A rekordok tárolási és kezelési módszerének kiválasztása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A SharePoint-ban lehetőség van az archívumokban található rekordok kezelésére, illetve az aktív dokumentumokkal azonos dokumentumtárban is kezelhetők a rekordok.

Áttekintés

A rekordkezelési megoldás megtervezése előtt vonja be a rendszergazdákat a megoldás tervezésébe. A rekordkezelő megoldások tervezésével és megvalósításával kapcsolatban a Lásd még szakaszban található hivatkozásokra kattintva olvashat bővebben.

A Rekordtár webhely    archívumként szolgál, és a dokumentumokat akkor másolja a rendszer az archívumba, amikor rekorddá válnak. Azt, hogy egy dokumentum rekord-e vagy sem, az dönti el, hogy a rekordok archívumában vagy máshol szerepel.

A rekordok helyben történő kezelése    alternatívát kínál a hagyományos módszernek, amelyre a rekordok máshová való másolása vagy áthelyezése, majd biztonsági és adatmegőrzési szabályok alkalmazása jellemző. A rekordokat „helyileg” kezelheti, ami azt jelenti, hogy a dokumentumokat megtarthatja a webhelyen, aktuális helyükön, rekordként deklarálhatja őket, majd alkalmazhatja rájuk a megfelelő biztonsági, adatmegőrzési és törlési szabályokat.

Egy hibrid megközelítés is alkalmazható. Például két évig megtarthatja helyben a rekordokat az aktív dokumentumokkal egy helyben, aztán a projekt befejeződésekor áthelyezheti a rekordokat a rekordarchívumba.

Rekordtár

A vállalat minden részlegéből elküldhetők a tartalmak a rekordtárba, és onnan a megfelelő helyre irányíthatók, ahol a megfelelő jogosultságok és házirendek (például lejárat és naplózás) alkalmazásával kerülhetnek a megfelelő helyre.

A metaadatok – azaz magukra az adatokra vonatkozó információk – kulcsfontosságú szerepeket játszanak az információk könnyebb kezelésében és későbbi visszakereshetőségében. Az olyan jellemzők, mint például a tartalomtípusok, a tartalomszervező és a virtuális mappák megkönnyítik a metaadatok használatát.

A rekordtárak szolgáltatásai többek között a következők:

  • Dokumentumazonosító:    Minden dokumentumhoz hozzárendelhető egy egyedi azonosító, amely akkor is a dokumentummal marad, amikor azt archiválják. Így a rekordokra egyszerűen lehet azonosító szerint hivatkozni attól függetlenül, hogy hová kerül a dokumentum.

  • Többszakaszos adatmegőrzés:    Az adatmegőrzési házirendek több szakaszból is állhatnak, így a dokumentumok teljes életciklusa egyetlen házirendben megadható (például a szerződések évenkénti felülvizsgálata, majd 7 év után törlése).

  • Elemenkénti naplójelentések:    Egy adott rekordról külön hozható létre testreszabott naplójelentés.

  • Hierarchikus fájlkezelési sémák:    Mély, hierarchikus mappastruktúrák hozhatók létre, és az adatmegőrzés a hierarchián belül mappánként kezelhető (vagy örökölhető a szülőmappáktól).

  • Fájlkezelésiséma-jelentés    Elemek számát megjelenítő egyes szakaszában a fájl tervet, és az adatmegőrzési házirendek a terv minden csomóponton egy összegző jelentések készítése Osztályozási rendszer neveinek és központosított tartalomtípusok: az archiválás egy vállalati szintű osztályozástól és egységesebb és a helyi átadás közötti együttműködést térközök és az archív mappák biztosítása tartalomtípusok fogyasztói lesz. Azt fogja kell beszélgetés sokkal több kapcsolatban a 2010-es osztályozási befektetés jövőbeli bejegyzések.

  • Osztályozás és központosított tartalomtípusok:    Az archívum a teljes vállalatot felölelő osztályozások és tartalomtípusok fogyasztójává válik, így biztosítható az együttműködési területek és az archívum közötti konzisztencia és a kontextusok átvitele. A későbbi bejegyzésekben még sok szó esik az osztályozásra 2010-ben fordított erőfeszítéseinkről.

  • Tartalomszervező:    A rekordtovábbító metaadatok használatával irányíthatja a hierarchikus fájlkezelési sémában a megfelelő helyre a beérkező dokumentumokat. Így lehetséges például a továbbított tartalmakon szabályok automatikus végrehajtása, például: „ha egy beszerzési szerződés az Alfa projekt címkéjével van ellátva, menjen az Alfa-szerződések mappájába, és legyen az elemre érvényes az adott mappa adatmegőrzési házirendje”.

  • Virtuális mappák   : A fájl csomagja tár kezelése, de gyakran idő remekül meg szeretné változtatni nyissa meg, és keresse meg a keresett tartalmat. A SharePoint 2010-es Rekordtár egy új funkció lehetővé teszi, hogy virtuális mappák elérhetővé teheti kulcs metaadatok metaadat-alapú navigáció nevű alkalmazza:

Vissza a lap tetejére

A helyben történő rekordkezelés

Bármelyik webhelyen engedélyezheti a helyben történő rekordkezelést, és bármelyik webhelyet beállíthatja rekordkezelő rendszerként. Az ilyen rendszerben – a Rekordtártól eltérő módon – a rekordokat az aktív dokumentumok mellett, együttműködési területen tárolhatja.

A helyben történő kezelés lehetővé teszi az együttműködési területeken található tartalmak szabályozását. Így bizonyos SharePoint-dokumentumok (vagy blogok, wikilapok, weblapok és listaelemek) rekordokká nyilváníthatók. A rendszer meg tudja akadályozni az ilyen rekordok törlését vagy szerkesztését, szükség esetén a szervezeti rekorddefiníciónak megfelelően.

A naplózás, az adatmegőrzés, a lejárat, a jelentéskészítés, a rekordok munkafolyamatai, az elektronikus adatok feltárása és a jogi mentesség mind olyan funkció, amely az együttműködési területen használható, így megteremthető az egyensúly a SharePointnak a végfelhasználók számára megjelenő értéke, illetve az információszabályozás között.

A rekordok deklarálhatók manuálisan – egy munkafolyamatban lévő nagyobb folyamat részeként –, vagy egy dokumentum adatmegőrzésének előre deklarált részeként, például két év után. A lényeg az, hogy amikor a tartalmat rekorddá nyilvánítják, a tartalom nem kerül bele egy archívumba – ott marad, ahol volt, így a felhasználók továbbra is meg tudják találni, illetve használni tudják a tartalmat.

A helyben történő rekordkezelést alkalmazó rendszerek néhány további előnye:

  • A rekordok több webhelyen létezhetnek és több webhelyen kezelhetők.

  • A verziószámozás engedélyezésével a rekordverziók automatikusan karbantarthatók.

  • A keresés rekordokon és aktív dokumentumokon egyszerre futtatható.

  • Pontosabban szabályozhatja, hogy szervezetében mi tekinthető rekordnak, és ki hozhat létre rekordot.

Vissza a lap tetejére

A megoldás tervezésekor figyelembe veendő szempontok

Amikor átgondolja, hogy a rekordokat külön rekordtárban vagy a dokumentumok létrehozásánál használt együttműködési webhelyen kezelje, érdemes szem előtt tartani a következő kérdéseket:

  • Az együttműködési webhely irányítási modellje megfelel rekordkezelési célokra?

  • Az ágazatra vonatkoznak-e olyan szabályozói előírások, amelyek értelmében a rekordokat külön kell választani az aktív dokumentumoktól?

  • Rá lehet bízni az együttműködési webhely rendszergazdájára egy olyan hely kezelését, amely rekordokat tárol?

  • A rekordokat célszerű lehet olyan helyen tárolni, amelynek hozzáférése korlátozottabb az együttműködési webhelyénél, illetve amelyről eltérő ütemezés szerint készülnek a biztonsági másolatok.

  • Mennyi ideig lesz használatban az együttműködési webhely? Ha a rekordokat a projektet követően is meg kell őrizni, a helyben történő rekordkezelési stratégia azt eredményezi, hogy az együttműködési webhelyet azt követően is karban kell tartani, hogy már nincs is használatban.

  • A projekt tagjainak gyakran hozzá kell majd férniük a dokumentumokhoz azt követően, hogy rekorddá váltak? A helyben történő kezelés megközelítésének választása esetén a projekt tagjai attól függetlenül ugyanúgy hozzáférnek a dokumentumokhoz, hogy azok még aktívak, vagy már rekordok.

  • A szervezetnél a rekordkezelők csak rekordokért felelősek, vagy minden információ rájuk tartozik attól függetlenül, hogy aktív dokumentumról vagy rekordról van szó? Ha a rekordkezelők csak a hivatalos rekordokért felelősek, a külön rekordtár alkalmazása megkönnyítheti a dolgukat.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×