A listák bemutatása

A szervezetek általában számos listatípust használnak, például hivatkozásokat, hirdetményeket, névjegyeket, problémakövetést és felméréseket, hogy csak néhányat említsünk.

Listák olyan feladatokat is tartalmazhatnak, amelyeket fókuszpontként használhat a csapatmunka során vagy egy üzleti megoldásban. A listák sok esetben gyors és hatékony megoldásokat biztosítanak, amelyekhez kevés módosításra van szükség.

Ezekre néhány példa:

• Feladatok Belefoglalja a tulajdonjog és a haladás nyomon követését, valamint egy oldalon belüli ütemtervet a listatartalom vonzó vizuális megjelenítéséhez.

• Problémakövetés Verziószámozást és verzióelőzmény-tárolást tartalmaz a munkacsoport-projektek és a gyakori munkafeladatok részletesebb elemzéséhez.

Sokoldalúságuk, rugalmasságuk és számos beépített funkciójuk révén a listák kiváló eszközként szolgálhatnak az adatok tárolására, megosztására és felhasználására.

Lehetősége van például az alábbiakra:

• A listák létrehozásakor számos oszlop közül választhat, ezek közül néhány: Szöveg, Szám, Választási lehetőség, Pénznem, Dátum és időpont, Lista, Igen/Nem és Számított. A listaelemekhez akár fájlokat is csatolhat, amelyekben további részletekkel szolgálhat, például egy táblázatban adatokat mellékelhet, vagy egy dokumentumban háttér-információkat nyújthat.

• Listanézeteket hozhat létre, melyekkel különféle, adott célt szolgáló módokon rendszerezheti, rendezheti és szűrheti az adatokat; megváltoztathatja a metaadatokat, például oszlopok hozzáadásával vagy törlésével, vagy az érvényességi szabályok módosításával; továbbá biztosíthatja a listák webhelyek közötti egységes működését a tartalomtípusok, webhelyoszlopok és sablonok révén. Lehetősége van például arra, hogy egy webhely naptárából csak az aktuális eseményeket jelenítse meg, és egy falinaptárhoz hasonló nézetet hozzon létre egy másik lapon.

• A listák közötti kapcsolatokat az egyedi oszlopok, a keresőoszlopok és a kapcsolatkényszerítés (kaszkádolt törlés és korlátozott törlés) kombinációját használva hozhatja létre. E módszerek mindegyike elősegíti azt, hogy megalapozott üzleti megoldásokat lehessen kidolgozni, és meg lehessen őrizni az adatok egységességét.

• Egyéni listákat hozhat létre, kijelzőkben és kijelzőlapokon jelenítheti meg az adatokat, és más programokból, például az Excel vagy az Access programból származó adatokat importálhat, exportálhat és csatolhat.

• Végigkövetheti a verziókat és a részletes előzményeket, jóváhagyáshoz kötheti az adatok módosítását, elem- és mappaszintű védelmet alkalmazhat, kiveheti és beadhatja az elemeket, valamint folyamatosan értesülhet a változtatásokról riasztásokon és RSS-hírcsatornákon keresztül.

• Egyetlen lista tartalmát több mappára oszthatja fel, ezzel kényelmesebbé és hatékonyabbá téve a lista használatát, nagyobb méretű listák esetén pedig indexelés alkalmazásával javíthatja az általános teljesítményt.

A következőkben bemutatunk néhányat a listák felhasználási módjaiból, melyekkel egy munkacsoport számára könnyíthető meg az információkezelés.

Verziók és részletes előzmények nyomon követése    Nyomon követheti a listaelemek verzióit, így láthatja, hogy mely elemek változtak verzióról verzióra, valamint hogy ki módosította a listaelemeket. Ha hibákat követ el egy újabb verzióban, visszaállíthatja az elem egy korábbi verzióját. A listák előzményeinek nyomon követése különösen fontos, ha a szervezetnek folyamatosan figyelnie kell egy listát.

Jóváhagyás megkövetelése    Adja meg, hogy a listaelemek jóváhagyására szükség van ahhoz, hogy mindenki megtekinthesse. Az elemek függő állapotban maradnak, amíg a jóváhagyásukra jogosult személy nem hagyja jóvá vagy nem utasítja el őket. A jóváhagyás előtt megadhatja, hogy mely felhasználói csoportok tekinthetik meg a listaelemeket.

Engedélyek testreszabása    Itt adhatja meg, hogy a lista résztvevői csak az általuk létrehozott elemeket vagy a lista összes elemét tudják-e olvasni és szerkeszteni. Kapcsolatok, akik jogosultak a listák kezelésére, elolvashatják és szerkeszthetik az összes listaelemet. Adott jogosultsági szinteket is alkalmazhat egyetlen listaelemre, például ha az elem bizalmas információkat tartalmaz.

Nézetek létrehozása és kezelése    Hozzon létre különböző nézeteketugyanabból a listából. A tényleges lista tartalma nem változik, de az elemek úgy vannak rendszerezve vagy szűrve, hogy a felhasználók az igényeiktől függően megtalálhassák a legfontosabb vagy legérdekesebb információkat.

Listák frissítése    Függetlenül attól, hogy milyen típusú listát frissít, a folyamat hasonló a listaelemek hozzáadásához, szerkesztéséhez és törléséhez.

Listaelemek hozzáadásának és szerkesztésének két módja van:

• Űrlap használatával – ez az alapértelmezett módszer.

• Szövegközi szerkesztéssel, melynek során az elemet közvetlenül a listának helyet adó lapon veheti fel.

Ha a lista, verziókövetésre van beállítva, minden egyes alkalommal, amikor egy listaelemet módosít, a listaelem egy újabb verziója lesz létrehozva. Megjelenítheti a listaelem előzményeit és visszaállíthat egy korábbi állapotot, ha az újabb változatban hibát vétett.

Képletek és számított értékek használata    Képletek és számított értékek használatával dinamikusan hozhat létre információkat egy lista oszlopaiban. A műveletek tartalmazhatnak információkat a lista más oszlopaiból, valamint olyan rendszerfüggvényeket, mint a [today] az aktuális dátum jelzésére. Megadhat például egy alapértelmezett határidőt, amely az aktuális dátumtól számított hét nap.

További információ a változásokról    Listák és nézetek használhatják az RSS-t, hogy a munkacsoport tagjai automatikusan megkaphassák a frissítéseket. Az RSS egy olyan technológia, amely lehetővé teszi a felhasználóknak, hogy híreket és információkat tartalmazó frissítéseket vagy RSS-hírcsatornákat fogadjanak és tekintsenek meg egy konszolidált helyen. E-mailes riasztásokat is létrehozhat, amelyek értesítik a listák módosításáról vagy az új elemek hozzáadásáról. A riasztásokkal kényelmesen nyomon követheti az Ön számára fontos változásokat.

Listakapcsolatok létrehozása    Hozzon létre kapcsolatot két lista között. A forráslistában létre kell hoznia egy keresési oszlopot, amely egy vagy több értéket kér le egy céllistából, ha ezek az értékek megegyeznek a forráslista keresési oszlopában szereplő értékkel. Ha szeretné, további oszlopokat is hozzáadhat a céllistáról a forráslistához. Keresési oszlop létrehozásakor úgy is dönthet, hogy kikényszeríti a kapcsolati viselkedést egy kaszkádolt törlési vagy törlési korlátozás beállításával, amely segít megőrizni az adatok érvényességét, és segít megelőzni azokat az inkonzisztenciákat, amelyek problémákat okozhatnak az úton.

Listaadatok megosztása adatbázis-programmal    Ha telepítve van egy adatbázis-program, például az Access, exportálhatja és importálhatja az adatokat a webhelyre és a webhelyről, valamint csatolhat egy táblát az adatbázisból egy listához. Amikor egy Access-adatbázisban dolgozik a listaadatokkal, lekérdezéseket, űrlapokat és jelentéseket is létrehozhat. Lásd: Adatok importálása Access-adatbázisba.

Listák egységes használata webhelyek között    Ha a csoport több listatípussal is működik, akkor több, tartalomtípusokat, webhelyoszlopokat és sablonokat tartalmazó listát is konzisztenciát adhat hozzá. Ezek a funkciók lehetővé teszik a beállítások és a listastruktúra hatékony újrafelhasználását. Létrehozhat például egy olyan tartalomtípust egy ügyfélszolgálati problémához, amely meghatározott oszlopokat (például ügyfélkapcsolatot) és üzleti folyamatokat határoz meg a tartalomtípushoz. Egy másik példa egy webhelyoszlop létrehozása részlegnevekhez, amely a részlegek legördülő listáját tartalmazza. Több listában is újra felhasználhatja az oszlopot, hogy a nevek mindig ugyanúgy jelenjenek meg az egyes listákban.

Listaelemek létrehozása levelezőprogramból    Olyan levelezőprogramot használjon, amely kompatibilis a Microsoft technológiáival, és fontos listaadatokat vehet fel Önnel. Az Outlookkal például megtekintheti és frissítheti a webhely feladatait, névjegyeit és vitafórumait az Outlookból. Lásd: Külső lista csatlakoztatása az Outlookhoz.

Tartalomcélzás beállítása     : Célközönség-megcélzás engedélyezése az elemek csoportok szerinti szűréséhez.

A felhasznált lista típusa a megosztott információ típusától függ.

Közlemények    Híreket és állapotokat oszthat meg, és emlékeztetőket adhat meg. A hirdetmények támogatják a különböző fejlett formázási lehetőségeket, például a képeket, hivatkozásokat és szövegformázást.

Partnerek:    Információkat tárolhat azokról a személyekről vagy csoportokról, akikkel ön dolgozik. Ha a Microsoft technológiáival kompatibilis e-mail- vagy kapcsolatkezelő programot használ, megtekintheti és frissítheti partnereit a webhelyéről a másik programban. Frissítheti például a szervezet beszállítóinak listáját a Microsoft technológiáival kompatibilis levelezőprogramból, például az Outlookból. A partnerlistákkal nem végezhet ugyan kezelési műveleteket a webhely tagjain, viszont tárolhatja és megoszthatja a szervezetében használt partneradatokat, például a külső szállítók listáját.

Vitafórumok:    Biztosítson egy központi helyet a csoportbeszélgetések rögzítéséhez és tárolásához, amely hasonló a hírcsoportok formátumához. Ha a rendszergazda engedélyezte a webhelyen lévő listák számára az e-mailek fogadását, a vitafórumok tárolhatják a leggyakoribb levelezőprogramokból származó e-mail-beszélgetéseket. Létrehozhat például egy vitafórumot a szervezete új termékkiadásaihoz.

Hivatkozások    Adjon meg egy központi helyet az internetre, a vállalat intranetére és más erőforrásokra mutató hivatkozások számára. Létrehozhat például egy listát az ügyfelek webhelyeire mutató hivatkozásokról.

Kiemelt hivatkozások:    Hivatkozásműveletek halmazának megjelenítése vizualizációs elrendezésben.

Naptár    Tárolhatja a csapat eseményeit vagy adott helyzetekben, például a céges ünnepeket. A naptár vizuálisan, az asztali vagy falinaptárakhoz hasonlóan jelenít meg egyes eseményeket, például értekezleteket, tárgyalásokat és egész napos eseményeket. Nyomon követheti a csapat mérföldköveit is, például a határidőket vagy a termékkiadási dátumokat, amelyek nem kapcsolódnak egy adott időintervallumhoz. Lásd: Naptárnézet létrehozása listából.

Feladatok    Nyomon követheti a csoport projektjeire és egyéb teendőire vonatkozó információkat. A feladatokat személyekhez rendelheti, és nyomon követheti állapotukat a projekt előrehaladása során. Ha olyan e-mail- vagy feladatkezelő programot használ, amely kompatibilis a Microsoft technológiáival, megtekintheti és frissítheti feladatait a webhelyéről a másik programban. Létrehozhat például egy feladatlistát a szervezet költségvetési folyamatához, majd megtekintheti és frissítheti az Outlookban a többi feladattal együtt. Lásd: Lista létrehozása.

Projekttevékenységek    Tevékenységinformációk tárolása Gantt-nézettel és folyamatjelző sávokkal. Nyomon követheti az állapotot és a készültségi szintet, ahogy a tevékenység a befejezés felé halad. Ha olyan e-mail- vagy feladatkezelő programot használ, amely kompatibilis a Microsoft technológiáival, megtekintheti és frissítheti a projekttevékenységeket a webhelyéről a másik programban. Létrehozhat például egy projekttevékenység-listát a webhelyen, amely azonosítja és hozzárendeli a munkát egy betanítási kézikönyv létrehozásához, majd nyomon követheti a szervezet előrehaladását a Projectből. Lásd: Lista létrehozása.

Problémakövetés    Tárolhatja az egyes problémákra, például a támogatási problémákra vonatkozó információkat, és nyomon követheti azok előrehaladását. A problémákat kategorizálhatja és egymáshoz is rendelheti. Létrehozhat például egy problémakövető listát az ügyfélszolgálati problémák és megoldásaik nyomon követéséhez. A problémák szerkesztésekor megjegyzéseket is hozzáfűzhet, így a megjegyzések jól nyomon követhetők lesznek az eredeti tartalom megváltoztatása nélkül. Egy ügyfélszolgálati alkalmazott például rögzítheti a probléma megoldásának lépéseit és a lépések eredményét. A problémakövetési listát háromszintű munkafolyamattal is használhatja, amellyel a szervezet kezelheti a problémákat vagy a projektkövetést. Lásd: Lista létrehozása.

Felmérés    Gyűjtsön és állítson össze visszajelzéseket, például egy alkalmazotti elégedettségi felmérést vagy egy tesztet. A kérdéseket és a válaszokat számos különböző módon összeállíthatja, és megtekintheti a visszajelzések összegzését. Ha olyan számolótáblát vagy adatbázis-programot telepített, amely kompatibilis a Microsoft technológiáival, exportálhatja az eredményeket a további elemzésükhöz. Lásd: Felmérés létrehozása.

Egyéni    Hozzon létre egy listát az alapoktól. Ha olyan táblázatkezelő programmal rendelkezik, amely kompatibilis a Microsoft technológiáival, létrehozhat egy számolótáblán alapuló egyéni listát is. Importálhat például egy listát az Excelből, amelyet a szállítókkal kötött szerződések tárolására és kezelésére hozott létre. Lásd: Lista létrehozása számolótábla alapján.

Külső listák:    A listán kívül tárolt, de a Microsoft 365-ben olvasható és írható adatokkal dolgozhat. A külső listák adatforrását külső tartalomtípusnak hívják. A natív Microsoft 365-listától eltérően a külső listák az Üzleti kapcsolatszolgáltatások segítségével férnek hozzá az adatokhoz közvetlenül egy külső rendszerből (például SAP, Siebel és Microsoft SQL Server), függetlenül attól, hogy az adatbázis, webszolgáltatás vagy üzletági rendszerről van-e szó.

Egyéni lista Adatlap    nézetben: Hozzon létre egy egyéni listához hasonló üres listát, de alapértelmezés szerint adatlap nézetben jelenítse meg a listát. Az Adatlap nézet adatrácsot biztosít az adatok sorokként és oszlopokként való megtekintéséhez és szerkesztéséhez. A rácshoz sorokat és oszlopokat adhat, ezeket szerkesztheti, továbbá szűrőket és rendezési szempontokat alkalmazhat, a számított értékeket összegként jelenítheti meg, és közvetlenül a rács celláiban szerkesztheti az adatokat. Az Adatlap nézethez telepíteni kell az Office-t egy 32 bites ügyfélszámítógépre és egy ActiveX-vezérlőket támogató böngészőre.

Állapotlista:    Megjelenítheti és nyomon követheti a projekt céljait. A listában különböző színű ikonokkal jelölhető az egyes célok teljesítési állapota.

Körözvények:    Küldjön információkat a csapattagoknak, beleértve a megerősítő bélyegeket is.

Microsoft IME szótár listája:    A listában szereplő adatok használata Microsoft IME-szótárként. Az „olvasás” típusú mezőelemeket a Microsoft IME használatával „megjelenítés” típusúvá alakíthatja, és a megjegyzésoszlop tartalmát az IME megjegyzésablakában tekintheti meg. Az adatokat adott URL-címhez csatolhatja.

PerformancePoint-tartalomlista:    Irányítópult-elemek, például scorecardok, jelentések, szűrők, irányítópult-lapok és egyéb irányítópult-elemek tárolása, amelyeket a PerformancePoint-irányítópult Tervező használatával hozhat létre.

Nyelvek és fordítók:    Fordításkezelési munkafolyamattal használható a fordításkezelési könyvtárban. A munkafolyamat a lista alapján fordítási feladatokat rendel a listában az egyes nyelvekhez megadott fordítókhoz. Manuálisan is létrehozhatja ezt a listát, vagy beállíthatja, hogy a lista automatikusan létrejöjjön egy Fordításkezelés munkafolyamat Fordításkezelési könyvtárhoz való hozzáadásakor.

Fő teljesítménymutatók (KPI) listája:    Nyomon követheti a fő teljesítménymutatókat, amelyekkel gyorsan kiértékelheti a mérhető célokhoz viszonyított előrehaladást. KPI-listákat állíthat be a teljesítmény nyomon követésére a következő négy adatforrás egyikével: manuálisan bevitt adatok, Microsoft 365-listában szereplő adatok, Excel-munkafüzetek adatai vagy Analysis Servicesből származó adatok – a Microsoft SQL Server összetevője. Miután létrejött a KPI-lista, használatával egy irányítópultlapon jeleníthető meg a jelző állapota.

Táblázat importálása:     Meglévő számolótáblából származó oszlopok és adatok használata. Számolótábla importálásához a Microsoft Excel vagy más kompatibilis program szükséges.

Lista hozzáadása egy modern SharePoint-laphoz:

1. Ha a lap még nincs szerkesztési módban, kattintson a lap jobb felső sarkában található Szerkesztés gombra. 

2. Állítsa az egérmutatót egy meglévő kijelző alá vagy fölé. Ekkor megjelenik egy vonal egy bekarikázott + jellel, amint alább látható:

   

3. Kattintson a + jelre. Ekkor megjelenik az elérhető kijelzők listája. Görgessen le a Dokumentumok, tárak és Listák szakaszhoz.

4. Válassza a Lista lehetőséget.

   Megjelenik az összes elérhető lista neve.

5. Jelölje ki a lapra beszúrni kívánt listát. 

6. Ha elégedett, válassza a Mentés vázlatként lehetőséget a bal felső sarokban. Ezután, ha elérhetővé szeretné tenni a frissített lapot mások számára , válassza a közzététel lehetőséget a jobb felső sarokban. 

Lista hozzáadása klasszikus SharePoint-laphoz:

1. A Webhelyek területen kattintson a Beállítások , majd a Webhely tartalma elemre.

2. Kattintson az Alkalmazás hozzáadása ikonra.

   

3. Görgessen végig, és kattintson a használni kívánt alkalmazásra. Egynél több oldal is lehet.

4. Adjon egyedi nevet az alkalmazásnak, hogy később visszahívhassa egy lapra, majd kattintson a Létrehozás gombra.

5. Amikor visszatér a Webhely tartalma képernyőre, három dolgot tehet:

   • Zárja be az ablakot, és térjen vissza a lapra. Vegye fel az új alkalmazást a lapra a Kijelzők beszúrása paranccsal.

   • Kattintson az alkalmazásra, és kezdje el beírni az adatokat.

   • Kattintson a három pontra ... majd a Beállítások módosítása elemre. Itt adhat hozzá oszlopokat, módosíthatja a neveket, és más feladatokat is elvégezhet.

Bár a lista szolgáltatást több módon is igénybe veheti, a használat tényleges módja a lista méretétől és elemszámától, valamint a vállalat igényeitől függ.

Nagyszámú elem tárolása egyetlen listában

Lehetséges, hogy egy nagy listát szeretne használni a különböző igények kielégítésére. A vállalata például nagyszámú technikai problémát követhet nyomon, melyeket több terv és projekt esetén is alkalmazni szeretne.

A következő esetekben lehet érdemes egyetlen listát használni:

• A csoport tagjainak a listaelemről összegző információra is szüksége van vagy ha ugyanarról az elemcsoportról különböző nézeteket igényelnek. A vezető például megtekintheti a vállalaton belül a technikai problémákkal kapcsolatos előrehaladást vagy azokat a fájlokat, amelyeket egyazon időpontban hoztak létre.

• A webhely egyazon helyén az eseményeket többen keresik vagy tallózzák.

• Ugyanazokat a beállításokat szeretné alkalmazni a listaelemeken, például verziókövetést vagy jóváhagyás-igénylést.

• A listával dolgozó csoportok hasonló jellemzőkkel rendelkeznek, például azonos jogosultságaik vannak. Adott listaelemekre egyedi jogosultságok is alkalmazhatók, de ha a szintek jelentősen eltérnek, akkor célszerűbb több lista létrehozása.

• A listával kapcsolatos információkat elemezni szeretné vagy összesítő frissítéseket szeretne alkalmazni rajta. A fájlok módosulásakor üzeneteket kaphat, illetve az RSS-technológia segítségével a tárban bekövetkezett minden változást nyomon követhet. Az RSS-technológia lehetővé teszi a munkacsoport tagjai számára, hogy a módosított információk összevont listáját is megtekinthessék.

Használjon többszörös listákat, ha a kezelt adatok vagy a velük dolgozó csoportok között jelentős különbségek vannak.

Az alábbi esetekben lehet hasznos több lista használata:

• Nincs szükség az összes elemre vonatkozó összegzésre.

• Az információval dolgozó csoportok erősen különböznek vagy eltérő jogosultságokkal rendelkeznek.

• Különböző beállításokat, például verziókövetést és jóváhagyás-igénylést kell alkalmaznia az elemek többféle csoportján.

• Az elemeket nem kívánja együtt elemezni, illetve azokon nem szeretne összevont frissítéseket alkalmazni.

Többek között az alábbi eljárásokkal rendszerezhetők a listák és azok elemei:

Hasábok hozzáadása    Segítsen a csoportnak meghatározni a legfontosabb elemeket, és oszlopokat vehet fel a listába. Hozzáadhatja például a Projekt oszlopot egy listához, hogy megkönnyítse az adott projekteken dolgozó személyek számára az elemek megtekintését és használatát. További oszlopokat is hozzáadhat, ha további információkat szeretne gyűjteni az egyes listaelemekről, például a részleg nevét vagy egy alkalmazott nevét.

Ha a listában több elem is szerepel, bizonyos oszlopok indexelésével javítható az egyszerre sok elem megjelenítésekor vagy a nézetek közötti váltáskor tapasztalható teljesítmény. Az indexelés nem változtat az elemek elrendezésének módján, csupán lehetővé teszi, hogy a vállalat nagy mennyiségű adatát egy listán belül egyszerűbben tárolhassa. Indexelés használatakor azonban megnőhet az adatbázis helyigénye. Lásd: Lista vagy tár nézetének létrehozása, módosítása vagy törlése.

Nézetek létrehozása    Akkor érdemes használni, ha a csoportban lévő személyeknek gyakran kell bizonyos módon látniuk az adatokat. A nézetek oszlopok használatával rendezik, csoportosítják, szűrik és jelenítik meg az adatokat. Azt is megadhatja, hogy az egyes nézetben egyszerre hány elem jelenjen meg. A felhasználók például 25 vagy 100 listaelemből álló listában tallózhatnak oldalanként a preferenciájuktól és a kapcsolatuk sebességétől függően.

A nézetek nagyszámú elemet tartalmazó listák esetén is rugalmasságot biztosítanak, de egyszerre csak az elemek egy bizonyos csoportját tudják megjeleníteni, például az adott évben elküldött hibákat vagy a naptárban szereplő aktuális eseményeket. Létrehozhat személyes nézeteket is, amelyek másnál nem jelennek meg, illetve ha a megfelelő jogosultsággal rendelkezik, létrehozhat mindenki által használható nyilvános nézeteket is. Lásd: Lista vagy tár nézetének létrehozása, módosítása vagy törlése.

Mappák létrehozása    Ha a lista tulajdonosa engedélyezte a mappák létrehozását, akkor a legtöbb listatípushoz hozzáadhat mappákat. Ez különösen akkor hasznos, ha a listaelemek feloszthatók egy adott módon, például projekt vagy csoport szerint. A mappák megkönnyítik a listaelemek vizsgálatát és kezelését. A Microsoft technológiái fanézetet biztosítanak, amellyel a felhasználók a merevlemezen lévő mappákhoz hasonlóan navigálhatnak a webhelyeiken és mappáikban. Például minden részlegnek saját mappája lehet. Lásd: Mappa létrehozása listában.