Adatbázisok tervezése – áttekintés

Megfelelő tervezéssel az adatbázisok kezelése és karbantartása egyszerűvé tehető. Az adatokat táblákban tároljuk, és minden egyes tábla csak egy témára, például az ügyfelekre vonatkozó adatokat tartalmaz. Így adott adat, például egy cím módosítása egyetlen helyen történik, de ez a változtatás automatikusan megjelenik mindenhol az adatbázisban.

A jól tervezett adatbázis különböző típusú lekérdezéseket tartalmaz a kívánt adatok megjelenítéséhez. Egy lekérdezés szolgáltathatja például az adatok részhalmazát (a budapesti ügyfelek), vagy különböző táblákból származó adatok kombinációját (rendelési és vevőadatok együtt).

A query with fields from two tables

1. felirat Ez a lekérdezés a rendelés azonosítóját, a vállalat nevét, a várost és dátumot adja vissza a londoni vevők áprilisban esedékes megrendeléseihez

Az adatbázistól elvárt eredmények – a használni kívánt űrlapok és adatelérési lap, a nyomtatni kívánt jelentések – nem feltétlenül határozzák meg az adatbázisban használandó táblák szerkezetét, hiszen az űrlapokat, jelentéseket és adatelérési lapokat gyakran a táblák helyett lekérdezésekre alapozzuk.

Mielőtt a Microsoft Access programban ténylegesen hozzákezdenénk a táblák, a lekérdezések, az űrlapok és más objektumok felépítéséhez, jó ötlet papíron felvázolni a tervet. A kívánthoz hasonló kész adatbázisokat is érdemes tanulmányozni, például a Northwind mintaadatbázis Kapcsolatok ablak megnyitva megvizsgálható terve.

Az adatbázis tervezése általában a következő alapvető lépésekből áll.

Az adatbázis rendeltetésének meghatározása

Az adatbázis-tervezés első lépése az, hogy meghatározzuk, mi az adatbázis rendeltetése és hogyan fogjuk használni:

  • Beszéljünk az adatbázis leendő használóival. Mérjük fel, milyen eredményeket szeretnének kapni az adatbázisból.

  • Vázoljuk az adatbázistól várt jelentéseket.

  • Gyűjtsük össze az adatok felvételére jelenleg használt űrlapokat.

Az adatbázis céljának meghatározása után az adatbázistól várt adatok listájának összeállítása következik. Ebből megállapítható, hogy milyen tényeket kell tárolni az adatbázisban, és hogy ezek milyen témakörökbe tartoznak. A tények az adatbázis mezőit (oszlopait) határozzák meg, míg a tényekhez tartozó témakörök a szükséges táblákkal állnak kapcsolatban.

Az adatbázisban szükséges mezők meghatározása

Minden mező lényegében tény egy adott témakörben. Például a vevőkről a következő tényeket kell tárolni: vállalat neve, címe, város, ország és telefonszám. Minden ilyen tényhez külön mezőt kell létrehozni. A szükséges mezők meghatározásakor a következő tervezési elveket kell szem előtt tartani:

  • Vegyünk fel minden szükséges adatot.

  • Az adatokat a legkisebb logikai egységekben tároljuk. Például az alkalmazottak neve általában két mezőre oszlik (Vezeték és Utónév), így egyszerű a rendezés a Vezetéknév szerint.

  • Ne hozzunk létre mezőket több elem listáját tartalmazó adatokhoz. Ha például a Szállítók táblában létrehozunk egy Termékek mezőt, amely a szállítótól származó egyes termékek pontosvesszővel elválasztott listáját tartalmazza, akkor sokkal nehezebb lesz megtalálni egy adott terméket forgalmazó szállítót.

  • Ne vegyünk fel származtatott vagy számított adatokat (olyan adatot, amely egy kifejezés eredménye). Ha például van egy Egységár és egy Mennyiség mező, akkor ne hozzunk létre egy további olyan mezőt, amely e két mező értékeit szorozza össze.

  • Ne hozzunk létre egymáshoz hasonló mezőket. Ha például a Szállítók táblában létrehozunk egy Termék1, Termék2 és Termék3 mezőt, akkor sokkal nehezebb lesz megtalálni egy adott terméket forgalmazó szállítót. Emellett az adatbázis felépítését is meg kell majd változtatnunk, ha egy szállító háromnál több termékkel rendelkezik. A termékekhez egyetlen mező elegendő, ha azt a Szállítók helyett a Termékek táblában helyezzük el.

Az adatbázishoz szükséges táblák meghatározása

Minden egyes táblában csak egy adott témára vonatkozó adatok szerepeljenek. A mezők listája általában megadja a szükséges táblákat is. A BelépésDátuma mező például egyértelműen jelzi témakörét, vagyis az Alkalmazottak táblát. Szükség lehet továbbá egy Vevők, egy Termékek és egy Rendelések táblára is.

Az egyes mezőkhöz tartozó tábla meghatározása

A mezőkhöz tartozó tábla meghatározásakor a következő tervezési elveket érdemes szem előtt tartani:

  • A mezőt csak egy táblába vegyük fel.

  • Ne vegyük fel a mezőt a táblába, ha ennek eredménye ugyanazon adat megjelenése lesz a tábla több rekordjában. Ha a táblában egy mező sok ismétlődő adatot tartalmaz, akkor ez a mező valószínűleg rossz táblába került.

    Ha például egy vevő címét tartalmazó mezőt a Rendelések táblába vesszük fel, ez minden bizonnyal egynél több rekordban is elő fog fordulni, hiszen a vevő egynél több rendelést fog feladni. Ha viszont a Vevők táblában helyezzük el a címmezőt, csak egyszer fog megjelenni. Ilyen tekintetben a Microsoft Access-adatbázis lévő tábla különbözik a számolótáblától.

    Ha minden adatot csak egyszer tárolunk, akkor csak egyetlen helyen kell frissíteni. Ez hatékonyabb eljárás, és így kizárjuk az adatok többszörös beírásának lehetőségét.

A mezők azonosítása egyedi értékekkel minden egyes rekordban

Annak érdekében, hogy a Microsoft Access össze tudja kapcsolni az egyes táblákban tárolt adatokat, például a vevőt a rendeléssel, minden táblában lennie kell egy olyan mezőnek vagy mezőcsoportnak, amely egyedileg azonosítja a tábla összes rekordját. Ennek a mezőnek vagy mezőcsoportnak a neve elsődleges kulcs.

A táblák közötti kapcsolatok meghatározása

Miután táblákba szerveztük az adatokat, és azonosítottuk az elsődleges kulcs, valami módon közölni kell a Microsoft Access programmal az összetartozó adatok kigyűjtésének lehetőségét. Ennek érdekében meg kell adnunk a táblák közötti kapcsolat.

Hasznos lehet, ha tanulmányozzuk egy meglévő, jól megtervezett adatbázis (például a Northwind mintaadatbázis) táblakapcsolatait.

Az utolsó simítások

A táblák, a mezők és a szükséges kapcsolat megtervezése után át kell néznünk a tervet, hogy nem maradt-e benne hiba. Könnyebb az adatbázis tervét most megváltoztatni, mint a táblák adatokkal való feltöltése után.

A Microsoft Access segítségével hozzuk létre a táblákat, határozzuk meg a táblák közötti kapcsolatokat, és írjunk a táblákba elegendő mintaadatot ahhoz, hogy ellenőrizhessük a tervet. Az adatbázis kapcsolatainak teszteléséhez nézzük meg, hogy lekérdezések készítésével a kívánt válaszokat kapjuk-e. Készítsük el az űrlapok és a jelentések vázlatos terveit, hogy lássuk, a várt adatok jelennek-e meg bennük. Nézzük meg, nincsenek-e felesleges adatismétlődések, és ha vannak ilyenek, akkor töröljük azokat.

Adatok bevitele és egyéb adatbázis-objektumok létrehozása

Ha úgy gondoljuk, hogy a táblaszerkezet megfelel a céloknak és az itt vázolt elveknek, továbbléphetünk, és beírhatjuk a már létező adatokat a táblákba. Létrehozhatunk egyéb adatbázis-objektumokat, például lekérdezés, űrlap, jelentés, adatelérési lap, makró és modul.

A Microsoft Access elemző eszközeinek használata

A Microsoft Access programban két olyan eszköz van, amelynek segítségével elvégezhetjük az utolsó simításokat a Microsoft Access-adatbázis tervén.

  • A Táblaanalizáló varázsló egyszerre egy tábla tervét elemzi, és javaslatot tesz új táblaszerkezetre és kapcsolat, és ha ez megfelelő, képes átalakítani egy táblát új, egymással kapcsolatban álló táblákká.

  • A Teljesítményanalizáló eszköz a teljes adatbázis elemzésére alkalmas, és ötleteket, tanácsokat ad, hogyan lehet javítani rajta. A varázsló ezeket az ajánlásokat és javaslatokat végre is tudja hajtani.

Az adatbázisok Access alkalmazásbeli tervezéséről további információ található a Microsoft Tudásbázis Access adatbázisok tervezésével kapcsolatos információforrások (angol nyelven) című cikkében.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×