A kimutatásközpont használata

A Microsoft Office SharePoint Server 2007 tartalmaz egy kimutatásközpont-sablont, amelynek segítségével a vállalatok elkészíthetik a kapcsolati adatok megjelenítésére és kezelésére szolgáló saját webhelyeiket. Létrehozhatnak egy egyéni kimutatásközpontot, ahol a kapcsolati adatokhoz való hozzáférést egy központi helyre korlátozhatják. A kimutatásközpont-sablonon keresztül létrehozott fájlok szolgáltatásaikkal az alábbi műveleteket segítik:

  • Számolótáblák, jelentések és adatkapcsolatok rendszerezése és kezelése

  • Fő teljesítménymutatók létrehozása a folyamatok méréséhez az üzleti célok tükrében

  • Üzleti adatok megjelenítése dinamikus, testreszabott irányítópultokon

Igénytől függően létrehozhat kimutatásközpontot a kapcsolati adatok könnyebb elérése érdekében, de korlátozhatja is a kimutatásközponthoz való hozzáférést, hogy csak az adott kapcsolati adatokat használó csoportok és csapatok tagjai férhessenek hozzá a webhelyhez.

Megjegyzés: Ez a cikk egy példa SharePoint-webhelyre utal, amelyet egy fiktív cég, a kerékpárok, kerékpár-alkatrészek és kerékpár-kiegészítők gyártásával foglalkozó Kalandorbolt készített.

A Kalandorbolt értékesítési részlege a kimutatásközpontot az eladási és pénzügyi adatok létrehozására, követésére, megosztására és tárolására használja. A csapattagok Microsoft Office Excel 2007-munkafüzetekkel dolgoznak, melyek az Office SharePoint Server 2007 technológián alapuló Excel-szolgáltatások révén a kimutatásközpontban interaktív jelentésekként jelennek meg. A fő teljesítménymutatók figyelésével nyomon követhetik az eladási statisztikákat, a személyre szabott irányítópulton pedig áttekinthetik az eladási adatokat. Az alábbi ábrán a részleg kimutatásközpontjának honlapja látható, rajta a negyedéves eladásokat megjelenítő fő teljesítménymutató kijelzővel.

Értékesítési kimutatásközpont

Számolótáblák, jelentések és adatkapcsolatok kezelése

A kimutatásközpont számos olyan szolgáltatással rendelkezik, amely segítségére lehet a jelentések és az általuk használt külső adatforrásokkal fennálló kapcsolatok rendezésében.

Kimutatástár

A kimutatásközpont kimutatástára az a központi hely, ahol létrehozhatja és mentheti a kívánt jelentéseket (Office Excel 2007-munkafüzeteket) és irányítópultlapokat. A kimutatástár alapértelmezett tartalomtípusai a jelentések és az irányítópultlapok. Amikor Excel-munkafüzetet tesz közzé a kimutatástárban, egyetlen gombnyomással elérhető a böngésző nézet, amelyben a legegyszerűbben, a kijelzőlaphoz való hozzáadása nélkül megtekinthető a munkafüzet. Az alábbi ábrán egy böngészőablakban megjelenített jelentés látható.

Jelentés böngészőablakban

Az irányítópultlapok egy vagy több kijelzőt tartalmaznak. Ezek a kijelzők lehetnek üzletiadat-kijelzők, Excel Web Access-kijelzők vagy fő teljesítménymutatók, amelyek szűrésével elérheti, hogy a különböző forrásokból származó tartalmak és adatok egységes, mégis rugalmas formában jelenjenek meg. A kimutatástár egyszerűvé teszi a jelentések és irányítópultok kezelését. Az alábbi ábrán a kimutatástár Nézet menüje látható, amelyet a jelentések, irányítópultlapok vagy a tár minden tartalmának megjelenítésére állíthat be.

Aktuális jelentések megjelenítése

Adatkapcsolattár

A Kimutatásközpont webhely tartalmaz egy adatkapcsolattárat is, mely tulajdonképpen egy .odc fájlok tárolását, biztonságossá tételét, megosztását és kezelését leegyszerűsítő különleges-SharePoint dokumentumtár. Az .odc fájl olyan adatkapcsolatfájl típus, amely HTML és XML technológiát használ a külső adatforrások, például üzleti alkalmazások és adatbázisok kapcsolati adatainak tárolására. Az .odc fájlok tartalmát bármely szövegszerkesztőben megtekintheti vagy szerkesztheti.

Ha például olyan Excel-munkafüzetekkel dolgozik, melyek külső adatforrásokban (például egy adatbázisban vagy OLAP-kockában) lévő információkhoz kapcsolódnak, ezek az adatkapcsolatok információkat tartalmaznak arról, hogy miként lehet megtalálni a külső adatforrásokat, hogyan lehet ezekbe bejelentkezni, hozzájuk férni vagy lekérdezni őket. Noha előfordulhat, hogy a kapcsolati információkat a munkafüzet tárolja, gyakran külön .odc fájlban találhatók, különösen olyan esetekben, mikor az adatokat több felhasználónak is el kell tudnia érni, és a kapcsolati információkat frissíteni kell. Ha az .odc fájlokat a kimutatásközpont egy adatkapcsolattárába menti, a vállalat számára szükséges adatkapcsolatfájlokat egyetlen központi helyen tárolhatja, ahol később egyszerűen kezelheti és frissítheti, vagy akár más jelentésekhez is felhasználhatja őket. Az alábbi ábrán adatkapcsolattárban elhelyezett fájlok láthatók.

Adatkapcsolattár

Kimutatásnaptár és Hivatkozástár

A kimutatástárban további hasznos eszközöket találhat, melyekkel a kapcsolati adatokat és a jelentéseket kezelheti. A Kimutatásnaptárral a jelentések létrehozását ütemezheti, vagy információkat tehet közzé a jelentések létrehozásának, illetve frissítésének gyakoriságáról. A Hivatkozástár a folyamatokkal kapcsolatos információk tárolására és a webhely felhasználóival való megosztására szolgál.

Célok és eredmények közlése a fő teljesítménymutatókkal

A fő teljesítménymutatók egyszerűen megérthető grafikus kijelzők, amelyek előre kijelölt célok teljesítésének állapotát mutatják. Olyan hasznos eszközök, melyek alapján a csapatok, a vezetők és a vállalatok gyorsan felmérhetik, hogy mennyire jutottak előre egy-egy számokban kifejezhető cél elérésében.

Egy fő teljesítménymutató például közlekedési lámpa ikonnal jelölheti, hogy az adott üzleti tevékenység túlteljesíti, eléri vagy meg sem közelíti a kitűzött célokat. A Kalandorbolt értékesítési részlege a negyedéves értékesítési célok teljesítésének nyomon követésére használ fő teljesítménymutatót. Ha az adott üzleti negyedévre eső eladások teljes száma meghaladja az előre kijelölt célt, a fő teljesítménymutató zöld lámpát jelenít meg. Ha ugyanez a szám nem éri el a minimális célt, piros lámpa világít, minden más esetben pedig sárga lámpa látható. Az alábbi ábrán az értékesítési részleg kimutatásközpontjának honlapján található, negyedéves eladásokat jelző fő teljesítménymutató látható.

Negyedéves értékesítés fő teljesítménymutatója

A fő teljesítménymutatók felgyorsítják és hatékonyabbá teszik a legfontosabb üzleti célokban történő előrehaladás értékelését. Nélkülük az alkalmazottaknak és a vezetőknek fáradságos munkával kellene feldolgozniuk a teljesítményadatokat, értékelniük a haladást, majd az üzleti döntéshozók számára külön jelentésben elérhetővé tenni az eredményt. A friss adatok gyors és automatikus értékelése nélkül nehéz meghatározni az üzletmenet aktuális állapotát. A fő teljesítménymutatóknak köszönhetően a teljesítményre kíváncsi felhasználónak elegendő egy gyors pillantást vetni a vállalati webhelyen látható jelentésre vagy a személyes webhelyén megjelenített megfelelő kijelzőkre.

A fő teljesítménymutatók különböző forrásokból származó üzleti adatokhoz kapcsolódnak, majd kijelzőkön keresztül megjelenítik az adatokat egy teljesítménymutató-listában vagy egyetlen fő teljesítménymutató részletes nézetében. Ezek a kijelzők hozzáadhatók a kimutatásközpont irányítópultjaihoz, de megjeleníthetők más listákban és oldalakon is. Mindegyik fő teljesítménymutató vesz egy értéket az adatforrásból (például egy tulajdonság értékét vagy a kijelölt adatok átlagát), majd ezt az értéket összeveti egy korábban kijelölt értékkel. Mivel a program az értékeket egész adattartományokra vonatkozóan számolja ki, és nem listában jeleníti meg az adatokat, a fő teljesítménymutatók előnye több csoport vagy projekt teljesítményének mérésekor mutatkozik meg. Ha azonban egy-egy személy adattartományára, például egy alkalmazott eladásainak adatsorára vonatkoztatja a számítást, a fő teljesítménymutató az adott személy teljesítményének értékelésére is használható.

Ha egy fő teljesítménymutatót szeretne létrehozni, először egy teljesítménymutató-listát kell készítenie, amelyhez egy vagy több fő teljesítménymutatót kell adnia. Fő teljesítménymutatókat a következők alapján hozhat létre:

  • SharePoint-listában lévő adatok

  • Excel-munkafüzetben lévő adatok

  • Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services szolgáltatásban lévő adatok

  • Kézzel bevitt adatok

Dinamikus vizuális irányítópultok létrehozása

Az irányítópultok olyan speciális kijelzőlapok, melyek különböző forrásokból származó üzleti adatokat jelenítenek meg. Képesek az üzleti adatokról és a vállalat üzleti folyamatairól készült jelentések és fő teljesítménymutatók megjelenítésére is. Az irányítópulton megjelenített adatok automatikusan szűrhetők, de beállítható az is, hogy a felhasználó jelölje ki a szűrés alapjául szolgáló tulajdonságokat, ami lehetővé teszi az összehasonlító adatelemzést a vállalat egészében.

Az irányítópultok üzletiadat-kijelzőkből és szűrőkijelzőkből állnak, az üzletiadat-kijelzőkhöz szűrőkijelzők kapcsolódnak. Néhány szűrőkijelző automatikusan szűri az adatokat, míg mások lehetővé teszik a felhasználó számára, hogy ő maga vigye be vagy jelölje ki a szűrőértékeket, majd a Szűrő alkalmazása gombra kattintva alkalmazza azokat. A Szűrő alkalmazása gomb az irányítópulton láthatatlan kijelzőként van jelen mindaddig, amíg egy vagy több, felhasználó által megadott értékű szűrő nincs felvéve a lapra. A Szűrő alkalmazása gomb és a felhasználó által meghatározott szűrők az irányítópult-sablon speciális szűrőzónájában jelennek meg.

Az alábbi ábrán a Kalandorbolt értékesítési kimutatásközpontjának értékesítési irányítópultja látható. Az irányítópulton egy fő teljesítménymutató és egy jelentésadatokat tartalmazó Excel Web Access-kijelző kapott helyet.

Értékesítési irányítópult

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×