A körlevélfunkció használata levelek testreszabásához tömeges levelek készítésekor

A körlevélfunkció használata levelek testreszabásához tömeges levelek készítésekor

Ha tömeges levelet szeretne a levelezőlistáján szereplő személyeknek küldeni, körlevelet használva létrehozhat egy kötegnyi személyre szabott levelet. Az elrendezés, a formázás, a szöveg és a grafikus elemek minden levél esetén azonosak. A levélnek csupán bizonyos részei különböznek, illetve személyre szabottak.

A levelek létrehozásában és nyomtatásában három fájl vesz részt a körlevélkészítés folyamatában:

  • Törzsdokumentum
    Ez a dokumentum az egyesített körlevél minden verziójában azonos szöveget és ábrát (például egy emblémát és képet) tartalmaz. A levél törzse az azonos tartalom példája.

  • Levelezőlista
    Ez a levélben szereplő információk kitöltéséhez használatos adatforrás. A levelezőlista például neveket tartalmaz, a törzsdokumentum pedig az a levél, amelyet a listában szereplő személyeknek küld.

  • Egyesített dokumentum
    Ez a dokumentum a törzsdokumentum és a levelezőlista kombinációja. A körlevélkészítés a levelezőlista adatait használja a törzsdokumentumban, és ennek eredményeképp minden személy esetében egy személyre szabott levél jön létre.

A levelek körlevéllel történő készítéséről a következő videóban tájékozódhat, amely egy tanfolyam részét képezi.

Ez a böngésző nem támogatja a videók lejátszását. Telepítse a Microsoft Silverlightot, az Adobe Flash Playert vagy az Internet Explorer 9-es verzióját.

1. lépés: A törzsdokumentum előkészítése

Mielőtt hozzálátna a körlevélhez, készítse elő a levelét. Ha például egy közelgő eseményről szeretne másokat tájékoztatni, adja meg az esemény nevét, dátumát, időpontját és helyét. Ezek azok a részletek, amelyek a levél minden címzettje számára fontosak.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Körlevélkészítés indítása > Levelek lehetőséget.

    A Word Levelezés lapján kattintson a Körlevélkészítés indítása elemre, majd válasszon a lehetőségek közül.

  2. A Wordben írja be annak a levélnek a törzsét, amelyet mindenkinek el szeretne küldeni (alább látható egy példa).

    Egy körlevél alapjául szolgáló mintalevél a Wordben.

2. lépés: A levelezőlista beállítása

A levelezőlista az Ön adatforrása. Ez lehet egy Excel-számolótábla, egy Outlook-címtár, egy Access-adatbázis vagy egy Office-címlista. A listában azok a rekordok szerepelnek, amelyeket a Word használ az információk beolvasására a levél létrehozásához.

Tippek

  • Ha nincs levelezőlistája, létrehozhat egyet a körlevélkészítés közben. Mielőtt elkezdené a körlevélkészítési folyamatot, gyűjtse össze az összes adatrekordját, és adja hozzá őket az adatforrásához.

  • Ha Excel-számolótáblát használ, ügyeljen arra, hogy az irányítószámokat tartalmazó oszlopot szövegként formázza, hogy egyetlen nullát se veszítsen el.

  • Ha az Outlook-címjegyzékét szeretné használni, gondoskodjon arról, hogy az Outlook legyen az alapértelmezett levelezőprogram.

3. lépés: A levelezőlista csatolása a törzsdokumentumhoz

Most már készen áll a levelezőlista adatforrásának megnyitására és összekapcsolására a levelével.

  1. A Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában válassza a Címzettek kiválasztása gombot, majd válasszon a megjelenő lehetőségek közül.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában kattintson a Címzettek kiválasztása elemre, majd válassza az Új lista létrehozása lehetőséget.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha nincs levelezőlistája, válassza az Új lista létrehozása lehetőséget, és hozzon létre egyet.

      vagy

    • Ha levelezőlistája egy Excel-táblázat, egy Access-adatbázis vagy más típusú adatfájl, válassza a Meglévő lista használata elemet. Ezután tallózással keresse meg a listát, jelölje ki, és kattintson a Megnyitás gombra.

      vagy

    • Ha Outlook-névjegyeit használja, válassza az Outlook-névjegyek alapján lehetőséget.

  3. Válassza a Fájl > Mentés másként parancsot.

  4. A Fájlnév mezőbe írjon be egy fájlnevet, majd válassza a Mentés gombot.


Címzettlista szerkesztése

Ha a listában szereplő minden személynek létrehoz és nyomtat leveleket, ugorjon a „4. lépésre: Személyre szabott tartalom felvétele a levélbe”. Ha például olyan személyeknek szeretne levelet küldeni, akik az Ön által tartott esemény 20 km-es körzetében élnek, a lista szűkítéséhez használhat többek között irányítószámot.

  1. Válassza a Címzettlista szerkesztése elemet.

    A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a Levelezés lap Körlevélkészítés indítása csoportjában a Címzettlista szerkesztése gombot.

  2. A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen jelölje be azon személyek jelölőnégyzetét, akiknek el szeretné küldeni az e-mailt.

    Sorok kiválasztása a jelölőnégyzetek bejelölésével

A Körlevél címzettjei párbeszédpanelen több lehetőség közül választhat a címzettlista pontosításához. A két leggyakrabban használt beállítással úgy rendezheti és szűrheti a listát, hogy könnyebben megtalálhassa a neveket és a címeket.

A Wordbeli körlevél-dokumentumban válassza a „Címzettlista szerkesztése” lehetőséget, majd a „Körlevél címzettjei” párbeszédpanel „Címzettek listájának pontosítása” csoportjában válasszon egy lehetőséget.

Részletes információt az Adatok rendezése és szűrése körlevélhez című témakörben talál.

4. lépés: Személyre szabott tartalom felvétele a levélbe

Vegye fel a levélbe a tartalmat, amely címzettenként különböző lesz – például a név és a cím. A legjobb módja ennek, ha körlevélmezőket szúr be a törzsdokumentumba.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Címterület beszúrása elemet.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson a Címterület lehetőségre.

  2. A Címterület beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a címzett nevének a levélben megjeleníteni kívánt formátumát.

    A Címterület beállításai

  3. Kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés: Ha meg szeretné nézni, hogy miként jelenik meg egy cím a levélben, az Eredmény megjelenítése csoportban válassza az Eredmény megjelenítése gombot. A Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben rekord gombbal lépegethet a rekordok között az adatforrásban.

  4. Az Írás és mezők beszúrása csoportban válassza a Megszólítás gombot.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában kattintson a Megszólítás lehetőségre.

  5. A Megszólítás beszúrása párbeszédpanelen válassza ki a használni kívánt formátumot.

  6. Válassza az OK gombot a körlevélmező beszúrásához a levélbe.

  7. A Fájl > Mentés parancsot választva mentheti a körlevélhez létrehozott levelet (alább látható egy példa).

    A „címterület” és a „megszólítás” mező egy Wordben létrehozott mintakörlevélen.

Ha további egyedi információkat szeretne a levelezőlistából a levélbe beszúrni, itt tájékozódhat a körlevélmezők egyenkénti felvételéről.


A körlevélmezők nevének ellenőrzése

Győződjön meg arról, hogy a Word megtalálja a levelezőlistában szereplő neveket és címeket.

  1. A Levelezés lap Írás és mezők beszúrása csoportjában válassza a Mezők egyeztetése elemet.

    Tipp:  A Mezők egyeztetése párbeszédpanel a címterület törzsdokumentumhoz való hozzáadására használt Címterület beszúrása párbeszédpanelről is megnyitható.

  2. A Mezők egyeztetése párbeszédpanelen ellenőrizze, hogy a listában megjelenő rekordmezők megfelelnek-e a levelezőlista adatforrásában lévő rekordok oszlopfejlécneveinek.

    Mezők egyeztetése párbeszédpanel

    Megjegyzés: A párbeszédpanelen két oszlop látható. A bal oldali oszlop például egy üzleti rekordban szereplő gyakori neveket sorolja fel. A jobb oldali oszlop pedig az adatforrásban lévő oszlopfejléccel megfeleltetett gyakori név mezőneve.

  3. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Ha a megjelenő mezőnevek megfelelnek a levelezőlista adatforrásában szereplő rekordokhoz használt oszlopfejléceknek, akkor nem kell tennie semmit.

      vagy

    • Ha a (nincs egyezés) feliratot látja egy olyan mezőnévben, amelyről azt várta, hogy meg fog felelni az adatforrásban lévő egyik oszlopfejlécnek, válassza a legördülő lista nyilát, majd válassza ki a levelezőlista adatforrásában szereplő mezőnevet. Szükség szerint ismételje meg a műveletet.

  4. Válassza az OK gombot.


A körlevélmezők formázása

Az egyesített tartalom betűtípusának, méretének, sorközének megváltoztatásához jelölje ki a körlevélmező nevét, és hajtsa végre a kívánt módosításokat.

  1. Az Eredmények előnézete csoport Levelezés lapján az Eredmények előnézete lehetőséget választva válthat vissza az egyesítés eredményéről a körlevélmezőkre a levelében.

    A Word Levelezés lapján az Eredmény megjelenítése csoport

  2. Válassza ki a körlevélmező nevét.

    Kijelölt Címterület mező

  3. A Kezdőlap lapon válassza ki a használni kívánt betűtípust és betűméretet.

    A Word Kezdőlap lapjának Betűtípus csoportjában választhat betűtípust és betűméretet

  4. A Lapelrendezés lapon (Word 2013) vagy az Elrendezés lapon (Word 2016) adja meg a bekezdések térközét.

    A Word Elrendezés lapján a Bekezdés csoportban adhatja meg a térközt.

    Megjegyzés: Mivel a Word a címterületek minden sorát bekezdésként kezeli, érdemes lehet csökkenteni a térközt a sorok között.

5. lépés: A levelek megtekintése és nyomtatása

  1. Válassza az Eredmény megjelenítése lehetőséget, majd a Következő A Következő rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben vagy az Előző Az Előző rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombbal győződjön meg arról, hogy a levél törzsében helyesen jelennek meg a nevek és a címek.

    Tipp:  A lista elejére az Első Az Első rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben , a lista végére pedig az Utolsó Az Utolsó rekord gomb a körlevél megjelenített eredményeiben gombot választva léphet.

  2. Válassza a Befejezés és egyesítés > Dokumentumok nyomtatása parancsot.

    A Word körlevélkészítési funkciója részeként a Levelezés lap Befejezés csoportjában kattintson a Befejezés és egyesítés elemre, majd válasszon a lehetőségek közül.

6. lépés: A személyre szabott levél mentése

A körlevél-dokumentum mentésekor megmarad a kapcsolata a levelezőlistával, így felhasználhatja a következő tömeges levélküldéshez.


A körlevél-dokumentum újbóli felhasználása

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és amikor a Word a kapcsolat megtartására kéri, válassza az Igen lehetőséget.


Címek módosítása a körlevél-dokumentumban

  • Nyissa meg a körlevél-dokumentumot, és a Címzettlista szerkesztése hivatkozást választva rendezze, szűrje és válassza ki az adott címeket.

További információ

Office-ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×