A projektmenedzser szerepkör útmutatója a Project Web Access rendszerhez

A projektmenedzserek a napi projekttervezési feladatok elvégzéséért felelősek: létrehozzák, karbantartják és frissítik az ütemterveket, emellett összehangolják a munkát a többi projektmenedzserrel, erőforrás-menedzserekkel és csapattagokkal.

Ebben a cikkben megismerkedhet a Microsoft Office Project Web Access projektmenedzserek és csapatvezetők számára elérhető műveleteivel. Széleskörű áttekintést nyújt a Project Web Access programról, méghozzá egy projekten dolgozó projektmenedzser vagy csapatvezető szemszögéből.

A rendszergazda által választott biztonsági csoportjától függően a Project Web Access szolgáltatásait használhatja a Project Web Access, a Microsoft Office Project Professional 2007, illetve mindkettő segítségével.

Mire használhatók a projektmenedzseri engedélyek?

A Project Web Access kezdőlapján dolgozhat

Tevékenységek és munkaidő-nyilvántartások kezelése

Erőforrások kezelése

A Projektközpont használata

Adatok elemzése és jelentéskészítés

Együttműködés a szervezet más munkatársaival

A Project Professional használata

Ismerkedés a telepítési tanácsokkal, a blogokkal és egyéb online információkkal

A Project Web Access kezdőlapjának használata

Project Web Access kezdőlapja az elsődleges belépési pont azon felhasználók számára, akik a(z) Microsoft Office Project Server 2007 adatbázisába mentett adatokkal dolgoznak. Bejelentkezéskor megjelennek az esetleg műveletet igénylő, függőben lévő elemek (például jóváhagyásra váró tevékenységfrissítések), valamint a legutóbbi bejelentkezés óta módosult elemek. A kezdőlapról egyszerűen elérhetők a Project Web Access szolgáltatásai, úgymint a Tevékenységek, a Projektközpont, az Erőforrásközpont, a Frissítések, az Állapotjelentések, a Dokumentumok, a Problémák és a Kockázatok lap.

Megjegyzés :  A Project Web Access kezdőlapján megjelenő tartalom függ a kiszolgálón elérhető funkcióktól, a felhasználó szerepkörétől, a felhasználóhoz rendelt engedélyektől, a hozzá tartozó biztonsági kategóriáktól (beleértve az adott kategóriához rendelt projekteket és nézeteket), valamint a kezdőlapon konfigurált egyéni beállításoktól.

Műveletek a Project Web Access kezdőlapján

Vissza a lap tetejére

Tevékenységek és munkaidő-nyilvántartások kezelése

Feladatok kezelése

Tevékenységfrissítések kezelése

Munkaidő-nyilvántartások kezelése

Együttműködés az Outlook alkalmazással

Mielőtt a csapattagok rögzíthetnék a munkaidő-nyilvántartás-órákat vagy elküldhetnék a feladat állapotát, a rendszergazdának be kell állítania a tevékenység állapotát, a munkaidő-nyilvántartásokat vagy mindkettőt. A munkaidő-nyilvántartás rögzíti a feladatokra, projektekre és más tevékenységekre fordított munkaidőt, ami a hasznosítás, a számlázható idő és több időalapú mutató követése miatt is fontos. A csapattagok megadhatják a tevékenységeik állapotát a Saját Tevékenységek lapokon, ami lehetővé teszi a rendszergazdának a projektfolyamatok állapotának és előrehaladásának pontos nyomon követését.

Ha a vállalat nyomon követi az Office Project Professional 2007 programmal készített projektek előrehaladását, akkor lehetősége van nyomon követni a tevékenységek állapotát.

A csapatvezetők feladata felügyelni a csapattagokhoz különböző projektekben hozzárendelt tevékenységek nagy részét. A projekteken belül a csapatvezetőkhöz is lehet tevékenységek rendelni, emellett fel lehet kérni őket, hogy a munkaidő-nyilvántartásban vezessék a ténylegesen elvégzett munkát, karbantartsák és megválaszolják a projektmenedzserektől kapott állapotjelentéseket, és együttműködjenek a vállalat többi munkatársával. Egyes vállalatokon belül a csapatvezetőkhöz rendelik a projekttevékenységeket, akik aztán átadják az egyes feladatokat a megfelelő csapattagok között.

Vissza a lap tetejére

Feladatok kezelése

A Projekt Web Access Saját tevékenységek lapján a csapattagok megtekinthetik, szerkeszthetik és átadhatják a Projekt Professional 2007 programot használó projektmenedzserek által hozzájuk vagy a csapatukhoz rendelt tevékenységeket és munkaidőt. A Saját tevékenységek lap megnyitásához kattintson a Saját tevékenységek elemre a Fontos rovatok sávban.

Feladatkezelési műveletek

Vissza a lap tetejére

Tevékenységfrissítések kezelése

A Project Web Access Tevékenységfrissítések lapján áttekinthetők a csapattagok Saját Tevékenységek lapjáról elküldött tevékenység- és munkaidő-módosítások. A Tevékenységfrissítések lap segítségével a projekteket is frissítheti a legújabb adatokkal.

A projektek frissítésének két módja van:

  • Manuálisan    A tevékenységmódosítások elfogadásához kattintson az Elfogadás lehetőségre. Ha válaszol egy tevékenységmódosítási kérelemre, mielőtt elfogadná azt, a kérelem eltűnik a Tevékenységfrissítések lapon található listáról, amíg az adott csapattag meg nem válaszolja. Egy időben frissítheti és megválaszolhatja a tevékenységátadási és az új tevékenység-kérelmeket.

  • Automatikusan (szabályok használatával)    Ha automatikusan szeretné frissíteni azokat a projekteket, amelyek módosulásait nem kell az elfogadás előtt áttekinteni, hozzon létre és futtasson szabályokat. Külön szabályokat hozhat létre adott projektek, minden projekt, adott erőforrások, illetve olyan erőforráscsoportok számára, amelyek a vállalat erőforrás-lebontási szerkezetén (RBS) belül egy adott helyen helyezkednek el.

Tevékenységfrissítés-kezelési műveletek

Vissza a lap tetejére

Munkaidő-nyilvántartások kezelése

A munkaidő-nyilvántartás rögzíti a feladatokra, projektekre vagy más tevékenységekre fordított munkaidőt, mely a hasznosítás, a számlázható idő és több már időalapú mutató miatt is fontos.

Érdemes létrehozni egy munkaidő-nyilvántartást, amennyiben:

  • A vállalat nyomon kívánja követni a számlázható- és nem számlázható órákat.

  • Bér- és számlázási okokból könyvviteli rendszerrel kell összekapcsolódni.

  • A vezetőség részleteket szeretne látni az erőforrások óraszámáról és arról, hogy ezek az órák mire lettek fordítva (számlázható túlóra, szabványos számlázható vagy nem számlázható).

Munkaidő-nyilvántartáskezelési műveletek

Vissza a lap tetejére

Együttműködés az Outlook alkalmazással

A Project Web Access együttműködik a(z) Microsoft Outlook alkalmazással, ezáltal lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy tevékenységeiket a(z) Office Outlook 2007, 2003 vagy XP programmal frissítsék. Az Outlook integrációs funkcióinak használatához a csapattagoknak az alábbi feltételeknek kell megfelelniük:

  • Érvényes Project Web Access felhasználói fiókkal rendelkeznek, mert csak így férhetnek hozzá ahhoz a laphoz, amelyen beállíthatják az Outlook integrációs funkcióit.

  • A(z) Office Outlook 2007, 2003 vagy XP verzióját használják.

  • Letöltötték és telepítették a Microsoft Office Project bővítményt az Outlook programhoz.

Outlook-műveletek

Vissza a lap tetejére

Erőforrások kezelése

Erőforrásadatok kezelése

Csapatprojektek

Képzettség szerinti ütemezés

Adminisztrációs projektek kezelése

A Project Web Access Erőforrásközpontjában a projektmenedzserek és az erőforrás-menedzserek megtekinthetik, módosíthatják és elemezhetik azon erőforrások adatait, amelyeket a Project Server adatbázisában közzétett projektekhez rendeltek. Az Erőforrásközpont a vállalat erőforráskészletében található erőforrások listáját tartalmazza; a központ elemeinek megtekintésére a Project Server rendszergazdájától lehet engedélyt kérni.

Vissza a lap tetejére

Erőforrás-adatok kezelése

Az Erőforrásközpontban lehetősége van az erőforrások adatainak (például e-mail címek, fiókadatok és a hozzájuk tartozó csoportok) szerkesztésére. Emellett megtekintheti az erőforrások hozzárendelésének és elérhetőségének adatait.

Megjegyzés : Egyes erőforrás-attribútumok, mint például a naptár beállításai, kizárólag a Project Professional 2007 programmal módosíthatók.

Erőforrásadat-kezelési műveletek

Vissza a lap tetejére

Csapatprojektek

A projektmenedzserek számos paraméter alapján (pl. az erőforrások képzettsége és elérhetősége) létrehozhatnak projektcsapatokat. A Project Web Access Csapat összeállítása funkciójával a projektcsapatok létrehozása nagyon egyszerű.

A Csapat összeállítása szolgáltatás használatakor az alábbiakat tartsa szem előtt:

  • Nem biztos, hogy a menedzserek minden erőforrást látnak, illetve előfordulhat, hogy nem tudják mindet hozzárendelni a projektekhez.

  • A megfelelő képzettséggel rendelkező erőforrások felkutatásához a vállalatnak erőforrás-lebontási szerkezetet (RBS) és egyéb vállalati erőforrásszerkezeti kódokat kell alkalmaznia, amelyek segítségével meghatározhatók a szervezet különböző képzettségi és erőforrás-kapcsolatai.

  • A tevékenységek erőforráscsapatokhoz is hozzárendelhetők; ezt követően az egyes csapattagok kiválaszthatják a nekik tetsző tevékenységeket.

  • A menedzserek tervezett foglalású és jóváhagyott erőforrásokat is használhatnak. Ha a projektmenedzserek jóváhagyás nélkül rendelnek erőforrásokat egy projekthez, nyomon követhetik a tervezett új projektek lehetséges erőforrás-hozzárendeléseit. A szolgáltató szervezetek például gyakran használnak tervezett foglalású erőforrásokat a különböző hozzárendelés-helyzetek összehasonlításához, valamint a tervezett és a jóváhagyott hozzárendelések kezeléséhez. Az olyan szervezetek erőforrás-menedzserei, amelyek központi erőforráskészletet használnak, illetve azok a projektmenedzserek, akik maguk intézik a személyzeti ügyeket, a tervezett foglalású erőforrások segítségével követik nyomon és kezelik a személyzeti kérelmeket.

A csapatvezetők segítséget nyújtanak a csapatprojektekkel kapcsolatban, emellett gyakran az ő feladatuk felügyelni a csapattagokhoz különböző projektekben hozzárendelt tevékenységek nagy részét. A projekteken belül a csapatvezetőkhöz is lehet tevékenységek rendelni, emellett fel lehet kérni őket, hogy a munkaidő-nyilvántartásban vezessék a ténylegesen elvégzett munkát, karbantartsák és megválaszolják a projektmenedzserektől kapott állapotjelentéseket, és együttműködjenek a vállalat többi munkatársával. Egyes vállalatokon belül a csapatvezetőkhöz rendelik a projekttevékenységeket, akik aztán átadják az egyes feladatokat a megfelelő csapattagok között.

Megjegyzés : Bizonyos erőforrás-attribútumok és -beállítások, mint például a naptár beállításai és a helyettesített erőforrások, kizárólag a Project Professional 2007 programmal módosíthatók.

A projekt erőforrás-műveletei

Vissza a lap tetejére

Képzettség szerinti ütemezés

A Vállalati projektmenedzsment (EPM) megoldás részeként elérhető Project Web Access és Project Professional 2007 programban található képzettség szerinti ütemezési szolgáltatások segítségével megtalálhatja a munkának leginkább megfelelő erőforrásokat. A Project Professional 2007 Erőforrás-helyettesítés varázslójával tényleges erőforrásokkal helyettesítheti az általános erőforrásokat. A Project Web Access program Csapat összeállítása szolgáltatása segítségével megkeresheti a munkának leginkább megfelelő képzettséggel rendelkező erőforrásokat.

Megjegyzés : Bizonyos erőforrás-attribútumok, mint például a naptár beállításai és az erőforrás-helyettesítő varázsló, kizárólag a Project Professional 2007 programmal módosíthatók.

Képzettség szerinti ütemezési műveletek

Vissza a lap tetejére

A szabadság és az egyéb szabadidő kezelése (időnyilvántartás)

A Project Web Access lehetővé teszi a szabadidő (például szabadság, csapatértekezlet, képzések, belső projektek és egyéb projekten kívüli időnyilvántartás) nyomon követését. A csapattagok a Saját munkaidő-nyilvántartás lapon tudják vezetni időnyilvántartásukat.

A vállalat kövesse nyomon az időnyilvántartást, ha:

  • Olyan könyvviteli rendszert koordinál, melynek szüksége van a kivételek adataira.

  • A menedzsment csoportnak jelentésekre van szüksége a kivételekről.

  • A projektmenedzserek vagy erőforrás-menedzserek azt szeretnék a csoporttagoktól, hogy adják meg házon kívüli idejüket, hogy látni lehessen a projekthez hozzá nem rendelhető időket.

Időnyilvántartás-kezelési műveletek

Vissza a lap tetejére

A Projektközpont használata

A Projektközpont használatával a projektmenedzserek, a csapattagok és a projekt egyéb résztvevői egyszerűen megtekinthetik az egyes projektek és projektjavaslatok részletes adatait, valamint a vállalat projektjeinek összesítő adatait. A Project Web Access vagy a Project Professional 2007 alkalmazásban a Projektközponthoz engedéllyel rendelkező felhasználók könnyedén kezelhetik a hozzájuk rendelt projekteket. A Projektközpontban csak a Project Server 2007 adatbázisában közzétett projektek érhetők el.

A Projektközpont műveletei

Vissza a lap tetejére

Adatok elemzése és jelentések készítése

Állapotjelentések kezelése

OLAP-jelentések használata

A Project Web Access számos jelentéskészítési lehetőséget kínál, amelyek segítségével a csapatok a leghatékonyabb módokon dolgozhatnak együtt. Az erőforrásokkal állapotjelentések hozhatók létre a munka előrehaladásával kapcsolatos jelentés készítéséhez. A projektmenedzser emellett részletes online analitikus feldolgozási (OLAP) jelentéseket készíthet.

Megjegyzés : Ne feledje, hogy bizonyos tevékenységeket csak akkor lehet végrehajtani, ha a felhasználó a Project Web Access rendszergazdacsoportjának a tagja. Ha a Project Web Access Fontos rovatok sávjában nem találja a Kiszolgáló beállításai hivatkozást, akkor Ön nem tagja a rendszergazdacsoportnak, és nem hajthatja végre a következő műveleteket: nézetek testre szabása, jelentések létrehozása, munkaidő-nyilvántartás létrehozása, projektek törlése stb.

Vissza a lap tetejére

Állapotjelentések kezelése

Az állapotjelentés a kiosztott tevékenységének előrehaladásának állapotát tartalmazza. A projektmenedzserek automatizálhatják a kérelmek és az állapotinformációk fogadásának folyamatát; állapotjelentés-kéréseket küldhetnek a csapattagoknak, akik válaszul megküldhetik a kért adatokat. Az állapotjelentések benyújtását a csapattagok is kezdeményezhetik. A projektmenedzserek beállíthatják úgy az állapotjelentéseket, hogy megkapják a külön benyújtott dokumentumokat, és egy egyesített jelentést is, amely egyesíti a válaszokat.

Állapotjelentés-kezelési műveletek

Vissza a lap tetejére

OLAP-jelentések használata

Számos jelentés áll a menedzserek rendelkezésére, amelyek segítségével egy vagy több projekt esetében elemezheti a projekt- és erőforrás-teljesítményt. A Kimutatás és a kimutatásdiagram nézetek segítségével interaktívan dolgozhat a jelentésekkel, és módosíthatja a jelentést felépítő mezők némelyikét. A jelentések segítenek a vállalat megfelelő működésének projekt- és erőforrás-teljesítmény szempontjából történő felmérésében.

Megjegyzés : Egyes jelentéseket (például az illusztrált jelentést) csak a Project Professional 2007 programmal lehet létrehozni és megtekinteni.

OLAP-jelentéskezelési műveletek

Vissza a lap tetejére

Együttműködés a szervezet más munkatársaival

A Project Web Access számos szolgáltatásával segíti a vállalat erőforrásainak és a projektfeladatok, problémák, kockázatok és a projektet érintő egyéb területek együttműködését.

Együttműködési műveletek

Vissza a lap tetejére

A Project Professional használata

A Project Professional 2007 programmal számos projekttervezési feladat elvégezhető a szervezet Vállalati projektmenedzsment (EPM) megoldása részeként.

Megjegyzés :  Ha a Project Professional programmal szeretné végrehajtani a különféle vállalati projektmenedzsment-tevékenységeket, a Project Server 2007 programtól származó engedélyekre lesz szüksége.

A Project Professional műveletei

Vissza a lap tetejére

Ismerkedés a telepítési tanácsokkal, a blogokkal és egyéb online információkkal

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×