A teljesítmény növelése az Office Project 2007 eltérési küszöbértékeinek felhasználásával

Szerző: Bonnie Biafore

A költség- és az ütemterveltérések összehasonlítása a projekt küszöbértékeinek beállításához kiváló módszer a teljesítés nyomon követésére és az időbeli csúszások, illetve a költségtúllépés korai előrejelzésére.     Mielőtt azonban láthatná, hogy az ütemterv előtt jár-e, vagy le van attól maradva, be kell állítania az eltérési küszöbértékeket a projekt ütemtervében és költségvetésében. A Microsoft Office Project 2007 képes kiszámítani a költségektől és az ütemtervtől való eltéréseket a felhasználó helyett, de egyéni mezők szükségesek a küszöbértékek tárolására és a küszöbértékektől való eltérés kiszámítására. Ez a cikk azt ismerteti, hogyan lehet beállítani az ütemterv és a költség küszöbértékeit az Office Project 2007 és a Microsoft Office Excel 2007 alkalmazásban, hogy aztán ezekhez a küszöbértékekhez képest lehessen meghatározni az eltéréseket. Megtudhatja azt is, hogyan lehet vizuális jelzésekkel kiemelni az eltérés állapotát az Office Project 2007 és az Office Excel 2007 alkalmazásban.

A cikk tartalma...

Az eltérés kiszámítása az Office Project 2007-ben

Az eltérések összevetése a küszöbértékekkel

Az eltérésadatok könnyen értelmezhetővé tétele az Office Project 2007-ben

A csúszás és a költségtúllépés elkerülése

Az eltérés kiszámítása az Office Project 2007-ben

Az Office Project 2007 képes kiszámítani az eltéréseket és projekt teljesítményét, de a felhasználónak van egy fontos feladata a számítások elvégzése előtt: menteni egy alaptervet a projekthez. Ez a létfontosságú részlet az az ütemtervet, költségeket és a projekt egyéb mérőszámait tartalmazó terv, amelyet az érdekeltek elfogadtak. Enélkül az Office Project 2007 nem tudja, melyek az elérendő célok, ezért figyelmeztetést sem tud küldeni, ha a projekt eltér a tervtől.

A teljesítmény mérése megtermeltérték-elemzés segítségével

Az egyik kihívást az jelenti, hogy az alapvető eltérésmezők megnehezítik annak azonosítását, hogy melyik feladat tartja az ütemezést, és melyikkel van gond. A százalékos értékeket sokkal egyszerűbb használni, mint a pénzösszegeket vagy dátumeltéréseket, mert a százalékos érték attól függetlenül működik, hogy milyen a projekt előrehaladottsági állapota, vagy hányszor módosították az eredeti alaptervet.

De milyen teljesítményarány segít a kiértékelni a projektteljesítményt? Mint tudja, a tényleges és a becsült értékek összehasonlítása csalóka lehet. Tegyük fel, hogy a projekt felemésztette a becsült időtartam és költségvetés felét. Hogy ez jó hír-e, attól függ, hogy mennyi munkát végeztek el a projekten. A megtermeltérték-elemzés egyértelművé teszi az pillanatnyi állapotot, mert a becsült és a tényleges értéket hasonlítja össze az elvégzett munka mennyiségével.

Mielőtt összehasonlítaná a megtermelt érték (Mé) arányait a nyomon követett teljesítménnyel, fontos megértenie az alapul szolgáló mutatószámokat:

  • Az ütemezett munka tervezett költsége (ÜMTvK) a projekttervben ütemezett feladatok állapotdátumához tartozó alapköltség: azt jelenti, mekkora kiadást tervezett az állapotdátumig, függetlenül attól, hogy az adott állapotot elérte-e vagy sem. Ha például a 2008. szeptember 30-ig befejezendő feladatok költsége 10 000 000 Ft, akkor a dátumhoz tartozó ÜMTVK értéke 10 000 000 Ft.

  • Az elvégzett munka tényleges költsége (EMTK) az állapotdátumig elvégzett munka költségét jelenti, függetlenül attól, hogy mi lett elvégezve. Az EMTK 2008. szeptember 30-ig az addig a napig elköltött összeg.

  • Az elvégzett munka tervezett költsége (EMTvK) a Mé, mert az állapotdátumig a munka befejezésére tervezett (vagy megtermelt értékre fordított) költséget mutatja. Ha például az elvégzett munka tervezett költsége 15 000 000 Ft, az EMTvK 15 000 000 Ft, függetlenül attól, hogy a munkát korábban, időben vagy később fejezték-e be.

Megtermeltérték-arányszámok használata a küszöbértékkel való összehasonlításra

A megtermeltérték-elemzés több arányszámot használ az ütemterv és a költség szerinti teljesítmény értékelésére, ilyen például az ütemezett költségeltérés (ÜKtgE), a költségeltérés (KtgE), az ütemezési teljesítményindex (ÜTI) és a költségindex (Költségindex). Az Office Project 2007 aránykiszámítási funkciói és más új funkciók a legjobb eszközök a küszöbértékek összehasonlítására:

  • A megtermelt érték költségeltérése (a KtgE mező az Office Project 2007-ben) a már elvégzett munka becsült és a tényleges költsége közötti különbséget mutatja (EMTvK mínusz EMTK). Ha a KtgE értéke negatív, a tényleges költség nagyobb, mint a tervezett költség és a munka túllépte a költségvetést.

  • A költségeltérés százalékos aránya (KtgE%) a megtermelt érték költségeltérése a kész munka becsült költségének százalékos arányában: [(EMTvK – EMTK) / EMTvK] × 100. Tegyük fel például, hogy az EMTvK 10 000 000 Ft, az EMTK pedig 12 000 000 Ft. A KtgE egyenlő 10 000 000 – 12 000 000 Ft, vagyis –2 000 000 Ft. A kész munka költsége tehát 2 000 000 Ft-tal több, mint a tervezett költség. Így a KtgE % értéke (–2 000 000 Ft / 10 000 000 FT) × 100, azaz –20 %.

    A KtgE% érték a KtgE küszöbértékkel való összevetésre ideális.

  • A megtermelt érték ütemezett költségeltérése (az ÜKtgE mező az Office Project 2007-ben) az ÜMTvK mínusz az EMTvK értéket mutatja – azaz az elvégzett munka és az állapotdátumig tervezett munka becsült költsége közti eltérést. Ha az ÜKtgE értéke negatív, kevesebb munkát végzett el a tervezettnél, és a projekt késésben van.

  • Az ütemezett költségeltérés százalékos aránya (ÜKtgE%) a megtermelt érték ütemezett költségeltérése az ütemezett munka tervezett költségének százalékos arányában: [(EMTvK – ÜMTvK) / ÜMTvK] × 100. Az ÜKtgE% az ütemezett költségeltérés százalékos arányát mutatja az ütemezett munkához képest. Legyen például az EMTvK 10 000 000 Ft, és az ÜMTvK 9 000 000 Ft. A KtgE egyenlő 10 000 000 – 9 000 000 Ft, vagyis 1 000 000 Ft. Az ütemezett munka költsége 1 000 000 Ft-tal kisebb, mint az elvégzett munka, ami azt jelenti, hogy több munkát végzett el a tervezettnél, így az ütemterv előtt jár. Az ÜKtgE% egyenlő (1 000 000 Ft / 10 000 000 Ft) × 100, azaz 10%

    Az ÜKtgE% érték a ÜKtgE küszöbértékkel való összevetésre ideális.

Vissza a lap tetejére

Az eltérések összevetése a küszöbértékekkel

A közlekedési lámpák esetén a helyzet egyszerű: a zöld azt jelenti, mehet, a sárga azt, hogy figyelem!, a piros azt, hogy állj! A projekt küszöbértékei a projekt közlekedési lámpái. Ha küszöbértékeket állít be annak jelzésére, hogy a projekt zökkenőmentesen megy-e, lesz vele néhány kisebb gond, vagy komolyabb problémákkal néz szembe, láthatja, hogy hogyan áll a projekt, és eldöntheti, hogy milyen műveletekre van szükség.

A küszöbértékek meghatározásánál az ütemterv és a költségeltérések alapján megadhatja a projektteljesítés zöld, sárga és piros lámpáját jelképező töréspontokat.

Például az 5 százalékos költségtúllépés vagy ütemtervtől való lemaradás lehet a megengedett legnagyobb teljesítényeltérés. A 10 %-os küszöbérték azt jelzi, ideje korrekciós lépéseket tenni. Ha az arány 5 és 10 százalék között van, közelről szemmel kell tartani a feladatokat, hogy biztosan ne menjen el semmi rossz irányba.

Vissza a lap tetejére

Az eltérésadatok könnyen értelmezhetővé tétele az Office Project 2007-ben

Ha az Office Project 2007-táblázatba beleveszi a KtgE% és az ÜKtgE% oszlopot, figyelheti a negatív számokat, amelyek azt jelentik, hogy a munka késésben van az ütemtervhez képest, vagy túllépte a költségvetést. Az ideális megoldás viszont az, ha meghatározza, hogy mely feladatokat kell figyelni, és milyen esetekben kell közbeavatkozni.

Az Office Project 2007 grafikus jelzéseivel az ilyen helyzetek kiemelhetők. Ha például a KtgE% vagy az ÜKtgE% kevesebb mint –10 százalék, a költség vagy az lemaradás túllépi a küszöbértéket, és megjelenik egy piros lámpa.

Ha szeretne közlekedési jelzéseket megjeleníteni az előre megadott küszöbértékekhez tartozó költségteljesítmény alapján, tegye a következőket:

  1. Hozzon létre egyéni mezőt, ahol a KtgE% grafikus jelzésként jelenik meg: Kattintson az Eszközök menü Testreszabás parancsára, majd válassza a Mezők lehetőséget.

  2. A Mezők testreszabása párbeszédpanel Típus legördülő listájáról válassza Szám elemet.

  3. Válasszon egy egyéni számmezőt, például: Szám 1.

  4. Adjon az egyéni mezőnek egy leíró nevet. Ehhez kattintson az Átnevezés gombra. A Mező átnevezése párbeszédpanelen íja be a nevet, például KtgElt. %. Kattintson az OK gombra.

  5. Hogy az egyéni mezőben a KtgE% értéke jelenjen meg, kattintson Képlet lehetőségre. A KtgElt. % képlete párbeszédpanelen kattintson a Mező elemre, mutasson a Költség pontra, és válassza KtgE% lehetőséget. Kattintson az OK gombra.

  6. A Megjelenített értékek szakaszban válassza a Grafikus jelzések lehetőséget.

  7. A KtgElt. % grafikus jelzései párbeszédpanelen adja meg a küszöbértéket túllépő KtgE% értékek első ellenőrzését:

    1. Kattintson a KtgElt. % ellenőrzése első sorába, és a legördülő listáról válassza a kisebb mint lehetőséget.

    2. Az első Értékek sorba írja be: –10 (a százalékjelet ne).

    3. Kattintson az első Kép sorba, és a legördülő listáról válassza a piros kört, mert a „KtgE% kisebb mint –10” érték azt jelenti, hogy a munka több mint 10 %-kal túllépte a költségvetést.

      Megjegyzés : Ha minden feladathoz ugyanazt a küszöbértéket használja, az ellenőrzést megadhatja a küszöbértékszámokkal is. Ha feladatonként más értéket szeretne megadni, rendeljen küszöbértékeket más egyéni mezőkhöz, majd az a Értékek oszlopban válassza ki a küszöbértéket.

  8. A második KtgElt. % ellenőrzése sorban válassza a nagyobb mint lehetőséget. A megfelelő Értékek sorba írja be a –5 értéket, majd a Kép sorban válassza a zöld kört.

  9. A harmadik KtgElt. % ellenőrzése sorban válassza a nagyobb vagy egyenlő lehetőséget. A megfelelő Értékek sorba írja be a –10 értéket, majd a Kép sorban válassza a sárga kört. Kattintson az OK gombra.

Megjegyzés : Mivel az Office Project 2007 sorrendben dolgozza fel az ellenőrzéseket, a harmadik ellenőrzés esetében a –10-nél nagyobb, de –5-nél kisebb értékekre ad ki jelzést.

Grafikus jelzések beállítása az eltérések küszöbértékekkel való összehasonlításához
1. ábra: Grafikus jelzések beállítása az eltérések küszöbértékekkel való összehasonlításához

Megjegyzés :  Az ütemezési teljesítményhez hasonló módon lehet közlekedési jelzéseket megjeleníteni, azzal a különbséggel, hogy a KtgE% helyett az ÜKtgE% mezőt kell használni.

Grafikus jelzések megjelenítése a táblázatban az Office Project 2007-ben:

  1. Válassza a Nézet menüben a Táblázat:, majd a További táblázatok lehetőséget.

  2. A További táblázatok párbeszédpanelen válasszon egy táblázatot, majd kattintson az Alkalmaz gombra.

  3. Kattintson jobb gombbal egy oszlopfejlécre.

  4. A helyi menüből válassza az Oszlop beszúrása parancsot.

  5. Az Oszlop megadása párbeszédpanel Mezőnév legördülő listájáról válasszon egy egyéni mezőt. Az előző példára hivatkozva válassza az (1-es számú) KtgElt. % lehetőséget, majd kattintson az OK gombra.

Megjegyzés :  Létrehozhat egy új táblázatot a testreszabott eltérési mértékek megjelenítésére. Ehhez válassza a Nézet menüben a Táblázat:, majd a További táblázatok lehetőséget. A További táblázatok párbeszédpanelen kattintson az Új lehetőségre. A Táblázat megadása párbeszédpanelen adja meg a táblázat nevét és használandó mezőit.

Az oszlop zöld, sárga vagy piros lámpával jelzi az állapotot (lásd 2. ábra).

A költségek és a teljesítmény értékelése grafikus jelzésekkel
2. ábra: A költségek és a teljesítmény értékelése grafikus jelzésekkel

A 2. ábra a megtermelt érték és az alapeltérések közti különbségeket szemlélteti. Például a Díszítéstervezés feladat költségeltérési (KtgE) értéke pozitív szám ($60,00), mert a tényleges költség értéke nagyobb, mint a tervezett költség. A KtgE% érték azonban negatív érték (–6 %). Mindkét eltérés azt jelzi, hogy a költség túllépte a költségvetést.

Vissza a lap tetejére

A csúszás és a költségtúllépés elkerülése

Az Office Project 2007 segítségével kiszámíthatja az ütemtervtől és a költségvetéstől való eltéréseket, és értékelheti a projekt teljesítményét. A grafikus jelzések segítségével jobban látható, mely feladatok vannak időben, és melyekre kell jobban odafigyelni.

Sajnos a projekt érdekeltjei és a csapattagok gyakran nem értik a mérőszámokat, amelyek a projektvezetők számára másodlagosak. Ha szeretné megtudni, hogyan alakíthatók át az eltérésadatok mások által is érthető formába, lásd a Work Essentials webhelyen lévő, Tips for communicating project (Tippek a projektek kommunikációjához) című cikket.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről:    Bonnie Biafore a Project Management Institute (PMI) által hivatalosan elismert projektirányítási szakértő (PMP). Tanácsadó, oktató, előadó és díjnyertes író, több könyvet is írt befektetési, személyes finanszírozási és projektmenedzsment témakörökben, például az On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Időben! Terv szerint! A célnak megfelelően! Sikeres projektvezetés a Microsoft® Project használatával) című kiadványt (Microsoft Press, 2006).

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×