3. lépés: Előrehaladás jelentése

Megjegyzés:  Szeretnénk, ha minél gyorsabban hozzáférhetne a saját nyelvén íródott súgótartalmakhoz. Ez az oldal gépi fordítással lett lefordítva, ezért nyelvtani hibákat és pontatlanságokat tartalmazhat. A célunk az, hogy ezek a tartalmak felhasználóink hasznára váljanak. Kérjük, hogy a lap alján írja meg, hogy hasznos volt-e az Ön számára az itt található információ. Az eredeti angol nyelvű cikket itt találja .

1. lépés: Tájékozódás 2. lépés: Munkaidő-nyilvántartás beadása 3. lépés: Előrehaladás jelentése

A Project Web App-ban a tevékenységekkel töltött munkaórák számának közlésén kívül azt is fontos tudatni a projektmenedzserrel, hogy általában hogy állnak a tevékenységek.

Ebben a cikkben a következőkkel foglalkozunk:

Az idő és tevékenységek állapota: mi a különbség?

Mielőtt megvitatjuk, hogy miként jelentheti a tevékenységek állapotát a Project Web App-ban, fontos leszögeznünk a különbségeket a munkára fordított idő és a tevékenység állapota között.

Idő

Az idő az adott tevékenységen folytatott munkával eltöltött tényleges órák számát jelenti. Ezt az értéket adja meg, amikor munkaidő-nyilvántartás kitöltésével rögzíti, hogy a munkahét során a különböző feladatokkal hány órát töltött.

Tevékenységek állapota

A tevékenységállapot egy összefoglaló kifejezés olyan információkra, mint például hogy a tevékenységekhez kapcsolódó munka hány százaléka van elvégezve (készültségi szint), vagy hogy mennyi munka szükséges még a tevékenység befejezéséhez (hátralévő munka).

A tevékenységállapot jelentésével általánosabb képet adhat arról, hogy megítélése szerint hogyan halad a tevékenységeivel.

Lássunk egy példát…

Ebben a példában egy olyan tevékenység van Önhöz rendelve, amely a tervek szerint 40 óra munkát igényel.

Tevékenységek

Hétfőn 8 órát, kedden 4 órát, szerdán 8 órát, összesen 20 órát töltött a tevékenységgel.

H

K

Sz

Cs

P

ÖSSZESEN

Tényleges

8

4

8

0

0

20

Tervezett

8

8

8

8

8

40

A munkaidő-nyilvántartásba ezt az időt írná be.

Most vegyük szemügyre az elvégzett munkát a tevékenységállapot szemszögéből.

Bár a tevékenységgel 40 órából 20 órát töltött el, esetleg nem úgy érzi, hogy 50%-os készültségi szintnél tart.

Úgy láthatja, hogy ennél jóval tovább jutott, és mondjuk 75%-os a készültség, vagy éppenséggel le van maradva, és talán 25%-ot sikerült teljesíteni.

40 órából 20 óra így néz ki:

50%

Lehet ugyanakkor, hogy valójában előrébb jár a tervezettnél, így:

75%

Az sem kizárt, hogy el van maradva az ütemtervtől, így:

A becsült készültségi szint közlése a tevékenységállapot-jelentés. A tevékenységen hátralévő munkaórák számának (hátralévő munka) közlése szintén a tevékenységállapot-jelentés részének tekintendő.

A példánknál maradva, a tevékenység ütemezett 40 órájából 20 felhasználása után úgy érezheti, hogy 20-nál több órányi munka van hátra a tevékenység befejezéséig. Azáltal, hogy elküldi a becsült hátralévő munkát a projektmenedzsernek, egyúttal közli a tevékenység állapotát (előrehaladását) is.

Rendben, de miért is van erre szükség?

Fontos tudni, hogy a munkaidő-nyilvántartáshoz hasonlóan a tevékenységállapot jelentése sem Önről szól valójában. Maga a projekt a lényeges, és az, hogy a projekt időben és a költségvetés túllépése nélkül elkészüljön.

Ha a tevékenysége valamilyen okból tovább tart a tervezettnél, a projektmenedzser be tudja ezt számítani a teljes folyamatba, hogy a projekt egészében véve ne szenvedjen késést.

Előfordulhat, hogy a dolgok a legjobb szándék ellenére sem a tervek szerint alakulnak. Ezt minden jó projektmenedzser tudja, ne idegeskedjen tehát, ha a tevékenysége előrehaladása elmarad a tervezettől. Az őszinteség kedvéért jelezze, hogy miként halad a munkájával, és ezzel megteszi, ami Öntől elvárható a projekt feltételeinek betartásához.

Hol adhatom meg a tevékenységeim állapotát?

Erre a kérdésre némileg bonyolultabb a válasz. A Project Web App-ban kétféleképpen lehet beállítani a tevékenységállapot jelzésének módját.

Külön nézet az időhöz és a tevékenységállapothoz:    Ha a szervezeténél így van beállítva a Project Web App, akkor a csapattagok az eltöltött időt a Munkaidő-nyilvántartás nézetben, a tevékenységek állapotát pedig a Tevékenységek nézetben jelzik.

  • Az idő megadása így történik:    Munkaórák száma a Munkaidő-nyilvántartás nézetben

  • A tevékenység előrehaladását így kell megadni:    Készültségi szint a Tevékenységek nézetben + Hátralévő munka a Tevékenységek nézetben

Közös nézet az időhöz és a tevékenységállapothoz:    Ha a szervezeténél így van beállítva a Project Web App, akkor a csapattagok az eltöltött időt és a tevékenységek állapotát is rögzíthetik a Munkaidő-nyilvántartás nézetben. A tevékenységek előrehaladását ebben az esetben a hátralévő munkán kívül a már a tevékenységre fordított munkaidő jelzi a készültségi szint helyett.

  • Az idő megadása így történik:    Munkaórák száma a Munkaidő-nyilvántartás nézetben

  • A tevékenység előrehaladását így kell megadni:    Hátralévő munka a Munkaidő-nyilvántartás nézetben

Az „egyesített nézetű” módszernél (amelyet a rendszergazda „egyszeres beviteli módként” emlegethet) nem kell két helyen nyilvántartást vezetni, de nincs lehetősége arra, hogy a készültségi szintet általánosabb megközelítésben jelezze („Körülbelül 25%-ban vagyok készen ezzel a tevékenységgel.”). Vannak tehát előnyei és hátrányai is. Csapattagként végső soron ahhoz kell tartania magát, amit a szervezet választott, de néha hasznos lehet tudni a háttérben lévő részletekről.

Készen áll arra, hogy jelentse a tevékenysége állapotát?    

A munkával kapcsolatos megjegyzések jelzése

A tevékenységei előrehaladásáról azzal is adhat információt, ha egyszerűen megjegyzéseket fűz a projektmenedzsernek küldött jelentésekhez. Előfordulhat, hogy el kell magyaráznia, miért tart a tevékenység tovább a tervezettnél („20 órával megnöveltem a hátralévő munkát, mivel…”), vagy hogy néhány további részlettel szeretne szolgálni az adott héten végzett munkájáról („Kedden 6 órát fordítottam a tevékenységre azzal, hogy…”)

Ha megjegyzéseket szeretne hozzáadni, jelölje be a Megjegyzés küldéshez jelölőnégyzetet a menüszalagon, mielőtt elküldené munkaidő-nyilvántartását vagy tevékenységeinek állapotát. Így kitölthet majd egy megjegyzésmezőt, mielőtt a rendszer elküldené a módosításokat a projektmenedzsernek.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×