A Project Online bevezetésének támogatása projektiroda felállításával

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

< További Project-súgótémakörök

Mi az a projektiroda?

A Project Online bevezetését tervezi cégénél? Hogyan tervezi használni, jobban mondva, milyen üzleti problémát próbál megoldani vele? Néhány lehetséges példa:

  • A vezetők jobb bepillantást szeretnének kapni a projektek állapotába.

  • Hatékonyabb módszerre van szükség az erőforrások kezelésére és a projektekhez való hozzárendelésükre.

  • Szeretném egyszerűen nyomon követni, hogy ki mennyi időt tölt a tevékenységeivel.

  • Az Excel-számolótábláknál hatékonyabb módszerre van szükség a projektadatok nyomon követéséhez.

Azok a szervezetek használják a legsikeresebben a Project Online-t a fentiekhez hasonló üzleti problémák megoldására, amelyek szabványokat, folyamatokat és ajánlott eljárásokat alkotnak a szervezetben a projektek irányítására. A projektirányításra vonatkozó szabályok kialakítását és kezelését végző személy vagy csoport gyakori elnevezése a projektiroda (vagyis PMO, Project Management Office).

Mivel foglalkozik egy projektiroda?

Nagyobb vállalatoknál a projektiroda az a részleg, amely a szervezetben a projektirányítással kapcsolatos problémákkal foglalkozik, például a projektirányítás szabályozásával, a megvalósítással, a képzéssel, a projektirányítási igények kutatásával, vagy azzal, hogy miként lehet a leghatékonyabban hasznos jelentéseket készíteni. Kis- és középvállalatoknál a projektiroda létszáma egyetlen főtől kisebb csoportig terjedhet, de mérete a nagyvállalatokra is jellemző problémák megoldásához is igazodhat. Minden projektiroda általános céljai között megtalálhatók azonban a következők:

  • A projektirányítási rendszer átvételének ösztönzése és terjesztése.

  • A projektirányítás egyszerűsítése a szervezet felhasználói számára a folyamatok automatizálásával.

  • Szabályok, folyamatok és ajánlott eljárások megalkotása a projektirányítási funkciókra.

  • A projektirányítási szakértői szerepkör betöltése a projektirányítással kapcsolatos összes téma „kiválósági központjaként”, valamint képzések tartása a projektirányítási ajánlott eljárásokról és eszközökről.

  • A projektszponzori szerepkör betöltése a módosítások ajánlásokon keresztüli bevezetésére és végigvitelére.

Továbbra is zavaros a dolog? Akkor lépjünk egy kicsit hátra, és vegyünk egy mindenki számára érthető példát, nézzük meg, hogy egy családfő miként gondoskodik a családjáról:

Szükséglet

Projektiroda

Család

PMO - Információk

A projektiroda kidolgoz egy hatékony módszert arra, hogy az információk projektállapotok és állapotjelentések formájában eljussanak a projekt résztvevőihez. Ide tartozhat a jelentési igények feltérképezése, a szükséges adatok bevitele a rendszerbe, és olyan munkafolyamatok kidolgozása, amelyek biztosítják, hogy az ismétlődő jelentésekhez szükséges adatok időben bekerüljenek a rendszerbe.

A családfőnek információra van szüksége a dolgok állásáról, azaz:

  • féléves bizonyítványokra a gyerekek tanulmányi eredményeiről,

  • havi bankszámlakivonatokra a pénzügyi helyzetről,

  • éves orvosi felülvizsgálatokra a családtagok egészségi állapotáról.

PMO - Információ az egyes személyek tevékenységeiről

A projektiroda kialakítja azokat a folyamatokat, amelyekkel a megfelelő adatok bekerülnek a projektirányítási rendszerbe, és a projektek szintjén jelzik a projektállapotot a projektvezetőknek. Útmutatásokkal és ajánlott eljárásokkal az erőforrás-kezelést is segíti.

A családtagoknak tisztában kell lenniük azzal, hogy kinek mi a feladata. Például:

  • Ki hozza el ma a gyerekeket az iskolából, ki sétáltatja esténként a kutyát, ki főz vacsorát stb.

  • Ha valaki nem tudja elvégezni a szokásos tevékenységeit, tudni kell, hogy ki áll a helyébe.

  • A családtagok munkahelyi és iskolai programja, illetve rendelkezésre állása jól követhető egy központi családi naptárban. Ez alapján könnyen megállapítható, hogy ki mire fogható be.

PMO - Fórumok az együttműködéshez

A projektiroda segítséget nyújt a projekt-együttműködési webhelyek létrehozásához és a felhasználók igényeinek megfelelő testreszabásához.

A családtagoknak szükségük van egy olyan fórumra, ahol együttműködhetnek egymással, pl.:

  • a konyhai falinaptárba felírják a fontos eseményeket,

  • mindennap megbeszélik a teendőiket a vacsoraasztalnál.

PMO - Kockázatok felmérése és csökkentése

A projektiroda gondoskodik egy olyan rendszer felállításáról, amely a kockázatok kezelésére szolgál.

A családfőnek gondolnia kell a kockázatok csökkentésére:

  • meg kell határoznia, hogy milyen egészségbiztosításra van szükség,

  • be kell fizetnie egy fitneszklubtagságra,

  • növelnie kell a nyugdíjcélú megtakarításokat.

PMO - Szabályok és folyamatok kialakítása

A projektiroda megvizsgálja az aktuális folyamatokat és munkafolyamatokat, majd a megvalósítandó projektirányítási eszközzel megpróbálja automatizálni őket. Meghatározhat például olyan ösztönzőket, amelyek alapján kiválasztható, hogy az adott költségvetés mellett mely projektekbe célszerű belevágni (portfólióelemzés).

A családfő szabályokat és eljárásokat alkot a család számára, pl.:

  • meghatározza, hogy meddig maradhatnak fent vagy meddig alhatnak a gyerekek,

  • különböző tényezők alapján mérlegelheti, hogy milyen kiadások élvezzenek elsőbbséget (pl.: „autót vegyünk, a tetőt javíttassuk meg vagy nyaralni menjünk az idén?”).

  • automatikus időzítőt állít be a kerti öntözőfejekhez,

  • kiválasztja a heti bevásárlások és ügyintézések napját.

A projektiroda az alábbi tevékenységeivel a céget hatékonyabb projektirányításra ösztönzi:

  • Információt gyűjt annak megállapítására, hogy mik a cég projektirányítási követelményei. Például elemzi a szervezet üzleti igényeit, megtervezi az igények kielégítésének folyamatát, és a folyamatokat megfelelteti a Project Online beállításainak vagy munkafolyamatainak.

  • Meghatározza, hogy melyek azok a fontos adatok, amelyeket folyamatosan ellenőrizni kell, és a projektadminisztrátorral együttműködve megosztja őket a résztvevőkkel. Például meghatározza, hogy mely adatok, milyen folyamatok útján kerüljenek be a rendszerbe a heti projektállapot-jelentések létrehozásához, hogy a résztvevők összefoglalót kapjanak a folyamatban lévő projektek állapotáról.

  • Szabályokat alkot a folyamatokra és a munkafolyamatokra. Például kialakít egy munkafolyamatot, amelyben a projektötletek egy jóváhagyási folyamaton keresztül projektekké válnak a Project Online-ban.

  • Áttelepíti az adatokat a meglévő projektirányítási rendszerből egy újba. Például megkeresi a legegyszerűbb módját annak, hogy miként lehet az erőforrásokat és a projektadatokat a Microsoft Excel-számolótáblákból a Project Online-ba, vagy az egyes személyek számítógépén működő Project Professional alkalmazásból egy központi Project Online-környezetbe áttelepíteni.

  • Projektportfólió-kezelési támogatást nyújt, hogy megkönnyítse a projektek priorizálását és az előrejelzést. Sok más vállalathoz hasonlóan cégénél is előfordulhat, hogy számtalan projektre lenne igény, de a korlátozott költségvetés és erőforrások miatt nincs mindenre lehetőség. Ilyenkor szükség van egy módszerre, amellyel meghatározható, hogy mely projektekkel érdemes foglalkozni. A projektiroda befolyásolhatja a projektek és a programok megválasztásának folyamatát, és ezzel biztosíthatja hogy a jövőbeli befektetések összhangban legyenek a szervezet stratégiai céljaival és növekedési terveivel.

  • Kezeli azokat az érzelmi változásokat, amelyekkel a felhasználóknak esetleg szembe kell nézniük, amikor megszokott projektirányítási rendszerükről másikra kell áttérniük. Például a Project Online-ban való közzététel előnyeinek ismertetésével tapintatosan rávezetheti a projektvezetőket arra, hogy hagyjanak fel addigi gyakorlatukkal, miszerint a projektfájlokat számítógépük merevlemezére mentik, majd onnan megosztják. A projektiroda ezt megteheti úgy, hogy több időt szentel a rangidős projektvezetők meggyőzésére annak reményében, hogy hatásuk a többi projektvezetőre elősegíti majd a változást.

  • Kezeli a változás technikai problémáit magas színvonalú képzési lehetőségek biztosításával.

Miért van szükség projektirodára?

A családi példánál maradva bizonyos szükségletek kielégítésének elmulasztása szörnyű következményekkel járhat. Ha például a családfő nem nézi meg gyermeke bizonyítványát az első adódó alkalommal, az azzal a feltételezéssel járhat, hogy minden a legnagyobb rendben van, holott esetleg több tanulásra vagy egy magántanárra lenne szükség. Hasonlóképpen szörnyűek lehetnek a következmények, ha a Project Online-t úgy helyezik üzembe, hogy előtte nem állítanak fel egy egységet a szabványosítás és a bevezetés támogatására. Egy projektiroda felállításával megnövekedhetnek a Project Online sikeres üzembe helyezésének esélyei. Céljaitól függően ez azt jelentheti, hogy hatékonyabban irányíthatja a projektjeit (például több projektet sikerül befejezni határidőre), ami együtt jár a projektirányítás költségeinek csökkenésével (például több projektet sikerül az előirányzott költségvetéssel vagy azon belül befejezni).

Melyek a projektiroda felállításának első lépései?

A projektiroda felállításának első lépéseit valószínűleg már megtette, ha vette a fáradságot, hogy megkeresse ezt a cikket. Ha fontolgatja az áttérést a Project Online-ra, akkor több mint valószínű, hogy már van némi elképzelése arról, hogy ez miként növelhetné a hatékonyságot vagy oldhatna meg egy problémát a cégénél. Amikor kialakítja a projektiroda megvalósításának folyamatát, célszerű tekintetbe venni az alábbi szempontokat:

A projektiroda feladatainak meghatározása

A fő célja, a Projektiroda lesz egy meghatározott üzleti probléma megoldására? Érdemes lehet például a munkaidő-nyilvántartás rendszert megszerezni a költségek analysis szorosabb irányításának végrehajtásához. Vagy lehet, hogy a projekt adatok húzza szét a két vagy még három másik számára, és szeretné az adatok összesítése egyetlen rendszer, amely segít a projektek végrehajtásának jobb betekintést nyújt. Vagy vezethet, ha a folyamatban lévő projekthez felügyeleti útmutató bérlőknek biztosít, és a project manager oktatási igények cím. Ha megértette miért van szükség az a Projektiroda, követelmények melyek létrehozásáról és karbantartását jelenti, hogy a hatókör sokkal egyszerűbb lesz.

Projektszponzor megnyerése

Gondoskodjon arról, hogy valaki a felső vezetésből támogassa a változásokat. Fontos, hogy a projektiroda rendelkezzen projektszponzorral, mert a vezetői támogatás hiánya gyakori oka a projektirodák kudarcának. Ha már van egy olyan cégvezető, aki tisztában van tervének előnyeivel és fontosságával, az nagyon jó! Ha nincs, egy ilyen személy megnyerésének egyik legjobb módja, ha megmutatja neki, hogy milyen előnyökkel jár egy, a Project Online-hoz hasonló projektirányítási rendszer bevezetése. Ehhez ismertesse azt az üzleti problémát, amelyet az új rendszer megold majd. Lehet, hogy bizonyos mértékig már meg is tette ezt, amikor először mérlegelte a Project Online használatát, de igazán akkor találhat szövetségesre a felső vezetés soraiban, ha saját adatokon mutatja be neki a rendszer működését egy tesztkörnyezetben. Az előnyök megragadása nagyon lényeges, ha projektszponzort szeretne megnyerni.

Az erős vezetői támogatás jól jöhet, ha le kell győzni a felhasználók ellenállását, amelyet a régi, megszokott rendszerről egy új projektvezetési rendszerre, például a Project Online-ra való áttérés esetleg kiválhat. Az is segíthet megtörni a többi felhasználónak a régi rendszer iránt táplált érzelmi ragaszkodását, ha az előnyöket más befolyásos résztvevők, például rangidős projektvezetők körében is terjeszti és hirdeti.

Csapatépítés

Akár nagy-, akár kisvállalatnál készül projektirodát létesíteni, az alábbi feladatokra kell megoldást találnia a projektiroda szerepköreivel:

Szerepkör

Leírás

A Project Online bevezetési tervének ösztönzése

Ha Project Onlinevégrehajtási webhelyet, a teljes csomagot kell meghajtó, ha valaki. Minden projekt, mint a bevezetési tervének annak érdekében, hogy a szükséges feladatokat, személyzettel és befejeződött tulajdonos van szüksége.

A projektirányítási igények felmérése

Ez a személy felméri a szervezet projektirányítási követelményeit. Neki kell tárgyalnia a szervezet és a különböző részlegek felhasználóival, hogy megtudja, hogyan irányítják a projekteket, milyen követelményeket támasztanak, és ezek hogyan fejleszthetők a Project Online megvalósításával. Ezekről a követelményekről a projektadminisztrátornak is tudnia kell, hogy sikeresen megvalósuljanak a Project Online-ban. Ez a személy jó projektirányítási ismeretekkel, egyúttal jó kommunikációs készségekkel kell hogy rendelkezzen. Nagyon is valószínű, hogy a cég dolgozói érzelmileg kötődnek a megváltoztatni kívánt folyamathoz, ezért az e szerepet betöltő személynek kezelnie kell ezt a problémát, meg kell mutatnia a dolgozóknak, hogy az új rendszer hogyan fogja megkönnyíteni a munkájukat.

Képzés, dokumentálás, támogatás

Ennek a személynek kell felmérnie a felhasználók tudásszintjét, az ő feladata lesz, hogy rendelkezésre bocsássa a termék sikeres használatához szükséges oktatási erőforrásokat. Ezek között lehet szerepkörre szabott képzés a projektadminisztrátoroknak, projektvezetőknek, csapatvezetőknek és csapattagoknak. Míg a legnehezebb feladatot a projektvezetőknek vagy adminisztrátoroknak szánt tananyag összeállítása jelentheti, a csapatvezetőknek és a csapattagoknak rövid összefoglalások, puskák, ellenőrzőlisták vagy rövid oktatóanyagok lehetnek a leghatékonyabbak. Szükség lesz ezenkívül házon belüli támogatásra a felhasználóknak, és meg kell találni a módját a bonyolultabb problémák továbbításának is.

Kapcsolattartás az informatikai részleggel

Az informatikai részleggel való együttműködés is fontos, hiszen be kell őket vonni a Project Online regisztrálási, telepítési és konfigurálási folyamatába. Ha Ön még csak a Project Online kipróbálásának fázisánál tart, akkor ezt a feladatot jellemzően az informatikai részleg egyik dolgozójának kell elvégeznie, nagyobb nehézség nélkül, Az első lépések a Project Online-ban című dokumentum alapján.

A projektirodának az alábbi két területen kell együttműködnie az informatikai részleggel:

  • Az Office 365 felügyelete: A projektirodának együtt kell működnie az Office 365 rendszergazdájával a felhasználók és a licencek hozzárendelésében.

  • A Project Online felügyelete: A projektirodának a Project Online rendszergazdájával is együtt kell működnie, például az egyéni mezők, az erőforrások és a munkaidő-nyilvántartás konfigurálásában. A projektirodával való együttműködésre a rendszergazdának is szüksége van, amikor a folyamatokat munkafolyamatokon keresztül megvalósítja a Project Online-ban.

Nagyobb cégeknél a projektirodákban lehetnek olyan projektvezetők is, akiket bizonyos támogatásra szoruló projektekhez hozzá lehet rendelni segítőül. A segítség a projekttulajdonosnak adott tanácsoktól egészen a projekttulajdonosi szerepkör átvételéig terjedhet, a projekt hatókörétől függően.

A projektiroda küldetésnyilatkozatának elkészítése

Minden projektirodának kell legyen küldetésnyilatkozata. Ha már felmérte a projektiroda létrehozásának szükségességét, akkor sokkal egyszerűbb a dolga ez ügyben. Nézze meg a cég meglévő küldetésnyilatkozatát, és készítsen egy olyat, amely azzal is összhangban van. Nem kell, hogy túl bonyolult legyen, de minden lényeges pontot tartalmazzon azzal kapcsolatban, hogy mi indokolja a projektiroda létezését, és az milyen szerepet tölt be a cégnél.

A projektiroda felépítési tervének elkészítése

A projektiroda felépítéséhez szükséges feladatok meghatározása után készítsen magas szintű projekttervet hozzá. A projektiroda létrehozását tekintse egyetlen hatalmas projektnek, amelyhez tevékenységek, időtartamok és hozzárendelések tartoznak. Miután túllépett néhány kezdeti tevékenységen, például a környezet felmérésén, határozottabban fognak látszódni a projektterv körvonalai. A projektterv segítségével ütemtervet készíthet a projektiroda felállításához, és nyomon követheti az elvégzett, az aktuális és a soron következő feladatokat. Egy Project Online-projekttervben például az alábbi módon nézhet ki néhány projektiroda-létesítési tevékenység:

PMO projektterv a Project Online-ban

További tudnivalók a projektirodáról

Ha még nem üzemeltet projektirodát, bizonyára idegenkedik a gondolattól, hogy felállítson egyet. Jóllehet a projektiroda létjogosultságát cége igényei és követelményei határozzák meg, nem árt tudni, hogy miként teremtheti meg a kereteit egy projektiroda felállításának és továbbfejlesztésének. Céljaitól függően érdemes megvizsgálnia, hogy milyen folyamatkezelési és iparági módszertanok léteznek a projektirodákkal kapcsolatban, illetve milyen típusú projektiroda lenne Önnek a legmegfelelőbb. A projektiroda létrehozásáról és kezeléséről számtalan könyv, oktatóanyag és internetes erőforrás létezik, amely segítséget nyújthat a munkához.

Ha éppen egy projektirodát készül felállítani, és segítségre van szüksége, javasoljuk, hogy forduljon egy Microsoft Certified Partnerhez vagy a Microsoft Consulting Services szolgálathoz. A Microsoftnál házon belül is működnek tanácsadók, akiknek remek tapasztalataik vannak a projektirodák felállításában kis-, közép- és nagyvállalatoknál.

Mi a következő lépés?

Készen áll tehát a projektiroda felállítására? A cikk elolvasása után remélhetőleg belátta, hogy a projektiroda felállítása inkább befektetés, amely behozza a ráfordított időt és energiát. Rengeteg együttműködésre lesz szüksége a cég különböző dolgozóival, és fontos, hogy valaki a vezetőségből is aktívan támogassa ezt a tevékenységet. Szintén elengedhetetlen lesz egy alaposabb kutatás a rendelkezésre álló erőforrásokban a projektiroda felállításáról. És ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal egy Microsoft Certified Partnerhez vagy a Microsoft Consulting Services szolgálathoz.

Kisebb cégek számára a fenti intézkedések mértéke túlzónak tűnhet. Lehet, hogy nincsenek meg az erőforrásai arra, hogy a „Csapatépítés” című szakaszban felsorolt összes projektirodai szerepkört betöltse, és nincs is rá szükség. Csak legyen tudatában annak, hogy ezek olyan feladatok, amelyekre valamikor valószínűleg megoldást kell találnia, olyat, amely megfelel az igényeinek. Azt is fontos tudnia, hogy a szükséges ráfordításokat a cég méretéhez és céljaihoz lehet igazítani. Lehet, hogy egy kisebb cég projektirodájának csak néhány rangidős projektvezetővel kell tárgyalnia, hogy felmérje az igényeket, és nem pedig több, változatos igényekkel rendelkező részleggel, mint egy nagyvállalatnál.

A projektiroda létrehozásával sikerre viheti a Project Online-t, és a Project Online használatával sikerre viheti a projektirodát. Sok sikert a megvalósításához!

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×