A dokumentumkészletek bemutatása

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A dokumentumkészletek egymással kapcsolatos dokumentumok csoportjai, amelyek egyetlen egységként kezelhetők. A dokumentumkészletek egyetlen lépésben létrehozhatók, majd meghatározhatók a jellemzőik és metaadataik. A készlet egyetlen entitásként kezelhető.

Tartalom

Mit nevezünk dokumentumkészletnek?

Milyen műveletek végezhetők a dokumentumkészletekkel?

Mit nevezünk dokumentumkészletnek?

Sok olyan projekt van, amelyekhez egymáshoz kapcsolódó dokumentumok egész halmazát kell létrehozni. Ez a dokumentumhalmaz bizonyos esetekben éppen a projekt eredménye, vagyis a „termék”. Egy szakmai szolgáltatásokat nyújtó cég például létrehozhat egy általános üzleti bemutatót, amellyel válaszol a lehetséges ügyfelek ajánlatkéréseire. Az üzleti bemutató mindig ugyanezekből az elemekből áll, de ezek az adott projekt speciális követelményeinek megfelelően testre szabhatók:

  • A cég szolgáltatásainak bemutatása

  • SWOT-analízis (erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek)

  • Üzleti terv

  • A cég összehasonlító vizsgálata

Más esetekben a dokumentumkészlet mindössze különböző típusú információkat jelenít meg, amelyek egy nagyobb projektet támogatnak, és valamilyen termék vagy valami más létrehozását eredményezik. Egy gyártó cég például létrehozhat egy szabványos dokumentumkészletet, amely mindegyik gyártott termék esetén tartalmazza a tervet, valamint a tesztelés és a gyártás leírását.

Ezek a dokumentumok létrehozhatók egyszerre és részletenként is. Lehet, hogy a dokumentumokat egy személy készíti vagy ellenőrzi, de az is lehet, hogy több. Előfordulhat, hogy minden dokumentum ugyanolyan formátumú (például Word-dokumentum). De az is lehet, hogy a készlet különböző formátumú fájlokat, például Word-dokumentumokat, OneNote-jegyzetfüzeteket, PowerPoint-bemutatókat, Visio-diagramokat, Excel-munkafüzeteket stb. is tartalmaz.

A dokumentumkészletek megkönnyítik a szervezetek számára az ilyen helyzetek kezelését. A dokumentumkészletek egyetlen nézetbe szerveznek több egymáshoz kapcsolódó dokumentumot, ahol elvégezhetők rajtuk a szükséges műveletek, és így egyetlen egységként kezelhetők a dokumentumok. Egy új dokumentumkészlet létrehozásakor valójában egy új tartalomtípust hoz létre. A tartalomtípus a webhelycsoport egészében elérhetővé válik, és mindegyik több dokumentumból álló munkatermékhez új dokumentumkészlet tartalomtípust állíthat be.

Ha a dokumentumkészlet tartalomtípust felveszi egy tárba, akkor a felhasználók új példányokat hozhatnak létre az adott dokumentumkészletből ugyanúgy, mintha egyetlen dokumentumot hoznának létre.

Vissza a lap tetejére

Milyen műveletek végezhetők a dokumentumkészletekkel?

A dokumentumkészlet tartalomtípus több olyan speciális szolgáltatást is nyújt, amely megkönnyíti a több dokumentumból álló munkatermékek sikeres létrehozását és kezelését. Dokumentumkészlet tartalomtípus beállításakor a következő lehetőségek állnak a rendelkezésére:

Az üdvözlőképernyő testreszabása    a dokumentumkészlet, amely tartalmazza az összes információt egy felhasználó igénylő megadása. A kezdőlap egy kijelzőlapon, beállíthatja a projekt adatai vagy tagjai dokumentumkészletnek (például Projektütemterv, hivatkozásokat, erőforrásokat stb.) dolgozó erőforrások megjelenítéséhez. Is, amelyeket felvettek a beállítása dokumentumok listáját jeleníti meg.

  • Adja meg alapértelmezett tartalom    , automatikusan létrehozott és a dokumentumkészlet minden új példányát tartalmazza. Lehet, hogy egyes dokumentumokhoz automatikusan tartalmazza, és megadhatja, hogy a sablont használják. Biztos lehet bizonyos, hogy az alapértelmezett dokumentumok-e a megfelelő tartalomtípusokhoz. Például ha szervezete rendelkezik márka az adott kommunikációtípusok használt sablonokat, is feltölthet ezeket egy Dokumentumkészlet tartalomtípus konfigurálása során.

  • Engedélyezett tartalomtípusok meghatározása:    Ezeket lehet használni a dokumentumkészleten belül (például dokumentumfájlok, képek, hangfájlok vagy videofájlok).

  • Megosztott metaadatok és oszlopok meghatározása:    Ezek a készlet minden dokumentumára érvényesek. Az alapértelmezett dokumentumok automatikusan el vannak látva ezekkel a metaadatokkal, amikor dokumentumkészletet hoznak létre, és a közös metaadatok megjeleníthetők a kezdőlapon.

  • Munkafolyamatok hozzárendelése:    Ezek olyan folyamatok, amelyeket végre szeretne hajtani a dokumentumkészleten. Ha a dokumentumkészletek szokásos véleményezési és jóváhagyási munkafolyamatát alkalmazza, akkor az egész dokumentumkészlet úgy halad végig a munkafolyamat lépésein, mintha egyetlen fájl lenne. A szervezet ezenkívül egyéni munkafolyamatokat is kialakíthat saját dokumentumkészleteihez.

  • Dokumentumkészletek küldése:    Ennek címzettje a tartalomszervező, amely meghatározott célmappába, webhelyre vagy tárba irányítja a dokumentumokat.

Ha a dokumentumkészlet tartalomtípust felveszi egy tárba, akkor a webhely felhasználói egyaránt használhatják a megszokott dokumentumkezelési funkciókat és a dokumentumkészlet speciális funkcióit.

A dokumentumkészletek szerzői a következő műveleteket hajthatják végre:

  • A dokumentumtárak Új dokumentum parancsával gyorsan és könnyen hozhatnak létre új többdokumentumos munkaalkalmazásokat.

  • Pillanatfelvételt készíthetnek a dokumentumkészlet aktuális tulajdonságainak és dokumentumainak korábbi verzióiról.

Gyakori feladatok (például véleményezés vagy jóváhagyás) kezelését végző munkafolyamatokat indíthatnak el a teljes dokumentumkészleten vagy annak egyes elemein.

  • Elküldhetik e-mailben a dokumentumkészletre mutató hivatkozásokat.

  • A Küldés paranccsal máshová helyezhetik vagy másik helyre másolhatják a dokumentumkészletet (a célhelyet a Központi felügyelet lapon kell megadni).

  • Kezelhetik a dokumentumkészlethez tartozó engedélyeket.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×