A rekordtár webhely

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A Microsoft Office SharePoint Server 2007 Rekordtár webhelysablonjával a szervezetek kialakíthatják rekordkezelési és -elévülési programjukat.

Tartalom

A rekordtár webhely sablon szolgáltatásait

A rekordtár webhely tervezése

A Rekordtár webhelysablon szolgáltatásai

A rekordtár olyan központi adattárként funkcionál, amelyben tárolni és kezelni lehet a szervezet valamennyi rekordját. A rekordtár támogatást nyújt a teljes rekordkezelési folyamat során, a rekordok összegyűjtésétől kezdve a rekordok kezelésén át a rekordok törléséig. A rekordtár webhelyet jellemzően a szervezet iratkezelésért felelős szakemberei és informatikusai tervezik meg és helyezik üzembe a szervezet fájlkezelési terveinek megfelelően.

A Rekordtár webhelysablon az Office SharePoint Server 2007 néhány alapfunkcióját, illetve speciális rekordkezelési szolgáltatásokat kombinálva a következő lehetőségeket nyújtja:

  • Raktározási funkciók:     A rekordtár webhely számos eszközzel segíti a tárolt adatok integritását:

    • A rendszer soha nem módosítja automatikusan a rekordokat. Így biztos lehet benne, hogy a rekordtár webhelyre feltöltött, majd onnan később letöltött rekordok mindig azonosak.

    • A webhelygazdák egyszerűen konfigurálhatják a rekordtár webhelyet, és megadhatnak olyan beállításokat, amelyek a dokumentumok tartalmán végzett változtatások verziószámmal történő ellátása és meghatározott módosítástípusok naplózása révén megakadályozzák a rekordok közvetlen módosítását.

    • A rekordtár segítségével a rekordfelelősök a rekordok metaadataitól függetlenül hozzáadhatják és karbantarthatják az elemek metaadatait, és így a rekordkezelési feladatokhoz tartozó adatok a tényleges rekordok módosítása nélkül frissíthetők. A metaadatok módosításait szintén verziószámmal látja el a program.

  • Információk adatkezelési házirend érvénybe lépéséig   Office SharePoint Server 2007 rekordkezeléshez lehet hasznos több házirend-szolgáltatást tartalmaz: 

    • Naplózás:     Ez a szolgáltatás naplózza a fájlokkal kapcsolatos eseményeket és a fájlokon végzett műveleteket. A rekordkezelési napló azért hasznos, mert rögzíteni lehet, hogy ki nézte meg a rekordtár webhelyen szereplő adatokat, illetve azt, hogy ki fért hozzá az adatokhoz.

    • Lejárat:     Ez a szolgáltatás határozza meg, hogy meddig kell megőrizni egy rekordot, és milyen műveletet (például törlést vagy a rekordtörlési munkafolyamat kezdeményezését) hajtson végre a rendszer, amikor lejár az elévülési idő. A rekordkezelésben a rekordok elévülési ideje általában akkor kezdődik, amikor a rekordot először töltik föl a rekordtár webhelyre.

    • Vonalkódok:     Ez a szolgáltatás minden rekordhoz társít egy egyedi vonalkódképet és egy számértéket. A rendszer a vonalkód értékével együtt tárolja és indexeli a rekord elektronikus verzióját is. A rekordkezelésben a vonalkódok a tényleges rekordok megőrzése és nyomon követése szempontjából hasznosak. Ha a tárban szereplő rekordoknak fizikai verziójuk is van, akkor a vonalkódok segítségével lehet egyeztetni a tényleges verziót az elektronikus megfelelővel.

  • A rekordok gyűjtésére szolgáló programozható felület:     A rekordtár több olyan szolgáltatást támogat, amelyekkel rekordgyűjtést lehet végrehajtani. A rekordtár programozható felülete segítségével a szervezet beállíthatja, hogy a dokumentumkezelő és az e-mail rendszer is automatikusan elküldje a fájlokat a rekordtár webhelyre. A tartalmat vagy SOAP protokollt alkalmazó webszolgáltatással vagy SMTP protokollt alkalmazó e-mailben lehet elküldeni a rekordtár webhelyre.

  • Rekordtovábbítás:     A rekordtár rekordtovábbítási listája a bejövő rekordokat (mind az automatikusan, mind a manuálisan feltöltött rekordokat) automatikusan továbbítja a rekord típusának megfelelő helyre. Amikor feltölt egy rekordot a rekordtár webhelyre, gyakran további kapcsolódó adatok is feltöltődnek, például a naplóelőzmények és a metaadatok. A rekord naplóelőzményei a rekordtár webhelyen egy XML-fájlban vannak tárolva, a rekord metaadatai pedig egy XML-fájlban és a rekordtár webhely metaadatokat tartalmazó oszlopaiban is szerepelnek.

  • Mentesség:     A rekordtár lehetővé teszi, hogy a szervezetek a jogi vizsgálat tárgyát képező rekordokat peres eljárás részeként kezeljék, vagy megjelöljék revízióra vagy vizsgálatra, és egy mentességi listára helyezzék. Ha a rekordok mentességi listán vannak, akkor az érvényben lévő elévülési házirendek nem vonatkoznak a szóban forgó rekordokra, és így a rekordok védve vannak a megsemmisüléstől. Ha például egy peres eljárás esetén a szervezet mentesíti azokat a rekordokat, amelyekre szüksége lehet, akkor ezek a rekordok a peres eljárás végéig rendelkezésre állnak. A rekordok egyszerre több okból mentesítve lehetnek. A rekordfelelősök mentesítendő rekordokat is kereshetnek a rekordtár webhelyen.

Vissza a lap tetejére

A rekordtár webhely megtervezése

A legfelső szinten két lépésből áll a rekordkezelési módszerek kialakítását lehetővé tévő rekordtár webhely létrehozása:

  1. Egy szervezet kell a bejegyzések kezelése stratégia kialakítása és hivatalos rekordok kezelési terv. Ez a közös munkával jött létre, amely magában foglalja a rekordkezelők, a megfelelőségi szakemberek, INFORMATIKAI szakemberek és informatikai munkatársak között összehangolására.

  2. Megvalósítását a rekordok kezelési terv egy vagy több Rekordtár helyek konfigurálásaa szervezet majd kell.

Az alábbi szakaszok ismertetik ezeknek a lépéseknek a főbb elemeit.

A rekordkezelés megtervezése

Mielőtt a szervezet konfigurálhatná a rekordkezelési megoldást képező rekordtár webhelyet, ajánlott kialakítani a rekordkezelési stratégia formális tervét. A formális rekordkezelési terv egyes elemei a legtöbbször szervezetenként vagy vállalatonként eltérőek. A következő dokumentumokra és folyamatokra azonban szinte az összes rekordkezelési tervben szükség van:

  • Archiválási terv:     Az archiválási terv tartalmazza azoknak a dokumentum- vagy elemtípusoknak a leírását, amelyet a szervezet elismer hivatalos üzleti rekordként. Jelzi, hol vannak tárolva ezek a rekordok, és tartalmazza az egyik rekordtípust a másiktól megkülönböztető információkat. Az archiválási terv a rekordok tárolásával, kezelésével és létrehozásával kapcsolatos házirendek, folyamatok és útmutatások teljes körű gyűjteménye. Az archiválási tervnek minden rekordra ki kell terjednie, függetlenül a hordozótól (papír, e-mail és elektronikus fájlok). Az egyes rekordok osztályozásának, őrzésének és végső megsemmisítésének a módját is meg kell határozni a tervben. Ezenkívül a speciális rekordkategóriákkal kapcsolatos szempontokat is tartalmaznia kell ( speciális rekordkategória például a Bizalmas, a Fontos, az Üzleti titok és a Kiemelt). Végül azt is meg kell határozni az archiválási tervben, ki felelős az egyes rekordtípusok kezeléséért.

  • Elévülési ütemezés:     Az elévülési ütemezéssel meg lehet határozni, meddig kell megőrizni az archiválási tervben szereplő egyes rekordtípusokat (vagyis be lehet állítani a rekordtípusok elévülési időtartamát), és meg lehet adni, milyen törlési műveletre kerüljön sor az időszak végén (milyen törlési művelet legyen a rekordtípushoz társítva). Az elévülési ütemezés házirendjét általában a jogi követelmények, a szervezet által vállalt kockázat és az üzleti szükségletek alapján állapítják meg. Ezenfelül az elévülési ütemezés általában ismerteti az egyes rekordtípusok elévülési idejét meghatározó kockázatkezelési válságterveket is.

  • Megfelelőségi előírások dokumentuma:     A megfelelőségi előírások dokumentuma definiálja azokat a szabályokat, amelyeket be kell tartaniuk a rekordkezelést végző informatikai rendszereknek, valamint azokat a képességeket és szükséges rendszeres felügyeleti tevékenységeket is meghatározza, amelyeket támogatnia kell a rendszernek ahhoz, hogy megfelelőnek számítson.

  • A rekordok törlését felfüggesztő formális művelet:     Ez a művelet, amelyet gyakran neveznek mentesítésnek, részletesen meghatározza, hogyan függeszti fel a szervezet a rekordok törlését peres eljárás, naplózás, vizsgálat vagy hasonló esemény bekövetkezte esetén.

  • A rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszer:     Ha biztos szeretne lenni abban, hogy az alkalmazottak a megadott alapelvek és műveletek szerint iktatják, nyitják meg és kezelik a rekordokat, a rekordkezelési programban szerepelnie kell egy, a rekordkezelést figyelő és arról jelentést készítő rendszernek vagy műveletnek.

Vissza a lap tetejére

A rekordtár webhely konfigurálása

Miután a szervezet elvégezte a rekordkezelés részletes megtervezését, és kialakított egy formális rekordkezelési tervet, létre lehet hozni és konfigurálni lehet a program megvalósításához szükséges rekordtár webhelyet.

A rekordtár webhely konfigurálásához az alábbi lépéseket kell elvégezni:

  1. Az archiválási tervben meghatározott minden egyes rekordtípusnak létre kell hozni dokumentumtárat vagy listát.

    Ajánlott a rekordtervben szereplő valamennyi tartalomtípushoz létrehozni egy dokumentumtárat.

    Amikor rekordokat töltenek fel a rekordtár webhelyre, a rendszer automatikusan a megfelelő listára vagy tárba továbbítja a rekordokat.

  2. Létre kell hozni a kívánt dokumentumtárak, listák vagy tartalomtípusok oszlopait, amelyek az archiválási tervben meghatározott rekordtípusok metaadatait tartalmazzák és jelenítik meg.

  3. Be kell állítani a rekordtár webhelyen szereplő valamennyi rekordtípus adatkezelési házirendjét. Ezeknek az házirendeknek meg kell felelniük a szervezet archiválási tervében és elévülési ütemezésében beállított elévülési időszakoknak és naplózási követelményeknek.

  4. Konfigurálni kell a rekordtovábbítási listát, hogy minden egyes rekordtípust a megfelelő helyre továbbítson a rendszer. Amikor rekordokat töltenek fel a rekordtár webhelyre (akár manuálisan, akár automatikusan), az Office SharePoint Server 2007 ennek a táblázatnak az alapján határozza meg a rekord besorolását a rekordtár webhelyen belül, és így dönti el, hova kell küldeni az adott rekordot.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×