„Házon kívül” idő hozzáadása a munkatársak Outlook-naptárához

Az Outlook-naptárában egyszerűen megjelölheti a különböző időpontokat foglaltként vagy házon kívül töltöttként. De vajon mit tehet, ha nem használ Office 365-öt, és nincs engedélyezve a naptárak megosztása, mégis szüksége lenne arra, hogy jól látható módon jelezze a munkatársainak, hogy mikor lesz az irodától távol? Ez a témakör bemutatja, hogy az egész napos értekezletekre szóló testre szabott meghívókkal hogyan értesítheti a munkatársait anélkül, hogy ez hatással lenne a címzettek naptárában található szabad időpontokra.

A szabadság idejének értekezlet-összehívással való ütemezése egy két lépésből álló folyamat. Először tudatnia kell munkatársaival, hogy távol lesz, úgy, hogy hozzáadja a szabadság időtartamát a naptárukhoz. Ezután le kell foglalnia saját naptárában a szabadságát.

1. lépés: Szabadság időtartamának hozzáadása a munkatársak naptárához

Ha „Házon kívül” jelzéssel lát el egy adott időtartamot a naptárában, a munkatársai látni fogják ezt, amikor értekezletet kísérelnek meg ütemezni Önnel az adott időtartamban. Bizonyára hasznosnak találná azonban, ha a rendszer mindenkit azonnal és előre értesítene a távollétéről, anélkül hogy a távollétnek hatása volna az érintettek szabad időpontjaira vagy a naptáraik áttekinthetőségére. Mindezt megteheti úgy, hogy a megadott időszakot egy olyan egész napos eseményként tünteti fel a munkatársak naptárában, amelyet a normál (jellemzően foglalt időpontként beállított) eseményektől eltérően szabad időpontként állít be. Ha így tesz, akkor a létrehozott esemény nem lesz hatással a munkatársai szabad és foglalt időpontjaira.

Megjegyzés : Az értekezlet-összehívások az Outlook-felhasználók közötti kommunikáció eszközei. A felhasználók csak akkor láthatják mások ütemezését az értekezlet-összehívások Outlookban való létrehozásakor, ha a szervezete Microsoft Exchange Server kiszolgálót használ.

  1. Kattintson a Naptár nézetben a Kezdőlap lap Új értekezlet gombjára.

    Billentyűparancs: Új értekezlet-összehívás létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+Q billentyűkombinációt.

  2. Adja meg a kívánt leírást a Tárgy mezőben, és ha szeretné, írja be a helyet a Hely mezőbe.

  3. A Kezdés és a Befejezés listában adja meg, hogy mikortól meddig lesz házon kívül. Szabadság esetén rendszerint egész napokról van szó. Ha ezt szeretné beállítani, jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

    Megjegyzés : Az Outlook alapértelmezés szerint a számítógép aktuális időzóna-beállítását veszi alapul az ütemezéshez. Ha másik időzónát szeretne használni a házon kívül töltött idő ütemezéséhez, kattintson a Beállítások csoport Időzónák gombjára.

  4. A Beállítások csoport Megjelenítési mód legördülő listájában válassza a Szabad lehetőséget. Ha már megadta, hogy egész napos eseményről van szó, akkor a Megjelenítési mód legördülő listában automatikusan a Szabad lehetőség lesz kiválasztva.

    Fontos : 

    • Győződjön meg róla, hogy a Megjelenítési mód legördülő listában a Szabad lehetőség van kiválasztva. Ez a beállítás teszi lehetővé, hogy az értekezlet-összehívás címzettjei elfogadják a meghívást, és felvegyék az Ön szabadságának időtartamát a naptárukba anélkül, hogy a felvett időtartam foglaltként jelenne meg a naptárukban. Így a címzettek naptára az Ön szabadságának időtartama alatt továbbra is szabad időtartamot fog jelezni.

    • Egész napos esemény választásakor az esemény kezdő időpontja éjfél. Annak érdekében, hogy megkímélje a munkatársait a szokatlan időpontban kapott értesítésektől, állítsa az Emlékeztető beállítást a Nincs értékre.

  5. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.

  6. Adja hozzá a kívánt címzetteket a Címzett sorban.

  7. Ha többször lesz az irodától távol, és így ismétlődő időpontok sorozatára szeretné figyelmeztetni a címzetteket, kattintson a Beállítások csoportban az Ismétlődés gombra, adja meg az ismétlődési mintát, és kattintson az OK gombra.

  8. Kattintson a Küldés gombra.

Ha az értekezlet-összehívás elküldésekor a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását választotta, az esemény a munkatársak Outlook-naptárában az egyes napok tetején lesz látható – egy képi emlékeztető formájában, amely nem foglal le munkaidőt.

Megjegyzés : Ha nem jelölte be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet, az esemény az időrácson belül látható, és a nap tetején nem jelenik meg. De továbbra is szabad időpontként látszik.

2. lépés: Szabadság időtartamának lefoglalása a saját naptárban

Ha végrehajtotta az előző szakasz lépéseit, akkor az elküldött értekezlet-összehívás szabad időként kerül be a munkatársai naptárába annak érdekében, hogy ne foglalja le a naptárbeli idejüket. Az időtartam azonban a saját naptárában is szabadként jelenik meg. Következő lépésként létre kell hoznia egy további találkozót saját maga számára, hogy mások láthassák, nem lesz elérhető a megadott időtartam során.

Sokan esnek abba a hibába, hogy az eredeti értekezlet-összehívás elküldése után megnyitják a naptárukban az elküldött értekezlet-összehívást, és a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását átállítják a Házon kívül beállításra. Az Outlook ekkor azonban frissítést küld minden olyan személynek, aki megkapta az értekezlet-összehívást: a Szabad beállítás Házon kívül beállítássá változik, érvénytelenítve azokat a lépéseket, amelyekkel mindezt el szerette volna kerülni. A helyes megoldás az, ha létrehoz egy másik találkozót a naptárában, melynél a Megjelenítési mód listában a Házon kívül beállítást választja.

Amikor más felhasználók értekezleteket és más eseményeket ütemeznek az Outlook-naptárukban, láthatják az Ön elérhetőségét, hacsak meg nem változtatta a naptára elérhetőségi engedélyeit. A találkozók, értekezletek és események Megjelenítési mód listájában rendszerint a Foglalt beállítás van megadva, de a Megjelenítési mód lista Házon kívül beállításával is hozhat létre elemeket. A Házon kívül beállítással megjelölt elemek a Foglalt beállítással jelöltekhez hasonlóak – azt jelzik a munkatársainak, hogy Ön a jelzett időpontok között nem lesz elérhető. A megjelenés tekintetében a két típus azonban eltér egymástól: a Házon kívül beállítású elemek lila színnel, a Foglalt beállításúak pedig kék színnel jelennek meg. Ez az eltérés jól láthatóan kommunikálja a távollét okát. Egy más időponttal ütköző, Foglalt jelölésű elemet például lehet, hogy át tud helyezni, de a Házon kívül jelzéssel ellátott elemeket (például a szabadságot) minden bizonnyal nem tudja vagy nem szeretné módosítani.

  1. Kattintson a Naptár nézetben a Kezdőlap lap Új találkozó gombjára.

  2. Írja be a Tárgy mezőbe a távollét kívánt nevét.

  3. Adja meg a Kezdés és a Befejezés mezőben a távollét kezdő és záró dátumát.

  4. Jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

  5. Válassza a Megjelenítési mód listában a Házon kívül beállítást.

  6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Megjegyzés : Érdemes lehet törölni (csak a saját naptárából) azt a kezdeti értekezlet-összehívást, amelyet másoknak elküldött. Vagy meg is hagyhatja, hogy a későbbiekben egyszerűen tudjon frissítést vagy lemondást küldeni, ha változnának a tervei.

1. lépés: Szabadság időtartamának hozzáadása a munkatársak naptárához

Ha „Házon kívül” jelzéssel lát el egy adott időtartamot a naptárában, a munkatársai látni fogják ezt, amikor értekezletet kísérelnek meg ütemezni Önnel az adott időtartamban. Bizonyára hasznosnak találná azonban, ha a rendszer mindenkit azonnal és előre értesítene a távollétéről, anélkül hogy a távollétnek hatása volna az érintettek szabad időpontjaira vagy a naptáraik áttekinthetőségére. Mindezt megteheti úgy, hogy a megadott időszakot egy olyan egész napos eseményként tünteti fel a munkatársak naptárában, amelyet a normál (jellemzően foglalt időpontként beállított) eseményektől eltérően szabad időpontként állít be. Ha így tesz, akkor a létrehozott esemény nem lesz hatással a munkatársai szabad és foglalt időpontjaira.

Megjegyzés : Az értekezlet-összehívások az Outlook-felhasználók közötti kommunikáció eszközei. A felhasználók csak akkor láthatják mások ütemezését az értekezlet-összehívások Outlookban való létrehozásakor, ha a szervezete Microsoft Exchange Server kiszolgálót használ.

  1. Mutasson a Fájl menü Új pontjára, majd kattintson az Értekezlet-összehívás elemre.

    Billentyűparancs: Új értekezlet-összehívás létrehozásához nyomja le a CTRL+SHIFT+Q billentyűkombinációt.

  2. Adja meg a kívánt leírást a Tárgy mezőben, és ha szeretné, írja be a helyet a Hely mezőbe.

  3. A Kezdő időpont és a Befejező időpont listában adja meg, hogy mikortól meddig lesz házon kívül. Szabadság esetén rendszerint egész napokról van szó. Ha ezt szeretné beállítani, jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

    Megjegyzés : Az Outlook alapértelmezés szerint a számítógép aktuális időzóna-beállítását veszi alapul az ütemezéshez. Ha másik időzónát szeretne használni a házon kívül töltött idő ütemezéséhez, kattintson az Értekezlet lap Beállítások csoportjának Időzónák gombjára.

  4. A Beállítások csoport Megjelenítési mód legördülő listájában válassza a Szabad lehetőséget. Ha már megadta, hogy egész napos eseményről van szó, akkor a Megjelenítési mód legördülő listában automatikusan a Szabad lehetőség lesz kiválasztva.

    Fontos : 

    • Győződjön meg róla, hogy a Megjelenítési mód legördülő listában a Szabad lehetőség van kiválasztva. Ez a beállítás teszi lehetővé, hogy az értekezlet-összehívás címzettjei elfogadják a meghívást, és felvegyék az Ön szabadságának időtartamát a naptárukba anélkül, hogy a felvett időtartam foglaltként jelenne meg a naptárukban. Így a címzettek naptára az Ön szabadságának időtartama alatt továbbra is szabad időtartamot fog jelezni.

    • Egész napos esemény választásakor az esemény kezdő időpontja éjfél. Annak érdekében, hogy megkímélje a munkatársait a szokatlan időpontban kapott értesítésektől, állítsa az Emlékeztető beállítást a Nincs értékre.

  5. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.

  6. Adja hozzá a kívánt címzetteket a Címzett sorban.

  7. Ha többször lesz az irodától távol, és így ismétlődő időpontok sorozatára szeretné figyelmeztetni a címzetteket, kattintson az Értekezlet lap Beállítások csoportjában az Ismétlődés gombra, adja meg az ismétlődési mintát, és kattintson az OK gombra.

    Amikor ismétlődési szabályt rendel egy értekezlethez, az Értekezlet lap neve Értekezletsorozat lesz.

  8. Kattintson az Értekezlet lap Megjelenítés csoportjának Találkozó gombjára.

  9. Kattintson a Küldés gombra.

Ha az értekezlet-összehívás elküldésekor a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását választotta, az esemény a munkatársak Outlook-naptárában az egyes napok tetején lesz látható – egy képi emlékeztető formájában, amely nem foglal le munkaidőt.

Megjegyzés : Ha nem jelölte be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet, az esemény az időrácson belül látható, és a nap tetején nem jelenik meg. De továbbra is szabad időpontként látszik.

2. lépés: Szabadság időtartamának lefoglalása a saját naptárban

Ha végrehajtotta az előző szakasz lépéseit, akkor az elküldött értekezlet-összehívás szabad időként kerül be a munkatársai naptárába annak érdekében, hogy ne foglalja le a naptárbeli idejüket. Az időtartam azonban a saját naptárában is szabadként jelenik meg. Következő lépésként létre kell hoznia egy további találkozót saját maga számára, hogy mások láthassák, nem lesz elérhető a megadott időtartam során.

Sokan esnek abba a hibába, hogy az eredeti értekezlet-összehívás elküldése után megnyitják a naptárukban az elküldött értekezlet-összehívást, és a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását átállítják a Házon kívül beállításra. Az Outlook ekkor azonban frissítést küld minden olyan személynek, aki megkapta az értekezlet-összehívást: a Szabad beállítás Házon kívül beállítássá változik, érvénytelenítve azokat a lépéseket, amelyekkel mindezt el szerette volna kerülni. A helyes megoldás az, ha létrehoz egy másik találkozót a naptárában, melynél a Megjelenítési mód listában a Házon kívül beállítást választja.

Amikor más felhasználók értekezleteket és más eseményeket ütemeznek az Outlook-naptárukban, láthatják az Ön elérhetőségét, hacsak meg nem változtatta a naptára elérhetőségi engedélyeit. A találkozók, értekezletek és események Megjelenítési mód listájában rendszerint a Foglalt beállítás van megadva, de a Megjelenítési mód lista Házon kívül beállításával is hozhat létre elemeket. A Házon kívül beállítással megjelölt elemek a Foglalt beállítással jelöltekhez hasonlóak – azt jelzik a munkatársainak, hogy Ön a jelzett időpontok között nem lesz elérhető. A megjelenés tekintetében a két típus azonban eltér egymástól: a Házon kívül beállítású elemek lila színnel, a Foglalt beállításúak pedig kék színnel jelennek meg. Ez az eltérés jól láthatóan kommunikálja a távollét okát. Egy más időponttal ütköző, Foglalt jelölésű elemet például lehet, hogy át tud helyezni, de a Házon kívül jelzéssel ellátott elemeket (például a szabadságot) minden bizonnyal nem tudja vagy nem szeretné módosítani.

  1. A Naptár nézetben mutasson a Fájl menü Új pontjára, és kattintson a Találkozó parancsra.

  2. Írja be a Tárgy mezőbe a távollét kívánt nevét.

  3. Adja meg a Kezdés és a Befejezés mezőben a távollét kezdő és záró dátumát.

  4. Jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

  5. Válassza a Megjelenítési mód listában a Házon kívül beállítást.

  6. Kattintson a Mentés és bezárás gombra.

Megjegyzés : Érdemes lehet törölni (csak a saját naptárából) azt a kezdeti értekezlet-összehívást, amelyet másoknak elküldött. Vagy meg is hagyhatja, hogy a későbbiekben egyszerűen tudjon frissítést vagy lemondást küldeni, ha változnának a tervei.

Lásd még

Gyakorlati tanácsok az Outlook naptárának használatához

Értekezlet ütemezése más résztvevőkkel

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×