A Project Online bevezetésének támogatása projektiroda felállításával

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

< További Project-súgótémakörök

Mi az a projektiroda?

A Project Online bevezetését tervezi cégénél? Hogyan tervezi használni, jobban mondva, milyen üzleti problémát próbál megoldani vele? Néhány lehetséges példa:

  • A vezetők jobb bepillantást szeretnének kapni a projektek állapotába.

  • Hatékonyabb módszerre van szükség az erőforrások kezelésére és a projektekhez való hozzárendelésükre.

  • Szeretném egyszerűen nyomon követni, hogy ki mennyi időt tölt a tevékenységeivel.

  • Az Excel-számolótábláknál hatékonyabb módszerre van szükség a projektadatok nyomon követéséhez.

Azoknak a szervezeteknek, akik Project Online az alábbiakhoz üzleti problémák megcímezheti használata a legtöbb sikeres volt lépnek szabványok, folyamatok és ajánlott eljárások a projektek kezelése, hogy hogyan készlet létrehozása a szervezet. Személy vagy csoport létrehozása és kezelése a projektvezetés szabályok néha hivatkozik, amely megegyezik a projekt Management Projektiroda felállításával.

Mivel foglalkozik egy projektiroda?

Nagyobb vállalatoknál a projektiroda az a részleg, amely a szervezetben a projektirányítással kapcsolatos problémákkal foglalkozik, például a projektirányítás szabályozásával, a megvalósítással, a képzéssel, a projektirányítási igények kutatásával, vagy azzal, hogy miként lehet a leghatékonyabban hasznos jelentéseket készíteni. Kis- és középvállalatoknál a projektiroda létszáma egyetlen főtől kisebb csoportig terjedhet, de mérete a nagyvállalatokra is jellemző problémák megoldásához is igazodhat. Minden projektiroda általános céljai között megtalálhatók azonban a következők:

  • A projektirányítási rendszer átvételének ösztönzése és terjesztése.

  • A projektirányítás egyszerűsítése a szervezet felhasználói számára a folyamatok automatizálásával.

  • Szabályok, folyamatok és ajánlott eljárások megalkotása a projektirányítási funkciókra.

  • A projektirányítási szakértői szerepkör betöltése a projektirányítással kapcsolatos összes téma „kiválósági központjaként”, valamint képzések tartása a projektirányítási ajánlott eljárásokról és eszközökről.

  • A projektszponzori szerepkör betöltése a módosítások ajánlásokon keresztüli bevezetésére és végigvitelére.

Továbbra is zavaros a dolog? Akkor lépjünk egy kicsit hátra, és vegyünk egy mindenki számára érthető példát, nézzük meg, hogy egy családfő miként gondoskodik a családjáról:

Szükséglet

Projektiroda

Család

PMO - Információk

A projektiroda kidolgoz egy hatékony módszert arra, hogy az információk projektállapotok és állapotjelentések formájában eljussanak a projekt résztvevőihez. Ide tartozhat a jelentési igények feltérképezése, a szükséges adatok bevitele a rendszerbe, és olyan munkafolyamatok kidolgozása, amelyek biztosítják, hogy az ismétlődő jelentésekhez szükséges adatok időben bekerüljenek a rendszerbe.

A családfőnek információra van szüksége a dolgok állásáról, azaz:

  • féléves bizonyítványokra a gyerekek tanulmányi eredményeiről,

  • havi bankszámlakivonatokra a pénzügyi helyzetről,

  • éves orvosi felülvizsgálatokra a családtagok egészségi állapotáról.

PMO - Információ az egyes személyek tevékenységeiről

A Projektiroda a megfelelő adatokat a ahhoz, hogy a projekt szinten állapota a projektmenedzserek a projektirányítási rendszerek megszerezni folyamatok hoz létre. Azt is nyújt útmutatást és a gyakorlati tanácsok az erőforrás-kezelés.

A családtagoknak tisztában kell lenniük azzal, hogy kinek mi a feladata. Például:

  • Ki hozza el ma a gyerekeket az iskolából, ki sétáltatja esténként a kutyát, ki főz vacsorát stb.

  • Ha valaki nem tudja elvégezni a szokásos tevékenységeit, tudni kell, hogy ki áll a helyébe.

  • A családtagok munkahelyi és iskolai programja, illetve rendelkezésre állása jól követhető egy központi családi naptárban. Ez alapján könnyen megállapítható, hogy ki mire fogható be.

PMO - Fórumok az együttműködéshez

A projektiroda segítséget nyújt a projekt-együttműködési webhelyek létrehozásához és a felhasználók igényeinek megfelelő testreszabásához.

A családtagoknak szükségük van egy olyan fórumra, ahol együttműködhetnek egymással, pl.:

  • a konyhai falinaptárba felírják a fontos eseményeket,

  • mindennap megbeszélik a teendőiket a vacsoraasztalnál.

PMO - Kockázatok felmérése és csökkentése

A projektiroda gondoskodik egy olyan rendszer felállításáról, amely a kockázatok kezelésére szolgál.

A családfőnek gondolnia kell a kockázatok csökkentésére:

  • meg kell határoznia, hogy milyen egészségbiztosításra van szükség,

  • be kell fizetnie egy fitneszklubtagságra,

  • növelnie kell a nyugdíjcélú megtakarításokat.

PMO - Szabályok és folyamatok kialakítása

A Projektiroda megvizsgálja az aktuális folyamatokat és munkafolyamatokat, és megtalálja a módszer megvalósítandó projektirányítási eszközzel megpróbálja automatizálni őket. Annak megállapítása, mely helyezze a előre beállított költségvetés (portfólió elemzése) az adott projekteket kijelölésére szolgáló illesztőprogramok az alábbiak egyike lehet, hogy járnak.

A családfő szabályokat és eljárásokat alkot a család számára, pl.:

  • meghatározza, hogy meddig maradhatnak fent vagy meddig alhatnak a gyerekek,

  • különböző tényezők alapján mérlegelheti, hogy milyen kiadások élvezzenek elsőbbséget (pl.: „autót vegyünk, a tetőt javíttassuk meg vagy nyaralni menjünk az idén?”).

  • automatikus időzítőt állít be a kerti öntözőfejekhez,

  • kiválasztja a heti bevásárlások és ügyintézések napját.

A projektiroda az alábbi tevékenységeivel a céget hatékonyabb projektirányításra ösztönzi:

  • Információt gyűjt annak megállapítására, hogy mik a cég projektirányítási követelményei. Például elemzi a szervezet üzleti igényeit, megtervezi az igények kielégítésének folyamatát, és a folyamatokat megfelelteti a Project Online beállításainak vagy munkafolyamatainak.

  • Meghatározza, hogy melyek azok a fontos adatok, amelyeket folyamatosan ellenőrizni kell, és a projektadminisztrátorral együttműködve megosztja őket a résztvevőkkel. Például meghatározza, hogy mely adatok, milyen folyamatok útján kerüljenek be a rendszerbe a heti projektállapot-jelentések létrehozásához, hogy a résztvevők összefoglalót kapjanak a folyamatban lévő projektek állapotáról.

  • Szabályokat alkot a folyamatokra és a munkafolyamatokra. Például kialakít egy munkafolyamatot, amelyben a projektötletek egy jóváhagyási folyamaton keresztül projektekké válnak a Project Online-ban.

  • Áttelepíti az adatokat a meglévő projektirányítási rendszerből egy újba. Például megkeresi a legegyszerűbb módját annak, hogy miként lehet az erőforrásokat és a projektadatokat a Microsoft Excel-számolótáblákból a Project Online-ba, vagy az egyes személyek számítógépén működő Project Professional alkalmazásból egy központi Project Online-környezetbe áttelepíteni.

  • Projekt portfólió Dokumentumkezelés támogatásának projekt rangsor és az előrejelzés segítséget nyújtanak. A legtöbb cégek, például vannak számos projektet szeretne tegye, de a tervezett és erőforrások: ehhez az összeset korlátozott. Határozza meg, mely, helyezze át a projektek úgy van szüksége. A project és a program a kijelölés folyamat annak érdekében, hogy a befektetés jövőbeli igazítás, a szervezet stratégiai célok és növekedési elérhetők a Projektirodáról is meghajtó.

  • Érzelmi módosítások-felhasználók kezelése arcra a áthelyezése az aktuális projektirányítási rendszerek, amelyhez hozzá van rendelve. Ha például tapintatosan befolyásoló projektmenedzserek a menti a projektfájlokat a merevlemez-meghajtók és megosztásukat megjelenítve őket közzététellel Project Onlineelőnyei régi folyamata helyezhetők át. A Projektiroda előfordulhat, hogy ehhez azáltal, hogy mindegyiknek több időt, a további vezető projektmenedzserek először meggyőzik és reményében, azok a más project menedzserek segít a változás meghajtóra hatással.

  • Kezeli a változás technikai problémáit magas színvonalú képzési lehetőségek biztosításával.

Miért van szükség projektirodára?

Családi példában nem megcímezheti az egyéni igényeknek részét következményeit kapcsolatok lehet. Például kártya, amikor először megérkezik eredményezhet feltételezve, hogy mi hol található a sűrű a gyermek jelentés nem megtekintésével, amikor több ténylegesen tanulmányozzák idő vagy egy tutor szükség lehet. Az adott dokumentumkészletből ugyanúgy üzembe helyezése a Project Online létrehozása entitás szabványügyi és elfogadása segítség nélkül is kapcsolatok körülmények között. Létrehozásáról a Projektiroda segítséget nyújt a Project Online telepítéssel sikeres csomagváltás növeléséhez. Attól függően, hogy a kitűzött célok ez lefordíthatja a nagyobb hatékonyságot projektvezetés (például több projekt idő befejeződött), amely a projektek (például több projekt, vagy a befejeződött) alsó költségek általában hogy.

Melyek a projektiroda felállításának első lépései?

A projektiroda felállításának első lépéseit valószínűleg már megtette, ha vette a fáradságot, hogy megkeresse ezt a cikket. Ha fontolgatja az áttérést a Project Online-ra, akkor több mint valószínű, hogy már van némi elképzelése arról, hogy ez miként növelhetné a hatékonyságot vagy oldhatna meg egy problémát a cégénél. Amikor kialakítja a projektiroda megvalósításának folyamatát, célszerű tekintetbe venni az alábbi szempontokat:

A projektiroda feladatainak meghatározása

A fő célja, a Projektiroda lesz egy meghatározott üzleti probléma megoldására? Érdemes lehet például a munkaidő-nyilvántartás rendszert megszerezni a költségek analysis szorosabb irányításának végrehajtásához. Vagy lehet, hogy a projekt adatok húzza szét a két vagy még három másik számára, és szeretné az adatok összesítése egyetlen rendszer, amely segít a projektek végrehajtásának jobb betekintést nyújt. Vagy vezethet, ha a folyamatban lévő projekthez felügyeleti útmutató bérlőknek biztosít, és a project manager oktatási igények cím. Ha megértette miért van szükség az a Projektiroda, követelmények melyek létrehozásáról és karbantartását jelenti, hogy a hatókör sokkal egyszerűbb lesz.

Projektszponzor megnyerése

Gondoskodjon arról, hogy valaki a felső vezetésből támogassa a változásokat. Fontos, hogy a projektiroda rendelkezzen projektszponzorral, mert a vezetői támogatás hiánya gyakori oka a projektirodák kudarcának. Ha már van egy olyan cégvezető, aki tisztában van tervének előnyeivel és fontosságával, az nagyon jó! Ha nincs, egy ilyen személy megnyerésének egyik legjobb módja, ha megmutatja neki, hogy milyen előnyökkel jár egy, a Project Online-hoz hasonló projektirányítási rendszer bevezetése. Ehhez ismertesse azt az üzleti problémát, amelyet az új rendszer megold majd. Lehet, hogy bizonyos mértékig már meg is tette ezt, amikor először mérlegelte a Project Online használatát, de igazán akkor találhat szövetségesre a felső vezetés soraiban, ha saját adatokon mutatja be neki a rendszer működését egy tesztkörnyezetben. Az előnyök megragadása nagyon lényeges, ha projektszponzort szeretne megnyerni.

Erős megnyerése megcímezheti az áttérés a legyenek ismerős az új projektirányítási rendszerek, például Project Onlineis lehetnek felhasználóinak ellenállás hasznos lehet. Terjesztése és az egyéb segíti elő érintettek vezető projektmenedzserek, például hogy mennyi előnnyel jár előléptetése is segíthetnek a bármely más felhasználók előfordulhat, hogy a rendszer az áthelyezni kívánt rendelkező érzelmi mellékletek megszakítása.

Csapatépítés

Akár nagy-, akár kisvállalatnál készül projektirodát létesíteni, az alábbi feladatokra kell megoldást találnia a projektiroda szerepköreivel:

Szerepkör

Leírás

A Project Online bevezetési tervének ösztönzése

Ha Project Onlinevégrehajtási webhelyet, a teljes csomagot kell meghajtó, ha valaki. Minden projekt, mint a bevezetési tervének annak érdekében, hogy a szükséges feladatokat, személyzettel és befejeződött tulajdonos van szüksége.

A projektirányítási igények felmérése

Ez a személy felméri a szervezet projektirányítási követelményeit. Neki kell tárgyalnia a szervezet és a különböző részlegek felhasználóival, hogy megtudja, hogyan irányítják a projekteket, milyen követelményeket támasztanak, és ezek hogyan fejleszthetők a Project Online megvalósításával. Ezekről a követelményekről a projektadminisztrátornak is tudnia kell, hogy sikeresen megvalósuljanak a Project Online-ban. Ez a személy jó projektirányítási ismeretekkel, egyúttal jó kommunikációs készségekkel kell hogy rendelkezzen. Nagyon is valószínű, hogy a cég dolgozói érzelmileg kötődnek a megváltoztatni kívánt folyamathoz, ezért az e szerepet betöltő személynek kezelnie kell ezt a problémát, meg kell mutatnia a dolgozóknak, hogy az új rendszer hogyan fogja megkönnyíteni a munkájukat.

Képzés, dokumentálás, támogatás

Ennek a személynek kell felmérnie a felhasználók tudásszintjét, az ő feladata lesz, hogy rendelkezésre bocsássa a termék sikeres használatához szükséges oktatási erőforrásokat. Ezek között lehet szerepkörre szabott képzés a projektadminisztrátoroknak, projektvezetőknek, csapatvezetőknek és csapattagoknak. Míg a legnehezebb feladatot a projektvezetőknek vagy adminisztrátoroknak szánt tananyag összeállítása jelentheti, a csapatvezetőknek és a csapattagoknak rövid összefoglalások, puskák, ellenőrzőlisták vagy rövid oktatóanyagok lehetnek a leghatékonyabbak. Szükség lesz ezenkívül házon belüli támogatásra a felhasználóknak, és meg kell találni a módját a bonyolultabb problémák továbbításának is.

Kapcsolattartás az informatikai részleggel

Együttműködés a dokumentumokon az informatikai részleggel elengedhetetlen érdekes be a bejelentkezési segítik, beállítása és Project Onlinekonfigurálása. Ha csak a Project Onlinekiértékeléséből webhelyet, is általában erre valaki túl sok tapasztal nélkül az informatikai részleggel megjeleníti az első lépések a Project Online dokumentációt.

A projektirodának az alábbi két területen kell együttműködnie az informatikai részleggel:

  • Az Office 365 felügyelete: A Projektirodának használata az Office 365-rendszergazda a felhasználók és licencek hozzárendelésében kell.

  • A Project Online felügyelete: A projektirodának a Project Online rendszergazdájával is együtt kell működnie, például az egyéni mezők, az erőforrások és a munkaidő-nyilvántartás konfigurálásában. A projektirodával való együttműködésre a rendszergazdának is szüksége van, amikor a folyamatokat munkafolyamatokon keresztül megvalósítja a Project Online-ban.

Nagyobb cégeknél a projektirodákban lehetnek olyan projektvezetők is, akiket bizonyos támogatásra szoruló projektekhez hozzá lehet rendelni segítőül. A segítség a projekttulajdonosnak adott tanácsoktól egészen a projekttulajdonosi szerepkör átvételéig terjedhet, a projekt hatókörétől függően.

A projektiroda küldetésnyilatkozatának elkészítése

Minden projektirodának kell legyen küldetésnyilatkozata. Ha már felmérte a projektiroda létrehozásának szükségességét, akkor sokkal egyszerűbb a dolga ez ügyben. Nézze meg a cég meglévő küldetésnyilatkozatát, és készítsen egy olyat, amely azzal is összhangban van. Nem kell, hogy túl bonyolult legyen, de minden lényeges pontot tartalmazzon azzal kapcsolatban, hogy mi indokolja a projektiroda létezését, és az milyen szerepet tölt be a cégnél.

A projektiroda felépítési tervének elkészítése

Hatókör meghatározása elkészítése szükséges feladatokat, után célszerű magas szintű projekttervezés létrehozása. Fontolja meg az a Projektiroda az épület egy nagy projektet, társított feladatok, időtartamok és hozzárendelései. A project-terv fog válnak további definiált kezdeti feladatokat, például a környezet felmérése álljon. A project-terv segít ad a Projektiroda nyomon követheti a Mit kell tenni, mi dolgoznak, és mit kell még a Projektiroda létrehozása az összeállítás ütemezést. Ha például az alábbiakban Project Online projekttervezés feladatok, hogyan több Projektiroda build nézhet ki:

PMO projektterv a Project Online-ban

További tudnivalók a projektirodáról

Ha még nem rendelkezik a Projektiroda, akkor egy kicsit, a kezdési egyik gondolata intimidated. Bár a vállalat igényeinek és követelmények meghajtó lesz, a Projektiroda, kell megtudhatja, hogy miként hozhat létre létrehozására és a Projektiroda is alapkoncepciójára keretében. Attól függően, hogy a célok érdemes lehet különböző Projektiroda folyamat és üzleti módszertan kutatási, vagy olvassa el a melyik, előfordulhat, hogy szorosan zárt beállítást a Projektiroda modellt. Nincsenek sok könyvek, képzés és online források hozhat létre és kezelhet, amelyek segíthetnek a erőfeszítéseket a Projektirodáról kapcsolatban.

Ha segítségre van szüksége, és állítsa be a Projektiroda, érdemes, lépjen kapcsolatba a Microsoft-partnerek tanúsítvánnyal vagy a Microsoft tanácsadási szolgáltatások. Azt is házon belüli tanácsadók a Microsoftnál: kicsi, közepes és nagyméretű cégek Projektirodáról beállítása remek élményt.

Mi a következő lépés?

Igen készen áll az indítsa el a Projektiroda? Remélhetőleg akkor már történjen realizálása Ez a cikk, amely a Projektiroda kezdve, amely jól az időt és energiát értékű befektetés elolvasása után. Együttműködés a dokumentumokon a vállalat dolgozóinak sok kell hozzá, és egy vezetőnek "champion", akkor lényeges. A Projektiroda végig az elérhető sok erőforrást beállításával kapcsolatos további tölteni egy befektetés is szüksége lesz. És ha segítségre van szüksége, akkor is kapcsolhatja hivatalos Microsoft partnerek, valamint a Microsoft tanácsadási szolgáltatások.

Ha a vállalat kisebb, az összes hatókörének tűnhet ellenőrizni. Nem lehet minden alkalmazásnak a "Szerkesztés a csapat" táblázatában Projektiroda szerepkörhöz személyek felvétele a források, és nem kell. Csak ügyeljen arra, hogy ezek valószínűleg kell foglalkozni bizonyos pontján idő feladatokra és mértékben, amely az igényeinek. Tartsa szem előtt, hogy a munkamennyiség szükséges a vállalati méretét és a kitűzött célok méretezheti. A Projektiroda egy kisebb vállalat előfordulhat, hogy a cég igényeik, és változatos követelményeknek egy nagyobb vállalat több részlegek felmérése néhány vezető projektmenedzserek kapcsolattartás csak kell.

A projektiroda létrehozásával sikerre viheti a Project Online-t, és a Project Online használatával sikerre viheti a projektirodát. Sok sikert a megvalósításához!

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×