A dokumentumtárak – Bevezetés

A dokumentumtárak – Bevezetés

Megjegyzés: Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja.

A tárak a webhelyek olyan részei, amelyekben feltöltheti, létrehozhatja, frissítheti vagy közös munkához használhatja a munkacsoport tagjaival megosztandó fájlokat. Minden tárban található egy lista, amely a fájlok nevét és főbb adatait tartalmazza, például hogy ki módosított utoljára egy adott fájlt. A legtöbb webhely a létrehozásakor tartalmaz egy tárat. Például a csoportwebhelyekhez egy dokumentumtár tartozik, amelyben rendszerezhetők és megoszthatók a dokumentumok.

Dokumentumtár

További tárak van szüksége, mint válassza a több használatra kész függvénytár-alkalmazásokból, és adja hozzá azokat a webhelyre. Tárak többféle módon is testre szabhatja. Ha például megadhatja, hogy hogyan dokumentumokat is megtekinthetők, felügyelt és létrehozott. vagy nyomon követése-fájlokon, akár hány és milyen típusú verziót. Az egyéni nézetek, űrlapok és a projektek és üzleti folyamatok kezelését segítő munkafolyamatokat is létrehozhat.

A Contoso egyik marketingcsapata létrehoz egy csoportwebhelyet, ahol majd projekteket és dokumentumokat szeretnének kezelni. A webhely tulajdonosa Teljes hozzáférés jogosultsági szintet kap, amikor a webhely Tulajdonosok csoportjának tagja lesz. Ő osztja meg a webhelyet, és ő ad engedélyt mindenkinek, hogy közreműködjenek a webhelyen folyó munkában. A csapat úgy dönt, hogy a Dokumentumok tárat használja a sajtóközlemények, költségvetési fájlok, szerződések, ajánlatok és egyéb csapatdokumentumok kezelésére.

A webhely tulajdonosa fontos dokumentumokat tölt fel, hogy a csapat megszokja a tár központi adattárként való használatát. Ezután bekapcsolja a fájlverziók nyomon követését, így a csapat rendelkezni fog a fájlváltozatok történetével, aminek az alapján bármely korábbi változat helyreállítható, ha ez szükséges. A webhely tulajdonosa marketingjelentésekhez, értékesítési szerződésekhez, kampánytervekhez és költségvetési munkalapokhoz tartozó, egységes sablonokat is hozzáad a tárhoz. Minden sablon tartalmazza a cég emblémáját, valamint egy olyan formátumot, amelynek használatában mindenki megállapodott. Amikor a tagok új fájlt hoznak létre a dokumentumtárból, egyszerűen kiválaszthatják a használni kívánt sablont.

Ahogy a csapattagok fájlokat adnak a tárhoz és közösen dolgoznak azokon, oszlopok hozzáadásával és nézetek létrehozásával rendszerezik a tárat, hogy gyorsabban meg tudják találni a dokumentumokat. Ha például a webhely tulajdonosa létrehozza a „Projektnév” oszlopot, a tagok szűrhetnek és rendszerezhetnek az oszlop segítségével. A csapat más tagjai olyan nyilvános nézeteket adhatnak meg, amelyek pénzügyi negyedév szerint csoportosítva jelenítik meg a dokumentumokat, és kiszűrik a hat hónapon belül lejáró szerződéseket. Mindegyik tag személyes nézeteket is létrehoz, amelyek segítségével gyorsan meg tudják találni az információkat, és könnyebben el tudják végezni a munkájukat.

Az egyik értekezleten a csapat elhatározza, hogy társzintű figyelmeztetéseket állít be, amely hetente egyszer értesíti a tagokat a frissítésekről. Szükség esetén bármely tag állíthat be az egyes fájlokhoz tartozó további figyelmeztetéseket és RSS-hírcsatornákat.

A Tár lap, amelyen az RSS-értesítés ki van emelve

A csapat egy fontos „szabályban” is megállapodik az együttműködés ezen új keretei között: amikor valamelyik tag dokumentumot kíván megosztani, ellenáll a kísértésnek, hogy a dokumentumot e-mail mellékletként küldje el; ehelyett csak a dokumentumhoz tartozó hivatkozást küldi el. Az ilyen hivatkozások egyszerűen elküldhetők a tárból, emellett a csoportwebhelyen található legújabb verziót teszik elérhetővé.

A csapat legfontosabb tevékenysége, hogy marketingkampányokat tervezzen az eladások és a bevételek növelése érdekében. Egy új kampányterv kidolgozása során a csapattagok közösen hoznak létre dokumentumokat, és nyomon követik a fájlok alverzióit is. A közös létrehozás lehetővé teszi, hogy egyszerre többen szerkesszenek egy dokumentumot, és eközben ne kelljen aggódniuk a változtatások egyeztetésével kapcsolatban. Ha valami hibát ejtenek az egyik verzióban, akkor egyszerűen visszaállíthatják az előző változatot. Miután befejezték a kampánytervet, létrehozhatnak belőle egy főverziót, amelyet jóváhagyásra a jogi osztály és a vezetőség számára közzétesznek. Ha a fájlt jóváhagyták, akkor a cég más dolgozói is meg tudják tekinteni.

A webhely tulajdonosa az online dokumentációt és a képzéseket érintő kutatást végez, hogy megértse a munkafolyamat összeállításának módját, hozzárendeli a folyamatot a tárhoz, végül automatizálja a visszajelzés-fogadás, az aláírásgyűjtés és a dokumentum-közzététel folyamatát.

Háromhavi használat után a Dokumentumok tár és a webhely a marketingcsapat egyik legfontosabb eszközévé nőtte ki magát, és az egész vállalat viszonylatában hozzájárult a termelékenység és a hatékonyság növeléséhez. A csapat már el sem tudja képzelni, hogy e szolgáltatás nélkül dolgozzon, és igyekszik kihasználni a SharePoint-technológiák hatékonyabb együttműködést segítő további szolgáltatásait.

A tárakat az alábbi módokon használhatja, illetve teheti a csoportnak még hasznosabbá (az ismertetés nagyjából az egyszerűbb módszerektől az összetettebbek felé haladó módon van felépítve):

Nézetek létrehozása és használata:    nézet használatával megjelenítheti a tár felhasználói szempontból legfontosabb, vagy egy adott célnak leginkább megfelelő fájljait. A tárban lévő elemek ilyenkor nem módosulnak, hanem az egyes nézetek olyan módon rendezik vagy szűrik a fájlokat, hogy jobban áttekinthetővé és ezáltal könnyebben kereshetővé váljanak. A nézettekkel kapcsolatban további tudnivalókat a Lista vagy tár nézetének létrehozása, módosítása és törlése című témakör tartalmaz.

Képek tár nézet sávja a kijelölt nézet módosítása

Verziók nyomon követése     Ha a fájlok korábbi verzióinak megőrzése kell tárak segíthetnek nyomon követheti, tárolni és a fájlok visszaállítása. Megadhatja, hogy az összes verzióinak követésére megegyező módon. Vagy lehetősége van arra, hogy egyes verzióiban megjelölése fő, például egy új fejezet hozzáadása a manuális és egyes verzióiban, például egy helyesírási hibára rögzítési kisebb mint. Rendelkezésre álló tárterület méretének kezelésének egyszerűsítése érdekében tetszés szerint megadhatja az egyes verziójával, amelyet akkor szeretne tárolni a számot.

Tipp:  Ha a csapat a közös létrehozást tervezi használni, ajánlott a tárban legalább a fő verziók követését bekapcsolni, hátha valaki tévedésből feltölt a tárba egy ugyanolyan nevű dokumentumot, mint amelyen mindenki dolgozik. Ilyen módon elvesztett változtatások esetén a dokumentum egy korábbi verziója visszaállítható.

A verziószámozással kapcsolatban további tudnivalókat A verziószámozás engedélyezése és beállítása listákhoz és tárakhoz című témakör tartalmaz.

Közös szerkesztése vagy a fájlok kivétele     Microsoft Word és PowerPoint dokumentumok tárról ki ellenőrzése nélkül szerkesztésekor a mások szerkesztheti azt egy időben (vagyis a közös munka). Amikor, kivétel egy fájlt, akkor győződjön meg arról, hogy csak egy személy szerkesztheti a fájlt, mindaddig, amíg be van jelölve. A dokumentumok kivételét a tárakban, vagy bizalmas dokumentumok tartalmazó, ha a dokumentumok alakulása gondosan nyomon szeretne kérheti. De ügyeljen arra, hogy Kivétel megkövetelése fog lehetetlenné számára a dokumentumok közös szerkesztése. A kivétel személyek rendszer rákérdez, hogy mi a dokumentum változásait kapcsolatos megjegyzés hagyja, de a kivétel is lelassul a szerkesztési és folyamatok áttekintése. További tudnivalókért lásd: dokumentumok használata és létrehozása közösen vagy kivétele, beadása, vagy -tárban lévő fájlok módosításainak elvetése.

Asztali programokban készült fájlok szerkesztése:    Amikor egy SharePoint-webhelyen dokumentumokat tárol, a kompatibilis asztali programokból (például a Microsoft Wordből vagy a PowerPointból) anélkül tudja közvetlenül létrehozni, szerkeszteni vagy másokkal együtt használni a dokumentumokat, hogy fel kellene keresnie a webhelyet. Módosíthat például egy PowerPoint-bemutatót, miközben egyidejűleg mások is szerkesztik (ez a társszerzőség). Emellett a kivételt és a beadást is közvetlenül a PowerPointból kezelheti. A OneDrive Vállalati verzió vagy az Outlook használatával a tártartalmakat offline állapotba helyezheti, távolról dolgozhat rajtuk, majd könnyedén szinkronizálhatja a módosításokat, ha ismét online üzemmódra vált.

Értesítés a változásokról:    Ha szeretne naprakész maradni abban, hogy a tár dokumentumai mikor változnak meg, értesítéseket állíthat be, előfizethet RSS-hírcsatornákra, vagy beállíthatja a dokumentumok követését. Az értesítések, az RSS-hírcsatornák és a követés között az a fő különbség, hogy hová érkeznek az értesítések. Az értesítések és az RSS-hírcsatornák ugyanúgy a frissítésekről tájékoztatják a felhasználót, és a fogadni kívánt információk mennyiségének megadását is lehetővé teszik. Az értesítések vagy az RSS-hírcsatorna beállításával megtudhatja, ha egy tárban valamelyik elem megváltozik. Ha csak egy konkrét dokumentumra kíváncsi, a dokumentumhoz állíthat be értesítést vagy követést. Az értesítések lehetnek e-mailek vagy SMS-ek. Az RSS-értesítések egy összevont hírcsatorna formájában érkeznek, amelyet az Outlookkal vagy más hírolvasóval olvashat. Ha követ egy dokumentumot, a Hírcsatorna lapon kap értesítést (ha a szervezet használja a Hírcsatorna típusú webhelyeket). Az értesítésekről további tudnivalókat az Értesítés létrehozása vagy előfizetés RSS-hírcsatornára című témakör tartalmaz.

Dokumentumok jóváhagyásának megkövetelése:    Beállíthatja, hogy a dokumentumokat jóvá kelljen hagyni, mielőtt mindenki láthatná őket. Ilyenkor a dokumentumok függő állapotban maradnak mindaddig, amíg egy megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználó jóvá nem hagyja vagy el nem utasítja őket. Az is szabályozható, hogy kik tekinthetik meg a dokumentumokat jóváhagyás előtt. Ez a szolgáltatás nagyon hasznos, ha a tár például olyan fontos irányelveket vagy eljárásokat tartalmaz, amelyeket véglegesíteni kell, mielőtt mások is megtekinthetik őket.

Engedélyek beállítása    SharePoint-csoportok és a jogosultsági szintek segítséget hatékonyan kezelheti a tartalom eléréséhez. Alapértelmezés szerint az engedélyeket a tárak, tárak és a dokumentumok található mappák öröklik az a. Az egyedi engedélyek hozzárendelése egy adott tár vagy a dokumentum védelme a bizalmas tartalmak, például a szerződéseket és alaptervi adatok, anélkül, hogy a webhely többi való hozzáférés korlátozása segíthetnek. Engedélyekkel kapcsolatos további tudnivalókért lásd: a SharePoint ismertetése a jogosultsági szintek.

Munkafolyamatok létrehozása     Dokumentumtípus tár vagy a tartalom a szervezet definiált munkafolyamatok használhatja szabni üzleti folyamatokhoz, például a dokumentumok jóváhagyásának kezelése, vagy olvassa el. A csoport üzleti folyamatok alkalmazhat a dokumentumokat, és adja meg a műveleteket, amelyeket kell tenni a sorozatból, például a dokumentumok jóváhagyásáért munkafolyamatok neve. SharePoint-munkafolyamat helyezi át a dokumentumok vagy elemek keresztül, műveletek vagy feladatok automatikus módszert. Három munkafolyamat érhetők el az alapértelmezés szerint a tárak: továbbítja jóváhagyásra; a felhasználók egy csoportja egy dokumentum jóváhagyás Visszajelzéseket, amely dokumentum továbbítása a csoport számára visszajelzést, és a fordítás, mint a munkafolyamatot indító személy és adja meg a dokumentumot. és az Aláírás-összegyűjtési, amelyen a dokumentum továbbítása a csoportnak a tagjai a digitális aláírások összegyűjtése.

Megjegyzés:  A SharePoint Foundation csak a háromrészes munkafolyamatot teszi használhatóvá.

A munkafolyamatokkal kapcsolatban további tudnivalókat A SharePoint beépített munkafolyamatai című témakör tartalmaz.

A tartalomtípusok definiálása     Ha a csoport működik-e a különböző típusú fájlokat, például a munkalapokat, bemutatókat és dokumentumok bővítheti a funkciók a tár engedélyezésével, és többféle tartalomtípus definiálása. Tartalomtípusok rugalmasság és következetességét hozzáadása több tárban keresztül. Minden egyes tartalomtípus egy sablont, és még munkafolyamat folyamatok is megadhat. A sablonok kiindulási pont, a formázást, valamint minden olyan sablonszöveget és az adott típusú, például az osztályok nevét vagy a szerződés számát a dokumentumokra vonatkozó tulajdonságokat működjön.

Naplózási nyomon követése    Bizalmas fájlok csoportjának van, és hasznos lehet, hogy hogyan a dokumentumok használnának lenne, ha egy házirendet, amely lehetővé teszi, hogy bizonyos eseményeket, például a fájl módosításokat, a másolatok vagy a törlés naplójelentés nyomon követését lehetővé határozhatja meg.

Házirendek beállítása:    A házirend-beállítások a bizonyos időnél régebbi dokumentumok esetében a dokumentumok elévülését, automatikus törlését és munkafolyamaton keresztüli időszakos ellenőrzését teszik lehetővé. A tárak méretének növekedésével párhuzamosan ezekkel a karbantartási beállításokkal sok idő és energia megtakarítható, így nem kell többé a merevlemezek manuális karbantartásával vesződni, és nem kell aggódni a tárhelykapacitás kimerülése miatt sem.

Megjegyzés:  A SharePoint Foundation esetében a házirend-beállítások nem használhatók.

Dokumentumközpont-webhely használata:    A dokumentumközpont-webhelyek nagyszámú dokumentum létrehozására, kezelésére és tárolására szolgálnak. Ezek a webhelyek sok dokumentum központi kezelését biztosító tárként működnek. A metaadat- és a fanézet-navigációhoz, a tartalomtípusokhoz és a kijelzőkhöz hasonló szolgáltatások használatával rendezheti és olvashatja be dokumentumait. A „tartalomfelelősök” a legtöbb tár esetében gyors metaadat-alapú navigálást tesznek lehetővé külön index készítése nélkül is, ám a különféle szűrőkhöz és nézetekhez tartozó indexek létrehozása közben is segítik a teljesítmény növelését. A dokumentumközpont-webhelyek szerzői környezetként (ahol a felhasználók beadják és kiveszik a fájlokat, valamint mapparendszereket hoznak létre a fájloknak) és tartalomarchívumként (ekkor csak a dokumentumok megtekintése és feltöltése lehetséges) is használhatók.

Megjegyzés: Dokumentumközpont SharePoint Foundation az nem érhető el.

A tárak webhelyeken történő elrendezésének módja a csoport igényeitől és a gyakran alkalmazott adatkeresési és -tárolási szokásoktól függ. Némi tervezéssel kialakíthatja a csoport számára legmegfelelőbb szerkezetet. A tárak több olyan szolgáltatással is rendelkeznek, amelyek segítségével több fájllal dolgozhat egyetlen tárban, ám előfordulhat, hogy több könyvtár használata jobban megfelel a csoport igényeinek.

Lehetséges, hogy egyetlen tárat szeretne használni különböző célokra. Ilyen eset például, amikor egy csoport számos projekten dolgozik, vagy ha több csoport dolgozik ugyanazon a projekten. Fontolja meg egy tár használatát, ha:

  • A csoport tagjainak több különböző nézetre vagy összegző információkra is szüksége van egyazon fájlcsoportról. Előfordulhat például, hogy egy vezető a fájlokat részleg vagy határidő szerint csoportosítva szeretné megtekinteni.

  • A webhely ugyanazon helyén található fájlokban szeretnének keresni.

  • A fájlokra azonos beállításokat szeretne alkalmazni, például a fájlverziók nyomon követését vagy a jóváhagyást.

  • A tárral dolgozó csoportok hasonló jellemzőkkel rendelkeznek, például azonos jogosultsági szinten vannak.

  • Egy munkafüzetben szereplő fájlok információit szeretné elemezni, vagy a fájlokról összevont frissítéseket szeretne kapni.

A több, közös tárban található dokumentummal végzett munka hatékonyságának növelése érdekében a fájlok elrendezését oszlopok hozzáadásával, nézetek definiálásával és mappák létrehozásával alakíthatja ki.

Hasznos lehet több tárat létrehozni, ha jelentős különbségek vannak a tárolni és kezelni kívánt fájlcsoportok között, vagy a fájlokkal dolgozó csoportok között. Használjon többféle tárat, ha:

  • A tárolni és kezelni kívánt fájltípusok jelentősen eltérnek és ha a fájlokkal dolgozó személyek nem szeretnének az összes fájlban együtt keresni, illetve nem használják az áttekintő nézetet.

  • A fájlokkal dolgozó személyek köre, valamint a jogosultságaik jelentősen eltérnek.

  • A fájlok különböző csoportjaihoz különböző beállításokat kell alkalmaznia (például verziószámozást vagy jóváhagyást).

  • A fájlokat nem kívánja együtt elemezni, illetve nem szeretne összevont frissítéseket alkalmazni rájuk.

  • Új fájlok létrehozása során eltérő lehetőségeket szeretne megjeleníteni, vagy a tár Új menüjében található lehetőségek sorrendjén szeretne változtatni.

Az alábbi módokon hatékonyan dolgozhat többféle tárral:

Webhelysablonok és oszlopok beállítása    Ha a szervezet nem felel meg bizonyos egységes beállítások végig a tárak létrehozására, akkor beállíthatja webhelysablonok és webhelyoszlopok. Hogy nem kell hozza létre ismét a beállítások minden alkalommal, amikor több tárban keresztül is megoszthatja a beállítások.

Fájlok küldése másik helyre:    Ha azt szeretné, hogy egy fájl több tárban is megjelenjen, akkor az egyik tárban tárolhatja az eredeti fájlt, a többiben pedig elhelyezheti annak másolatait. Megadhatja azt is, hogy a program figyelmeztesse a dokumentum másolatainak frissítésére az eredeti dokumentum módosításakor.

Társablonok létrehozása:    Ha több tárban is azonos beállításokat szeretne megadni, vagy a tárjellemzőket több helyen is használni kívánja, mentse a tárat sablonként. A társablonok a webhely Alkalmazás hozzáadása lapján választható lehetőségként jelennek meg.

A fájlokat többféle módon is elrendezheti a tárban. Hozzáadhat oszlopokat, létrehozhat nézeteket és mappákat. Mindegyik módszernek megvan a maga előnye, és akár kombinálhatja is ezeket az eljárásokat a csoport és az adott tár igényei szerint.

Alapértelmezés szerint az alkalmazás a tárban a fájlok nevét, valamint az állapotukkal (például kivételükkel) kapcsolatos információkat követi nyomon. A nyomon követést és kategorizálást segítő olyan további oszlopokat is adhat meg, mint amilyen például a kampány nevét vagy a projekt számát (illetve bármely kapcsolódó információt) tartalmazó oszlop. A létrehozandó oszlopok típusa igen sokféle lehet, például egysoros szöveg, legördülő lista, más oszlopokon alapuló számítás eredménye vagy akár a webhely egy tagjának neve és fényképe.

Az oszlopok oszlopfejlécei megkönnyítik a dokumentumok rendszerezését és szűrését. Ha megtekinti az egyik tárban található fájlokat, lehetősége van a fájlok ideiglenes rendezésére vagy szűrők alkalmazására úgy, hogy rámutat az oszlop nevére, és a mellette megjelenő nyílra kattint. Ez hasznos segítség, ha a fájlokat egy adott módon szeretné megtekinteni, de a tár következő megjelenítésekor meg kell ismételnie az eljárást.

Az oszlopok hozzáadásával kapcsolatban további tudnivalókat a Lista vagy tár oszlopának létrehozása, módosítása és törlése című témakör tartalmaz.

Felhasználók gyakran fogja látni: egy adott kapcsolódó dokumentumokat a projekt, minden dokumentum egy adott részleghez tartoznak, vagy a dokumentumok csoportosítása, az esedékessé hónapok szerint? Ha szeretné megtekinteni a fájlok egy bizonyos módon gyakran várt ablakban adhatja meg a nézet. Ez a nézet, amely a tár használatakor bármikor használhatja. Nézet létrehozása, ha az aktuális nézet legördülő listában található, a tár menüszalagon bekerül.

A tárnézetek a tárbeli elemeket megjelenítő lap oszlopainak gyűjteményei, amelyek gyakran rendezési sorrendet, szűrőket, csoportosításokat és egyéni elrendezéseket határoznak meg. A tárak személyes és nyilvános nézeteket is tartalmazhatnak. Bárki, aki a webhely Tagok csoportjához van hozzárendelve (ez munkatársi jogosultsági szinttel rendelkezik) létrehozhat személyes nézeteket a fájlok szűrt vagy az egyéni igényeknek megfelelő megtekintése céljából. Ha tervezési jogosultsággal rendelkezik, akkor lehetősége van a tárat használó minden személy számára elérhető nyilvános nézetek létrehozására is. Ezenkívül bármelyik ilyen nyilvános nézetet alapértelmezetté is teheti, így a tár megtekintésekor automatikusan ez fog megjelenni.

Ha a csoport tagjai a tárakat mobileszközökön is meg szeretnék tekinteni, hozhat létre akár korlátozott mobil nézeteket is, például csökkentett számú elem megjelenítésével, amely optimális lehet a mobileszközök sávszélességéhez és korlátaihoz.

A nézettekkel kapcsolatban további tudnivalókat a Lista vagy tár nézetének létrehozása, módosítása és törlése című témakör tartalmaz.

A mappák olyan tárolók, amelyek a tár vagy lista fájljainak csoportosítására és kezelésére használhatók. Ha a tárhoz tartozó mappák engedélyezve vannak, a legtöbb típusú tárhoz adhat hozzá mappákat. Ha a tár sok elemet tartalmaz, a mappák az ezekhez történő hozzáférés hatékonyságát is növelik. A mappa létrehozásakor valójában egy belső indexet hoz létre, amely ugyanígy létrejön a tárhoz vagy a listához tartozó gyökérmappa vagy legfelsőbb szint esetében. A mappában található elemek elérésekor valójában ezt a belső indexet használja.

Ha a tár sok, egy bizonyos módon csoportosítható elemet tartalmaz, érdemes mappákat használni a tartalom táron belüli elrendezésére. Az ilyen csoportok jellegzetes példái a projektek, csapatok, részlegek, termékkategóriák, kortartományok, alfabetikus listák és alcsoportok (A-C, D-F stb.). A mappák használatával a sok fájl a megszokott módon kezelhető és tekinthető meg.

A tárhoz tartozó mappák

Alapértelmezés szerint engedélyezve mappák tár mappákat az alapértelmezett nézet a tár, szűrők nélkül jeleníti meg. Ez akkor hasznos, mert a felhasználók választhatnak a megfelelő mappát, amikor azok szúr be az új dokumentumok. Az összes mappa megjelenítése is teszi kevésbé valószínű, hogy elemek helytelenül, hozzáadódik az a tárhoz tartozó mappák kívülre. Dokumentumok tár különböző mappákba a tár menüszalagon érhető el, a Megnyitás Intézővel parancs használatával egyszerűen átrendezése.

Megjegyzés:  Tárnézetet a Rendezés csak a megadott feltételeknek megfelelően lehetőség megadásával is beállíthat, ám ebben az esetben a mappák nem jelennek meg az első elem előtt a nézetben. Nem tanácsos ezt a nézetelrendezési lehetőséget használni, ha azt szeretné, hogy a felhasználók egyszerűen megtalálják a megfelelő mappát.

Bár a tármappák nem jelennek meg a webhely navigálási lehetőségei között, a webhely tulajdonosa, illetve bármely, tervezési jogosultságokkal rendelkező felhasználó engedélyezheti a Fanézetet, amely megjeleníti a Webhelytartalom szakaszt a navigációs lehetőségek között, így a tármappák összecsukásával és kibonthatásával egyszerűen navigálhat a mappaszerkezetben.

Webhely fanézete

Mappákkal kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a dokumentumtárban a mappa létrehozása vagy törlése tárakbancímű témakört.

Mindhárom módszer alkalmazható együtt is. Ugyanazokkal az oszlopokkal, amelyeket a tár alapértelmezett nézetében a dokumentumok követésére használ, akár különféle szűrőfeltételeket tartalmazó nézeteket is hozhat létre. Az oszlopfejlécekre kattintva a felhasználók dinamikusan rendezhetik és szűrhetik a nézeteket, így a tartalmakat a pillanatnyi igényeknek megfelelően kereshetik meg. Ha tárhoz definiált mappaszerkezetet, a Mappák szakasz Az összes elem megjelenítése mappák nélkül beállításával a nézet létrehozása és módosítása során egyszerűsítve is megjelenítheti a tárnézetet. Az egyik módszer kiegészítheti a másikat, hogy a kívánt tartalom a megfelelő módon és időben jelenjen meg a felhasználónak.

Bizonyos tárak minden létrehozott webhelyen elérhetők: ilyen például a Dokumentumok tár a csoportwebhelyek esetében. Ezek a tárak az egyéni célok szerint testre szabhatók, és további saját tárak létrehozása is lehetséges. Minden tártípus más célt szolgál, és némelyikük saját működési jellemzőkkel és szolgáltatásokkal rendelkezik.

Fontos:  A webhelyen több vagy kevesebb tár lehet használható attól függően, hogy a webhely a SharePoint melyik verziójára épül, vagy hogy a szervezet az Office 365 milyen csomagjára fizet elő, illetve hogy a webhelyen bizonyos szolgáltatások engedélyezve vannak-e.

Digitáliseszköz-tár:    A digitáliseszköz-tárak digitális médiaeszközök (például képek, hang- és videofájlok) megosztására és kezelésére szolgálnak. A digitáliseszköz-tárak megkönnyítik a mások által létrehozott digitális médiafájlok (például szervezeti emblémák és vállalati bemutatófilmek) felkutatását és felhasználását, miközben a miniatűrökhöz és metaadatkulcsszavakhoz hasonló médiaeszközök kezelésére és tallózására szolgáló tulajdonságokkal és nézetekkel rendelkező tartalomtípusokat is kínálnak. Előfordulhat például, hogy különféle alkalmazásokhoz tartozó képeket és újrafelhasználható tartalmakat kíván tárolni és kezelni úgy, hogy azokat a vállalat bármely alkalmazottja bármikor elérhesse és felhasználhassa.

Irányítópultok tár:    Kijelzőlapokat, állapotlistás kijelzőlapokat és telepített helyezett PerformancePoint-irányítópultokat tartalmaz.

Adatkapcsolatok tár:     Ha az adatkapcsolatok karbantartását és kezelését szeretné egyszerűsíteni, használjon adatkapcsolattárat, amely az Office-adatkapcsolatfájlok központi tárhelye. E fájlok mindegyike .odc kiterjesztésű, és információval szolgál a külső adatforrások kereséséről, az adatforrásokba való bejelentkezésről, lekérdezésükről és elérésükről. Az adatkapcsolattárakban központi helyen tárolt Office-adatkapcsolatfájlok révén a SharePoint-webhelyekről is lehetőség nyílik az adatkapcsolatfájlok megosztására, kezelésére és a bennük történő keresésre. Ezenfelül azt is garantálni lehet, hogy az üzleti adatokban és jelentésekben (különösen a táblázatokban) egységes értékkészletek és képleteredmények szerepeljenek (ez „az igazság egyetlen változata”).

Megjegyzés: A PerformancePoint adatkapcsolatfájljai karbantartásának és kezelésének egyszerűsítéséhez a PerformancePoint adatkapcsolattára használható. Ebben a tárban tárolhatók az ODC- és az UDC-fájlok.

Dokumentumtár:    A dokumentumtárak számos fájltípus (például dokumentumok és táblázatok) tárolására alkalmasak. A dokumentumtárakban más típusú fájlokat is tárolhat, noha bizonyos fájltípusokat biztonsági okokból blokkol a rendszer. Amikor nem blokkolt programokkal dolgozik, létrehozhat ilyen dokumentumokat a tár segítségével. Vállalatának marketingcsapata rendelkezhet például egy tervezési anyagokat, híradásokat és kiadványokat tartalmazó saját tárral.

Űrlaptár:    Az űrlaptárak XML-alapú üzleti űrlapok (például vállalati költségkimutatások) kezelésére szolgálnak. Az űrlaptárak létrehozásához XML-szerkesztő vagy XML-alapú űrlaptervező program (például a Microsoft Office InfoPath) szükséges. A kitöltendő űrlap egy .xml kiterjesztésű fájl lesz, amely az űrlapban megadott adatokat (és csakis azokat) fogja tartalmazni – ilyen adat például a kiadások dátuma vagy összege. Az űrlappal kapcsolatos minden egyéb információt az űrlapsablon tartalmaz. Miután az űrlapot kitöltötték, az adatokat összekapcsolhatja más adatokkal, illetve exportálhatja őket későbbi elemzés céljából.

Képtár:    A képtárak digitális fényképek és rajzok megosztására szolgálnak. A fényképek más típusú SharePoint-tárakban is tárolhatók, a képtárak azonban számos előnyt kínálnak. A képtárakból például megtekintheti a képeket diavetítésként, letöltheti azokat számítógépére, illetve a Microsoft Paint alkalmazáshoz hasonló, kompatibilis grafikai szoftverekkel akár szerkesztheti is a képeket. Ha a csapattal kapcsolatos eseményekhez és termékek bevezetéséhez kapcsolódó képeket kíván tárolni, érdemes megfontolni egy képtár létrehozását. A webhely bármely pontján (például a wikiwebhelyeken vagy a blogokban) a tárban található fényképekre mutató hivatkozásokat helyezhet el.

Rekordtár:    A rekordtárak a vállalati rekordok és a fontos üzleti dokumentumok központi tárolására és kezelésére szolgálnak. A vállalatnak fontos lehet például, hogy minden tekintetben megfeleljen bizonyos előírásoknak, ami a fontos dokumentumok gördülékeny kezelését kívánja meg. Ebben az esetben különféle rekordtípusok tárolására szolgáló rekordtárakat tartalmazó rekordtárwebhely hozható létre. Mindegyik tárhoz házirendek állíthatók be, amelyek azt szabályozzák, hogy mely rekordokat kell tárolni, hogyan kell továbbítani és kezelni a dokumentumokat, és mennyi ideig kell megőrizni a rekordokat.

Kimutatástár:     A kimutatástárak a weblapok, a dokumentumok, valamint a metrikák és a célok fő teljesítménymutatói létrehozását, kezelését és terjesztését könnyítik meg. Olyan központi helyek, ahol kimutatások (például Excel-munkafüzetek és irányítópultlapok) készíthetők és menthetők. Excel-munkafüzet kimutatástárban történő közzétételekor egyetlen kattintással megnyitható a munkafüzet böngészőnézetben, így kényelmesen megtekinthető anélkül, hogy fel kellene venni egy kijelzőlapra.

Process Diagram dokumentumtár (metrikus és amerikai egységek):    A többek között a Microsoft Visióval létrehozott folyamatdiagram-dokumentumok tárolására és megosztására használható. A két tár a megfelelő, metrikus és egyesült államokbeli mértékegységekre van szabva.

Wikilapok tára:    A wikilaptárak a kapcsolódó wikilapok tárolására szolgálnak. A wiki segítségével több személy gyűjthet egyszerre információkat könnyedén létrehozható és kezelhető formában. A tárhoz képeket, táblázatokat, külső és belső hivatkozásokat tartalmazó wikilapokat egyaránt adhat. Ha munkacsoportja külön wikilaptárat hoz létre egy projekthez, a tárban például a munkavégzéssel kapcsolatos tippek egymáshoz kapcsolódó lapok formájában tárolhatók.

Megjegyzés: A webhelytől és a konfigurációtól függően a program további rendszertárakat (például stílustárat, webhelyeszköztárat és weblaptárat) hoz létre automatikusan. E speciális tárak nem hozhatók létre a felhasználói felület használatával.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×