A Microsoft MyAnalytics tippek

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

Ezeket a lépéseket segítségével jobban az időt, és mi fontos a munka koncentráljon. Az összes tippek mindenki számára nem. Végezhető, illetve mindig fiókkezelőként hajtsa végre a szerepkör és a szervezet dolgozik függ.

A Statisztika használata az Outlookban

Tudni szeretné, hogy hányan olvasták el az egyik elküldött e-mailjét? A Statisztika Outlook-bővítmény használatával megtudhatja, hogy hányan olvasták el, válaszolták meg és továbbították az e-mailjeit.

Tipp : Nyisson meg az Outlookban egy elküldött vagy fogadott e-mailt. Ezután kattintson az e-mail tetején a címzettek sora alatt a Statisztika gombra a statisztika megtekintéséhez.

Értekezletek

Kevesebb értekezlet, rövidebb értekezletek vagy hatékonyabb értekezletek. Ez néhány lehetőség, ha szeretne kevesebb időt fordítani az értekezletekre.

Összefoglaló küldése meghívó helyett

Az e-mail nem mindig időpazarlás. Hasznos eszköz lehet arra, hogy csökkentse az értekezleteken résztvevők számát, de mégis tájékoztasson másokat a fejleményekről. Ha vannak olyan munkatársai, akiknek a közreműködése nem fontos egy döntés meghozásához, egyszerűen küldhet nekik egy e-mailt az értekezlet után, hogy tudják, milyen döntés született.

Az értekezletek lerövidítése

Egy nemrégiben megjelent, vezetőket vizsgáló kutatás szerint az értekezletek időhosszának 25–50 százaléka időpazarlás volt. Egyes vállalatok elkezdtek álló értekezleteket tartani. Még ha nem is minden értekezlethez megfelelő, az állva töltött értekezlet szükségszerűen rövidebb és hatékonyabb lesz a szokásos összeülős értekezleteknél. Másik lehetőségként megpróbálhatja lerövidíteni vagy egyesíteni a gyakran előforduló értekezleteket, főként ha 10-nél többen vesznek részt rajtuk.

Az ismétlődő értekezletek újragondolása

Gyakori hatékonyságnövelő tipp a „tavaszi nagytakarítás” a naptárban. Próbálja meg lemondani az összes ismétlődő értekezletet egy hétig, majd kezdje el ismét felvenni azokat, amelyek valóban hiányoztak. Ez a gyakorlat csapatszinten végezve 10–30%-kal képes csökkenteni az értekezletek számát.

A résztvevőlista újragondolása

A nagy státuszmegbeszélések és a fejleményeket összefoglaló értekezletek, melyeket azoknak szervez, akiknek tudnia kell a történésekről, csökkenthetik a figyelmet, ha nem minden résztvevő kapcsolódik be teljesen. A több feladat egyidejű végzése gyakori jele annak, hogy a személyre nincs is igazán szükség az értekezleten. Gondolja át, hogy nem tudna-e esetleg összefoglalót küldeni helyette.

Az „üzleti turisták” elriasztása

„Üzleti turistának” azt a személyt nevezzük a nagyvállalatoknál, aki görcsösen odafigyel arra, hogy a lehető összes értekezleten részt vegyen, mert így úgy érzi, nem marad le semmiről. A sikeres értekezletek dinamikus részvételt és aktív figyelmet igényelnek az összes résztvevőtől, a kevésbé odafigyelő résztvevők pedig jelentősen csökkenthetik az értekezletek hatékonyságát. Szervezőként meg kell próbálnia korlátozni az együttműködést az értekezlet résztvevőire, hogy csökkentse a figyelmet elterelő tevékenységeket, és megfelelő közreműködést szavatoljon.

Levelezés

Használja a telefont, mellőzze a „válasz mindenkinek” használatát, iratkozzon le a kevésbé hasznos levelezőlistákról – ez néhány dolog, amelyet megtehet, ha úgy érzi, hogy túl sok időt tölt az e-mailekkel.

Felesleges címzettek eltávolítása

Mielőtt elküldené az e-mailjét, győződjön meg arról, hogy a címzettlistában szereplő összes személy értékes közreműködője lehet a beszélgetésnek. Gondolja meg kétszer is, mielőtt a Válasz mindenkinek lehetőséget használja. Alapesetben válaszoljon csak a feladónak. A Válasz mindenkinek lehetőséget csak akkor használja, ha a válasza valóban lényeges az összes személynek. Egyes címzetteknek elég lehet csak a végeredményt tudniuk, és nem kell másolatot kapniuk a teljes beszélgetésről.

E-mailek kiváltása a Skype használatával vagy telefonálással

Mielőtt e-mailt küldene, fontolja meg a következőket. Egy szervezetegyszerűsítésre vállalkozó munkacsoport azt találta, hogy a vezetői e-mailek számának 54%-kal való csökkentése 7%-os termelékenységnövekedést eredményezett a teljes vállalatban. A vezetőknek szánt tanácsok között egyre gyakrabban szerepel a telefon használata. A telefonhívás sokszor hatékonyabb az e-mailek oda-vissza küldésénél, mert lehetőséget ad a kérdések valós idejű megválaszolására. A Skype is jó megoldás.

Leiratkozás a nem olvasott csoportokról

Fontolja meg, hogy törli magát azokból a csoportokból, amelyekben nem lényeges részt vennie. Ha rendszeresen törli az e-maileket, vagy a „Később olvasandó” mappába helyezi őket, majd sosem néz feléjük többé, akkor talán jobb, ha eleve meg sem kapja őket.

Másolatok küldése csak indokolt esetben

Ha van rá lehetősége, érdemes lehet bevezetnie a következő gyakorlatot az e-mail másolatokra vonatkozóan. A gyakorlat roppant egyszerű: az e-mailek megválaszolásakor helyezzen mindenkit, akit tud, a Titkos másolat mezőbe, és fűzze a következő megjegyzést az e-mailhez: „Áthelyeztem Istvánt és Zolit a BCC-be, hogy ne kapjanak felesleges e-maileket”. Ez lehetővé teszi az érintett személyeknek, hogy a tiltakozásukkal jelezzék, részt szeretnének venni a beszélgetésben, de egyúttal megkíméli őket az olyan felesleges későbbi e-mailektől, amelyekkel csak pazarolnák az idejüket. Ha kifejezi ezzel a gyakorlattal, hogy tiszteli mások idejét, azzal helyes viselkedésre buzdíthatja azokat is, akik olvassák az e-mailjét. Fogjon tehát hozzá bátran.

Munkaidő utáni órák

Legyen körültekintő munkatárs!

  • Sűrítse az e-maileket és az állapotjelentéseket napi vagy heti összefoglalókká. Ezzel csökkentheti a túl sok e-mail okozta zajt és káoszt.

  • Mentsen piszkozatokat vagy halassza el a küldést addigra, amikor a címzettek már dolgoznak. Korlátozza a késő esti vagy kora reggeli e-maileket a valóban sürgős ügyekre; így könnyebb lesz másoknak észrevennie a fontos e-mailjeit.

  • Kapcsolja ki az értesítéseket a telefonján és a számítógépén, ha koncentrálni szeretne.

Csapatként:

  • Például: Értekezletmentes szerdák

  • Előre egyeztetett „csapatórák”

  • Tisztelje mások idejét

  • Legyen körültekintő a túl hosszúra nyúló értekezletekkel, és azzal, hogy kit hív meg

Aktív órák

Az aktív órákat olyan időszakként definiáljuk, amikor legalább két órát dolgozik folytonosan értekezletek nélkül. Az aktív órák így elég időt jelentenek arra, hogy a leadandó munkáira vagy más fontos feladataira tudjon összpontosítani.

Az aktív órák lefoglalása a naptárban

Priorizálja a saját idejét, és jelezze elfoglaltként magát. Ugyanígy a csapattagjai idejét is tartsa tiszteletben, és ne foglalja le a már elfoglaltnak jelzett idejüket.  

Kevesebb értekezlet

Ha kevesebb az értekezlet, több idő marad a tényleges feladatokra való összpontosításra vagy a pihenésre.

Termelékenység növelése a kapcsolatok ápolásával

Ha időt hagy egy kis pihenésre a munkaidő során, az nemcsak pszichológiailag felfrissítő, de a sikeres munkavégzésben is segítheti. A kapcsolatok ápolására és a kapcsolati háló bővítésére fordított idő bizonyítottan felbecsülhetetlen értékű a szakmai fejlődésben. Egy arra vállalkozó munkacsoport segítségével végzett kutatás korrelációt bizonyított a sikeres értékesítők és a nagy kapcsolati háló között. Felfedezték, hogy a legjobb értékesítők belső hálója 33%-kal nagyobb volt az átlag alatt teljesítő értékesítőkénél. Tehát a jobb munkatársi kapcsolatok megnövekedett teljesítményt tettek lehetővé.

Kellő idő fordítása a valóban fontos dolgokra

Gondolja meg kétszer is, hogy kihagyja-e az ebédet egy negyedik kávé javára; menjen, és ebédeljen egy jót a csapatával! Hagyja pihenni az agyát, növelje a kapcsolati hálóját, és a termelékenysége is növekedni fog.

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×