Access-adatok archiválása

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

Megkönnyítheti az adatok rendszerezését, ha rendszeresen archiválja a régi vagy nem használt rekordokat. Tegyük fel, hogy Access segítségével kezel egy kölcsönkönyvtárat. Használhat egy táblát a kölcsönzési tranzakciók nyomon követésére egy olyan mezővel, amely a kikölcsönzés dátumát tartalmazza, és egy olyannal, amely a visszavitelét. A rekordmegőrzési házirend lehet az, hogy a kölcsönzési tranzakciókat egy évvel a visszavitel után archiválja, és két év után megsemmisíti a rekordokat.

Archiválhatja egy adatbázis összes tábláját, adott tábláit vagy csak bizonyos rekordokat – például azokat, amelyek egy adott dátumnál régebbiek. Ebből a témakörből megtudhatja, hogyan archiválja az adatokat.

Tartalom

Áttekintés

Rekordok rendszeres időközönként történő áthelyezése archív táblába

Egy tábla rendszeres cseréje

Az összes tábla rendszeres cseréje

Áttekintés

Ha olyan adatai vannak, amelyeket tervei szerint soha többé nem fog használni, érdemes azokat archiválni, és kéznél tartani arra az esetre, hogyha netán mégis szükség lenne rájuk. Lehet, hogy van olyan házirendje, amely segíti az archiválási tervet, például egy adatmegőrzési házirend.

Az archiválást gyakran használják dátum, például hónap vége alapján történő adattárolásra.

Az adatok archiválásának módjai

Az alábbi táblázat az adatok archiválási módjait ismerteti, valamint azt, hogy melyiket mikor ajánlott alkalmazni, és még néhány egyéb szempontot.

Módszer

Leírás

Mikor alkalmazandó

Egyéb szempontok

Rekordok rendszeres időközönként történő áthelyezése archív táblába

Rendszeres időközönként futtat olyan lekérdezést, amely kiválaszt egyes archiválni kívánt adatokat, és egy archiválási táblához fűzi azokat. Ezután egy olyan lekérdezést futtat, amely kijelöli ugyanezeket az adatokat (az eredeti táblából), és törli azokat.

Ha a tábla bizonyos rekordjai megfelelnek az archiválási feltételnek.

PÉLDA: a könyvtári forgalmat (a kölcsönzéseket) kívánja archiválni, ha az adott könyvet már legalább egy éve nem kölcsönözték ki.

  • Előfordulhat, hogy meg kell kerülnie a következőt: hivatkozási integritás, különösen, ha az archiválandó rekordok egy egy-a-többhöz kapcsolat „egy” oldalán találhatók.

  • Ha paramétereket kell alkalmaznia a lekérdezésekben, a paraméterek kezeléséhez űrlapot kell létrehoznia, ellenkező esetben a művelet adatvesztéssel járhat.

Egy tábla rendszeres cseréje

Rendszeres időközönként archív másolatot készít egy adott tábláról, és a táblát egy új, üres táblapéldánnyal helyettesíti.

A tábla összes rekordja megfelel az archiválási feltételeknek.

PÉLDA: a tábla a napi hőmérsékleti szélsőértékeket tartalmazza. Ebben az esetben minden évben archiválja a táblát, majd egy üres táblával folytatja az adatrögzítést.

  • Lehet,hogy meg kell kerülnie a hivatkozási integritást.

Az összes tábla rendszeres cseréje

Induljon ki egy felosztott adatbázisból (egy adatbázis, amely az alábbiakból áll: az összes táblát tartalmazó háttéradatbázis-fájl, valamint az összes többi adatbázis-objektumot tartalmazó előtér-adatbázisfájl). Rendszeresen készít egy archív másolatot a háttéradatbázisból, és majd kicseréli a háttéradatbázist egy új, üres példányra.

Az adatbázistáblák többségének minden rekordja megfelel az archiválási feltételeknek.

PÉLDA: Az adatbázis különféle meteorológiai jellegű adatokat tartalmazó táblákból áll. Ebben az esetben minden évben archiválja az összes táblát.

  • Ha rendelkezik keresési táblákkal (vagyis kereséshez használt értékeket, például irányítószámokat vagy részlegeket tartalmazó táblákkal), szükség lehet az adatoknak az új háttéradatbázisba importálására.

  • Ehhez a módszerhez nem használhat makrót, manuálisan kell archiválnia az adatbázist.

A hivatkozási integritás megkerülése

Ha az archiválni kívánt rekordok más táblákban található rekordokhoz kapcsolódnak, előfordulhat, hogy a kapcsolat megkerülésére lesz szükség. Ha az archiválni kívánt rekordok „gyermekrekordok” (vagyis egy egy-a-többhöz kapcsolat „több” oldalához tartoznak), valószínűleg probléma nélkül archiválhatja azokat. Amennyiben azonban a rekordok „szülőrekordok”(vagyis egy egy-a-többhöz kapcsolat „egy” oldalához tartoznak), az archiválás során a kapcsolódó gyermekrekordok:

  • Megakadályozhatják a „szülőrekordok” törlését. Ez akkor okozhat problémákat, ha a „szülőrekordokat” már hozzáfűzte az archív táblához.

    – vagy –

  • „Árvarekordokká” válnak, vagyis olyan rekordokká, melyek nem létező „szülőrekordokhoz” tartoznak, ami az „árvarekordokat” használó adatbázis adatintegritását és egyes részeinek működőképességét veszélyeztetheti.

A hivatkozási integritás meghatározásához hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  1. Határozza meg, mely „gyermekrekordok” tartoznak az archiválni kívánt rekordokhoz. Ha például a könyvtárból kikölcsönzött anyagokat tartalmazó rekordokat szeretné archiválni, először ellenőrizze, hogy tartoznak-e nyitott tranzakciók azokhoz a rekordokhoz (az adott anyagokat kikölcsönözték, de nem hozták vissza).

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

Vissza a lap tetejére

Rekordok rendszeres időközönként történő áthelyezése archív táblába

Először készítsen egy üres példányt archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblából. Ez az új, üres tábla az archív tábla. Ezután hozzon létre egy hozzáfűző lekérdezés példányt, hogy az eredeti táblából az archív táblába másolja a rekordokat. Ezután hozzon létre egy törlő lekérdezés példányt, hogy eltávolítsa az archivált rekordokat az eredeti táblából. Végezetül hozzon létre egy makrót, amely mindkét lekérdezést futtatja. A rekordok archiváláshoz futtassa a makrót.

Tipp: A makrót hozzákapcsolhatja egy űrlapon lévő gombhoz, hogy a gombra kattintva tudja futtatni.

1. lépés: Archív tábla létrehozása

2. lépés: Hozzon létre egy lekérdezést, amely az archív táblába másolja az adatokat

3. lépés: Hozzon létre törlő lekérdezést, amely eltávolítja ugyanazokat az adatokat az eredeti táblából

4. lépés: Hozzon létre egy makrót, amely mindkét lekérdezést futtatja.

1. lépés: Archív tábla létrehozása

Ha szeretné megőrizni az összes archivált rekordot egy táblában, csak egyszer hajtsa végre ezt a lépést. Az ebben a lépésben létrehozott archív tábla tárolja majd az összes archivált rekordot.

Ha szeretné megsemmisíteni a régi archív táblát, amikor létrehoz egy újat, nem kell végrehajtania ezt a lépést. A hozzáfűző lekérdezés helyett átmásolhatja az adatokat az archív táblába táblakészítő lekérdezés segítségével. Ehhez ugorjon a 2. lépésre.

Ha minden egyes archiváláskor új archív táblát szeretne használni, de meg kívánja őrizni a régi archív táblákat is, az új tábla létrehozása előtt nevezze át a régi archív táblát. Ha dátum szerint végzi az archiválást, érdemes a régi archív táblákat a bennük található adatok által felölelt időtartam alapján elnevezni.

Megjegyzés: Ha minden alkalommal új táblát hoz létre, és megtartja a régit, a régi archív táblát át kell neveznie a lekérdezések futtatása előtt.

  1. A navigációs ablakban jelölje ki az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblát, és nyomja le a CTRL+C, majd a CTRL+V billentyűkombinációt.

  2. A Tábla beillesztése másként párbeszédpanel Beillesztés beállításai csoportjában jelölje be a Csak struktúra választógombot.

  3. A Táblanév mezőben törölje a másolata szót, a tábla nevéhez pedig adjon hozzá egy aláhúzásjelet, és illessze hozzá az „archív” szót, végül kattintson az OK gombra. Ha például az eredeti tába neve Tranzakciók volt, akkor az archív táblanév Tranzakciók_archív lesz.

    Tábla beillesztése másként

2. lépés: Hozzon létre egy lekérdezést, amely az archív táblába másolja az adatokat

  1. A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintsunk a Lekérdezéstervezés elemre.

  2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen vegye fel az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblát, majd zárja be a Tábla megjelenítése párbeszédpanelt.

  3. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán az imént hozzáadott táblában található csillag karakterre (*). A tábla neve és a csillag karakter megjelenik a lekérdezés tervezőrácsának első oszlopában.

    Megjegyzés: A csillag karakter azt jelzi, hogy a lekérdezés a tábla összes mezőjét tartalmazni fogja a lekérdezés eredményében. Ha használja a csillag karaktert, mezők hozzáadásakor és eltávolításakor a lekérdezési eredmény ennek megfelelően fog változni.

  4. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán arra a mezőre, melyet a rekordok archiválási feltételeként szeretne használni, így csak a feltételt kielégítő rekordok archiválása történik meg. Ha például a Tranzakciók tábla rendelkezik egy Beadási dátum nevű mezővel, és csak az egy évnél régebbi rekordokat szeretné archiválni, kattintson duplán erre a mezőre, amely ekkor megjelenik a lekérdezés tervezőrácsának következő üres oszlopában.

    A lekérdezés tervezőrácsa

    További mezőfeltételek hozzáadásához ismételje meg a lépést.

  5. Az imént hozzáadott mezőkhöz a Feltétel sorban állíthat be feltételeket. Ha például azt a feltételt szeretné megadni, hogy a Beadási dátumnak korábbinak kell lennie, mint 2008. január 1-je, alkalmazza a <#1/1/2008# kifejezést a Feltétel sorban.

    Ha a feltételértékek minden archiváláskor változnak, érdemes beállítani a lekérdezést adatbevitel kérésére. Ehhez a Feltétel sorban használja az erre szolgáló paramétert úgy, hogy a kifejezést ugyanúgy alkalmazza, ahogy máskor is tenné, de a konkrét érték helyett egy szögletes zárójelek közé zárt rövid kérdést ad meg. Az <[Ennél a dátumnál régebbi archív tranzakciók:] kifejezés alkalmazása esetén például az alábbi módon:

    Paraméterkifejezés

    A paraméterek használatával kapcsolatos további tudnivalókért lásd a Lekérdezés beállítása adatbevitel kérésére című cikket.

    Érdemes azt is, sorát szeretné használni , vagy alternatív feltételek megadásához. Feltételek használatával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a következő cikk: a lekérdezési feltételeket bemutató példákat.

    Tipp: Ha dátummező használatával szeretne feltételt megadni, és az aktuális dátumnál régebbi rekordokat kívánja archiválni, adja meg a <Date() értéket a dátummező Feltétel sorában.

  6. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha már létrehozta az archív táblát, hozzáfűző lekérdezéssel adhatja hozzá a kiválasztott rekordokat az adott táblához.

      1. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintsunk a Hozzáfűzés gombra.

      2. A Hozzáfűzés párbeszédpanel Táblanév mezőjében válassza ki az archív tábla nevét, majd kattintson az OK gombra.

        Hozzáfűzés

        A lekérdezés tervezőrácsában megjelenik a Hozzáfűzés sor.

      3. Törölje a Hozzáfűzés sor értékét azokban a mezőkben, melyeket a feltétel megadásához használt. (Csak a csillag karakter rendelkezhet értékkel a Hozzáfűzés sorban.)

        A lekérdezés tervezőrácsának Hozzáfűzés sora

    • Ha még nem hozta létre az archív táblát, táblakészítő lekérdezéssel hozhatja létre a megadott rekordok használatával:

      1. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintsunk a Táblakészítő gombra.

      2. A Táblakészítő párbeszédpanel Táblanév mezőjébe írja be az archív tábla nevét, majd kattintson az OK gombra.

  7. A lekérdezés mentéséhez nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

3. lépés: Hozzon létre törlő lekérdezést, amely eltávolítja ugyanazokat az adatokat az eredeti táblából

  1. A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintsunk a Lekérdezéstervezés elemre.

  2. A Tábla megjelenítése párbeszédpanelen vegye fel az archiválni kívánt rekordokat tartalmazó táblát, majd zárja be a Tábla megjelenítése párbeszédpanelt.

  3. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán az imént hozzáadott táblában található csillag karakterre (*). A tábla neve és a csillag karakter megjelenik a lekérdezés tervezőrácsának első oszlopában.

  4. A lekérdezéstervező ablakban kattintson duplán azokra a mezőkre, melyeket a feltétel megadásához használt a hozzáfűző lekérdezésben.

  5. A feltétel sorba segítségével adja meg a mezőkre, amelyeket közvetlenül a felvétele után feltételeit. Feltételek használatával kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a következő cikk: a lekérdezési feltételeket bemutató példákat.

    Fontos: Ha a táblakészítő vagy a hozzáfűző lekérdezés valamilyen paramétert használt, a törlő lekérdezésben is ugyanazt a paramétert kell használni. Emellett ügyelnie kell arra is, hogy a paraméterértékek azonosak legyenek a két lekérdezésben, ellenkező esetben adatvesztés léphet föl. Ennek elkerülésére érdemes megfontolni űrlap alkalmazását az adatok összegyűjtésére, így a lekérdezések bemeneti értékeit az űrlap szolgáltathatja. További tudnivalókért lásd a Bemeneti értékek bekérése lekérdezéssel című cikket.

  6. A Tervezés lap Lekérdezés típusa csoportjában kattintsunk a Törlés gombra.

    A Törlés sor megjelenik a lekérdezés tervezőrácsában.

    A lekérdezés tervezőrácsa Törlés sor

  7. A lekérdezés mentéséhez nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

4. lépés: Hozzon létre egy makrót, amely mindkét lekérdezést futtatja

  1. A Létrehozás lap Egyebek csoportjában kattintsunk a Makró lehetőségre. Ha a lehetőség nem érhető el, kattintsunk a nyílra a Modul vagy az Osztálymodul gomb alatt, majd kattintsunk a Makró parancsra.

  2. A makrótervező rács első sorának Művelet oszlopában válassza az OpenQuery lehetőséget.

    Lekérdezés Megnyitása makróművelet

  3. A rács alján, a Műveleti argumentumok elemcsoport Lekérdezés neve mezőjében válassza a legördülő listáról a 2. lépésben létrehozott (hozzáfűző vagy táblakészítő) lekérdezést.

    Lekérdezés Megnyitása makróművelet Lekérdezési argumentum

  4. A makrótervező rács második sorának Művelet oszlopában válassza az OpenQuery lehetőséget.

  5. A rács alján, a Műveleti argumentumok elemcsoport Lekérdezés neve mezőjében válassza a legördülő listáról a törlő lekérdezést.

    A makrónak ehhez hasonlóan kell kinéznie:

    Mentésre váró makró

  6. A makró mentéséhez nyomja le a CTRL+S billentyűkombinációt.

    A rekordok archiváláshoz futtassa a makrót.

Vissza a lap tetejére

Egy tábla rendszeres cseréje

Ha mindig archiválni szeretné a táblában lévő összes adatot, nem kell lekérdezéseket vagy makrókat használnia. Alternatív megoldásként rendszeresen lecserélheti a táblát egy üres példányra.

Fontos: Ha az archivált tábla más táblákhoz kapcsolódik, a hivatkozási integritás megkerülésére lehet szükség.

  1. A navigációs ablakban jelölje ki az archiválni kívánt táblát, és nyomja le a CTRL+C, majd a CTRL+V billentyűkombinációt.

  2. A Tábla beillesztése másként párbeszédpanel Beillesztés beállításai csoportjában jelölje be a Csak struktúra választógombot, majd kattintson az OK gombra.

    Az Access a másolatot az Eredeti tábla neve másolata formában nevezi el.

  3. A navigációs ablakban kattintson jobb gombbal az eredeti táblára, majd a megjelenő helyi menü Átnevezés parancsára.

    Adjon olyan nevet a táblának, amely jelzi, hogy a tábla mit tartalmaz, például: Napi_hőmérsékleti_szélsőértékek_archív_2007.

  4. A navigációs ablakban kattintson jobb gombbal az üres példányra, majd a megjelenő helyi menü Átnevezés parancsára.

    Az üres példánynak adja az eredeti tábla nevét.

Vissza a lap tetejére

Az összes tábla rendszeres cseréje

Ha feldarabolt adatbázist használ, az összes táblát rendszeres időközönként kicserélheti a háttéradatbázis üres példányra történő cseréjével.

Először készítse elő az üres másolatot. Ha nem változik az adatbázis kialakítása, minden archiváláskor újra használhatja ezt az üres példányt. Ezt követően az archiváláshoz egyszerűen át kell neveznie a meglévő háttéradatbázist (ezzel jelezve, hogy az egy archív példány), majd az üres példányt kell mentenie új háttéradatbázisként.

A háttéradatbázis üres másolatának előkészítése

Importálja a háttéradatbázis összes táblájához tartozó tábladefiníciókat.

  1. Hozzon létre új üres adatbázist. Törölje az 1. táblát.

  2. A Külső adatok lap Importálás csoportjában kattintsunk az Access gombra.

  3. A Külső adatok átvétele párbeszédpanelen jelölje be a Táblák, lekérdezések, űrlapok, jelentések, makrók és modulok importálása a jelenlegi adatbázisba választógombot, majd kattintson a Tallózás gombra.

  4. A Fájl megnyitása párbeszédpanelen jelölje ki a háttéradatbázist. Kattintson a Megnyitás gombra a Fájl megnyitása párbeszédpanel bezáráshoz, majd kattintson az OK gombra.

  5. Kattintsunk az Objektum importálása párbeszédpanelen a Beállítások gombra.

  6. A Tábla importálása csoportban jelölje be a Csak definíció választógombot.

  7. A Táblák lapon kattintson Az összes kijelölése, majd az OK gombra, végül a Bezárás gombra.

Ezután adjon hozzá adatokat az üres másolat keresési tábláihoz. Minden egyes keresési tábla esetében hajtsa végre a következő lépéseket:

  1. Hozzon létre csatolást a meglévő háttéradatbázis keresési táblájához.

  2. Hozzon létre egy hozzáfűző lekérdezést, amely az eredeti összes rekordját hozzáadja a másolathoz.

A háttéradatbázis cseréje üres példányra

Első lépésként nevezze át a meglévő háttéradatbázist, jelezve, hogy az már egy archív adatbázis.

Ezután nyissa meg az üres példányt, és mentse az eredeti háttéradatbázis nevén.

  1. Kattintson a Microsoft Office gombra Gombkép , majd mutasson a Mentés másként pontra. Megnyílik a Mentés másként menü.

  2. Az Adatbázis mentése más formátumban csoportban kattintson az Access 2007-adatbázis lehetőségre.

Vissza a lap tetejére

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×