A naptár kezelése a Calendar Insights (Naptári statisztika) sablonnal Excel 2016-ban

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Az Excel 2016-ban a Calendar Insights (Naptári statisztika) sablont használva széles körű, megalapozottabb és testreszabható információkat szerezhet. A sablonnal megjeleníthető, hogy mennyi időt tölt az értekezleteken, kikkel találkozik a legtöbbet (és kiket kerül), általában milyen napszakban találkozik az emberekkel és sok egyéb is.

A Calendar Insights sablonnal irányítópultként használhatja naptárát, és az Önt érdeklő adott időszakokat vagy értekezlettípusokat elemezhet részletesen. A Calendar Insights sablont használva hatékonyabban kezelheti értekezleteit, szabadidejét és az életét. Lássunk is hozzá!

A Calendar Insights (Naptári statisztika) sablon használata

A Calendar Insights sablon használatához Excel 2016 vagy újabb verzió, illetve Office 365-előfizetés szükséges. Ha a sablont használva szeretné elérni a naptárát, az Office 365-előfizetése részeként aktív Exchange Server- vagy Exchange Online-fiókkal kell rendelkeznie.

A Calendar Insights sablon megnyitása

A Calendar Insights sablon megnyitásához az Excelben válassza az Új > Calendar Insights lehetőséget.

Ha nem találja a sablont, a keresőmezőbe írja be a calendar insights (naptári statisztika) kifejezést, majd a nagyítóikont választva (vagy az Enter billentyűt lenyomva) kezdje el a keresést. Ekkor megjelenik a Calendar Insights sablon.

Miután megnyílt a sablon, látható lesz a Start (Indítás) nevű első munkafüzetlap. A kezdéshez válassza a Let’s Get Started (Első lépések) gombot.

Naptári statisztikai sablon

Az Import Your Calendar (Naptár importálása) lap ki van jelölve, és itt találja azokat a lépéseket, amelyekkel csatlakozhat az Exchange Server-hez, és importálhatja a naptárát.

A naptár importálása

A Sign in (Bejelentkezés) gombra kattintást követően az Excel megjelenít egy párbeszédpanelt, ahol megadhatja az e-mail címét és a jelszavát, így az Excel kapcsolódhat az Exchange Serverhez, és betöltheti a naptáradatokat a munkafüzetbe. A folyamat pár percig tarthat, attól függően, hogy az Excelnek hány értekezletet kell letöltenie.

Hitelesítő adatok az Exchange-hez

Ha kész a folyamat, megjelenik a Meeting Insights (Értekezleti statisztika) munkalap, és látható lesz egy kitöltött irányítópult a naptárán alapuló részletes elemzések gyűjteményével.

Adatokkal feltöltött értekezletstatisztikai munkalap

A Calendar Insights munkafüzet mentése az adatokkal

Most már mentheti makróbarát munkafüzetként, így tetszés szerint bármikor frissítheti az adatokat. A munkafüzet mentéséhez kövesse az alábbi lépéseket:

  1. Válassza a Fájl > Mentés másként parancsot, jelöljön ki egy célt, és a Fájl típusa legördülő menüben válassza a Makróbarát Excel-munkafüzet lehetőséget.

    Mentés makróbarát munkafüzetként

    A munkafüzet makróbarát munkafüzetként történő mentése biztosítja, hogy az összes diagram automatikusan frissüljön, valahányszor a Meeting Insights munkalap Refresh Insights (Statisztikák frissítése) gombjára kattint.

  2. Ha naptára legújabb adataira van szüksége, nyissa meg a munkafüzetet, és a Meeting Insights munkalap alján válassza a Refresh Insights gombot.

Hasznos információk beszerzése a naptárából a Meeting Insights lap használatával

A Meeting Insights munkalap választásakor egy irányítópultot láthat, amely különféle érdekes információkat tartalmaz a naptáradatairól. Az alábbi kép szemlélteti a munkafüzetet, amelyen a kép alatt minden számozott részről talál egy leírást.

A naptári statisztika területei
  1. Értekezlet-visszajelzés szeletelő

  2. Idősor az elemzés időszakának kijelöléséhez; minden diagram a kijelölt idősort tükrözi vissza

  3. Összegyűjtött adatai összegzése

  4. Oszlopdiagram (kimutatásdiagram) az értekezleteken töltött időről (Time spent in Meetings) hónap és év szerint

  5. Oszlopdiagram (kimutatásdiagram) az értekezletekről naponta (Meetings per Day) hónap és év szerint

  6. Oszlopdiagram (kimutatásdiagram) az értekezletekről minden órában (Meetings Each Hour) óra szerint

  7. Sávdiagram (kimutatásdiagram) azokról a személyekről, akikkel (Ön) a legtöbbet találkozik (People I (you) Met with the Most)

  8. Kördiagram (kimutatásdiagram) az értekezlet-összehívásra adott válaszokról (Responses), megjelenítve azon értekezletek számát, amelyen részt vett, amelyekre nem válaszolt vagy feltételesen fogadott el

  9. Kördiagram (kimutatásdiagram) az értekezletek számáról, amelyeket szervezett vagy amelyeken részt vett (Organized vagy Attended)

Szűrővezérlők

A Meeting Insights munkalapon két szűrővezérlő található, amelyek az előző képen látható 1-es és 2-es számnak felelnek meg:

  1. A Select Response (Válasz kijelölése) lehetővé teszi az értekezlet-visszajelzések bármely kombinációjának kiválasztását (több elemet kijelölhet a CTRL+kattintás vagy a Shift+kattintás billentyűkombinációval), amely a munkalapon lévő összes diagramot szűri:

    • I organized it (Én szerveztem)

    • I confirmed it (Visszaigazoltam)

    • I tentatively attended (Feltételesen elfogadtam)

    • I ignored (Figyelmen kívül hagytam)

    A szeletelőn az I confirmed it és az I organized it válasz látható mint a lap betöltésekor kijelölt lehetőségek.

    Tipp : Választhatja a szeletelő I ignored it gombját, majd a 6. diagramon megnézheti, hogy a nap mely időszakában hagyja figyelmen kívül az értekezlet-meghívásokat, majd a 7. diagramon láthatja, hogy ki vesz részt az Ön által mellőzött értekezleteken.

    A szeletelőkről az Excelben tudhat meg többet.

  2. Az Idősor szeletelő (Select a time period for analysis (Elemzés időszakának kijelölése) néven) lehetővé teszi a diagramok időszak szerinti szűrését a munkalapon. A szeletelő jobb felső sarkában egy legördülő menüben kiválaszthatja, hogy az időszak évekből, negyedévekből, hónapokból vagy napokból álljon.

    időszűrő

    Az idősorokról az Excelben tudhat meg többet.

A Calendar Insights sablon testreszabása

A Calendar Insights sablon a DAX (Data Analysis Expressions) nyelvet használja az értekezleteken eltöltött idő százalékának méréséhez (összevetve a teljes munkaidővel). Az eredmények a Meeting Insights munkalapon jelennek meg, és a diagramok 3-asként és 4-esként azonosíthatók.

A számításokban 8 órás munkanapot és 5 napos hetet feltételezünk. Emellett kizárjuk a 4 óránál hosszabb értekezleteket, hogy csökkentsük a naptárban a hosszú eseményekből származó számítási eltéréseket.

Az alábbi lépésekkel testre szabhatja a sablont, hogy megfeleljen az adott munkahelyi szokásoknak, és hatással legyen az értekezleteken töltött idő kiszámítására:

  1. Kattintson a munkalap fülére a jobb gombbal, és a megjelenő menüben válassza a Felfedés parancsot.

    munkalap felfedése
  2. A Felfedés ablakban válassza a Parameters (Paraméterek) lehetőséget, és kattintson az OK gombra.

    Kijelölések felfedése
  3. A Felfedés ablakban csak rejtett munkalapok láthatók. Válassza a Parameters munkalapot, és szabja testre a táblázat értékeit a saját munkarendje szerint.

    a munkaidő testreszabása a paraméterek munkalapján

    Az alábbi értékek módosíthatók:

    • Hours of work per day (Napi munkaidő)

      Ezt a paramétert 1 és 24 között bármilyen értékre módosíthatja. Ha például részmunkaidős állása van, és minden nap dolgozik, a paraméter értékét 4-re állíthatja.

    • Days of work per week (Munkanapok hetente)

      Ezt a paramétert 1 és 7 között bármilyen értékre módosíthatja. Ha például részmunkaidős állása van, és hetente csak két nap dolgozik, a paraméter értékét 2-re állíthatja. És ha a hét minden napján dolgozik, egyszerűen állítsa ezt a paramétert 7-re, hogy jobban tükrözze a hétvégeken lévő összes értekezletet.

    • Ignore long meetings (hours) (Hosszú értekezletek mellőzése (óra))

      Ha 4 óránál hosszabb értekezletei vannak, amelyeket fel szeretne venni a számításokba, megnövelheti a paraméter értékét. Ha például gyakran részt vesz 8 órás tanfolyamokon, és fel szeretné venni őket az adatai közé, a kizárólag 8 óránál hosszabb értekezletek szűréséhez állítsa ezt a paramétert 8-ra.

  4. Ha a Parameters munkalapon bármilyen értéket módosított, az Adatok > Az összes frissítése gombra kattintva frissítenie kell a munkafüzetet, ami után az új értékek lesznek érvényesek.

További műveletek a Calendar Insights sablonnal

Az előző szakaszokban nagyszerűen megjelenítheti, hogy miként tölti az értekezlet idejét, és érdekes tényeket tudhat meg arról, hogyan miként bonyolítja az értekezleteket (vagy az értekezletek hogyan befolyásolják az időbeosztását). Számos egyéb műveletet is elvégezhet a Calendar Insights munkafüzettel; a következő szakaszokban ezek leírását olvashatja.

Megtudhatok részleteket az adott értekezletekről?

Ha további részleteket szeretne megtudni az értekezletekről, megnézheti az egyes értekezletekhez kapcsolódó adatokat. Kattintson a jobb gombbal bármely munkalapfülre, és válassza a Felfedés parancsot, majd válassza a Meetings Data (Értekezletek adatai) munkalapot.

Az értekezletadatok munkalapja

A Meetings Data munkalapon megjelenítheti az összes értekezletet, és az adatokat szűrve adott értekezleteket részletezhet. Jól példázza ennek hasznosságát, ha a Meeting Insights munkalapon megkeresi a kiugró értéket (a szokatlan vagy a normál rutintól eltérő értekezleteket, például a 2015. februári értekezletek nagyobb számát), majd a Meeting Data munkalapon megkeresi a kapcsolódó értekezleteket.

Megoszthatom ezt a munkafüzetet?

Miután az Excel betöltötte a naptáradatokat a Calendar Insights munkafüzetbe, a program az értekezletadatokat a munkafüzet adatmodelljében, valamint a Meetings Data nevű rejtett munkalapon tárolja.

Hitelesítő adatai nincsenek a munkafüzetben tárolva, így ha megosztja a munkafüzetet egy munkatársával, és ő a Refresh Insights gombra kattintva frissíti a munkafüzetet, a program kérni fogja, hogy adja meg a hitelesítő adatait, és az Ön értekezletadatait a munkafüzet frissítési folyamatának részeként eltávolítja (adatait munkatársa adatai helyettesítik).

Ha a munkafüzetet vissza szeretné állítani az eredeti állapotába, és el szeretné távolítani az értekezletadatokat, nyomja le a CTRL+R billentyűkombinációt, és .xlsm vagy .xltm fájlként mentse a munkafüzetet.

Hogyan tudhatok meg többet?

A jelen munkafüzet célja a naptár részleteinek feltárása mellett az is, hogy segítséget nyújtson az Excel és az adatelemzési funkciói megismerésében. A Learn More (További információ) munkalapon hasznos hivatkozásokat talál, amelyek mindegyike a jelen sablonban használt funkciók használatát segítő technikai forrásokra mutat.

További információk munkalapja

Saját magam is létrehozhatok hasonló munkafüzeteket?

Létrehozhat ilyen munkafüzeteket az Excel 2016 beépített adatelemzési funkcióival.

Az Exchange Serverhez való kapcsolódáshoz, a naptár kibontásához és az adatok elemzés céljára történő átalakításához ez a sablon az Excel 2016-ba integrált Power Query technológiát használja, amely az Adatok menüszalag Beolvasás és átalakítás csoportjában érhető el. További információ a Beolvasás és átalakítás funkcióiról.

Ha új munkafüzetből szeretné importálni a naptárt, a menüszalagon válassza az Adatok > Új lekérdezés > Egyéb adatforrásból > Microsoft Exchange-ből parancsot.

Adatok beolvasása az Exchange-ből

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×