Üzleti rekordok exportálása a Business Contact Manager alkalmazásból

Fontos : Ez a cikk gépi fordítással lett lefordítva, lásd a jognyilatkozatot. A cikk angol változatát itt találhatja meg.

A Business Contact Manager for Outlook-adatait az SQL Server alkalmazás tárolja .bcm fájlformátumban, de exportálással számos más formátumba is átviheti azokat. Előfordulhat például, hogy az üzleti adatokat az exportálást követően egy integrált könyvviteli programban szeretné felhasználni, vagy egyszerűen át szeretné vinni az adatait egy másik számítógépre. Lehetősége van az adatbázison végzett testreszabások exportálására az adatokkal együtt és azok nélkül is. A .bcmx fájlformátumot csak testre szabott elemekhez lehet használni.

Ez a cikk bemutatja az üzleti adatok exportálásakor választható lehetőségeket, valamint röviden vázolja, hogy milyen okokból lehet érdemes exportálni az adatokat.

Kapcsolódó műveletek

Az adatok exportálásával kapcsolatos tudnivalók

Az adatok exportálása

Mi történik a testre szabott elemek exportálásakor?

Termékek és szolgáltatások exportálása

Jelentés exportálása az Excelbe további elemzés céljából

Az adatok exportálásával kapcsolatos tudnivalók

A Business Contact Manager for Outlook az exportálási eljárás során másolatot készít a Business Contact Manager-adatbázis mappa kijelölt adatairól, és azokat egy fájlba menti, amely később másik adatbázisba importálható. Az exportálás semmilyen adatot sem távolít el az aktuális adatbázisból. Az exportálandó adatok korlátozhatók szűréssel, vagy akár exportálható az összes ügyfél, kapcsolattartó, kapcsolati előzmény és termék- és szolgáltatástételek lista.

Az üzleti adatok az alábbi fájlformátumokba exportálhatók:

  • Business Contact Manager-adatok (.bcm): Ez a formátum tartalmazhatja az összes üzleti adatot, például az ügyfeleket, kapcsolattartókat, lehetőségeket, üzleti projekteket és a kapcsolati előzményeiket. Magában foglalja a termék- és szolgáltatáselemeket, valamint az összes testre szabott elemet is. A .bcm formátum az egyetlen exportálási lehetőség, amely tartalmazhatja az ügyfeleket és a kapcsolattartókat, valamint a testre szabott elemeket is. Az adatokat akkor érdemes .bcm fájlformátumba exportálni, ha egy másik Business Contact Manager for Outlook alkalmazást futtató számítógépen szeretné használni azokat.

  • A Business Contact Manager testre szabott elemei (.bcmx): Ez a fájltípus a felhasználó által definiált mezőket, az egyéni űrlapokat (vagy rekordtípusokat), az elrendezéseket és a jelentéseket tartalmazza. Akkor érdemes ezt a fájlformátumot használni, ha csak a Business Contact Manager for Outlook testre szabott elemeit szeretné exportálni. Az exportálásban semmilyen üzleti adat nem szerepel. Ez a fájlformátum a megfelelő választás, ha egy egyéni elrendezést szeretne tárolni, amellyel az új alkalmazottak gyorsan beállíthatják a rendszerüket.

  • Vesszővel elválasztott értékek (.csv): Ezzel az exportálási beállítással egy vesszővel tagolt fájlt (.csv fájlt) hoz létre az exportált adatok tárolásához. A .csv fájlokat számos program képes olvasni, például a Microsoft Excel is. Akkor érdemes ezt a fájlformátumot választani, ha csak a Business Contact Manager for Outlook adatait szeretné exportálni a testre szabott elemek nélkül, vagy ha egy másik, a .csv fájlok olvasására képes programban szeretné megtekinteni az adatokat.

    A .csv formátumra azonban korlátozások vonatkoznak. E formátum használata esetén például csak egy rekordtípus exportálható, azaz vagy az ügyfelek és az ügyfélalapú rekordok vagy a kapcsolattartók és a kapcsolattartó-alapú rekordok. Ezenkívül a kapcsolati előzmények sem exportálhatók .csv fájlba.

Vissza a lap tetejére

Az adatok exportálása

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Business Contact Manager fülre, majd az Importálás és exportálás gombra.

  3. Kattintson az Exportálás fájlba gombra.

  4. Kattintson arra a fájlformátumra, amelybe exportálni szeretné az adatokat, majd kattintson a Tovább gombra. Kövesse a választott fájlformátumnak megfelelő útmutatást.

    Megjegyzés :  Windows 7 és Windows Vista rendszerben az exportált fájl alapértelmezett helye a Dokumentumok mappa. Microsoft Windows XP rendszerben az alapértelmezett hely szintén a Dokumentumok mappa. A helyet a Tallózás gombra kattintva módosíthatja.

Business Contact Manager-adatok (.bcm)    

  1. Az Exportálandó fájl mezőbe írja be az exportálási folyamat során létrehozandó fájl helyét és nevét.

  2. Válassza ki az exportálni kívánt rekordtípusokat:

    • Ügyfelek és ügyfélalapú rekordtípusok: Az ügyfeleket és az Ügyfél rekordtípuson alapuló összes rekordot (például az áruházakat) foglalja magában.

    • Kapcsolattartók és kapcsolattartó-alapú rekordtípusok: A kapcsolattartókat és a Kapcsolattartó rekordtípuson alapuló összes rekordot (például az érdeklődőket) foglalja magában.

  3. Ha szűrőt szeretne alkalmazni az exportálandó rekordok listájára, kattintson a Szűrés gombra. A rekordok szűréséről a Rekordok szűrése a Business Contact Manager alkalmazásban című témakörben talál részletes információt.

  4. A fájl helyének kijelölése és az exportálási beállítások megadása lap Belefoglalás csoportjában jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket:

    • Minden előzmény: A kijelölt rekordok, például lehetőségek, telefonnaplók, találkozók, üzleti projektek, fájlok és e-mailek összes kapcsolati előzményének belefoglalása.

    • E-mail üzenetek kivételével: Az e-mailek kizárása a kijelölt rekordok kapcsolati előzményei közül.

    • Termékek: Az adatbázisban található összes termék- és szolgáltatástételek belefoglalása.

      Tipp : Ha egy termék- vagy szolgáltatástétel hozzá van adva egy lehetőséghez, és ha a lehetőségrekord csatolva van egy ügyfélhez vagy kapcsolattartóhoz, a termék- vagy szolgáltatástétel szerepel az exportált rekordok között. Ha bejelöli ezt a jelölőnégyzetet, biztos lehet abban, hogy cége összes termékét és szolgáltatását exportálja.

  5. Kattintson az Exportálás gombra, majd az erre vonatkozó kérésre kattintson az Igen gombra.

  6. Ha hibák történtek, a Napló megtekintése gombra kattintva megtekintheti azokat. Egyéb esetben kattintson a Befejezés gombra.

    Tipp : Rekordokat egy munkaterületről is exportálhat .bcm fájlformátumba. Ehhez kattintson az exportálni kívánt rekordokat tartalmazó lap fülére, kattintson a jobb gombbal egy vagy több rekordra, és válassza az Exportálás parancsot. Hajtsa végre az Üzleti adatok exportálása varázsló lépéseit.

A Business Contact Manager testre szabott elemei (.bcmx):    

  1. Írja be az exportálási folyamat során létrehozandó fájl helyét és nevét.

  2. Kattintson az Exportálás gombra, majd az erre vonatkozó kérésre kattintson az Igen gombra.

  3. Kattintson a Befejezés gombra.

    A testre szabott elemek .bcmx fájlból való importálásának módjáról az Adatimportálás a Business Contact Manager alkalmazásba című témakörben olvashat részletesebben.

Vesszővel elválasztott értékek (.csv)    

  1. Írja be az exportálási folyamat során létrehozandó fájl helyét és nevét.

  2. Az alábbi lehetőségek közül választhat:

    • Kapcsolattartók és altípusok: A kapcsolattartókat és a Kapcsolattartó rekordtípuson alapuló összes rekordot (például az érdeklődőket) foglalja magában.

    • Ügyfelek és altípusok: Az ügyfeleket és az Ügyfél rekordtípuson alapuló összes rekordot foglalja magában.

  3. Ha szeretné szűrni az exportálandó rekordok listáját, kattintson a Szűrés gombra. A rekordok szűréséről a Rekordok szűrése a Business Contact Manager alkalmazásban című témakörben talál részletes információt.

  4. Kattintson a Tovább gombra, majd a .csv fájl exportálására vonatkozó kérés megjelenésekor az Igen gombra.

  5. A varázsló bezáráshoz kattintson a Befejezés gombra.

Megjegyzések: 

  • A Napló megtekintése gombra kattintva megtekintheti a konkrét hibákat és kivételeket. Ha ezek az üzenetek javítandó problémákat jeleznek, akkor javítsa azokat az exportálni kívánt fájlban, majd próbálja meg újra exportálni az adatokat.

  • Az üzleti adatok exportálása a világ különböző területei között nem ajánlott, mert néhány adatszerkezet és -típus nem konvertibilis.

Vissza a lap tetejére

Mi történik a testre szabott elemek exportálásakor?

Ha a testre szabott elemek exportálását választja, a Business Contact Manager for Outlook alkalmazásban létrehozott összes testre szabott jelentést, űrlapelrendezést, rekordtípust és felhasználó által definiált mezőt mentheti egy .bcmx fájlba.

A legtöbb testre szabott beállítás felülírja a céladatbázis meglévő beállításait, azonban van néhány kivétel. A testre szabott elemek importálásának adatbázisra gyakorolt hatásáról az Adatimportálás a Business Contact Manager alkalmazásba című témakörben olvashat bővebben.

Vissza a lap tetejére

Termékek és szolgáltatások exportálása

A termékekre és szolgáltatásokra vonatkozó információkat a többi rekorddal együtt exportálhatja, a termék- és szolgáltatáslisták azonban önállóan nem exportálhatók.

Ha csak ezeket az adatokat szeretné exportálni, létre kell hoznia egy .csv fájlt, amely a termék- és szolgáltatáselemeket tartalmazza. A fájlnak legalább három oszlopot kell tartalmaznia, sorrendben az alábbiakat:

  • Termék vagy szolgáltatás neve

  • Leírás

  • Egységár

A Mennyiség és az Egységköltség oszlop is belefoglalható a fájlba, ez azonban nem kötelező.

Vissza a lap tetejére

Jelentés exportálása az Excelbe további elemzés céljából

Az adatokat bármilyen jelentésből közvetlenül Excel-táblázatba exportálhatja további elemzés, nyilvántartás vagy archiválás céljából. A Business Contact Manager for Outlook alkalmazással létrehozhat és testre szabhat értékesítésre, termékekre és szolgáltatásokra, illetve ügyfelekre, kapcsolattartókra, érdeklődőkre, lehetőségekre, üzleti projektekre, projekt- és marketingtevékenységekre vonatkozó jelentéseket.

  1. A navigációs ablakban kattintson a Business Contact Manager gombra.

  2. A menüszalagon kattintson a Jelentések fülre.

  3. Kattintson az alábbi jelentéstípusok valamelyikére, majd a megnyitni kívánt jelentésre.

    • Ügyfelek

    • Kapcsolattartók

    • Érdeklődők

    • Lehetőségek

    • Legjobb vevők

    • Legjobb termékek

    • Legjobb ajánlók

    • Inaktív vevők

    • Marketing

    • Üzleti projektek

    • Projekttevékenységek

      Jelentés módosításával kapcsolatos további tudnivalókért olvassa el a jelentések és diagramok a Business Contact Manager használatacímű témakört.

  4. A Műveletek csoportban kattintson az Exportálás az Excel programba gombra. A jelentés megnyílik az Excelben.

Vissza a lap tetejére

Megjegyzés : Gépi fordítás jognyilatkozata: Ez a cikk számítógép által, emberi közreműködés nélkül lett lefordítva. A Microsoft ezeket a gépi fordításokat azért nyújtja, hogy az angol nyelvet nem beszélők minél több tartalomhoz tudjanak hozzáférni a Microsoft termékeivel, szolgáltatásaival és technológiáival kapcsolatban. A gépi fordítás miatt előfordulhat, hogy a szöveg szóhasználati, szintaktikai vagy helyesírási hibákat tartalmaz.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×