél több táblához van társítva, két további legördülő lista jelenik meg. Az első listában jelöljük ki az e-mail címeket tartalmazó táblát. A második listában jelöljük ki a mezőt.

    4. Kattintsunk a Tovább gombra.

Társított táblának nevezzük azokat a táblákat, amelyek között kapcsolatot határoztunk meg. Az adatbázis kapcsolatainak megjelenítése és szerkesztése:

  • Az Adatbáziseszközök lap Megjelenítés/elrejtés csoportjában kattintson a Kapcsolatok gombra. Gombkép

A kapcsolatokról további információt az Útmutató a táblakapcsolatokhoz és a Kapcsolat létrehozása, szerkesztése vagy törlése című cikkben találhatunk.

Ha címmezőt használunk, nincs lehetőségünk az e-mail megtekintésére és testreszabására az Outlook alkalmazásban. Ehelyett a varázslóban tehetjük meg ugyanezt. A következő lépésben a varázsló megjeleníti az üzenet alapértelmezett tárgyát és szövegét, és itt nyílik lehetőségünk testreszabni ezeket.

Az e-mail testreszabása

Ebben a lépésben megtekintjük az üzenet összetevőit, és elvégezzük a szükséges módosításokat.

Az e-mail testreszabása

  1. A Tárgy és a Bevezetés mezőben végezzük el a kívánt módosításokat.

  2. Ha az adatbázis egy mezőjében tárolt e-mail címeket használjuk, ezen az oldalon van még egy választási lehetőségünk. A Címzettek e-mail címének felvétele a következő helyre csoportban válasszunk a beállítások közül. A kiválasztott beállítástól függetlenül a felhasználók meg fogják kapni az e-mailt. Ha a Microsoft Office Outlook alkalmazásban kívánjuk megadni az e-mail címeket, ez a választási lehetőség nem érhető el.

  3. Kattintsunk a Tovább gombra.

Az e-mailek létrehozása és küldése

A varázsló egy oldalon tájékoztat arról, hogy most létrehozhatjuk az e-mailt, és bemutatja azt is, hogyan tekinthetjük meg az e-mailek állapotát a Válaszok kezelése paranccsal.

Hozzuk létre az e-mailt

Ezen az oldalon figyelmeztető üzenetek is megjelenhetnek. Az alábbi tábla leírja az egyes üzeneteket, és a feloldásukhoz szükséges műveleteket.

Figyelmeztetés

Leírás

Megoldás

Egyes rekordok nem tartalmaznak érvényes címet az e-mail cím számára megadott mezőben. Ezeknél a soroknál nem lesz visszaadott adat.

A kiválasztott e-mail cím mező null értékeket tartalmaz.

Ha minden rekordból szeretnénk adatgyűjtő üzeneteket létrehozni, lépjünk ki a varázslóból, és cseréljük le a null értékeket e-mail címekre. Ezután indítsuk el újra a varázslót.

Jelenleg kizárólagos zárolással tartja megnyitva a adatbázist. Amíg a kizárólagos zárolást fel nem oldja, az automatikus feldolgozás nem sikerülhet.

Az adatbázist kizárólagos módban nyitottuk meg.

Ha a válaszok automatikus feldolgozását választottuk, a feldolgozás nem fog végbemenni, mivel az Access nem tudja frissíteni a kizárólagos módban megnyitott adatbázisokat, sem új adatokat felvenni beléjük. Az üzenet küldése után azonnal zárjuk be az adatbázist, és nyissuk meg újra nem kizárólagos módban.

Ezek az e-mailek bizalmas adatokat tartalmazhatnak.

Meglévő rekordok frissítéséhez gyűjtünk adatokat, és az elküldeni kívánt űrlapban szerepelni fognak a meglévő adatok.

Ha az űrlap egyes mezői bizalmas adatokat tartalmaznak, térjünk vissza a varázslónak ahhoz a lépéséhez, ahol kiválasztottuk a mezőket, és távolítsuk el az űrlap bizalmas adatokat tartalmazó mezőit.

A következő lépések attól függenek, hogy magunk adjuk meg az e-mail címeket, vagy az adatbázis egyik táblájában tárolt címeket használjuk.

Ha az Outlook e-mailjében kívánjuk megadni a címeket

Ebben az esetben a címeket az Outlook alkalmazásban adjuk meg, és lehetőségünk nyílik az üzenet megtekintésére és testreszabására a Küldés gombra kattintás előtt.

  1. A folytatáshoz kattintsunk a Létrehozás gombra.

    Megjelenik egy adatbeviteli űrlapot tartalmazó Outlook üzenet. Az üzenet törzse tartalmaz egy rövid bevezetést, és egy űrlapot, vezérlőelemekkel és tippekkel. Az üzenet törzsét ajánlott nem megváltoztatni. Ha az űrlap szerkezete módosul, előfordulhat, hogy a választ nem lehet feldolgozni.

  2. A Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolat beviteli mezőben adjuk meg a címzettek e-mail címét. A Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolat gombra kattintva kiválaszthatjuk a címeket egy címjegyzékből is.

  3. Kattintsunk a Küldés gombra.

Ha az adatbázis egy mezőjéből vesszük a címeket

Ebben az esetben már megtekintettük és testreszabtuk az üzenetet. Most az e-mail címeket tároló mezőt szűrjük, hogy kiválasszuk azoknak a felhasználóknak a címét, akiknek a levelet küldeni szeretnénk.

  1. A Következő gombra kattintva megjelenik Az e-mail elküldése a címzetteknek oldal.

    Az e-mail elküldése a címzetteknek

  2. A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével válasszuk ki a használni kívánt e-mail címeket.

  3. Kattintsunk a Küldés gombra.

    Ha a cím mező egyes értékei nem érvényes e-mail címek, megjelenik egy párbeszédpanel, amely felsorolja az érvénytelen címeket. Ebben az esetben jegyezzük fel a listában szereplő címeket, kattintsunk a Kilépés gombra, ellenőrizzük a címeket, majd próbáljuk meg újra elküldeni az üzenetet. Az üzenetek újraküldésével kapcsolatban további tájékoztatást találunk az Adatgyűjtő üzenet újraküldése című szakaszban.

Ezzel befejeztük az e-mailben végzett adatgyűjtéssel kapcsolatos munka legnagyobb részét. Ha a válaszok automatikus feldolgozását választottuk, és nem történik hiba, az adatok minden további beavatkozás nélkül bekerülnek a céladatbázisba.

Ha viszont az adatok manuális feldolgozása mellett döntöttünk, vagy hiba történik, további műveletekre lesz szükség. A következő szakasz bővebb tájékoztatást nyújt a válaszok manuális feldolgozásáról, a hibák kijavításáról, és az adatgyűjtő üzenetek és válaszok általános kezeléséről.

Vissza a lap tetejére

Az e-mailek elküldése után

Az e-mail megválaszolásához az egyes felhasználók megnyomják a Válasz gombot, kitöltik az űrlapot a kért információkkal, majd megnyomják a Küldés gombot. Ez a szakasz leírja, hogyan tekintsük meg a válaszokat, és mit kell tennünk, ha egy választ nem sikerül feldolgozni.

A szakasz tartalma

Válaszok megtekintése

Az automatikus feldolgozás ellenőrzése és a hibák elhárítása

A válaszok manuális feldolgozása és a hibák elhárítása

Adatgyűjtő üzenet újraküldése

A Lásd még szakaszban a válaszok kezelésével és az üzenet beállításainak módosításával kapcsolatos további tájékoztatásra mutató hivatkozásokat találunk.

Válaszok megtekintése

Függetlenül attól, hogyan dolgozzuk fel a válaszokat, érdekelhet minket, ki válaszolt az üzenetünkre, és előfordulhat, hogy szeretnénk manuálisan feldolgozni az üzeneteket. A válaszok megtekintéséhez tegyük a következőket:

  1. Váltsunk át az Outlook alkalmazásra, majd keressük meg az adatgyűjtő üzenetek válaszainak tárolására kijelölt mappát.

    Tipp: Ha nem emlékszünk a mappa nevére, kattintsunk a Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában találhatóVálaszok kezelése gombra. A mappa nevét megtaláljuk az Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanelen, az Outlook mappa oszlopban, abban a sorban, amely az általunk megtekinteni kívánt válaszok eredeti üzenetét tartalmazza.

  2. Ha meg szeretnénk nyitni egy választ az Outlook alkalmazásban, kattintsunk rá duplán. Az űrlapot a küldő által kitöltött formában látjuk.

Az Access nem dolgozza fel az eredeti válaszüzenetekre küldött válaszokat. Tehát ha van a visszaküldött űrlapok között üres, vagy amelyik nincs teljesen kitöltve, illetve nem megfelelően van kitöltve, ezeknek a felhasználóknak újra el kell küldenünk az eredeti e-mailt, nem szabad a Válasz parancsot használnunk.

Ugyanígy ha további címzetteknek is el szeretnénk küldeni a felkérést, újra kell küldenünk az eredeti üzenetet, annak továbbítása helyett.. Az üzenetek újraküldésével kapcsolatban további tájékoztatást találunk azAdatgyűjtő üzenet újraküldése című szakaszban.

Az automatikus feldolgozás ellenőrzése és a hibák elhárítása

Ha a válaszok automatikus feldolgozását választottuk, az alábbiak szerint biztosítsuk a válaszok megfelelő feldolgozását:

  • Minden válasz sorában nézzük meg a Nyomon követés jelölője, az Adatgyűjtés állapota és a Kategóriák oszlopok értékét.

    Tipp: Ha a nézetben nem látjuk a Nyomon követés jelölője, az Adatgyűjtés állapota, és a Kategóriák oszlopokat, adjuk hozzá őket a Mezőválasztó segítségével. Kattintsunk a jobb gombbal az oszlopfejlécre, majd válasszuk a Mezőválasztó menüpontot. A Mezőválasztó párbeszédpanelen kattintással és húzással fogjuk meg az egyes mezőket, majd engedjük el egy meglévő oszlop fejlécétől jobbra vagy balra.

    Az Outlook mappában ha a Nyomon követés állapota mező értéke Az e-mailben végzett adatgyűjtés sikeres volt, az Adatgyűjtés állapota oszlop üres, és egy zöld jel található a Kategóriák oszlopban, a válasz feldolgozása sikeres volt..

  • Ezenkívül érdemes lehet megtekinteni a céltábla tartalmát is, hogy megbizonyosodjunk róla, hogy a begyűjtött adatok új rekordként vagy meglévő adatok frissítéseként jelennek meg.

Ha úgy látszik, hogy egy válasz automatikus feldolgozása nem történt meg, ellenőrizzük, hogy az adatfeldolgozás összes követelménye teljesül-e. Olvassuk el a jelen cikk Automatikus feldolgozás című szakaszát. Ezután próbáljuk ki a következő táblában található javaslatokat. A legtöbb javaslat a probléma megoldását és a válasz manuális exportálását jelenti. A manuális exportálással kapcsolatban a következő szakasz, A válaszok manuális feldolgozása és a hibák elhárítása nyújt segítséget.

Probléma

Ok

Megoldás

Van válaszüzenet az Outlook mappában, de nem dolgozta fel a program. Az Adatgyűjtés állapota oszlopban Az üzenet nincs feldolgozva állapot szerepel.

Ellenőrizzük az üzenetbeállításokat az E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai párbeszédpanelen. Vagy a válaszok manuális feldolgozása van beállítva, vagy bizonyos válaszok automatikus feldolgozása le van tiltva.

Tipp: A beállítások megjelenítéséhez a Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintsunk a Válaszok kezelése gombra. A párbeszédpanelen jelöljük ki a kívánt üzenetet, majd kattintsunk az Üzenetbeállítások elemre.

Manuálisan exportáljuk a választ.

Hogy a még meg nem érkezett válaszokat a rendszer biztosan feldolgozza automatikusan, módosítsuk a beállításokat a párbeszédpanelen.

A beállítások áttekintésével és módosításával kapcsolatban bővebb tájékoztatást találunk az E-mail útján végzett adatgyűjtés beállításai című cikkben. .

Válaszoltam az egyik levelemre, de a rendszer nem dolgozza fel a választ.

A saját üzeneteinkre történő válaszadás egy kicsit másképp történik.

A megkapott üzenetben szereplő űrlap helyett töltsük ki azt az űrlapot, amely az Elküldött elemek mappában található elküldött üzenetben van. Az Elküldött üzenetek mappában keressük meg és nyissuk meg az üzenetet. Kattintsunk a Válasz gombra, töltsük ki az űrlapot. és kattintsunk a Küldés gombra.

Egy válasz nem a megfelelő mappába került.

Csak az üzenetre adott eredeti válaszok kerülnek a kijelölt mappába.

A saját levelünkre adott válasz (hacsak nem az Elküldött elemek mappában lévő példányra válaszoltunk) és az e-mail beszélgetés részeként kapott válaszok nem biztos, hogy a kijelölt mappába kerülnek.

Egyéb lehetséges okok: Az Office Access 2007 nincs telepítve, vagy a válaszok feldolgozásához szükséges bővítmény hiányzik vagy sérült.

Ha az egyik saját válaszunkat nem dolgozza fel a program, töltsük ki a Küldött elemek mappában lévő üzenetben található űrlapot.

Ha a felhasználó egy válaszra küldött válaszban küldte el a kitöltött űrlapot, kérjük meg, hogy az eredeti levélre válaszoljon.

Ha gyanítjuk, hogy egy bővítmény hiányzik vagy sérült, váltsunk az Outlook programra, és kattintsunk az Eszközök menü Adatvédelmi központ parancsára, majd a Bővítmények elemre. Győződjünk meg arról, hogy a Microsoft Access – Outlook-bővítmény adatgyűjtéshez és közzétételhez bejegyzés látható. Ha nem látható a bejegyzés, próbálkozzunk az az Access újratelepítésével.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

Az adatbázis nem található. Keresse meg, és exportálja manuálisan az adatokat.

Az adatbázist áthelyezték, átnevezték vagy törölték, esetleg megsérült.

Állítsuk vissza az adatbázist az eredeti helyére, és manuálisan exportáljuk a választ.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

Az adatbázis nem nyitható meg adatimportálásra, mert már használatban van. Ha az adatbázis hozzáférhetővé vált, manuálisan dolgozza fel a válaszokat.

Az adatbázis kizárólagos módon van megnyitva, ezért nem lehet változtatásokat véghezvinni benne, amíg a kizárólagos módot meg nem szüntetik.

Kérjük meg azt a felhasználót, aki kizárólagos módon nyitotta meg az adatbázist, hogy zárja be az adatbázist, és nyissa meg normál módban. Ezután próbáljuk manuálisan exportálni a választ.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

Ez az Access-adatbázis jelszóval védett. Exportálja az adatokat manuálisan a Microsoft Access programba.

A céladatbázis jelszóval van védve. Az automatikus feldolgozás nem használható, ha az adatbázis jelszót igényel.

Manuálisan exportáljuk a választ. Ha a további válaszokat automatikusan szeretnénk feldolgoztatni, távolítsuk el a jelszóvédelmet az adatbázisról.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban egy üzenet látható, mely szerint hiányzik egy tábla, lekérdezés vagy mező.

A céltáblát vagy céllekérdezést törölték vagy átnevezték, vagy a szerkezetét úgy módosították, hogy az űrlap tartalmát nem lehet hozzáadni a táblákhoz.

Hozzuk létre újra a céltáblákat és céllekérdezéseket, vagy hozzunk létre és küldjünk el egy új adatgyűjtő levelet.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

Ez az e-mail nem dolgozható fel. Az e-mailben lévő űrlap sérült, vagy módosították.

A válaszüzenetben kapott űrlap megsérült, vagy valaki (a levél feladója vagy címzettje) módosította az űrlapot.

Ha a címzett módosította az űrlapot, kérjük meg, hogy küldje el újra nekünk, majd manuálisan exportáljuk a választ.

Ha az eredeti üzenetben szereplő űrlap sérült vagy nem érvényes, hozzunk létre és küldjünk el egy új levelet.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

Nem találhatók az adatok, amelyek a megadott adatbázis feldolgozásának befejezéséhez szükségesek.

Hiányzik az az információ, amellyel a választ a frissítendő rekordhoz lehetne társítani.

A levélbeállításokat szinkronizálni kell az Outlook programmal. Az Access alkalmazásban, a Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintsunk a Válaszok kezelése gombra. A Válaszok kezelése párbeszédpanelen jelöljük ki az üzenetet. A Részletes üzenetadatok területen az Access megjelenít egy figyelmeztető üzenetet. A figyelmeztetésre kattintva szinkronizáljuk a beállításokat, majd zárjuk be a párbeszédpanelt. Váltsunk vissza az Outlook programra, és próbáljuk meg manuálisan exportálni a választ.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

Nem vihetők be, illetve nem frissíthetők az adatok, mert ismétlődő értéket alkotnának egy olyan mezőben, amely csak egyedi értéket fogad el.

Egy olyan mező, amelynek Indexelt mezőtulajdonsága Igen (nem lehet azonos) értékű, nem tartalmazhat ismétlődő értékeket. Ha az űrlapon szereplő érték már megtalálható a megfelelő mezőben, a művelet nem végezhető el.

Kérjük meg a címzettet, hogy küldjön egy újabb választ, más értékkel az adott mezőben.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

A megadott érték nem szerepel a választható elemek között a listán...

Az űrlap tartalmaz egy szükséges mezőt, amely értékeket keres, de a felhasználó nem adott meg értéket a mezőben, vagy a mező Csak listaelem tulajdonsága Igen értékre van állítva, de a felhasználó egy, a listában nem szereplő értéket adott meg.

Kérjük meg a címzettet, hogy az összes mező kitöltése után küldje el újra a választ, vagy töltsük ki és mentsük az űrlapot mi magunk, és próbáljuk meg újra az exportálást.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban egy üzenet látható, mely szerint az űrlap egy mezőjében érvénytelen érték szerepel.

A címzett érvénytelen adatokat adott meg egy vagy több mezőben.

Kérjük meg a címzettet, hogy az összes mező kitöltése után küldje el újra a választ, vagy töltsük ki és mentsük az űrlapot mi magunk, és próbáljuk meg újra az exportálást.

Az Adatgyűjtés állapota oszlopban a következő szöveg látható:

Az üzenetben lévő űrlapot ki kell töltenie. Ha végzett a kitöltéssel, küldje el az üzenetet a feladónak.

A címzett nem töltötte ki az űrlapot.

Kérjük meg a címzettet, hogy az űrlap kitöltése után küldje vissza újra.

A válaszok manuális feldolgozása és a hibák elhárítása

A válaszok manuális feldolgozása az exportálási művelet Outlook alkalmazásból történő elindításával kezdődik.

Egyszerre csak egy választ exportálhatunk. Ne exportáljuk azokat a válaszokat, amelyeknél az Adatgyűjtés állapota oszlopban Az e-mailben végzett adatgyűjtés sikeres volt. szöveg olvasható. Ez az állapot azt jelzi, hogy a válasz feldolgozása már megtörtént. Azokat a válaszokat, amelyeknél az Adatgyűjtés állapota oszlop értéke Az üzenet nincs feldolgozva, manuálisan kell feldolgozni. Azoknak a válaszoknak az esetében, ahol ebben az oszlop egy hibaüzenet látható, az automatikus feldolgozás nem volt sikeres, és a manuális exportálás előtt hibaelhárításra lesz szükség. A hibaelhárításban az előző szakasz, Az automatikus feldolgozás ellenőrzése és a hibák elhárítása nyújthat segítséget.

  1. Az Outlook alkalmazásban kattintsunk a jobb gombbal a manuálisan feldolgozni kívánt válaszra.

  2. Kattintsunk az Adatok exportálása a Microsoft Office Access programba parancsra.

  3. Az Adatok exportálása a Microsoft Access programba párbeszédpanelen ellenőrizzük a válasz részleteit, majd az OK gombra kattintva kezdjük meg az exportálást.

    Ha az exportálási művelet sikeres volt, Az adatoknak az adatbázisba való exportálása sikeresen megtörtént üzenet jelenik meg. Ha a művelet nem sikerült, a Hibák miatt az adatok nem exportálhatók üzenetet látjuk, illetve a hibát okozó problémák leírását. Az alábbi tábla felsorolja azokat a problémákat, amelyek az exportálási művelet hibáját okozhatják:

Probléma

Ok

Megoldás

Amikor jobb gombbal kattintok egy válaszra, nem látom az Adatok exportálása a Microsoft Access programba parancsot.

A kijelölt üzenet nem érvényes adatgyűjtő válasz.

A kijelölt mappából töröljük azokat az üzeneteket, amelyek nem az adatgyűjtő üzenetekre adott válaszok.

Egy válasz nem a megfelelő mappába került.

Csak az üzenetre adott eredeti válaszok kerülnek a kijelölt mappába.

A saját levelünkre adott válasz (hacsak nem az Elküldött elemek mappában lévő példányra válaszoltunk) és az e-mail beszélgetés részeként kapott válaszok nem biztos, hogy a kijelölt mappába kerülnek.

Egyéb lehetséges okok: Az Access nincs telepítve, vagy a válaszok feldolgozásához szükséges bővítmény hiányzik vagy sérült.

Ha az egyik saját válaszunkat nem dolgozza fel a program, töltsük ki a Küldött elemek mappában lévő üzenetben található űrlapot.

Ha a felhasználó egy válaszra küldött válaszban küldte el a kitöltött űrlapot, kérjük meg, hogy az eredeti levélre válaszoljon.

Ha gyanítjuk, hogy egy bővítmény hiányzik vagy sérült, váltsunk az Outlook programra. Itt kattintsunk az Eszközök menü Adatvédelmi központ parancsára, majd a Bővítmények elemre. Győződjünk meg arról, hogy a Microsoft Access – Outlook-bővítmény adatgyűjtéshez és közzétételhez bejegyzés látható. Ha nem látható a bejegyzés, próbálkozzunk az az Access újratelepítésével.

Üzenet:

Az adatbázis nem található. Keresse meg, és exportálja manuálisan az adatokat.

Az adatbázist áthelyezték, átnevezték vagy törölték, esetleg megsérült.

Állítsuk vissza az adatbázist annak eredeti helyére, majd próbáljuk újra.

Üzenet:

Az adatbázis nem nyitható meg adatexportálásra, mert már használatban van.

Az adatbázis kizárólagos módon van megnyitva, ezért nem lehet változtatásokat véghezvinni benne, amíg a kizárólagos módot meg nem szüntetik.

Kérjük meg azt a felhasználót, aki kizárólagos módon nyitotta meg az adatbázist, hogy zárja be az adatbázist, és nyissa meg normál módban. Ezután próbáljuk manuálisan exportálni a választ.

Üzenet:

Egy hiányzó tábláról, lekérdezésről vagy mezőről értesítő üzenet.

A céltáblát vagy céllekérdezést törölték vagy átnevezték, vagy úgy módosult a szerkezete, hogy az űrlap tartalmát nem lehet felvenni a táblákba.

Hozzuk létre a hiányzó táblákat és lekérdezéseket, vagy hozzunk létre és küldjünk el egy új adatgyűjtő üzenetet.

Üzenet:

Az e-mailben lévő űrlap sérült, vagy módosították.

A válaszüzenetben kapott űrlap megsérült, vagy valaki (a levél feladója vagy címzettje) módosította az űrlapot.

Ha a címzett módosította az űrlapot, kérjük meg, hogy küldje el újra az űrlapot, majd manuálisan exportáljuk a választ.

Ha az eredeti üzenetben szereplő űrlap sérült vagy nem érvényes, hozzunk létre és küldjünk el egy új levelet.

Üzenet:

Nem találhatók az adatok, amelyek a megadott adatbázis feldolgozásának befejezéséhez szükségesek.

Hiányzik az az információ, amellyel a választ a frissítendő rekordhoz lehetne társítani.

A levélbeállításokat szinkronizálni kell az Outlook programmal. Az Access alkalmazásban, a Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintsunk a Válaszok kezelése gombra. A Válaszok kezelése párbeszédpanelen jelöljük ki az üzenetet. A Részletes üzenetadatok területen az Access megjelenít egy figyelmeztető üzenetet. A figyelmeztetésre kattintva szinkronizáljuk a beállításokat, majd zárjuk be a párbeszédpanelt. Váltsunk vissza az Outlook programra, és próbáljuk meg manuálisan exportálni a választ.

Üzenet:

Nem vihetők be, illetve nem frissíthetők az adatok, mert ismétlődő értéket alkotnának egy olyan mezőben, amely csak egyedi értéket fogad el.

Egy olyan mező, amelynek Indexelt mezőtulajdonsága Igen (nem lehet azonos) értékű, nem tartalmazhat ismétlődő értékeket. Ha az űrlapon szereplő érték már megtalálható a megfelelő mezőben, a művelet nem végezhető el.

Kérjük meg a címzettet, hogy küldjön egy újabb választ, más értékkel az adott mezőben.

Üzenet:

A megadott érték nem szerepel a választható elemek között a listán.

Az űrlap tartalmaz egy szükséges mezőt, amely értékeket keres, de a felhasználó nem adott meg értéket a mezőben, vagy a mező Csak listaelem tulajdonsága Igen értékre van állítva, és a felhasználó egy, a listában nem szereplő értéket adott meg.

Kérjük meg a címzettet, hogy az összes mező kitöltése után küldje el újra a választ, vagy töltsük ki és mentsük az űrlapot mi magunk, és próbáljuk meg újra az exportálást.

Üzenet:

Egy űrlapmezőben hibásan megadott értékről értesítő üzenet.

A címzett érvénytelen adatokat adott meg egy vagy több mezőben.

Kérjük meg a címzettet, hogy az összes mező kitöltése után küldje el újra a választ, vagy töltsük ki és mentsük az űrlapot mi magunk, és próbáljuk meg újra az exportálást.

Üzenet:

Az üzenetben lévő űrlapot ki kell töltenie. Ha végzett a kitöltéssel, küldje el az üzenetet a feladónak.

A címzett nem töltötte ki az űrlapot.

Kérjük meg a címzettet, hogy az űrlap kitöltése után küldje vissza újra.

Addig próbáljuk exportálni a választ, amíg a Kategóriák oszlopban meg nem jelenik egy zöld négyzet.

Adatgyűjtő üzenet újraküldése

Ha az üzenetet további felhasználóknak is el szeretnénk küldeni, vagy az eredeti üzenet hibák miatt nem jutott el egy vagy több felhasználónak, az üzenet továbbítása helyett próbáljuk meg újraküldeni azt.

  1. A Külső adatok lap Adatok gyűjtése csoportjában kattintson a Válaszok kezelése gombra. Gombkép

    Megjelenik az Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanel.

    Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanel

  2. Az Adatgyűjtési üzenetek kezelése párbeszédpanelen kattintsunk az újra elküldeni kívánt levélre.

  3. Kattintsunk az E-mail újraküldése gombra.

    Ha az E-mail újraküldése gomb nem érhető el

    Ez a gomb szürke (nem elérhető), ha az üzenetbeállításokat szinkronizálni kell az Outlook alkalmazással.

    Kattintsunk a Részletes üzenetadatok területen található figyelmeztetésre a beállítások szinkronizálásához. Ha a művelet sikeresen zárult, a Synchronization was successful üzenet jelenik meg. Ha hibaüzenetet látunk, próbáljuk meg bezárni és újra megnyitni a párbeszédpanelt.

  4. Az Access bizonyos ellenőrzéseket hajt végre – például ellenőzi, hogy a céltáblák és céllekérdezések még léteznek, még mindig tartalmazzák az űrlap mezőit, és az adattípusuk nem változott meg. Ha az ellenőrzések sikeresen zárulnak, a varázsló megkérdi, hogyan szeretnénk feldolgozni a válaszokat. Ha nem, a varázsló egy üzenetet jelenít meg, amely az e-mail újra elkészítésére szólít fel minket.

  5. Ezután ugyanúgy folytassuk a munkát a varázslóval, ahogy az üzenet első elküldésekor tettük. Ez esetben a beállítások lehetnek mások.

    Ha más felhasználóknak szeretnénk elküldeni az e-mailt, válasszunk a következők közül:

    • Válasszuk a címek manuális megadását. (Vegyük figyelembe, hogy ez csak akkor érhető el, ha új rekordok hozzáadásához gyűjtünk adatokat.)

    • Válasszunk másik e-mail cím mezőt.

    • Használjuk ugyanazt az e-mail cím mezőt, de az utolsó lépésben csak az általunk kiválasztott e-mail címeket jelöljük ki.

      A varázsló használatával kapcsolatban Az adatok feldolgozási módjának meghatározása című szakasz nyújt bővebb tájékoztatást.

Vissza a lap tetejére

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×