A fájltárolás és fájlmegosztás beállítása az Office 365-ben

Közreműködők: Tom Werner Diane Faigel
Legutóbb frissítve: 2017. augusztus 21.

Ha cége fájltárolási és fájlmegosztási funkciók beállítását tervezi, az egyik legjobb megoldás a OneDrive Vállalati verzió és egy Office 365-ös csapatwebhely együttes használata. A néhány alkalmazottat foglalkoztató kisvállalatok számára ez az ideális választás.

A kezdéshez az Office 365 tartalmaz egy egyszerű csapatwebhelyet. A OneDrive Vállalati verzióban azonnal megkezdheti a fájlok tárolását, a csapatwebhelyen pedig közösen dolgozhat másokkal a fájlokon.

Milyen dokumentumtárolási lehetőségeket nyújt az Office 365?

  • A OneDrive Vállalati verzió egyéni használatra, fájlok alkalmi megosztására készült. Saját fájlok tárolására is ideális megoldás a OneDrive Vállalati verzió.

  • Az Office 365-ös csapatwebhely a rendszeres fájlmegosztás és a fájlokon végzett közös munka színtere. A csapatwebhely tökéletes hely a megosztott tulajdonú fájlok tárolására, olyanokéra, amelyeknek több személy vagy egy egész csapat a tulajdonosa, és közösen dolgoznak rajtuk.

A OneDrive Vállalati verzióban és a csapatwebhelyeken tárolt tartalmakhoz Ön és dolgozói is bármikor hozzáférhetnek.

Diagram, amely szemlélteti a kétféle használható tárterületet: OneDrive és csapatwebhelyek

Az alábbiakban javaslatokat talál arra vonatkozóan, hogy mit hol célszerű tárolni a OneDrive Vállalati verzió és az Office 365-ös csapatwebhelyek együttes használata esetén:

Tárolás helye

Rendeltetés

Tárolandó elemek

OneDrive Vállalati verzió

A OneDrive Vállalati verzióban ugyanúgy tárolhatók a tartalmak, mint a fájlok a számítógépen, és csak megfelelő engedély birtokában lehet hozzájuk férni.

Tökéletesen alkalmas olyan vállalati fájlok elhelyezésére, amelyen csak az adott felhasználó dolgozik.

Olyan vállalati fájlok, amelyeken más csapattagok nem dolgoznak, és nem is kell őket rendszeresen elérniük.

Office 365-ös csapatwebhely

Az Office 365-ös csapatwebhely olyan, mint egy webhely, de alapértelmezés szerint nem nyilvános: csak az engedéllyel rendelkező felhasználók érhetik el.

Ideális hely fájlok megosztására és közös használatára.

Olyan megosztott dokumentumok, amelyeket minden dolgozó elérhet, és közösen dolgozhat rajtuk. Dolgozhatnak például PowerPoint-bemutatókon, tárolhatnak mindenki által elérhető csapatütemterveket, vagy közzétehetnek értekezleti napirendeket.

Office 365-ös csapatalwebhely

Az Office 365-ös csapatalwebhely egy sajátos megjelenésű vagy egyedi hozzáférési engedélyekkel rendelkező külön szakasz a csapatwebhelyen belül.

Remekül használható cégen kívüli ügyfelekkel vagy partnerekkel való fájlmegosztásra és fájlokon végzett közös munkára.

Olyan fájlok tárolására is ideális, amelyeket el szeretne zárni cége más, a csapatwebhelyhez egyébként hozzáférő tagjai elől. Beállíthat olyan alwebhelyet is, amelyet csak Ön (és szükség szerint egy–két további személy) érhet el.

Ebből a témakörből megismerkedhet a csapatalwebhelyek létrehozásával.

Olyan fájlok, amelyeket cégen kívüli külsősökkel oszt meg.

Olyan fájlok, amelyeket el szeretne zárni cége bizonyos tagjai elől. Itt tárolhatja például személyzeti és pénzügyi adatait.

Office 365-ös webhelycsoportok

A fájltárolásra és megosztásra használható webhelycsoportok teljesen elkülönülnek a meglévő csapatwebhelytől.

Egy új Office 365-ös csapatwebhelynek saját címe és engedélyei vannak. Belső és külső együttműködésre egyaránt használható.

A nagyobb cégek hasonlóképpen használják a csapatwebhelyeket, mint a kisvállalatok az alwebhelyeket. Webhelycsoportot létrehozhatnak speciális biztonsági igényű vagy fejlett műszaki tudással rendelkező kisvállalatok is.

A webhelycsoportban ugyanolyan típusú megosztott információk tárolhatók, mint egy csapatwebhelyen vagy alwebhelyen.

Videó: Fájlok áthelyezése a felhőbe

Ebből a videóból elsajátíthatja a dokumentumok felhőbe mentéséhez szükséges első lépéseket. Hadd lássam a lépéseket

Ez a böngésző nem támogatja a videók lejátszását. Telepítse a Microsoft Silverlightot, az Adobe Flash Playert vagy az Internet Explorer 9-es verzióját.

Lépések: A fájltárolás és az online együttműködés megkezdése a OneDrive Vállalati verzióban és a csapatwebhelyen

A lépés elvégzésének becsült időtartama: 5–10 perc

A cég minden olyan tagja, aki az Office 365-öt használja, felhőalapú tárhelyet kap a OneDrive Vállalati verzióban. Tájékoztassa ezeket a felhasználókat arról, hogy vállalati fájljaikat ott kell tárolniuk, ha mások nem használják őket. Itt helyezhetik el ajánlattervezeteiket, értekezletjegyzeteiket vagy előadásvázlataikat.

Azt is fontos közölni a dolgozókkal, hogy OneDrive Vállalati verziós mappájukat osszák meg Önnel és munkatársaikkal. Ha egy dolgozó megbetegszik vagy távozik a cégtől, akkor nehéz lesz elérni a OneDrive Vállalati verzióban tárolt fájljait. Ha azonban OneDrive Vállalati verziós mappái meg vannak osztva, szükség esetén bármikor elérhetők a fájlok.

A csapattagok az alábbi lépésekkel érhetik el a OneDrive Vállalati verziót és oszthatják meg mappájukat.

  1. Lépjen a https://portal.office.com címre, és jelentkezzen be.

  2. Adja meg felhasználónevét és jelszavát, majd válassza a Bejelentkezés gombot.

  3. Az Office 365 kezdőlapján válassza a OneDrive elemet.

    Az appindítóban válassza a OneDrive csempét.

  4. A OneDrive Vállalati verzióban, ha már van Mindenkivel megosztva mappája, nyissa meg. A csapattagoknak itt kell tárolniuk saját vállalati dokumentumaikat a OneDrive Vállalati verzióban. Válassza a Megosztás elemet, és folytassa a következő lépéssel.

    Ha még nincs ilyen mappája, válassza az Új elemet, és hozzon létre egy új mappát. Adja neki a Mindenkivel megosztva nevet, és válassza a Személyek meghívása elemet. Ha nem látható a Személyek meghívása elem, kattintson a Létrehozás elemre, majd az új mappára a jobb gombbal kattintva válassza a Megosztás parancsot.

    A Mindenkivel megosztva mappa a OneDrive-on

  5. Személyek meghívása mezőbe írja be azoknak a csapattagoknak a nevét vagy e-mail-címét, akiknek hozzáférést szeretne adni a mappához. A többiekén kívül saját e-mail-címét is megadhatja, így megkapja a hozzáféréssel rendelkező személyeknek küldött e-mailek másolatát.

    Párbeszédpanel azoknak a személyeknek a nevével, akikkel meg szeretné osztani a OneDrive Vállalati verziós mappáját.

  6. Válassza a Szerkesztheti a tartalmat vagy a Megtekintheti a tartalmat engedélybeállítást a mappához.

  7. Írjon egy üzenetet, amelyet elküld majd a meghívni kívánt személyeknek, hogy az illetők lássák: az e-mail a megosztott vállalati fájlokra mutató hivatkozást tartalmazza. Válassza a Létrehozás gombot. A rendszer azonnal elküldi az e-mailt a meghívottaknak.

    Ez az e-mail az alábbihoz hasonlóan fog megjelenni. Alul található egy hivatkozás a Megosztva mindenkivel mappára, amelyre kattintva a címzettek megnyithatják a mappát.

    Nyissa meg az e-mailt, és válassza a webhely megnyitását.

A lépés elvégzésének becsült időtartama: 5–10 perc

Az Office 365 tartalmaz egy egyszerű csapatwebhelyet a kezdő lépésekhez szükséges funkciókkal. Ezt a belső webhelyet csak cégen belüli személyek érhetik el.

A csapatwebhely megnyitása:

  1. Az Office 365-be bejelentkezve válassza a lap bal felső sarkában lévő appindítót Office 365-alkalmazásindító ikonja , majd a Webhelyek csempét.

    Válassza a lap bal felső sarkában az alkalmazásindítót, majd a Webhelyek csempét.

  2. A Webhelyek lapon válassza a Csapatwebhely csempét.

    A csapatwebhelyek megnyitásához kattintson a Webhelyek, majd a Csapatwebhelyek csempére.

Megjelenik csapata belső webhelyének kezdőlapja, amelynek alapértelmezett címe a következő: <cége neve> csapatwebhely. A kezdőlapon találhatók:

  • Csempék, amelyekre kattintva testre szabhatja a csoportwebhelyet.

  • Bal oldali hivatkozások, amelyekkel a csoportwebhely más területeire léphet.

  • Egy dokumentumtár, ahol azonnal elhelyezhet fájlokat, és megoszthatja őket a csapatával.

A Csapatwebhelyek kezdőlapján csempék láthatók, amelyekkel elérhetők a webhely testreszabásához szükséges gyakori funkciók.

A lépés elvégzésének becsült időtartama: 20–30 perc az első néhány fájl esetében

A fájlok elhelyezését és megosztását segíti, hogy a csapatwebhelyen már van egy hely a tárolásra. A neve Dokumentumok tár, és a levéltárakhoz hasonlít.

A lépések az alábbiak:

  1. A csapatwebhely kezdőlapján válassza a Dokumentumok elemet a bal oldali navigációs menüben. Megnyílik a Dokumentumok tár.

    Válassza a Dokumentumok tárat a bal oldali menüben

  2. Az Office 365-be bejelentkezve maradva nyissa meg a Fájlkezelő alkalmazást az indítósávról vagy máshonnan.

    Nyissa meg a Fájlkezelőt a Start menüből vagy máshonnan.

  3. Keresse meg a csoportwebhelyre feltöltendő fájlokat.

    A Tallózás gombot választva keresse meg azt a fájlt a számítógépen, amelyet fel szeretne tölteni a csapatwebhelyre.

  4. Jelölje ki a csoportwebhelyre feltöltendő fájlokat, és húzza őket a Dokumentumok tárba.

    A csapatwebhely Dokumentumok tárába feltöltött fájl.

    Amikor elkészült, a fájlok egy-egy példánya a csoportwebhelyen és a számítógépen is megtalálható lesz.

    Kép a Dokumentumok tárról, miután fájlokat töltött fel

    A számítógépről törölheti a fájlokat. A 4. lépés: Online fájlok szinkronizálása a számítógéppel című következő lépésben létrehoz majd egy új helyet a számítógépen e fájlok számára.

    Ha sok fájlt vagy nagyméretű fájlokat szeretne feltölteni a csoportwebhelyre, olvassa el tippjeinket a nagyméretű fájlok vagy nagy mennyiségű fájl tárakba való feltöltéséről.

    Ha több tárterületre van szüksége, olvassa el az Előfizetéshez tartozó tárterület módosítása című témakört.

A lépés elvégzésének becsült időtartama: 20–30 perc az első néhány fájl esetében

Miután a csapatwebhelyre mentette fájljait, beállíthatja a PC-jével vagy a Mac gépével történő szinkronizálásukat. Ily módon az Internet Explorer, a Chrome vagy más böngésző helyett a PC-jén vagy a Mac gépén dolgozhat a fájlokkal. Olyan esetekre is célszerű szinkronizálnia fájljait a gépével, amikor meg kell nyitnia egy fájlt, de éppen nincs internetkapcsolata.

Miután beállította a fájlok szinkronizálását a számítógéppel, a program 10 percenként automatikusan szinkronizálja a fájlokat, ha van internetkapcsolat.

A csapatwebhelyen lévő fájlokat az alábbi lépésekkel szinkronizálhatja az asztali számítógépével:

  1. A csapatwebhely kezdőlapján válassza a Dokumentumok elemet a bal oldali navigációs menüben. A kezdőlapon nem állíthat be szinkronizálást, meg kell nyitnia egy tárat a navigációs menüből.

    Tipp : Amikor fájlokat szinkronizál a csapatwebhelyéről, akkor nem az egész webhelyet szinkronizálja, csak egyes dokumentumtárakat.

    Válassza a Dokumentumok tárat a bal oldali menüben

  2. A dokumentumtárban válassza a Szinkronizálás gombot. Vagy jelölje ki azokat a fájlokat, amelyeket szinkronizálni szeretné.

    Jelölje ki a fájlt, és válassza a Szinkronizálás gombot.
  3. A OneDrive Vállalati verzió párbeszédpanelen válassza a Szinkronizálás gombot. (A OneDrive Vállalati verzió végzi a szinkronizálást.)

    A Szinkronizálás gombot választva indítsa el a fájlok szinkronizálását a csapatwebhelyről az asztali gépére.
  4. Ha megjelenik egy biztonsági üzenet, válassza az Engedélyezés gombot. Ha egy üzenet az Office 365-ös hitelesítő adatait kéri, adja meg az Office 365-ös felhasználóazonosítóját és jelszavát. A szinkronizálási folyamat elindulásakor az alábbi párbeszédpanel jelenik meg:

    A szinkronizálás indításakor megjelenő párbeszédpanel.
  5. A fájljaim megjelenítése gombra kattintva megnézheti dokumentumait a Windows Intézőben. A számítógépre szinkronizált fájlok a SharePoint mappában jelennek meg. Kis zöld pipa jelzi, hogy egy fájl naprakész, és a csapatwebhelyen lévő verzióval szinkronizálva van.

    A Fájlkezelőben keresse meg a szinkronizált fájlt az asztali gépen. A fájl a SharePoint mappában található.

    Megjegyzések: 

    • A OneDrive Vállalati verzióban tárolt fájlok szinkronizálásakor asztali gépe OneDrive Vállalati verzió mappájába kerülnek a fájlok.

    • Képernyőkép: a Fájlkezelő egy OneDrive Vállalati verzióbeli fájl számítógépre való szinkronizálása után

  6. Lépjen a SharePoint mappába, és nyissa meg a fájlt. Végezze el a kívánt módosítást, és válassza a Mentés gombot. Ha van internetkapcsolata, a képernyő alján megjelenik a Feltöltés: SharePoint üzenet, ez jelzi, hogy a program a fájlt a csapatwebhelyre menti. A fájl egyúttal a számítógépre, a SharePoint-mappába is bekerül. Ha „A feltöltés sikertelen” üzenet jelenik meg, próbálkozzon újra. Néha az akadozó internetkapcsolat miatt meghiúsulhat a mentés.

    A fájlok csapatwebhelyre mentésekor megjelenő állapotüzenet.

    Gratulálunk! Sikeresen beállította a fájltárolást és az online együttműködést a szervezetében.

Fájltárolással és fájlmegosztással kapcsolatos gyakorlati tanácsok

  • Kisméretű nonprofit szervezetek:Office 365-ös csapatwebhelyen tárolhatják megosztott dokumentumaikat, így az információkat központi helyen gyűjthetik és archiválhatják. Ezt a módszert követve nem vesznek el információk, ha a személyzetben változás történik, például új igazgató érkezik. Létrehozhatnak privát Office 365-ös csapatalwebhelyet is, ahol a csapat többi tagjától elzárni kívánt fájlokat, például a személyzeti és a pénzügyi dokumentumokat tárolhatják.

  • Egy tulajdonossal rendelkező cégek: A tulajdonos a OneDrive Vállalati verzióban tárolhatja saját fájljait, és esetileg megoszthatja őket ügyfeleivel.

  • Több tulajdonossal rendelkező cégek: Ha egy cégnél több tulajdonos van, a tulajdonosok akkor is használhatják a OneDrive Vállalati verziót, de egymás között közvetlenül kell megosztaniuk a fájlokat.

  • Fájlokhoz hozzáférő külső ügyfelekkel vagy partnerekkel dolgozó cégek:Office 365-ös csapatalwebhelyeken tárolhatják és oszthatják meg az egyes ügyfeleknek szánt dokumentumokat. Mivel egy alwebhelyet csak egy adott ügyfél érhet el, aki más alwebhelyhez nem férhet hozzá, nem kell félni amiatt, hogy egy ügyfél véletlenül hozzáfér a másoknak szánt információkhoz.

A OneDrive Vállalati verzióba mentett fájljaihoz senki más nem férhet hozzá, hacsak meg nem osztja a fájlokat. A fájlok megosztásakor választhat egy adott személyt a megosztás címzettjeként, vagy mindenkivel megoszthatja a fájlokat. A OneDrive-on különféle célokra (nyilvános, privát, önálló projektek) külön mappákat hozhat létre. Az egyes mappákat megoszthatja adott személyekkel vagy csoportokkal, de úgy is dönthet, hogy senkivel sem osztja meg a tartalmait.

További információt a Fájlok és mappák megosztása a OneDrive Vállalati verzióban című témakörben talál.

A OneDrive Vállalati verzióbeli tárhely kezelése című témakör alapján megállapíthatja, hogy mennyi tárhely szabad még a OneDrive Vállalati verzióban.

Jóllehet szinte bármilyen formátumú fájl feltölthető, előfordulhat, hogy bizonyos fájlok két okból nem engedélyezettek: biztonsági ok miatt, vagy mert a fájl neve érvénytelen karaktereket tartalmaz. A OneDrive Vállalati verzió biztonsági házirendjei bizonyos fájltípusokat és néhány karaktert nem támogatnak. A nem engedélyezett fájlformátumokról és az érvénytelen karakterekről az Érvénytelen karakterek fájl- vagy mappanevekben, illetve érvénytelen fájltípus a OneDrive Vállalati verzióban című témakörben olvashat részletesen.

Következő lépések

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×