A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására

Mire alkalmas a tartalomszervező?

A tartalomszervező a következő feladatokat képest automatikusan elvégezni:

• Dokumentumok továbbítása különböző tárakba vagy mappákba:    A tartalomszervező gyakorlatilag fogadja a dokumentumokat. Minden alkalommal, amikor feltöltenek egy dokumentumot, a tartalomszervező az Ön által létrehozott szabályok alkalmazásával megállapítja, hogy hová kell helyeznie a dokumentumot. Aztán a dokumentumot a megfelelő tárba vagy mappába továbbítja, amely akár másik webhelycsoportban is lehet. A szabályok a tartalomtípusok és a metaadatok együttesén alapulhatnak.

• Az összes dokumentum feltöltése egy legördülő tárba    A tartalomszervező beállítható úgy, hogy az összes feltöltött dokumentumot egy legördülő könyvtárba helyezze, ahol meg lehet adni a metaadatokat, és be kell fejeződni a beküldési folyamat.

• Mappaméret kezelése    A tartalomszervező beállítható úgy, hogy figyelje a mappákban lévő elemek számát, és győződjön meg arról, hogy egy mappa sem tartalmaz egy megadottnál több elemet. Alapértelmezés szerint ez a korlát 2500 elem, és amikor a 2501-es elem megérkezik, a tartalomszervező automatikusan létrehoz egy új mappát, és abban elhelyezi a dokumentumot. Megadhatja, hogy a tartalomszervező hány elemet megenged egy mappában.

• A többször beküldött dokumentumok kezelése:    Ha feltölt egy olyan dokumentumot, amely már szerepel a tárban, a tartalomszervezőt használhatja SharePoint verziók használatával, vagy módosíthatja a fájlnevet egyedi karakterek hozzáadásával. Így biztosítható, hogy a meglévő dokumentum és a másodpéldány is megmaradjon.

• Naplók karbantartása:    A tartalomszervező a dokumentumokra vonatkozó naplókat meg tudja őrizni a dokumentum mellett a továbbítás után.

A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása a webhelyeken

Legalább webhelytulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie, és engedélyeznie kell a közzétételi funkciókat.

A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása egy webhelyen

1. Keresse meg a konfigurálni kívánt webhelyet.

2. Kattintson Gépház majd válassza a legördülő menü Webhely beállításai parancsát.

   A SharePoint kattintson a Webhely beállításai Gépház a Webhely tartalma ,majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhelywebhely Gépház Kattintson a Webhelyműveletek csoport Webhely szolgáltatásainak kezelése gombjára.

4. A Tartalomszervező név mellett kattintson az Aktiválás gombra. Amikor a szolgáltatás engedélyezve van, az Állapot oszlopban megjelenik az Aktív szó.

   

A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására

1. Lépjen arra a webhelyre, amelyen be szeretné állítani, hogy a tartalomszervező a dokumentumokat automatikusan továbbítsa a megfelelő helyre.

2. Kattintson Gépház majd válassza a legördülő menü Webhely beállításai parancsát.

   A SharePoint kattintson a Webhely beállításai Gépház a Webhely tartalma ,majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Hely felügyelete csoportban kattintson a Tartalomszervező beállításai hivatkozásra.

   Megjegyzés: A Tartalomszervező beállításai hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha a webhelyen engedélyezett a Tartalomszervező szolgáltatás.

4. A tartalomszervező használatához jelölje be a Felhasználók átirányítása a gyűjtőtárhoz csoportban lévő jelölőnégyzetet. Ez a beállítás a felhasználókat automatikusan átirányítja a Gyűjtőtárba, amikor dokumentumot próbálnak feltölteni.

5. Ha engedélyezni szeretné a dokumentumok más webhelyre irányuló továbbítását, jelölje be a Küldés másik helyre csoportban található jelölőnégyzetet.

6. A Mappa almappákra osztása csoportban jelölje be az Almappák létrehozása, ha a célhely túl sok elemet tartalmaz jelölőnégyzetet, ha automatikusan létre szeretne hozni almappákat, amikor az elemek száma túllépi a megadott értéket egy helyen.

   • Az Egy adott mappában lévő elemek száma mezőben adja meg, hogy a mappa hány dokumentumot tárolhat, mielőtt a rendszer új mappát hozna létre.

   • A Mappanév formátuma mezőben adja meg az újonnan létrehozott mappákhoz használni kívánt névformátumot.

7. A Többször beküldött dokumentumok csoportban adja meg, hogy az azonos elemek megkülönböztetéséhez a verziószámozási szolgáltatást szeretné-e használni, vagy egyedi karaktereket szeretne a fájlnevekhez fűzni.

8. Jelölje be a Környezet megőrzése csoportban található jelölőnégyzetet, ha a beküldött elemekhez és dokumentumokhoz naplóbejegyzésként menteni szeretné a naplókat és a metaadatokat.

9. A Szabálykezelők csoportban adja meg azoknak a felhasználóknak a nevét, akik a szervezet szabálykezelői. A szabálykezelőknek webhelykezelői engedélyekkel kell rendelkezniük ahhoz, hogy hozzáférjenek a tartalomszervezői szabályok beállítási laphoz. További információ: Tartalomszervezői szabályok létrehozása dokumentumok útválasztásához.

10. A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével állítsa be az automatikus e-mail küldést. A tartalomszervező e-mailt tud küldeni, ha egy beküldött elem nem felel meg valamelyik szabálynak, illetve olyankor is, ha bármilyen tartalom érkezik a tartalomszervezőhöz.

    Megjegyzés: A levelezést a rendszergazdának vagy SharePoint kell beállítania ahhoz, hogy ezek a jelölőnégyzetek engedélyezve legyen.

11. A Beküldési pontok csoportban adja meg azoknak az egyéb webhelyeknek vagy levelezőprogramoknak az adatait, amelyek tartalmakat küldhetnek az aktuális webhelyre.

    Tipp:  Itt található annak a webszolgáltatásnak az URL-címe, amelyen keresztül tartalmakat küldhet a webhelyre, ha létre szeretne hozni egy munkafolyamatot vagy egyéni megoldást, amellyel levelezőrendszerből küldhet dokumentumokat.