Access adatbázisok – áttekintés

Az adatbázis adott témakörre vagy célra vonatkozó adatok gyűjteménye, ilyen például a megrendelések nyomon követése vagy egy hanglemezgyűjtemény nyilvántartása. Ha az adatbázist vagy annak egy részét nem számítógépen tárolnánk, akkor az információt különféle helyekről kellene összegyűjteni, és ezt a tevékenységet magunknak kellene koordinálni és szervezni.

Tegyük fel például, hogy a szállítók telefonszámát számos helyen tároljuk: egy noteszban, termékismertető dossziékban és rendelési adatokat tartalmazó számolótáblában. Ha a szállító telefonszáma megváltozik, az adatokat minden helyen frissíteni kell. Az adatbázisban azonban ezt az adatot csak egy helyen kell megváltoztatni: az adott szállító telefonszáma az adatbázisban előforduló összes helyen automatikusan frissül.

Access adatbázisfájlok

A Microsoft Access segítségével az összes adatot egyetlen adatbázisfájlban tárolhatjuk. A fájlon belül a következő elemeket használhatjuk:

  • Táblákat az adatok tárolásához.

  • Lekérdezéseket a kívánt adatok megkereséséhez és lekéréséhez.

  • Űrlapokat a táblák adatainak megtekintéséhez, felvételéhez és frissítéséhez.

  • Jelentéseket az adatok elemzéséhez vagy különféle elrendezésű nyomtatásához.

  • Adatelérési lapokat az adatbázis adatainak megtekintéséhez, frissítéséhez vagy elemzéséhez az internetről vagy intranetről.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

1. felirat Adatok tárolása egyszer egy táblában, de ezek megtekintése több helyről; az adatok frissítésekor ezek minden megjelenési helyen megfelelően módosulnak

2. felirat Adatok megjelenítése lekérdezésben

Adatok megjelenítése űrlapon

Adatok megjelenítése jelentésben

Adatok megjelenítése adatelérési lapon

Táblák és kapcsolatok

Az adatok tárolásához készítsünk táblát minden egyes figyelemmel kísérendő adattípushoz. Definiáljunk kapcsolatokat a táblák között, így tudjuk összegyűjteni a több táblából származó adatokat a lekérdezésekben, az űrlapokon, a jelentésekben vagy az adatelérési lapokon.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

1. felirat A korábban a címjegyzékben szereplő vevőadatok most a Vevők táblában találhatók.

2. felirat A korábban a számolótáblában szereplő adatok most a Rendelések táblában találhatók.

Az egyedi azonosító, például a Vevőkód, különbözteti meg egymástól a táblában lévő rekordokat. Az egyik táblában megadott egyedi azonosítómező másik táblába való felvételével és a kapcsolat definiálásával a Microsoft Access egyeztetni tudja a kapcsolódó rekordokat a táblákban, és ezeket együtt kigyűjtheti űrlapon, jelentésben vagy lekérdezésben.

Lekérdezések

Lekérdezések létrehozásával kereshetjük meg és gyűjthetjük ki a megadott feltételeknek megfelelő adatokat, akár több táblából is. A lekérdezések egyidejűleg több rekord frissítésére vagy törlésére is használhatók, segítségükkel előre meghatározott vagy egyéni számításokat is végrehajthatunk az adatokon.

A query with fields from two tables

1. felirat Ez a lekérdezés különböző táblákból a rendelés azonosítóját, a dátumot, a vállalat nevét és a várost adja vissza a londoni vevők áprilisban esedékes megrendeléseihez

Űrlapok

Űrlapok használatával egyszerűen megtekinthetjük és megváltoztathatjuk a táblák adatait. Amikor megnyitunk egy űrlapot, a Microsoft Access kikeresi az adatokat a megfelelő táblákból, és az Űrlap varázslóval vagy a saját elképzeléseink szerint Tervező nézet kialakított elrendezésben megjeleníti azokat a képernyőn.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

1. felirat A táblák egyidejűleg nagyon sok rekordot jelenítenek meg, de egyetlen rekord összes adatának megtekintéséhez általában görgetni kell a képernyőt. Emellett a tábla megjelenítésekor egyidejűleg csak egy tábla adatai frissíthetők.

2. felirat Az űrlap egyidejűleg egy rekordra összpontosít, és több táblából származó mezőket is megmutathat. Emellett képeket és más objektumokat is megjeleníthet.

Az űrlap tartalmazhat gombot is, amely nyomtatást, más objektumok megnyitását hajthatja végre, vagy más módon automatizálhatja a feladatokat.

Jelentések

Az adatok elemzéséhez vagy nyomtatott formában való megjelenítéséhez készítsünk jelentést. Így például kinyomtathatunk egy jelentést, amely csoportosítja az adatokat és összesítéseket hajt végre, míg egy másik különböző formázott adatokat tartalmazhat levélcímkék nyomtatásához.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

1. felirat Levélcímkék nyomtatására szolgáló jelentés

2. felirat Összesítéseket diagramon bemutató jelentés

Összegeket számító jelentés

Adatelérési lapok

Adatelérési lapok használatával közzétehetjük az adatokat az interneten vagy intraneten, interaktív jelentésekkel dolgozhatunk, adatokat elemezhetünk és vihetünk be. A Microsoft Access kikeresi az adatokat a megfelelő táblákból, és megjeleníti azokat a képernyőn a Lap varázslóval elkészített vagy saját elképzeléseink szerint kialakított elrendezésben.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

1. felirat A kibontásjelzőre kattintva...

2. felirat ...megjeleníthetők az adatok és a következő szint rekordléptető eszköztára

A rekordléptető eszköztár a rekordok léptetésére, rendezésére, szűrésére, valamint segítségkérésre szolgál

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×