Üzenetkezelés szabályok használatával

Üzenetkezelés szabályok használatával

A szabályok lehetővé teszik az e-mail-üzenetek áthelyezését, megjelölését és automatikus megválaszolását. A szabályokat használhatja hangok lejátszásához, üzenetek mappákba helyezéséhez vagy új elemértesítések megjelenítéséhez is.

A legegyszerűbb és leggyakoribb szabály létrehozása lehetővé teszi, hogy egy bizonyos feladótól kapott elemet, akár a tárgymező egyes szavaival együtt, másik mappába helyezhesse. Ezt a szabályt közvetlenül egy már fogadott üzenetből létrehozhatja.

  1. Kattintson a jobb gombbal a beérkezett üzenetek vagy más e-mail-mappa egy üzenetére, és válassza a Szabályok lehetőséget.

    Szabály létrehozásához kattintson a jobb gombbal egy beérkezett üzenetre.
  2. Válasszon a lehetőségek közül. Az Outlook automatikusan javaslatot tesz a feladón és a címzetteken alapuló szabály létrehozására. További lehetőségek megjelenítéséhez válassza a Szabály létrehozása parancsot.

  3. A Szabály létrehozása párbeszédpanelen válasszon ki egyet vagy akár többet is az első három jelölőnégyzet közül.

    Új szabály létrehozásához válassza a Szabály Létrehozása lehetőséget.
  4. A -ban hajtsa végre a következőket szakaszban, ha azt szeretné, hogy a szabály üzenetet helyezzen át mappába, akkor jelölje be a Elem áthelyezése mappába jelölőnégyzetet, majd jelölje ki a mappát a megjelenő Mappa kiválasztása párbeszédpanelen, és kattintson az OK gombra.

    Elemeket meglévő vagy új mappába vihet át.
  5. A szabály mentéséhez kattintson az OK gombra.

    Megjegyzés: Ha a szabályt a már fogadott üzeneteken szeretné futtatni, akkor jelölje be a jelölőnégyzetet a megjelenő megerősítéskérő párbeszédpanelen, és kattintson az OK gombra.

Szabály létrehozása a Szabályvarázsló segítségével

Háromféle szabályt hozhat létre a Szabályvarázslóval.

  • Rendezett állapot megőrzése: ezek a szabályok segítik az üzenetek szűrésében, iktatásában és nyomon követésében.

  • Naprakész állapot: ezek a szabályok értesítik arról, ha olyan üzenetet kap, amely megfelel a feltételek egy meghatározott csoportjának.

  • Egyéni szabályok: ezeket a szabályokat sablon nélkül létrehozhatja.

A szabályok szinte végtelenül testre szabhatók. Minden, ön által létrehozott szabálynál számos lehetőséget adhat meg. A következő lépések követésével megtudhatja, hogy miként hozhat létre szabályt a Szabályvarázsló segítségével.

  1. Válassza a Fájl > Szabályok és értesítések kezelése lehetőséget a Szabályok és értesítések párbeszédpanel megnyitásához.

  2. Az E-mail-szabályok lapon válassza az Új szabály gombot.

  3. Válassza ki az egyik sablont az 1. lépésben. Teljesen új szabály indításához válassza a Szabály alkalmazása a fogadott üzenetekre vagy a Szabály alkalmazása a küldött üzenetekre lehetőséget.

  4. A 2. lépés: a szabály leírásának szerkesztése mezőben kattintson az aláhúzott választási lehetőségekre a beállításukhoz. Például, ha az 1. lépésben az Adott személytől érkező üzenetek megjelölése nyomon követéshez lehetőséget választotta, akkor kattintson a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozásra annak kiválasztásához, hogy mely feladók üzeneteit akarja megjelölni, majd kattintson a nyomon követés ideje hivatkozásra a megjelölés és a nyomon követés idejének kiválasztásához.

  5. Kattintson a Tovább gombra.

A Szabályvarázsló második lapján további feltételeket adhat a szabályhoz. Például kijelölheti egy meghatározott személy által küldött üzenetek közül azokat, amik a tárgysorban vagy az üzenettörzsben bizonyos szavakat tartalmaznak.

  1. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása mezőben minden olyan feltétel be van jelölve, amelyet az előző képernyőn beállított. A jelölőnégyzetek bejelölésével további feltételeket választhat ki.

  2. A 2. lépés: a szabály leírásának szerkesztése mezőben kattintson a további, most hozzáadott, aláhúzott feltételekre. Azután kattintson a Tovább gombra.

A Szabályvarázsló harmadik lapján kiválaszthatja az üzeneten végrehajtandó további műveleteket. Például nyomon követéshez jelölhet meg üzeneteket, vagy üzenetet jelölhet meg fontosként.

  1. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása mezőben minden olyan művelet be van jelölve, amelyet az előző képernyőn beállított. A jelölőnégyzetek bejelölésével további műveleteket választhat ki.

  2. A 2 lépés: a szabály leírásának szerkesztése mezőben kattintson a további, most hozzáadott, aláhúzott műveletekre. Azután kattintson a Tovább gombra.

A Szabályvarázsló negyedik lapján kivételeket adhat a szabályhoz. Például bejelölheti a kivéve, ha fontosként van megjelölve lehetőséget, hogy a meghatározott fontossági szintűként megjelölt üzenetek biztosan ne legyenek nyomon követéshez megjelölve.

  1. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása mezőben a jelölőnégyzetek bejelölésével válassza ki a kivételeket a szabályhoz.

  2. A 2 lépés: a szabály leírásának szerkesztése mezőben kattintson a további, most hozzáadott, aláhúzott kivételekre. Azután kattintson a Tovább gombra.

  1. A Szabályvarázsló utolsó lapján írja be a szabály nevét.

  2. Ha a szabályt a már beérkezett üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály azonnali futtatása a már a „Beérkezett üzenetek” mappában lévő üzeneteken jelölőnégyzetet.

  3. Alapértelmezés szerint A szabály bekapcsolása be van jelölve. Kitörölheti ezt a jelölőnégyzetet, ha most nem szeretné bekapcsolni ezt a szabályt.

  4. Kattintson a Befejezés gombra a szabály mentéséhez és bekapcsolásához.

A szabályokat törölheti, ha már nincs többé rájuk szükség.

  1. A Fájl lapon válassza a Szabályok és értesítések kezelése lehetőséget.

  2. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail-szabályok lapján válassza ki a törölni kívánt szabályt.

  3. Válassza a Törlés Törlés ikon > OK lehetőséget.

Kézzel is futtathat egy vagy több szabályt.

  1. A Fájl lapon válassza a Szabályok és értesítések kezelése lehetőséget, majd az E-mail-szabályok lapon válassza a Szabályok futtatása most elemet.

  2. A Szabályok futtatása párbeszédpanel Futtatandó szabályok csoportjában jelölje be a futtatni kívánt szabályokhoz tartozó jelölőnégyzetet.

  3. Ha egy másik mappát szeretne választani, válassza a Futtatás helye csoportban a Tallózás gombot, válassza ki a mappát, majd válassza az OK gombot.

    Jelölje be a Belső mappákat is jelölőnégyzetet, ha a 3. lépésben megadott mappa alatti összes almappát is bele kívánja venni.

  4. A Szabályok hatásköre listában fogadja el az alapértelmezett beállítást (az összes üzenet), vagy állítsa át az elolvasott vagy az olvasatlan üzenetekre.

  5. Válassza a Futtatás gombot.

Az Outlook kétféle szabályt alkalmaz, kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályokat.

  • Kiszolgálóalapú szabályok    
    Microsoft Exchange Server-fiók használata esetén a szabályok egy része kiszolgálóalapú. Ezek a szabályok akkor is futnak az Exchange-alapú levelezőkiszolgálón lévő postaládán, ha az Outlook éppen nem fut.

    A kiszolgálóalapú szabályokat a rendszer akkor alkalmazza az üzenetekre, amikor azok először érkeznek aBeérkezett üzenetek mappába, és a szabályoknak futniuk kell, amíg a kiszolgálón be nem fejeződik a beállított művelet. Tegyük fel, hogy egy szabály, amely megadja, hogy egy üzenetet nyomtasson ki a rendszer, nem futhat addig, amíg a kiszolgálón be nem fejeződik. Ha egy szabályt nem lehet alkalmazni a kiszolgálón, a rendszer akkor alkalmazza azt, amikor a felhasználó megnyitja az Outlookot, és így ügyféloldali szabállyá válik.

  • Ügyféloldali szabályok   
    Az ügyféloldali szabályok csak az Ön számítógépén futnak. Ezek olyan szabályok, amelyek nem egy Exchange-kiszolgálón, hanem az Outlookban futnak. A csak ügyféloldali szabályok kizárólag akkor futhatnak, amikor az Outlook is fut.

Tipp: Ha a szabálylistán mindkét fajta szabály megtalálható, a program először a kiszolgálóalapú szabályokat hajtja végre, és csak ezt követően alkalmazza az ügyféloldali szabályokat.

Kézbesítési visszaigazolások, szavazatok és automatikus válaszok

A szabályok alkalmazásakor a program a kézbesítési visszaigazolásokat, az olvasási visszaigazolásokat, a szavazatokat és az automatikus válaszokat (Házon kívül értesítéseket) üzenetként kezeli. Egy olyan szabály például, amely azokat az üzeneteket, amelyeknek a Tárgy sorában szerepel az „értekezlet” szó, egy megadott mappába helyezi át, az összes kézbesítési visszaigazolást, szavazatot és automatikus választ is ugyanebbe a mappába helyezi át.

Megjegyzés: Amikor egy szabály a szavazatokat a Beérkezett üzenetek mappából egy másik mappába helyezi át, a művelet érinti a szavazatok nyomon követését. Egy szavazógombokat tartalmazó elküldött üzenet megnyitásakor a nyomon követési adatok nem tartalmazzák a szabály által áthelyezett üzenetek számát. A válaszok manuális áthelyezése vagy törlése nem érinti a nyomon követést.

Értekezlet-összehívások, feladatkiosztások és dokumentumok

Az értekezlet-összehívások, a feladatkiosztások és a dokumentumok üzenetnek számítanak. Ha létrehoz egy olyan szabályt, amely egy elemet egy adott mappába helyez abban az esetben, ha az megfelel bizonyos feltételeknek, akkor az e feltéteknek megfelelő összes értekezlet-összehívás és feladatkiosztás is átkerül a mappába. Ha olyan szabályokat hoz létre, amelyek érinthetik az ilyen típusú elemeket, ügyeljen az alábbi korlátozásokra:

  • Előfordulhat, hogy a nem levelezési mappákba áthelyezett elemek nem megfelelően működnek az áthelyezésük után. Ha egy üzenetet például a Naptár mappába helyez át, a program nem hoz létre új találkozót.

  • Ha szabály alkalmazásával egy értekezletet vagy egy feladatkiosztásra érkezett visszajelzést a Törölt elemek mappába helyez át, az eredeti elem nem fogja nyomon követni a visszajelzést.

  • Amennyiben egy értekezletre szóló meghívást a program automatikusan áthelyez a Törölt elemek mappába, az Outlook nem adja hozzá az értekezletet a Naptár mappához.

  • Az elküldendő üzenetekre alkalmazott szabályokat a program nem alkalmazza a feladatkiosztásokra és az értekezletre szóló meghívásokra.

Partnercsoportok

A partnercsoportot tartalmazó szabályok a szabály létrehozásának módjától függően a többi szabálytól eltérő módon működhetnek:

  • Nyilvános csoportnak küldött üzenetek áthelyezése mappába   
    Ez a szabály csak Exchange Server-fiók használata esetén érhető el. Csak az adott partnercsoportnak küldött üzenetek kerülnek a megadott mappába. A partnercsoport tagjaitól érkező üzenetek nem helyeződnek át a megadott mappába.

Office-jártasság bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×