A tárak bemutatása

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

A tárak a webhelyek olyan részei, amelyekben létrehozhatja, összegyűjtheti, frissítheti vagy egyéb módon kezelheti a munkacsoport tagjaival megosztandó fájlokat. Minden egyes tárban található egy lista, mely a fájlok nevét és azok főbb adatait tartalmazza, megkönnyítve ezzel a tagok együttműködését és a fájlok használatát. Számos használatra kész tár és társablon közül választhat, melyek kitűnő támpontot kínálnak a fájlok rendezéshez. A tárakat létrehozásuk után sokféleképp testre szabhatja; megadhatja például a dokumentumok megjelenítésének, kezelésének és létrehozásának módját. Nyomon követheti a verziókat (beleértve a verziók számát és típusát is), illetve a projektkezelés hatékonnyá tétele érdekében egyéni nézeteket, űrlapokat és munkafolyamatokat hozhat létre.

Tartalom

Tárak – áttekintés

Mi az tár?

Hogyan használja egy tipikus csapat egy tárban?

A tárak típusai

A tárak felhasználási lehetőségei

Tárak elrendezése a webhely

Dokumentumok tárolása egyetlen tárban

Dokumentumok tárolása több tárban

Fájlok elrendezése a tárban

Oszlopok felvétele

Nézetek létrehozása

Mappák létrehozása

Oszlopok, nézetek és mappák együttes alkalmazása

Következő lépések

Tárak – áttekintés

Rengeteg időt és energiát emészt föl, ha személyi számítógépekben, hálózati lemezeken és üzenetmappákban kell kutatni minden egyes dokumentum után. Sokkal hatékonyabb a központi SharePoint-tár használata, melyet a csapat minden tagja elérhet és használhat.

Vissza a lap tetejére

A tár fogalma

Egy tipikus tár SharePoint-tárban egy webhelyen, ahol is létrehozása, tárolása, frissítés, és fájlokat a munkatársaival közösen tetszőleges pontjára. Különböző típusú tár – dokumentum, kép, űrlap és Wikilapok lap – fájlok és az alapvető tudnivalók a fájlokat, például ki lett-e a legutóbbi személy a fájl módosításához listáját jeleníti meg. Választhat a különböző típusú tárakban attól függően, hogy a fájltípus, amelyet akkor szeretne tárolni és hogyan használni kíván őket. Miután befejezte a tárakban, archiválja a fájlokat, a nem használt tár törlése és server helymegtakarítás.

A tárakat létrehozásuk után sokféleképp testre is szabhatja, szabályozhatja a dokumentumok megtekintését, nyomon követését, kezelését és létrehozását is. A verziókat is nyomon követheti (beleértve a verziók számát és típusát is), valamint megszabhatja, hogy a dokumentumot a jóváhagyás előtt ki tekintheti meg. Az üzleti folyamatok gyorsítása céljából a munkafolyamatok segítségével közösen kezelhetik a tárban található dokumentumokat. Az áttekinthetőség érdekében adatkezelési házirendeket állíthat be a dokumentumok kezelésének és elévülésének szabályozásához.

Vissza a lap tetejére

Hogyan használja egy átlagos csapat a tárakat?

A Contoso vállalat marketingcsapata közösen dolgozik a projekteken és a csoportdokumentumokon, ezért a csapattagoknak egy központi helyre van szükségük, ahol együtt dolgozhatnak a dokumentumokon, követhetik a teendőiket és értekezleteiket, kezelhetik projektjeiket és nyomon követhetik a csoportfeladatokat. A csapat egyik partnere ráadásul egy távol eső városban található, így a SharePoint 2010 használatából további előnyök is származnak.

Első lépésként a csapattagok közül kijelölik a webhely tulajdonosát, aki központi szerepet játszik a webhely kezelésében. A webhely tulajdonosa lesz a rendszergazda, teljes hozzáférést kap a tárhoz, és munkatársi jogosultsági szintet állít be a csoportwebhely Megosztott dokumentumok tárjához minden csapattag számára. Ezután a webhely tulajdonosa átnevezi a webhelyet „Marketingdokumentumoknak”, majd részletes leírást készít arról, hogy minden felhasználó, de legfőképp a kevésbé gyakorlott felhasználók pontos képet kapjanak a tár céljáról, valamint a megtekinthető és a hozzáadható dokumentumok típusáról. A csapat döntése nyomán ezt a tárat sajtókiadványok, költségvetési kimutatások, szerződések, ajánlatok és egyéb, e témákhoz kapcsolódó dokumentumok kezelésére használják.

A webhely tulajdonosának egyik első feladata, hogy sok fontos dokumentumot feltöltsön a tárba – ezáltal a webhely központi adattárként való használatára szoktatja a csapattagokat. Ezután a webhely tulajdonosa a következőket végzi el: beállítja, hogy szükség legyen a fájloknak a tárból történő kivételére, nehogy bárki módosításokkal véletlenül felülírja a fájlokat; beállítja a fájlverziók nyomon követését is, így a csapat rendelkezni fog a fájlváltozatok történetével, ami alapján bármely korábbi változat helyreállítható, ha ez szükséges. Hogy a vállalati szabványoknak való megfelelést biztosítsa, a webhely tulajdonosa marketingjelentésekhez, értékesítési szerződésekhez, kampánytervekhez és költségvetési munkalapokhoz tartozó, egységes sablonokat is ad hozzá a tárhoz. Minden sablon tartalmazza a cég emblémáját, valamint a célkitűzést. Amikor a tagok új fájlt hoznak létre a dokumentumtárból, egyszerűen kiválaszthatják a használni kívánt sablont.

Ahogy a csapattagok fájlokat adnak a tárhoz és közösen dolgoznak azokon, oszlopok hozzáadásával és nézetek létrehozásával rendszerezik a tárat, így a tartalmakat többféle, a munkájuk szempontjából hasznos nézetben jeleníthetik meg. Ha például a webhely tulajdonosa létrehozza a „Projektnév” oszlopot, a tagok szűrhetnek és rendszerezhetnek az oszlop segítségével.

Más csapattagok a pénzügyi negyedév alapján csoportosított nyilvános nézeteket hoznak létre, melyek kiszűrik a hat hónapon belül lejáró szerződéseket. Minden csapattag személyes nézeteket is hozhat létre, ezáltal a munkavégzés és az információk keresése egyszerűbbé válik.

Az egyik értekezleten a csapat elhatározza, hogy társzintű figyelmeztetéseket állít be, amely hetente egyszer értesíti a tagokat a frissítésekről. Szükség esetén bármely tag állíthat be az egyes fájlokhoz tartozó további figyelmeztetéseket és RSS-hírcsatornákat. A csapat egy fontos „szabályban” is megállapodik az együttműködés ezen új keretei között: amikor valamelyik tag dokumentumot kíván továbbítani a táron belül, ellenáll a kísértésnek, hogy a dokumentumot e-mail mellékletként küldje el; ehelyett csak a dokumentumhoz tartozó hivatkozást küldi el. Az ilyen hivatkozások a tár menüszalagjának használatával könnyen e-mail üzenetekbe illeszthetők, ezzel biztosítható, hogy a munkatársak a legújabb verzióhoz jussanak hozzá, és eközben a hálózatot sem terheljük felesleges adatok küldözgetésével.

Előfordul időnként, hogy a csapattagok és más felhasználók nem férnek hozzá bizonyos tartalmakhoz, mert hiányoznak az ehhez szükséges engedélyek. Némelyik dokumentum védett, mert bizalmas információkat, például szerződésekkel vagy költségvetéssel kapcsolatos adatokat tartalmaz. Mivel a felhasználók hozzáférést kérhetnek a webhely tulajdonosától, a hozzáférési engedély bármely webhelyhez és az ott található dokumentumhoz egyszerűen megszerezhető.

A marketingcsapat összes tagja (ám különösen a beszállító partner) örül annak a szolgáltatásnak, hogy a Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 segítségével a tár tartalmait kapcsolat nélküli módban is kezelheti, otthon vagy bármely távoli webhelyről dolgozhat azokkal, majd online üzemmódba való visszatérés után minden nehézség nélkül szinkronizálhatja a változásokat.

A marketingcsapat legfontosabb tevékenysége, hogy marketingkampányokat tervezzen az eladások és a bevételek növelése érdekében. Egy új kampányterv kidolgozása során a csapattagok nyomon követik a fájlok alverzióit – ha valami hibát ejtenek az egyik verzióban, akkor egyszerűen visszaállíthatják az előző változatot. Miután befejezték a kampánytervet, létrehozhatnak belőle egy főverziót, amelyet jóváhagyásra a jogi osztály és a vezetőség számára közzétesznek. Ha a fájlt jóváhagyták, akkor azt a cég más dolgozói is meg tudják tekinteni. A webhely tulajdonosa az online dokumentációt, a képzéseket és a blogokat érintő kutatást végez, majd kidolgozza a munkafolyamat programkód nélküli összeállításának módját, hozzárendeli azt a tárhoz, végül automatizálja a visszajelzés-fogadás, az aláírásgyűjtés és a dokumentum-közzététel folyamatát.

Háromhavi használat után a Marketing tár és webhely a marketingcsapat legfontosabb eszközévé nőtte ki magát, és lényegesen hozzájárult a termelékenység és hatékonyság növeléséhez az egész vállalat viszonylatában. A csapat már el sem tudja képzelni, hogy e nélkül a szolgáltatás nélkül dolgozzon, és igyekszik kihasználni a SharePoint 2010 együttműködést segítő további szolgáltatásait.

Vissza a lap tetejére

A tárak típusai

Bizonyos tárak minden létrehozott webhelyen elérhetők: ilyen például a Megosztott dokumentumok tár a csoportwebhelyek esetében. Ezek a tárak az egyéni célok szerint testre szabhatók, és további saját tárak létrehozása is lehetséges. Minden tártípus más célt szolgál, és némelyikük saját működési jellemzőkkel és szolgáltatásokkal rendelkezik.

Dokumentumtár:    A dokumentumtárak számos fájltípus (például dokumentumok és táblázatok) tárolására alkalmasak. A dokumentumtárakban más típusú fájlokat is tárolhat, noha bizonyos fájltípusokat biztonsági okokból blokkol a rendszer. Amikor nem blokkolt programokkal dolgozik, létrehozhat ilyen dokumentumokat a tár segítségével. Vállalatának marketingcsapata rendelkezhet például egy tervezési anyagokat, híradásokat és kiadványokat tartalmazó saját tárral.

Képtár:    A képtárak digitális fényképek és rajzok megosztására szolgálnak. A fényképek más típusú SharePoint-tárakban is tárolhatók, a képtárak azonban számos előnyt kínálnak. A képtárakból például megtekintheti a képeket diavetítésként, letöltheti azokat számítógépére, illetve a Microsoft Paint alkalmazáshoz hasonló, kompatibilis grafikai szoftverekkel akár szerkesztheti is a képeket. Ha a csapattal kapcsolatos eseményekhez és termékek bevezetéséhez kapcsolódó képeket kíván tárolni, érdemes megfontolni egy képtár létrehozását. A webhely bármely pontján (például a wikiwebhelyeken vagy a blogokban) a tárban található fényképekre mutató hivatkozásokat helyezhet el.

Űrlaptár:    Az űrlaptárak XML-alapú üzleti űrlapok (például vállalati költségkimutatások) kezelésére szolgálnak. Az űrlaptárak létrehozásához XML-szerkesztő vagy XML-alapú űrlaptervező program (például a Microsoft Office InfoPath) szükséges. A kitöltendő űrlap egy .xml kiterjesztésű fájl lesz, amely az űrlapban megadott adatokat (és csakis azokat) fogja tartalmazni – ilyen adat például a kiadások dátuma vagy összege. Az űrlappal kapcsolatos minden egyéb információt az űrlapsablon tartalmaz. Miután az űrlapot kitöltötték, az adatokat összekapcsolhatja más adatokkal, illetve exportálhatja őket későbbi elemzés céljából.

Wikilaptár    Wikilaptár segítségével csatlakoztatott wikilapokon gyűjteménye hozhat létre. Wikilap lehetővé teszi, hogy könnyen hozhat létre és módosíthat formátumban rutinszerű információk gyűjtése több személynek. Képek, táblázatok, hivatkozások és belső hivatkozásokat, a tár tartalmazó wikilapokon is adhat. Például a csapat a projekt egy wikiwebhely hoz létre, ha a webhely tárolhatja tippeket és trükköket egymáshoz kapcsolódó lapokhoz sorozata.

Megjegyzés: Attól függően, hogy a webhely és konfigurálása, további rendszer tárakat, például a stílustárhoz, Webhelyeszközök tárba, és lapok webhelytár automatikusan létrejön egy SharePoint Server 2010szerint. A felhasználói felületen adott tárakban azonban nem hozható létre.

Vissza a lap tetejére

A tárak felhasználási lehetőségei

A tárakat az alábbi módokon használhatja, illetve teheti a csoport számára még hasznosabbá:

Nézetek létrehozása     Az elemek egy tárban, amely a legfontosabbak Önnek vagy a legjobban illeszkedő célból egy nézet is használhatja. A tényleges dokumentumtár tartalmának nem változnak, de a fájlok vannak rendezve, vagy a könnyebb megkereséséhez, és tallózással jellemző módon szűrt.

Fájlok kivételének megkövetelése     Fájl kivételének van szüksége, ezért gondoskodnia arról, hogy csak egy személy szerkesztheti a fájlt, mindaddig, amíg be van jelölve. Megkövetelése a dokumentumok kivételét megakadályozza, hogy több személy egyszerre, amely szerkesztési ütközések létrehozhat és fejetlenséget vezethet változtatásokat. Igénylő kivétel is segíthetnek, amelyben emlékezteti arra a csoporttagok hozzáadása Megjegyzés azok jelölje be a fájl, így könnyebben nyomon követheti mi változott minden verzióban.

Verziók nyomon követése     Ha a fájlok korábbi verzióinak megőrzése kell tárak segíthetnek nyomon követheti, tárolni és a fájlok visszaállítása. Megadhatja, hogy az összes verzióinak követésére megegyező módon. Vagy lehetősége van arra, hogy egyes verzióiban megjelölése fő, például egy új fejezet hozzáadása a manuális és egyes verzióiban, például egy helyesírási hibára rögzítési kisebb mint. Rendelkezésre álló tárterület méretének kezelésének egyszerűsítése érdekében tetszés szerint megadhatja az egyes verziójával, amelyet akkor szeretne tárolni a számot.

Dokumentumok jóváhagyásának megkövetelése     Megadhatja, hogy a dokumentum jóváhagyásra szükség. Dokumentumok függőben állapotú marad, amíg nem jóváhagyott vagy elutasított, aki rendelkezik a megfelelő engedélyekkel. Megadhatja, hogy melyik felhasználói csoportok dokumentum megtekintése előtt jóváhagyása. Ez a funkció akkor lehet hasznos, ha a tárban fontos irányelveket vagy a előtt mások láthassák végleges kell eljárásokat tartalmaz.

Engedélyek megadása    SharePoint-csoportok és a jogosultsági szintek segítséget hatékonyan kezelheti a tartalom eléréséhez. Alapértelmezés szerint tárak, tárak és dokumentumok található mappák engedélyeinek a szülőwebhelyüktől öröklik. Jogosultsági szint hozzárendelése egy adott elemet segítséget nyújtanak a bizalmas tartalmak, például a szerződés vagy a projekt költségvetése információk védelmét nélküli hozzáférés korlátozása a webhely többi.

Értesítés a változásokról     Tárak a SharePoint 2010-ben támogatja az RSS technológia, hogy a munkacsoport tagjai automatikusan vezérlőn és frissítések, illetve a hírcsatornákat, a híreket és információkat összevont helyen megtekintése. Az RSS technológia figyelmezteti egy tárba, például a tárban tárolt fájlok változásakor módosításokat is használhatja. Az RSS-hírcsatornák engedélyezése a munkacsoport tagjai, amelyek módosultak összevont listájának megtekintéséhez. E-mail értesítések, így értesítést kap fájlok módosítása is létrehozhat.

Munkafolyamatok létrehozása     Dokumentumtípus tár vagy a tartalom a szervezet definiált munkafolyamatok használhatja szabni üzleti folyamatokhoz, például a dokumentumok jóváhagyásának kezelése, vagy olvassa el. A csoport üzleti folyamatok alkalmazhat a dokumentumokat, és adja meg a műveleteket, amelyeket kell tenni a sorozatból, például jóváhagyása vagy dokumentumok fordítási munkafolyamatok neve. SharePoint-munkafolyamat helyezi át a dokumentumok vagy elemek keresztül, műveletek vagy feladatok automatikus módszert. Három munkafolyamat érhetők el az alapértelmezés szerint a tárak: továbbítja jóváhagyásra; a felhasználók egy csoportja egy dokumentum jóváhagyás Visszajelzéseket, amely dokumentum továbbítása a csoport számára visszajelzést, és a fordítás, mint a munkafolyamatot indító személy és adja meg a dokumentumot. és az Aláírás-összegyűjtési, amelyen a dokumentum továbbítása a csoportnak a tagjai a digitális aláírások összegyűjtése

A tartalomtípusok definiálása     Ha a csoport működik-e a különböző típusú fájlokat, például a munkalapokat, bemutatókat és dokumentumok bővítheti a funkciók a tár engedélyezésével, és többféle tartalomtípus definiálása. Tartalomtípusok rugalmasság és következetességét hozzáadása több tárban keresztül. Minden egyes tartalomtípus egy sablont, és még munkafolyamat folyamatok is megadhat. A sablonok kiindulási pont, a formázást, valamint minden olyan sablonszöveget és az adott típusú, például az osztályok nevét vagy a szerződés számát a dokumentumokra vonatkozó tulajdonságokat működjön.

Ügyfél-integráció    Bizonyos kompatibilis ügyfélprogramok közvetlenül az ügyféltől a SharePoint-szolgáltatások használata. Például Microsoft Word 2010használatakor, kezelheti beadása és könnyen nézze meg többet. A Microsoft Office SharePoint Workspace 2010-ben vagy a Microsoft Outlook 2010offline állapotba helyezéséhez tár tartalma, távoli webhelyről elérheti őket, és majd zökkenőmentesen szinkronizálnia a módosításokat akkor újrakapcsolódáskor.

Eseménynaplózás   bizalmas fájlok csoportjának van, és hasznos lehet, hogy hogyan a dokumentumok használnának lenne, ha egy házirendet, amely lehetővé teszi, hogy engedélyezze a "" naplózását eseményeket, például fájl módosításokat, a másolatot vagy a törlés definiálhatók.

Vissza a lap tetejére

Tárak elrendezése a webhelyen

A tárak webhelyeken történő elrendezésének módja a csoport igényeitől és a gyakran alkalmazott adatkeresési és -tárolási szokásoktól függ. Némi tervezéssel kialakíthatja a csoport számára legmegfelelőbb szerkezetet. A tárak több olyan szolgáltatással is rendelkeznek, amelyek segítségével több fájllal dolgozhat egyetlen tárban, ám előfordulhat, hogy több könyvtár használata jobban megfelel a csoport igényeinek.

Dokumentumok tárolása egyetlen tárban

Lehetséges, hogy egyetlen tárat szeretne használni különböző célokra. Ilyen eset például, amikor egy csoport számos projekten dolgozik, vagy ha több csoport dolgozik ugyanazon a projekten. Fontolja meg egy tár használatát, ha:

  • A csoport tagjainak több különböző nézetre vagy összegző információkra is szüksége van egyazon fájlcsoportról. Előfordulhat például, hogy egy vezető a fájlokat részleg vagy határidő szerint csoportosítva szeretné megtekinteni.

  • A webhely ugyanazon helyén található fájlokban szeretnének keresni.

  • A fájlokra azonos beállításokat szeretne alkalmazni, például a fájlverziók nyomon követését vagy a jóváhagyást.

  • A tárral dolgozó csoportok hasonló jellemzőkkel rendelkeznek, például azonos jogosultsági szinten vannak.

  • Egy munkafüzetben szereplő fájlok információit szeretné elemezni, vagy a fájlokról összevont frissítéseket szeretne kapni.

A több, közös tárban található dokumentummal végzett munka hatékonyságának növelése érdekében a fájlok elrendezését oszlopok hozzáadásával, nézetek definiálásával és mappák létrehozásával alakíthatja ki.

Vissza a lap tetejére

Dokumentumok tárolása több tárban

Hasznos lehet több tárat létrehozni, ha jelentős különbségek vannak a tárolni és kezelni kívánt fájlcsoportok között, vagy a fájlokkal dolgozó csoportok között. Használjon többféle tárat, ha:

  • A tárolni és kezelni kívánt fájltípusok jelentősen eltérnek és ha a fájlokkal dolgozó személyek nem szeretnének az összes fájlban együtt keresni, illetve nem használják az áttekintő nézetet.

  • A fájlokkal dolgozó személyek köre, valamint a jogosultságaik jelentősen eltérnek.

  • Különböző beállításokat kell alkalmaznia a fájlok többféle csoportján, mint amilyen a verziószámozás vagy jóváhagyás.

  • A fájlokat nem kívánja együtt elemezni, illetve azokon nem szeretne összevont frissítéseket alkalmazni.

  • Új fájlok létrehozása során eltérő lehetőségeket szeretne megjeleníteni, vagy a tár Új menüjében található lehetőségek sorrendjén szeretne változtatni.

Az alábbi módokon hatékonyan dolgozhat többféle tárral:

Webhelysablonok és oszlopok beállítása    Ha a szervezet nem felel meg bizonyos egységes beállítások végig a tárak létrehozására, akkor beállíthatja webhelysablonok és webhelyoszlopok. Hogy nem kell hozza létre ismét a beállítások minden alkalommal, amikor több tárban keresztül is megoszthatja a beállítások.

Másik helyre fájlok küldése    Ha azt szeretné, hogy egy fájl több tárakban használhatók, tárolja azt a egy tárat, és majd elküldheti valakinek a tárakat. Megadhatja, hogy bizonyos részeihez frissítése a dokumentum összes példányát, ha a módosítást végez az eredeti.

Társablonok létrehozása    Létesíthet-beállítások némelyikét egységes tárak vagy jellemzők újrafelhasználása tárak keresztül szeretné, ha egy tárban sablonként mentheti. Társablonok létrehozása, kattintson a Webhelyműveletek menüben esetén választható lehetőség a webhelyen.

Vissza a lap tetejére

Fájlok elrendezése a tárban

A fájlokat többféle módon is elrendezheti a tárban. Hozzáadhat oszlopokat, létrehozhat nézeteket és mappákat. Mindegyik módszernek megvan a maga előnye, és akár kombinálhatja is ezeket az eljárásokat a csoport és az adott tár igényei szerint.

Oszlopok hozzáadása

Alapértelmezés szerint az alkalmazás a tárban a fájlok nevét, valamint az állapotukkal (például kivételükkel) kapcsolatos információkat követi nyomon. A nyomon követést és kategorizálást segítő olyan további oszlopokat is adhat meg, mint amilyen például a kampány nevét vagy a projekt számát (illetve bármely kapcsolódó információt) tartalmazó oszlop. A létrehozandó oszlopok típusa igen sokféle lehet, például egysoros szöveg, legördülő lista, más oszlopokon alapuló számítás eredménye vagy akár a webhely egy tagjának neve és fényképe.

Az oszlopok oszlopfejlécei megkönnyítik a dokumentumok rendszerezését és szűrését. Ha megtekinti az egyik tárban található fájlokat, lehetősége van a fájlok ideiglenes rendezésére vagy szűrők alkalmazására úgy, hogy rámutat az oszlop nevére, és a mellette megjelenő nyílra kattint. Ez hasznos segítség, ha a fájlokat egy adott módon szeretné megtekinteni, de a tár következő megjelenítésekor meg kell ismételnie az eljárást.

Vissza a lap tetejére

Nézetek létrehozása

A felhasználók különféle nézeteket szeretnek használni: megjeleníthetik az összes dokumentumot egy bizonyos projekt vonatkozásában, megtekinthetik az egy bizonyos részleghez tartozó összes dokumentumot, de akár esedékességük alapján, hónapok szerint is csoportosíthatják azokat. Ha a fájlokat egy adott módon többször is meg szeretné tekinteni, érdemes nézetet létrehoznia. Ennek segítségével a tárban dolgozva a fájlokat mindig ugyanúgy meg tudja jeleníteni. Ha nézetet hoz létre, akkor az hozzáadódik a tár menüszalagján található Jelenlegi nézetek legördülő listához.

A tárnézetek a tárbeli elemeket megjelenítő lap oszlopainak gyűjteményei, melyek gyakran rendezési sorrendet, szűrőket, csoportosításokat és egyéni elrendezéseket határoznak meg. A tárak személyes és nyilvános nézeteket is tartalmazhatnak. Bármely munkatársi jogosultsági szinttel rendelkező személy hozhat létre személyes nézeteket a fájlok szűrt vagy az egyéni igényeknek megfelelő megtekintése céljából. Ha tervezési jogosultsággal rendelkezik, akkor lehetősége van a tárat használó minden személy számára elérhető nyilvános nézetek létrehozására is. Ezenkívül bármelyik ilyen nyilvános nézetet alapértelmezetté is teheti, így a tár megtekintésekor automatikusan ez fog megjelenni.

Ha a csoport tagjai a tárakat mobileszközökön is meg szeretnék tekinteni, hozhat létre akár korlátozott mobil nézeteket is, például csökkentett számú elem megjelenítésével, amely optimális lehet a mobileszközök sávszélességéhez és korlátaihoz.

Vissza a lap tetejére

Mappák létrehozása

A mappák (más néven tárolók) a tár vagy lista fájljainak további csoportosítási és kezelési lehetőségeit kínálják. Ha a tárhoz tartozó mappák engedélyezve vannak, a legtöbb típusú tárhoz adhat hozzá mappákat. Ha a tár sok elemet tartalmaz, a mappák az ezekhez történő hozzáférés hatékonyságát is növelik. A mappa létrehozásakor valójában egy belső indexet hoz létre, mely ugyanígy létrejön a tárhoz vagy a listához tartozó gyökérmappa vagy legfelsőbb szint esetében. A mappában található elemek elérésekor valójában ezt a belső indexet használja.

Ha a tár sok, egy bizonyos módon csoportosítható elemet tartalmaz, érdemes mappákat használni a tartalom táron belüli elrendezésére. Az ilyen csoportok jellegzetes példái a projektek, csapatok, részlegek, termékkategóriák, kortartományok, alfabetikus listák és alcsoportok (A-C, D-F stb.). A mappák használatával a sok fájl a megszokott módon kezelhető és tekinthető meg.

A tárhoz tartozó mappák

Alapértelmezés szerint engedélyezve mappák tár mappákat az alapértelmezett nézet a tár, szűrők nélkül jeleníti meg. Ez akkor hasznos, mert a felhasználók választhatnak a megfelelő mappát, amikor azok szúr be az új dokumentumok. Az összes mappa megjelenítése is teszi kevésbé valószínű, hogy elemek helytelenül, hozzáadódik az a tárhoz tartozó mappák kívülre. Egyszerűen átrendezéséhez dokumentumok különböző tár mappákba használatával a Megnyitás Windows Intézővel parancs a tár menüszalagon érhető el.

Megjegyzés: Dokumentumtár-nézetet definiálható, rendezéssel-van, ebben az esetben a mappák nem minden elemhez előtt először a nézetben megjeleníteni. Előfordulhat, hogy nem kívánt nézet rendezési beállítás használata, ha azt szeretné, hogy a felhasználók számára, egyszerűen keresse meg a megfelelő mappát.

Bár a könyvtár mappákból ne jelenjen meg a dokumentumok szakaszban a fontos rovatok sávon, a webhelytulajdonosok vagy a webhely tervezésére jogosult felhasználó engedélyezheti a fanézet, amely a Webhely-hierarchia csoport megjelenik a fontos rovatok sávon, és felnagyíthatja, csukja össze, és egyszerűen kattintson a mappák, tárak.

Mappák fanézetben

Vissza a lap tetejére

Oszlopok, nézetek és mappák együttes alkalmazása

Az összes fájlfeltöltéshez az alábbi módszerek együttműködhetnek. Az azonos oszlopok használatával nyomon követheti a projektek az alapértelmezett nézetben, a tár nézet létrehozása több szűrő feltétellel használható. Nézet is rendezett és szűrt dinamikusan az oszlopfejlécek további azonosíthatók, és a spur, a pillanattól fogva szükséges tartalmak azonosítása gombra kattintva. Ha egy olyan mappastruktúra definiálva van a tárban, "konvertálhatók" tár nézet megadásával a mappák nélkül az összes elem megjelenítése beállítás a mappák szakasz létrehozásakor és a nézet módosítása. Minden egyes megközelítés beszerzése a megfelelő tartalmat a megfelelő időben és a megfelelő módon, hogy más is kiegészíti.

Vissza a lap tetejére

Következő lépések

Miután átfogó képet kapott a tárakról, megismerhet néhány velük kapcsolatos további hasznos eljárást:

  • Tár vagy a tárban található mappa létrehozása és törlése

  • A tár fájljainak hozzáadása, megnyitása és törlése

  • Oszlopok hozzáadása a tárhoz, és tárnézetek létrehozása

  • A társablonokkal és tartalomtípusokkal végzett munka

  • SharePoint-tár szinkronizálása a számítógépről ügyfélprogramokkal

  • Dokumentumok áthelyezése és másolása tárak között

  • Munkafolyamatok használata tárak esetében

  • Jogosultságok és speciális beállítások megadása tárakhoz

  • Képtárak használata

  • Nagyszámú dokumentummal rendelkező tárak kezelése

További információkat a Lásd még szakaszban talál.

Vissza a lap tetejére

Office-ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×