A projekt résztvevői listájának elkészítése és kezelése

Szerző: Jane Suchan, hivatásos projektmenedzser

Ki is számít projektrésztvevőnek?     A szónak sok definíciója van, és forrástól, valamint cégtől függően változhat. A résztvevők lényegében olyan emberek vagy csoportok, akik érdekeltek egy projekt kimenetelében. A résztvevők kezelése megegyezik a kapcsolatok kezelésével: a cél a projekt iránti elkötelezettség lefektetése és megtartása.

Itt a résztvevők a szervezet olyan egyénei vagy csoportjai, akik érdekeltek a projekt végeredményében. De mielőtt létrehozná és kezelni kezdené résztvevői listáját, győződjön meg róla, hogy szervezete ugyanúgy definiálja a szót, mint Ön.

Miért fontos a résztvevők kezelése?

Bár szeretnénk ezt hinni, de tudjuk, hogy nem mindenki lesz száz százalékosan lelkes a projekt iránt. Előfordulhat, hogy egyes résztvevők új eszközökhöz és eljárásokhoz kénytelenek alkalmazkodni, elveszíthetik vezető szerepüket, vagy akár – szélsőséges esetekben – munkájukat is. A résztvevők aggodalmainak enyhítése a projektmenedzser felelőssége, és ebben a pozícióban nehéz mindig mindenkit boldoggá tenni. Néhányukat úgy kell kezelni, hogy ne tudják ellehetetleníteni erőfeszítéseit.

A személyes motivációk megértése segít az aggodalmak enyhítésében és egyes negatív viselkedés és stratégiák elkerülésében, mint például:

  • Szükséges hozzászólások vagy jóváhagyások szándékos késleltetése.

  • Konkurens projekt indítása.

  • Erőforrások más projektekbe fektetése.

  • Háttérben zajló politizálás a projekt aláásása érdekében.

A résztvevők hatékony kezelésének előnyei:

  • Elkerüli a politizálást, így a projekt ideje csökken.

  • Ésszerűbbé válik a jóváhagyási folyamat.

  • Az erőforrások elérhetők és a feladatra koncentráltak maradnak.

  • Stabil információáramlás.

Vissza a lap tetejére

Résztvevőlista kidolgozása

A projekt korai szakaszában készítsen szponzorával együtt egy listát az összes potenciális résztvevőről. Attól függően, hogy hogyan definiálta ezt a szerepet és projektjének milyen hatása lesz szervezetére, ez a lista igen hosszú is lehet.

A résztvevőlista fontos eszköze a projektmenedzsernek, a projekt kommunikációs tervének pedig elengedhetetlen része. Egy jó résztvevőlista erős kommunikációs tervet eredményezhet, a lista részleteit pedig a projekt szponzorán kívül senkivel sem kell megosztania.

A legtöbb projektbe beszivárog a politika, így készüljön fel arra, hogy a résztvevők felmérésekor kezei sárosak lehetnek.

Vissza a lap tetejére

A résztvevők listájának felmérése

Mérje fel a résztvevők befolyását, és azokat nagyságrend szerint rendezze. Néhányuk elég befolyásos lesz ahhoz, hogy előremozdítsa a projektet. Ez vonatkozhat a projekt szponzorára és a felső vezetőkre is. Beosztásuk és döntéshozó szerepük miatt érdemes szorosan figyelemmel kísérni ezeket a résztvevőket. Ugyanakkor előfordulhat, hogy egyes résztvevők, bár nem állíthatják le a projektet, a háttérben azért dolgoznak, hogy aláássák, sőt, véget vessenek neki.

A résztvevők egy másik csoportja az, akik együtt élnek a termékkel – néha minden nap. Ez a csoport tájékoztatja az üzleti követelményekről, amelyeknek meg kell felelni. Ők nyerhetnek a projekttel a legtöbbet, mert őket közvetlenül érinti a végeredménye. Bár gyakran nem tudnak sem közvetve, sem közvetlenül befejezni egy projektet, létfontosságúak annak sikeréhez. Ha az ő igényeikkel vagy aggodalmaikkal nem foglalkozik, úgy legnagyobb támogatóiból hamar a legnagyobb problémái lehetnek.

A résztvevőket csoportosítja felelősségük és aktivitásuk szerint is. Lehetnek olyan csoportok, akik végig aktívan dolgoznak a projekten, olyanok, akik csak egy bizonyos ponton kapcsolódnak be, és olyanok is, akik nem aktív résztvevők, de folyamatos kapcsolattartást igényelnek.

Vissza a lap tetejére

Résztvevők csoportosítása a RACI-módszerrel

Felelős (Responsible), elszámoltatható (Accountable), megkeresett (Consulted), és tájékozott (Informed): ez a RACI. A RACI egy szervezeti felépítésben használt eszköz, amely a résztvevőkhöz a fenti tulajdonságokat párosítja aktivitásuk és felelősségük szerint. Segítségével hatékonyan csoportosíthatja résztvevőit, így könnyebben kidolgozhatja az egyéni vagy csoportos kommunikációs stratégiákat. A résztvevőket az alábbi tulajdonságok rendelhetők:

  • Felelős    Ez a személy egy adott feladat felelőse.

  • Elszámoltatható    Ez a személy tartozik elszámolással, ha a feladat nincs elvégezve, és bizonyos esetekben a Felelős felettese. Ez a szerepkör gyakran a projektvezetőé.

  • Megkeresett    Bár nem elszámoltatható vagy felelős a projekt eredményéért, ez a személy nyújt konzultációt a feladat aspektusairól.

  • Tájékozott    Ez egy passzív szerep. Az ide sorolt résztvevők tájékozódnak a projektről, de nem felelősek vagy elszámoltathatók feladatokért.

Vissza a lap tetejére

Egy csipet megelőzés …

Projektmenedzselés az elvárások kezeléséről szól. Szánjon már az elején időt arra, hogy szponzorával együtt meghatározzák és felmérjék résztvevőiket. A projekt előrehaladtával mindig frissítsék a résztvevőlistát. Tudnia kell, kik a résztvevői és ők miben érdekeltek, hogy hatékonyan kezelhesse őket. Ez hosszútávon sok nehézségtől szabadíthatja meg, és projektje sikerességét is biztosítja.

Vissza a lap tetejére

A szerzőről     Jane Suchan egy vállalati üzleti kezdeményezések vezetésében és projektvezetési módszerek kidolgozásában is tapasztalt programvezető. Jane a Washington állambeli Seattle városában él.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×