A körlevélfunkció használata levelek testreszabásához tömeges levelek készítésekor

A körlevélfunkció használata levelek testreszabásához tömeges levelek készítésekor

Ha tömeges levelet szeretne a levelezőlistáján szereplő személyeknek küldeni, körlevelet használva létrehozhat egy kötegnyi személyre szabott levelet. Az elrendezés, a formázás, a szöveg és a grafikus elemek minden levél esetén azonosak. A levélnek csupán bizonyos részei különböznek, illetve személyre szabottak.

A levelek létrehozásában és nyomtatásában három fájl vesz részt a körlevélkészítés folyamatában:

  • Törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az egyesített körlevél minden verziójában azonos szöveget és ábrát (például egy emblémát és képet) tartalmaz. A levél törzse az azonos tartalom példája.

  • Levelezőlista
    Ez a levélben szereplő információk kitöltéséhez használatos adatforrás. A levelezőlista például neveket tartalmaz, a törzsdokumentum pedig az a levél, amelyet a listában szereplő személyeknek küld.

  • Egyesített dokumentum
    Ez a dokumentum a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja. A körlevélkészítés a levelezőlista adatait használja a törzsdokumentumban, és ennek eredményeképp minden személy esetében egy személyre szabott levél jön létre.

A levelek körlevéllel történő készítéséről a következő videóban tájékozódhat, amely egy tanfolyam részét képezi.

Ez a böngésző nem támogatja a videók lejátszását. Telepítse a Microsoft Silverlightot, az Adobe Flash Playert vagy az Internet Explorer 9-es verzióját.

1. lépés: A törzsdokumentum előkészítése

Mielőtt hozzálátna a körlevélhez, készítse elő a levelét. Ha például egy közelgő eseményről szeretne másokat tájékoztatni, adja meg az esemény nevét, dátumát, időpontját és helyét. Ezek azok a részletek, amelyek a levél minden címzettje számára fontosak.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása > Levelek lehetőséget.

    A Word Levelezés lapján kattintson a Körlevélkészítés indítása elemre, majd válasszon a lehetőségek közül.

  2. A Wordben írja be annak a levélnek a törzsét, amelyet mindenkinek el szeretne küldeni (alább látható egy példa).

    Egy körlevél alapjául szolgáló mintalevél a Wordben.

2. lépés: A levelezőlista beállítása

A levelezőlista az Ön adatforrása. Ez lehet egy Excel-számolótábla, egy Outlook-címtár, egy Access-adatbázis vagy egy Office-címlista. A listában azok a rekordok szerepelnek, amelyeket a Word használ az információk beolvasására a levél létrehozásához.

Tippek

  • Ha nincs levelezőlistája, létrehozhat egyet a körlevélkészítés közben. Mielőtt elkezdené a körlevélkészítési folyamatot, gyűjtse össze az összes adatrekordját, és adja hozzá őket az adatforrásához.

  • Ha Excel-számolótáblát használ, ügyeljen arra, hogy az irányítószámokat tartalmazó oszlopot szövegként formázza, hogy egyetlen nullát se veszítsen el.

  • Ha az Outlook-címjegyzékét szeretné használni, gondoskodjon arról, hogy az Outlook legyen az alapértelmezett levelezőprogram.

3. lépés: A levelezőlista csatolása a törzsdokumentumhoz

Most már készen áll a levelezőlista adatforrásának megnyitására és összekapcsolására a levelével.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Címzettek kiválasztása gombot, majd válasszon a megjelenő lehetőségek közül.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettek kiválasztása elemre, majd válassza az Új lista létrehozása lehetőséget.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha nincs levelezőlistája, válassza az Új lista létrehozása lehetőséget, és hozzon létre egyet.

      vagy

    • Ha levelezőlistája egy Excel-táblázat, egy Access-adatbázis vagy más típusú adatfájl, válassza a Meglévő lista használata elemet. Ezután tallózással keresse meg a listát, jelölje ki, és kattintson a Megnyitás gombra.

      vagy

    • Ha Outlook-névjegyeit használja, válassza az Outlook-névjegyek alapján lehetőséget.

  3. Válassza a Fájl > Mentés másként parancsot.

  4. A Fájlnév mezőbe írjon be egy fájlnevet, majd válassza a Mentés gombot.


Címzettlista szerkesztése

Ha a listában szereplő minden személynek létrehoz és nyomtat leveleket, ugorjon a „4. lépésre: Személyre szabott tartalom felvétele a levélbe”. Ha például olyan személyeknek szeretne levelet küldeni, akik az Ön által tartott esemény 20 km-es körzetében élnek, a lista szűkítéséhez használhat többek között irányítószámot.

  1. Válassza a Címzettlista szerkesztése elemet.

    A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában a Címzettlista szerkesztése gombot.

  2. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen jelölje be azon személyek jelölőnégyzetét, akiknek el szeretné küldeni az e-mailt.

    Sorok kiválasztása a jelölőnégyzetek bejelölésével

A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen több lehetőség közül választhat a címzettlista pontosításához. A két leggyakrabban használt beállítással úgy rendezheti és szűrheti a listát, hogy könnyebben megtalálhassa a neveket és a címeket.

A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a „Címzettlista szerkesztése” lehetőséget, majd a „Körlevél címzettjei” párbeszédpanel „Címzettek listájának pontosítása” csoportjában válasszon egy lehetőséget.

Részletes információt az Adatok rendezése és szűrése körlevélhez című témakörben talál.

4. lépés: Személyre szabott tartalom felvétele a levélbe

Vegye fel a levélbe a tartalmat, amely címzettenként különböző lesz – például a név és a cím. A legjobb módja ennek, ha körlevélmezőket szúr be a törzsdokumentumba.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Címterület beszúrása elemet.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson a Címterület lehetőségre.

  2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a címzett nevének a levélben megjeleníteni kívánt formátumát.

    A Címterület beállításai

  3. Kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés : Ha meg szeretné nézni, hogy miként jelenik meg egy cím a levélben, az Eredmény megjelenítése csoportban válassza az Eredmény megjelenítése gombot. A Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben rekord gombbal lépegethet a rekordok között az adatforrásban.

  4. Az Írás és mezők beszúrása csoportban válassza a Megszólítás gombot.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson a Megszólítás lehetőségre.

  5. A Megszólítás beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt formátumot.

  6. Válassza az OK gombot a körlevélmező beszúrásához a levélbe.

  7. A Fájl > Mentés parancsot választva mentheti a körlevélhez létrehozott levelet (alább látható egy példa).

    A „címterület” és a „megszólítás” mező egy Wordben létrehozott mintakörlevélen.

Ha további egyedi információkat szeretne a levelezőlistából a levélbe beszúrni, itt tájékozódhat a körlevélmezők egyenkénti felvételéről.


A körlevélmezők nevének ellenőrzése

Győződjön meg arról, hogy a Word megtalálja a levelezőlistában szereplő neveket és címeket.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Mezők egyeztetése elemet.

    Tipp :  A Mezők egyeztetése párbeszédpanel a címterület törzsdokumentumhoz való hozzáadására használt Címterület beszúrása párbeszédpanelről is megnyitható.

  2. A Mezők egyeztetése párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a listában megjelenő rekordmezők megfelelnek-e a levelezőlista adatforrásában lévő rekordok oszlopfejlécneveinek.

    Mezők egyeztetése párbeszédpanel

    Megjegyzés : A párbeszédpanelen két oszlop látható. A bal oldali oszlop például egy üzleti rekordban szereplő gyakori neveket sorolja fel. A jobb oldali oszlop pedig az adatforrásban lévő oszlopfejléccel megfeleltetett gyakori név mezőneve.

  3. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha a megjelenő mezőnevek megfelelnek a levelezőlista adatforrásában szereplő rekordokhoz használt oszlopfejléceknek, akkor nem kell tennie semmit.

      vagy

    • Ha a (nincs egyezés) feliratot látja egy olyan mezőnévben, amelyről azt várta, hogy meg fog felelni az adatforrásban lévő egyik oszlopfejlécnek, válassza a legördülő lista nyilát, majd válassza ki a levelezőlista adatforrásában szereplő mezőnevet. Szükség szerint ismételje meg a műveletet.

  4. Válassza az OK gombot.


A körlevélmezők formázása

Az egyesített tartalom betűtípusának, méretének, sorközének megváltoztatásához jelölje ki a körlevélmező nevét, és hajtsa végre a kívánt módosításokat.

  1. Az Eredmények előnézete csoport Levelezés lapján az Eredmények előnézete lehetőséget választva válthat vissza az egyesítés eredményéről a körlevélmezőkre a levelében.

    A Word Levelezés lapján az Eredmény megjelenítése csoport

  2. Válassza ki a körlevélmező nevét.

    Kijelölt Címterület mező

  3. A Kezdőlap lapon válassza ki a használni kívánt betűtípust és betűméretet.

    A Word Kezdőlap lapjának Betűtípus csoportjában választhat betűtípust és betűméretet

  4. A Lapelrendezés lapon (Word 2013) vagy az Elrendezés lapon (Word 2016) adja meg a bekezdések térközét.

    A Word Elrendezés lapján a Bekezdés csoportban adhatja meg a térközt.

    Megjegyzés : Mivel a Word a címterületek minden sorát bekezdésként kezeli, érdemes lehet csökkenteni a térközt a sorok között.

5. lépés: A levelek megtekintése és nyomtatása

  1. Válassza az Eredmény megjelenítése lehetőséget, majd a Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy az Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombbal győződjön meg arról, hogy a levél törzsében helyesen jelennek meg a nevek és a címek.

    Tipp :  A lista elejére az Első Az Első rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben , a lista végére pedig az Utolsó Az Utolsó rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombot választva léphet.

  2. Válassza a Befejezés és egyesítés > Dokumentumok nyomtatása parancsot.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Befejezés csoportjában kattintson a Befejezés és egyesítés elemre, majd válasszon a lehetőségek közül.

6. lépés: A személyre szabott levél mentése

A körlevél-dokumentum mentésekor megmarad a kapcsolata a levelezőlistával, így felhasználhatja a következő tömeges levélküldéshez.


A körlevél-dokumentum újbóli felhasználása

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.


Címek módosítása a körlevél-dokumentumban

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és a Címzettlista szerkesztése hivatkozást választva rendezze, szűrje és válassza ki az adott címeket.

További információ

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×