A régebbi elemek automatikus archiválása

A régebbi elemek automatikus archiválása

Az e-mailekkel gyorsan megtelhet az Outlook-postaláda: új üzenetek, válaszok, továbbított e-mailek. Az ember észre sem veszi, és máris több ezer üzenete van. Az Outlook-postaládát és mappáit kézben tarthatja, ha a megőrizni kívánt régebbi elemeket áthelyezi egy archívumba. Ez automatikusan elvégezheti az Archiválás funkcióval.

Módosíthatja, hogy milyen gyakran fusson az Archiválás szolgáltatás, hogy hol tárolja az archivált elemeket, illetve hogy az archiválás előtt mennyi ideig maradjanak meg az Outlookban.

  1. Válassza a Fájl>Beállítások>Speciális kategóriát.

  2. Az Archiválás csoportban kattintson az Archiválási beállítások gombra.

  3. Jelölje be az Archiválás n naponta jelölőnégyzetet, majd adja meg, hogy milyen időközönként futtassa a program az archiválást.

  4. Adja meg a kívánt egyéb beállításokat (például hogy az Outlook a régebbi elemeket ne archiválja, hanem törölje).

    Tipp : A manuális és az automatikus archiválás esetleg nem használható, ha a levelezési profil Exchange Serverhez kapcsolódik. Előfordulhat az is, hogy a szervezetnél olyan adatmegőrzési szabályok érvényesek, amelyek felülbírálják az automatikus archiválást. További kérdésekkel forduljon a rendszergazdához.

Az archiválási beállításokról bővebben Az Archiválás szolgáltatás beállításainak magyarázata című témakörben olvashat.

Egyes mappákra vonatkozó archiválási beállítások módosítása

  1. A navigációs ablak mappalistájában kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt mappára, és válassza a Tulajdonságok parancsot.

  2. Az Archiválás lapon adja meg a szükséges beállításokat.

Az Outlook első futtatásakor az Archiválás funkció alapértelmezés szerint be van kapcsolva, és 14 naponta fut. Módosíthatja az Archiválás gyakoriságát, meghatározhatja az archivált elemeket tároló Outlook-adatfájlt (.pst), valamint megszabhatja, hogy milyen feltételek mellett archiválja az Outlook a mappák elemeit.

  1. Kattintson az Eszközök > Beállítások lehetőségre, majd az Egyéb lapra.

  2. Kattintson az Archiválás lehetőségre.

    Az Eszközök/Beállítások párbeszédpanel archiválási beállításai

  3. Jelölje be az Archiválás n naponta jelölőnégyzetet, majd adja meg, hogy milyen időközönként futtassa a program az archiválást.

  4. Válassza ki a kívánt lehetőségeket.

    • Archiválás Válassza ki, milyen gyakran szeretné futtatni az Archiválás funkciót. Ha egyszerre sok elemet archivál, az lelassíthatja a számítógép teljesítményét. Ezért érdemes egy olyan időszakot választani, amely rövidebbé teszi az archiválási folyamatot. Vegye figyelembe, hogy egy adott időszakban mennyi elem érkezik be Önhöz, és ennek megfelelően igazítsa az időkeretet. Rákérdezés az archiválás előtt Ha szeretné, hogy az Outlook megjelenítsen egy emlékeztető üzenetet, mielőtt az Archiválás szolgáltatás feldolgozza az Outlook-elemeket, válassza ezt a beállítást. Az üzenet megjelenésekor a Nem lehetőségre kattintva megszakíthatja az archiválási folyamatot.

    • Elévült elemek törlése (csak e-mail mappákban) Ez a beállítás nincs bejelölve alapértelmezés szerint. Ezzel megadhatja, hogy az Outlook törölje az e-maileket azok korosodási időszakának lejártával. A Piszkozat és a Beérkezett üzenetek elemeinek alapértelmezett időszaka hat hónap, míg az Elküldött elemeké három. Ezeket az időszakokat a Minden olyan elem eltávolítása, amely több mint lehetőséggel módosíthatja.

    • Régi elemek archiválása vagy törlése Válassza ezt a beállítást, ha azt szeretné, hogy az Archiválás szolgáltatás törölje a lejárt elemeket. Ez az opció olyan további beállításokat engedélyez, amelyekkel eldöntheti, hogy mely elemeket szeretné archiválni, és melyeket törölni a korosodási időszakuk végén. Ezt követően további beállításokat adhat meg, amelyek az archiválásra és a törlésre is vonatkoznak.

      Megjegyzés : Az Archiválás párbeszédpanel „mappák” területe az Outlook főbb funkcióira vonatkozik, például a Naptár és a Feladat mappa, illetve az egyes e-mail-mappák. Ennek az az oka, hogy a Naptár és a Feladat elem a megfelelő Naptár és Feladat mappában található.

    • Archív mappa megjelenítése a mappalistában   Ezzel a beállítással az Archívum mappát a többi munkamappával együtt jelenítheti meg a navigációs ablaktáblában. A fő Archívum mappában almappákat nyithat meg, és megtekintheti az archivált elemeket. Az archivált elemek megtekintésekor ellenőrizheti, hogy a megfelelő elemeket archiválta, és húzással áthelyezheti a még szükséges elemeket a munkamappákba.

    • Minden olyan elem eltávolítása, amely több mint    Az elemek archiválási idejének alapértelmezett beállítása napokban, hetekben vagy hónapokban megadva. Az időszakot egy nap és 60 hónap között szabhatja meg. Az elemek „tisztítása” azok archiválására (tárolására) vonatkozik. Nem egyezik a „törlés” funkcióval, hacsak ezt a funkciót nem állította be a mappákhoz.

    • Régi elemek áthelyezése az alábbi fájlba:    A beállítás alapértelmezett helye eltér azon számítógépek között, amelyek Microsoft Windows Vista és Windows XP operációs rendszert futtatnak.

      Windows Vista: C:\Felhasználók\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\felhasználó\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Ha másik helyet szeretne megadni az archivált elemeknek, tallózással megteheti. Az elemek a korosodási időszakuk után erre a helyre kerülnek.

      Megjegyzés : Az Outlook nem törli az egyéni helyen archivált elemeket, hacsak nem nyitja meg a mappákat és törli őket kézzel.

    • Elemek végleges törlése   Ez a beállítás az alapértelmezett helyre, egy egyéni mappába vagy a Törölt elemek mappába való áthelyezés helyett azonnal törli a lejárt elemeket.

    • Beállítások alkalmazása az összes mappára     Ez a beállítás az Archiválás szolgáltatás beállításait (beleértve az elvégzett módosításokat) az összes mappára alkalmazza. Ha eltérő beállításokat szeretne alkalmazni egy vagy több mappára, ne használja ezt a beállítást. Kövesse ehelyett a gomb alatti utasításokat, amelyekkel különálló mappákhoz adhat meg egyéni beállításokat. Ezek az utasítások a következő szakaszban is megtalálhatók („Egyes mappákra vonatkozó archiválási beállítások módosítása”). Az egyes mappákon végzett módosítások csak az adott mappákra vonatkoznak.

    • Adatmegőrzési házirend – információk    Előfordulhat, hogy a cége rendszergazdája olyan adatmegérzési házirendet állít meg, amelyek megszabják az Ön postaládájában található elemek archiválási idejét és módját. A házirendeket itt megtekintheti, azonban nem módosíthatja őket a megfelelő engedélyek nélkül.

  5. Kattintson az OK gombra.

Egyes mappákra vonatkozó archiválási beállítások módosítása

  1. A navigációs ablak mappalistájában kattintson a jobb gombbal a módosítani kívánt mappára, majd a helyi menü Tulajdonságok elemére.

  2. Kattintson az Archiválás fülre.

  3. Válassza ki a kívánt lehetőségeket.

    Megjegyzés : További információt a beállításokról a fenti szakasz 4. lépésében találhat („Az alapértelmezett archiválási beállítások áttekintése és módosítása”).

  4. Kattintson az OK gombra.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×