A rekordkezelés megvalósítása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A rekordok kezelhetők „helyben”, ami azt jelenti, hogy a dokumentumot jelenlegi helyén hagyja egy webhelyen, vagy egy adott archívumban (például egy rekordtárwebhelyen) tárolja a rekordokat.

A rekordkezelés megvalósítása, előtt javasolt, hogy először hoz létre a rekordok kezelési tervek a szervezet számára. Akkor válassza ki a megfelelő bejegyzések a szervezet számára a projektirányítási rendszerek érdekében olvassa el a Válassza ki a rekordok tárolási és kezelési módját.

Rekordtárwebhely létrehozása és konfigurálása

Ez a szakasz áttekintést ad a rekordtár létrehozásához és konfigurálásához szükséges főbb lépésekről. A hivatkozásokra kattintva konkrét útmutatót talál az egyes lépésekhez.

  1. A rekordtár webhely létrehozása a rekordtár webhelysablonnal.

  2. A rekord tárak és listák létrehozása kezeléséhez, és az egyes rekordtípusokkal fájl csomagja megadott érték tárolása (definíciója: A fájl terv ismerteti a dokumentumok és elemek, amelyek egy szervezet nyugtázza hivatalos üzleti rekordként. Azt jelzi, ha ezeket a rekordokat tárolják, és azt információkat tartalmaz, amelyek különbséget tesz egy típusú rekord egy másik).

  3. Adjon hozzá egy társított tartalomtípust a tárakhoz és a listákhoz.

  4. Létrehozása és hozzáadása a webhelyoszlopok rendelje a megfelelő tartalomtípusokhoz tartalmaz, és az egyes rekordtípusokkal fájl csomagja megadott metaadatainak megjelenítése.

  5. Írja be a tartalom az adatkezelési házirend hozzáadása a rekordtárwebhelyen.

  6. A tartalomszervező modul beállításával a megfelelő helyre kell továbbítani az egyes rekordtípusokat.

Vissza a lap tetejére

Rekordtárwebhely létrehozása

Azt javasoljuk, hogy a webhelycsoport legfelső szintű, nem alwebhely rekordtár létrehozása. A webhelycsoport létrehozása, a SharePoint – központi felügyelet webhely futtató számítógépen Farm rendszergazdák SharePoint-csoport tagjának kell lennie.

A SharePoint online-ban a rekordtár webhely hozhat létre a legfelső szintű SharePoint-webhelyen. Kattintson a + webhely létrehozása, majd indítsa el a következő lépés: 4 alatt.

  1. Indítsa el a SharePoint 2013 vagy 2016 – központi felügyelet.

    • A Windows Server 2008 R2 rendszerben:

      • Kattintson a Startgombra, kattintson a Microsoft SharePoint 2013-termékek vagy a Microsoft SharePoint 2013-termékek, és kattintson a SharePoint 2013 – központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 – központi felügyelet.

    • A Windows Server 2012:

      • A kezdőképernyőn kattintson a SharePoint 2013 – központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 – központi felügyelet.

        Ha A SharePoint 2013 – központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 – központi felügyelet nem a kezdőképernyőn :

      • Kattintson a jobb gombbal a számítógép, kattintson a minden alkalmazásgombra, és kattintson a SharePoint 2013 – központi felügyelet vagy a SharePoint 2016 – központi felügyelet.

  2. A központi felügyelet webhely Alkalmazáskezelés szakaszában kattintson a webhelycsoportok létrehozásagombra.

  3. A Webhelycsoport létrehozása lapon, a Webalkalmazás csoportban a webalkalmazás, amelyben létre szeretne hozni a webhelycsoport nincs bejelölve, ha kattintson a lefelé mutató nyílra. Webalkalmazás menüben kattintson a Módosítás webalkalmazás, és kattintson a webhelycsoport létrehozása szeretne webalkalmazás.

  4. A cím és leírás szakaszban írja be a cím és leírás webhelycsoport.

  5. A Webhely címe csoportban jelölje be az elérési utat a URL-CÍMÉT (például helyettesítő elküldésének elérési útja, például/webhelyek/vagy a legfelső szintű könyvtár (/).

    Ha kijelöl egy helyettesítő engedélyező elérési út, be kell írnia a webhely URL-cím használata a webhely neve.

  6. A sablon kiválasztása csoportban Jelölje be a főverzióját listájában jelölje ki a használni kívánt sablonok SharePoint főverzióját.

    Jelölje ki a főverzióját, ha azt szeretné, hogy a webhelycsoport szeretne keresni, és futtassa a SharePoint Server-webhelycsoport például. Webhelycsoport egy korábbi főverzióját használó SharePoint egy újabb verziója fut, de a felhasználói felület és a felhasználói felület a webhelycsoport tükrözni fogja a korábbi verziójában. Olyan webhelycsoport, amely a legújabb főverzióját bármikor frissíthetők.

  7. A Sablon kiválasztása csoportban jelölje be a vállalat fülre, és válassza a Rekordtár.

  8. Az Elsődleges webhelycsoportgazda csoportban írja be a felhasználónevét (formájában TARTOMANY\felhasznalonev) a felhasználó, aki a webhelycsoport rendszergazdája lesz.

  9. A Másodlagos webhelycsoportgazda csoportban írja be a felhasználó nevét a másodlagos a webhelycsoport rendszergazdája számára. Annak érdekében, hogy valaki képes kezelni a webhelycsoportban, ha az elsődleges webhelycsoportgazda nem szerepel a legjobb módszer a Másodlagos webhelycsoportgazda kijelölése.

  10. Kvóták tárolási Kvóta sablon szakaszban a webhelycsoportok kezelése használatakor kattintson egy sablont, Válassza ki a kívánt sablont listában.

  11. Kattintson az OK gombra.

Tárak és listák létrehozása a rekordok kezeléséhez

A tárak és a listák a rekordkezelés fontos elemei. Fájltárolókként működnek a tárolni vagy kezelni kívánt rekordtípusokhoz. A rekordok további kategorizálását segíti a tartalomtípusok (lásd később) tárakhoz és listákhoz rendelése. Ajánlott a rekordokra vonatkozó fájlkezelési sémában szereplő valamennyi tartalomtípushoz létrehozni egy dokumentumtárat vagy listát.

Létező tartalomtípus hozzáadása listákhoz vagy tárakhoz

Ha tartalomtípust ad egy listához vagy tárhoz, akkor lehetővé teszi, hogy a lista vagy a tár az adott típusú elemeket tartalmazza. Amikor a felhasználók rekordokat küldenek a rekordtárba, a rendszer a megfelelő listába vagy tárba továbbítja őket a dokumentum tartalomtípusától függően.

Vissza a lap tetejére

Webhelyoszlopok létrehozása és hozzáadása listákhoz, tárakhoz és tartalomtípusokhoz

Oszlopok használatával csoportosíthatja, kategorizálhatja és nyomon követheti a rekordokat és egyéb elemeket. A webhelyoszlopok meghatározzák, hogy milyen metaadatelem társítható egy tartalomtípussal, listával vagy tárral. Felvehet például webhelyoszlopokat a „szerző” vagy a „befejezés dátuma” tulajdonság meghatározásához. Ha a rekord-tartalomtípusokhoz webhelyoszlopokat vesz fel, tárolhatja a rekordokkal együtt elküldött metaadatelemeket, vagy metaadatokat vehet fel, így könnyítve meg a rekordkezelést.

Webhelyoszlop létrehozása

  1. A rekordtár webhelyre kattintson a Beállítások Office 365-beállítások gombja , és kattintson a Webhely beállításaiparancsra.

    SharePoint csoport csatlakoztatott webhelyen kattintson a Beállításokgombra, a Webhely tartalmaparancsra, és válassza a Webhely beállításaiparancsra.

  2. Kattintson a webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportwebhelyoszlopok.

  3. A Webhelyoszlopok lapon kattintson a Létrehozás gombra.

  4. Az Új webhelyoszlop lapon, a Név és típus csoport Oszlopnév mezőjébe írja be az oszlop nevét.

  5. Jelölje ki, hogy milyen típusú adatot szeretne az oszlopban tárolni, például pénznemet, dátumot és időpontot vagy szöveget.

  6. A Csoport csoportban válassza ki azt a létező csoportot, amelyben tárolni szeretné az új webhelyoszlopot, vagy az Új csoport választógomb bejelölésével hozzon létre új csoportot az oszlop számára. Csoportok használatával rendszerezheti és könnyebben megtalálhatja az oszlopokat.

A További oszlopbeállítások csoportban jelölje ki a további oszlopbeállításokat. Az itt elérhető beállítások a Név és típus csoportban választott oszloptípustól függően különbözőek lehetnek. Ha például a Választási lehetőség oszloptípust választotta, a További oszlopbeállítások csoportban megadhatja a felsorolni kívánt lehetőségeket.

  1. Kattintson az OK gombra.

Webhelyoszlop hozzáadása a rekordokhoz beállított tartalomtípushoz

  1. A rekordtár webhely kezdőlapján kattintson a beállítások gombra, és válassza a Webhely beállításaiparancsra.

    SharePoint csoport csatlakoztatott webhelyen kattintson a Beállításokgombra, a Webhely tartalmaparancsra, és válassza a Webhely beállításaiparancsra.

  2. A Webhelytervezői minták csoportban kattintson a Webhely tartalomtípusai hivatkozásra.

  3. A Webhely tartalomtípusai lapon válassza ki a beállítandó webhely-tartalomtípust.

  4. Miután a szülőwebhelyen kijelölte a webhely-tartalomtípust, vagy létrehozott egy újat, a kijelölt webhely-tartalomtípus lapján, az Oszlopok csoportban kattintson a Hozzáadás létező webhelyoszlopokból hivatkozásra.

  5. Az Oszlopok hozzáadása tartalomtípushoz lapon, az Oszlopok kiválasztása csoport Válasszon oszlopot listájában válassza ki azt az oszlopcsoportot, amelyre szűrni szeretne.

  6. Jelölje ki az oszlopot, amely fel szeretné venni a Megjeleníthető oszlopok listából, és kattintson a Hozzáadásgombra.

  7. A Lista- és webhelytartalom-típusok frissítése csoportban határozza meg, hogy az e webhely-tartalomtípusnak alárendelt webhely-tartalomtípusok frissüljenek-e majd a módosításokkal.

  8. Miután végzett a kívánt oszlopok hozzáadásával, kattintson az OK gombra.

Megjegyzés : Ha a kiválasztani kívánt tartalomtípus nem hivatkozásként (hanem normál szövegként) jelenik meg a lapon, a tartalomtípus a rekordtárwebhely szülőwebhelyéhez tartozik, ezért a szülőwebhelyen kell kiválasztania és konfigurálnia. Ehhez keresse meg a kívánt webhelyet a Webhely-tartalomtípus oszlopban, és kattintson a Forrás oszlopban lévő hivatkozásra.

Vissza a lap tetejére

Adatkezelési házirendek létrehozása rekordokhoz

Az adatkezelési házirend egy adott tartalomtípusra vonatkozó szabályok gyűjteménye. Az adatkezelési házirendek lehetővé teszik a szervezeteknek annak ellenőrzését és nyomon követését, hogy például meddig kell megőrizni egy tartalmat vagy milyen műveleteket végezhetnek a felhasználók az adott tartalommal.

Megjegyzés : A feladat elvégzéséhez a rekordtárwebhelyen a Tulajdonosok csoportba kell tartoznia .

Adatkezelési házirend hozzáadása tartalomtípushoz

Megjegyzés : Az adatkezelési házirendhez core-tartalomtípus esetén nem adhat meg. Alapvető tartalomtípusok telepített webhelycsoport létrehozásakor. Létre kell hoznia egy tartalomtípust, amelyet alapvető tartalomtípushoz származik, és a származtatott tartalomtípus. adatkezelési házirend alkalmazása

  1. A webhelyen kattintson a Beállítások Office 365-beállítások gombja , és válassza a Webhely beállításaiparancsra.

    SharePoint csoport csatlakoztatott webhelyen kattintson a Beállításokgombra, a Webhely tartalmaparancsra, és kattintson a Webhely beállításaiparancsra.

  2. A webhely beállításai lap Webhelytervezői minták csoportban kattintson a Webhely tartalomtípusai hivatkozásra.

  3. A Webhely tartalomtípusai lapon kattintson arra a tartalomtípusra, amelyhez adatkezelési házirendet szeretne adni.

  4. A tartalomtípus lapján kattintson az Adatkezelési házirend beállításai hivatkozásra.

  5. A Házirend módosítása lapon adjon egy leírást a házirendnek, majd írjon be egy rövid házirendi szabályt, amelyből a felhasználók könnyen megérthetik a házirend funkcióját. A házirendi szabály legfeljebb 512 karakter hosszú lehet.

  6. Következő lépésként meg kell egy vagy több házirend-szolgáltatások hozzáadása az adatkezelési házirend. Szolgáltatások engedélyezése, mint a további beállítások formában jelennek meg.

Házirend-szolgáltatások hozzáadása az adatkezelési házirendhez

Az adatkezelési házirendhez címkékkel, naplózással, adatmegőrzéssel és vonalkódokkal kapcsolatos házirend-szolgáltatást adhat.

Az információk Management adatmegőrzési házirend-szolgáltatás hozzáadása házirend

  1. A Házirend módosítása lapon jelölje be az Adatmegőrzés engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Kattintson az Adatmegőrzési szakasz felvétele beállításra, és válasszon egyet az adatmegőrzési időszak következő beállításai közül a dokumentumok lejáratának megadásához: Ha a lejárati dátumot egy tulajdonságra szeretné alapozni, válassza az Ez a szakasz az elem egyik dátumtulajdonságán alapul lehetőséget, majd válassza ki a műveletet (Létrehozva vagy Módosítva) és az időszakot (nap, hónap vagy év).

  3. Az időszakasz egységét írja be a két legördülő lista közötti mezőbe.

  4. Jelölje ki, hogy mi történjen, amikor a dokumentum elévül.

  5. Ha azt szeretné, hogy a választott művelet ismétlődjön, az Ismétlődés csoportban jelölje be a jelölőnégyzetet, majd adja meg az ismétlődési időszakot.

  6. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Naplózási házirend-szolgáltatás hozzáadása az adatkezelési házirendhez

  1. A Házirend módosítása lap Naplózás csoportjában jelölje be a Naplózás engedélyezése jelölőnégyzetet, majd jelölje be a naplózni kívánt események melletti jelölőnégyzetet.

  2. Kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés : A naplók megtekintéséhez a Webhelycsoport beállításai lapon válassza a Naplójelentések elemet, majd a megtekinteni kívánt jelentést.

Vonalkóddal kapcsolatos házirend-szolgáltatás hozzáadása az adatkezelési házirendhez

  1. A Házirend módosítása lap Vonalkódok csoportjában jelölje be a Vonalkódok engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Ha azt szeretné, hogy az Office ügyfélalkalmazásai vonalkód beszúrását kérjék a felhasználótól, jelölje be a Rákérdezés vonalkód beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt  jelölőnégyzetet.

Címkékkel kapcsolatos házirend-szolgáltatás hozzáadása az adatkezelési házirendhez

  1. A Házirend módosítása lap Címkék csoportjában jelölje be a Címkék engedélyezése jelölőnégyzetet.

  2. Ha azt szeretné, hogy a felhasználók dokumentumok mentése vagy nyomtatása előtt beszúrjanak egy címkét, jelölje be a Rákérdezés felirat beszúrására mentés vagy nyomtatás előtt jelölőnégyzetet.

  3. Ha meg szeretné akadályozni, hogy a címkéket a hozzáadásuk után módosítsák, jelölje be A feliratok hozzáadásuk után nem módosíthatók jelölőnégyzetet.

  4. A Felirat formátuma mezőbe írja be a címkén megjeleníteni kívánt szöveget. Rögzített szövegek és dokumentumtulajdonságok tetszőleges kombinációját használhatja, kivéve a számított vagy beépített tulajdonságokat, amilyen például a globálisan egyedi azonosító (GUID) vagy a „Létrehozta\rdblquote. Ha új sort szeretne kezdeni, használja a \n karakterláncot.

  5. Adja meg a címkefelirat betűtípusát, betűméretét, betűstílusát és igazítását.

  6. Adja meg centiméterben a címke magasságát a Magasság, szélességét a Szélesség mezőben.

  7. A Frissítés gombra kattintva megtekintheti a változtatásokat.

  8. Kattintson az OK gombra.

A helyben történő rekordkezelés beállítása

A rekordtár használatakor egy zárt rekordtárházban dolgozik, és Küldés művelettel juttathat rekordokat az adattárházba. Azonban bármelyik webhelyen engedélyezheti a helyben történő rekordkezelést, és bármelyik webhelyet beállíthatja rekordkezelő rendszerként. Az ilyen rendszerben – a rekordtártól eltérő módon – a rekordokat az aktív dokumentumok mellett, együttműködési területen tárolhatja. A helyben történő rekordkezelést alkalmazó rendszerek néhány további előnye:

  • A rekordok több webhelyen létezhetnek és több webhelyen kezelhetők.

  • A verziószámozás engedélyezésével a rekordverziók automatikusan karbantarthatók.

  • Az elektronikus adatok feltárására irányuló keresés rekordokon és aktív dokumentumokon egyszerre futtatható.

  • Pontosabban szabályozhatja, hogy szervezetében mi tekinthető rekordnak, és ki hozhat létre rekordot.

A helyben történő rekordkezelés három fő lépése:

  1. A webhelycsoport szintjén a helyben történő rekordkezelés aktiválása.

  2. A rekorddeklarálási beállítások konfigurálása a webhelycsoport szintjén.

  3. A rekorddeklarálási beállítások konfigurálása a lista vagy tár szintjén.

    Megjegyzés : Elemeket manuálisan csak akkor deklarálhat rekordként, ha a listához munkatársi vagy rendszergazdai engedéllyel rendelkezik.

Vissza a lap tetejére

A helyben történő rekordkezelés aktiválása a webhelycsoport szintjén

A helyben történő rekordkezelésre szolgáló rendszer konfigurálásának első lépéseként aktiválnia kell ezt a szolgáltatást a webhelycsoport szintjén. A művelettel engedélyezi a Rekord deklarálása/Rekorddeklarálás visszavonása parancsot a menüszalagon.

Megjegyzés : A feladat elvégzéséhez rendszergazdai jogosultságokkal kell rendelkeznie a webhelycsoporthoz .

  1. A legfelső szintű webhelyre kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , és kattintson a Webhely beállításaiparancsra.

    SharePoint csoport csatlakoztatott webhelyen kattintson a Beállításokgombra, a Webhely tartalmaparancsra, és válassza a Webhely beállításaiparancsra.

  2. A Webhelycsoport felügyelete részben kattintson a Webhelycsoport szolgáltatásai hivatkozásra.

  3. A Helyi rekordkezelés szolgáltatás mellett kattintson az Aktiválás gombra.

A rekorddeklarálási beállítások konfigurálása a webhelycsoport szintjén

  1. A legfelső szintű webhelyre kattintson a beállítások Office 365-beállítások gombja , és kattintson a Webhely beállításaiparancsra.

    SharePoint csoport csatlakoztatott webhelyen kattintson a Beállításokgombra, a Webhely tartalmaparancsra, és válassza a Webhely beállításaiparancsra.

  2. A Webhelycsoport felügyelete területen válassza a Rekorddeklaráció beállításai lehetőséget.

  3. Ha korlátozni szeretné, hogy milyen műveleteket lehessen végrehajtani a rekordként deklarált elemeken, a Rekorddeklaráció beállításai lapon válasszon egy beállítást a Rekordokra vonatkozó megkötések csoportban.

  4. Rekorddeklarálás lehetősége csoportban válassza a e vagy sem a rekordok automatikus deklarálását kell lennie a listákban és tárakban alapértelmezés szerint elérhető elemre. Ha úgy dönt, az összes hely alapértelmezés szerint a nem érhető elbeállítást választja, rekordok csak lehet deklarálni házirend vagy munkafolyamat keresztül.

  5. A Deklarálási szerepkörök csoportban jelölje ki azokat a szerepköröket, amelyeknek a tagjai manuálisan deklarálhatnak rekordokat, illetve szüntethetik meg az elemek rekordként való deklarációját.

  6. Kattintson az OK gombra.

A rekorddeklarálási beállítások konfigurálása a lista vagy a tár szintjén

A rekorddeklarálás listához vagy tárhoz való beállításával pontosabban szabályozhatja, hogy az elemek hol deklarálhatók rekordként. Amikor egy listához vagy tárhoz beállítja a rekorddeklarálást, megadhatja, hogy a rendszer automatikusan rekordként deklarálja a listába vagy a tárba felvett elemeket.

  1. A listában vagy tárban, amelyhez a rekorddeklarálási beállítások konfigurálása kattintson a menüszalagon a tár vagy lista fülre, és kattintson a Tár beállításai vagy a Lista beállításai.

    A SharePoint online-ban kattintson a Beállítások Office 365-beállítások gombja , és kattintson a lista beállításai vagy a tár beállításaigombra.

  2. A Dokumentumtár beállításai vagy a Lista beállításai lap Engedélyek és kezelés csoportjában kattintson a Rekorddeklaráció beállításai hivatkozásra.

  3. A Manuális rekorddeklarálás lehetősége csoportban adja meg, hogy

  4. a lista vagy a tár a webhelycsoport alapértelmezett rekorddeklarálási beállításait használja,

  5. a felhasználók a listában vagy a tárban mindig deklarálhatják manuálisan az elemeket rekordként, illetve

  6. a felhasználók a listában vagy a tárban sohasem deklarálhatják manuálisan az elemeket rekordként.

  7. Az Automatikus deklaráció csoportban jelölje be a jelölőnégyzetet, ha azt szeretné, hogy a rendszer mindig automatikusan rekordként deklarálja a listához vagy a tárhoz adott elemeket.

  8. Kattintson az OK gombra.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×