Üzenetkezelés szabályok használatával

Üzenetkezelés szabályok használatával

A szabály egy olyan művelet, amelyet a Windows Outlook automatikusan futtat a bejövő és kimenő üzeneteken. Ön választja ki, hogy mi váltja ki a szabályt, illetve hogy a szabály hatására milyen műveletek történjenek. Létrehozhat például egy olyan szabályt, amely a felettesétől érkező összes üzenetet egy adott mappába helyezi, illetve törli az összes olyan üzenetet, amelynek a tárgyában szerepel a "Buy now!" kifejezés.

Hogyan segítik a szabályok az e-mailek kezelését?

Szabályok használatával csökkentheti az e-mailek kezeléséhez szükséges manuális és ismétlődő műveletek számát. A szabályok bekapcsolásakor azok folyamatosan és automatikusan futnak.

A szabályok általában a következő két kategória egyikébe tartozhatnak: szervezet vagy értesítés. A Szabályok varázslóval egyszerűen megtervezheti a szabályokat az üzenetek kezeléséhez.

A Szabály varázsló a leggyakrabban használt szabályokhoz sablonokat is tartalmaz.

Az Outlook Szabály varázslója

  • Rendezett állapot megőrzése:   
    Ezekkel a szabályokkal amellett, hogy iktathatja az üzeneteket, hanem az utólagos teendőket is elvégezheti velük kapcsolatban. Az egy adott feladótól származó üzenetekhez is létrehozhat szabályt. Így beállíthat például egy olyan szabályt, hogy a Fülöp Ágnestől érkező azon üzenetek, amelyek tartalmazzák az „értékesítés” szót a Tárgy mezőben, meg legyenek jelölve elintézendőként, az Értékesítés kategóriába legyenek besorolva, és át legyenek helyezve egy Ágnes értékesítései nevű mappába.

  • Naprakész állapot megőrzése:   
    Az ilyen szabályok – az Ön által megadott beállítások alapján – értesítik Önt, amikor egy bizonyos üzenet érkezik. Létrehozhat például olyan szabályt, amely automatikusan üzenetet küld a mobilkészülékére, amikor családtagtól kap üzenetet.

  • Teljesen új szabály:   
    Ezek olyan szabályok, amelyeket szabálysablon nélkül hoz létre és szab testre.


1. lépés: Outlook-szabálysablon kiválasztása

  1. Válassza a Szabályok > Szabályok és értesítések kezelése elemet a menüszalagon, vagy válassza a Fájl fület, majd a Szabályok és értesítések kezelése lehetőséget.

  2. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail-szabályok lapján válassza az Új szabály gombot.

  3. A Szabályok varázsló1. lépés: Sablon kiválasztása lépésében válasszon egyet az alapértelmezett sablonok közül a Rendezett állapot megőrzése, Naprakész állapot megőrzése vagy a Teljesen új szabály csoportban.


2. lépés: A szabályleírás szerkesztése

Az 1. lépésben kiválasztott szabálysablonok mindegyikéhez kissé eltérő beállítások tartoznak a 2. lépésben. Ha egy beállításnál ki kell választania valamilyen értéket, például meg kell adnia egy feladót, vagy ki kell választania egy mappát, a beállítás alá van húzva. Ebben a példában mi a leggyakoribb szabályok egyikét választjuk ki, azaz azt, amellyel egy adott személytől származó üzenetek egy másik mappába helyezhetők át.

  1. Válassza a egy adott személy vagy nyilvános csoport lehetőséget a leírás szerkesztésére szolgáló listában a címjegyzék megjelenítéséhez. Válasszon egy nevet a címjegyzékből, vagy írja be a személy címét a Feladó mezőbe, és válassza OK gombot.

  2. Válassza a megadott lehetőséget a mappák listájának megjelenítéséhez. Választhat egy meglévő mappát, vagy az Új elemet választva létrehozhat egy újat. A megfelelő mappa kijelölése után válassza az OK gombot.

A szabály speciális beállításainak felfedezéséhez válassza a Tovább gombot, és ugorjon alább a speciális szabálybeállításokhoz. Ellenkező esetben válassza a Befejezés gombot. Ekkor visszakerül a Szabályok és értesítések ablakba. Itt létrehozhat egy újabb szabályt, vagy az OK gombot választva mentheti a módosításokat.

 

• Egy adott személytől származó üzenetek áthelyezése egy mappába

  1. Válassza a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozást.

  2. A Szabálycím párbeszédpanelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Írjon be egy nevet a Keresés mezőbe.

      vagy

    • Válasszon egy forrást a Címjegyzék listából.

  3. Amikor megjelenik a választott név a Feladó mezőben, válassza az OK gombot.

  4. Válassza a megadott hivatkozást, majd a Szabályok és értesítések párbeszédpanelen jelöljön ki egy mappát, és válassza az OK gombot.

  5. Válassza a Tovább gombot, és ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.

 

• A tárgyban adott szavakat tartalmazó üzenetek áthelyezése egy mappába

  1. Válassza a adott szó hivatkozást.

  2. A Keresett szöveg párbeszédpanel A tárgy mezőben keresendő szavak, illetve kifejezések mezőjébe írja be a keresett szót vagy kifejezést.

  3. A Hozzáadás gombot választva vegye fel a bejegyzést a Keresési lista ablaktáblába, majd válassza az OK gombot.

  4. Válassza a megadott hivatkozást, majd a Szabályok és értesítések párbeszédpanelen jelöljön ki egy mappát, és válassza az OK gombot.

  5. Válassza a Tovább gombot, és ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.

 

• Nyilvános csoportnak küldött üzenetek áthelyezése mappába

  1. Válassza a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozást.

  2. A Szabálycím párbeszédpanelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Írjon be egy nevet a Keresés mezőbe.

      vagy

    • Válasszon egy forrást a Címjegyzék listából.

  3. Amikor megjelenik a választott név a Címzett mezőben, válassza az OK gombot.

  4. Válassza a megadott hivatkozást, majd a Szabályok és értesítések párbeszédpanelen jelöljön ki egy mappát, és válassza az OK gombot.

  5. Válassza a Tovább gombot, és ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.

 

• Adott személytől érkező üzenetek megjelölése elintézendőként

  1. Válassza a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozást.

  2. A Szabálycím párbeszédpanelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Írjon be egy nevet a Keresés mezőbe.

      vagy

    • Válasszon egy forrást a Címjegyzék listából.

  3. Amikor megjelenik a választott név a Feladó mezőben, válassza az OK gombot.

  4. Az Üzenet megjelölése párbeszédpanel Üzenetjelölő listájában fogadja el az alapértelmezett Elintézendő beállítást, vagy válasszon egy másik elemet a listából.

  5. Az Esedékesség beállításnál fogadja el az alapértelmezett Ma értéket, vagy válasszon egy másik elemet a listából.

  6. Válassza az OK > Tovább lehetőséget, majd ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.

 

• Adott RSS-hírcsatornából származó RSS-elemek áthelyezése mappába

Megjegyzés: E lehetőség használatához elő kell fizetnie egy RSS-hírcsatornára. Ha ezt a beállítást választja, a rendszer rákérdez a folytatásra. Ha a Nem elemet választja, nem folytathatja a műveletet, ha azonban az Igen lehetőséget választja, továbbléphet.

Naprakész állapot megőrzése sablon

 

• Adott személytől érkező üzenetek megjelenítése az új elemekről értesítő panelen

  1. Válassza a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozást.

  2. A Szabálycím párbeszédpanelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Írjon be egy nevet a Keresés mezőbe.

      vagy

    • Válasszon egy forrást a Címjegyzék listából.

  3. Amikor megjelenik a választott név a Feladó mezőben, válassza az OK gombot.

  4. Válassza az egy adott üzenet elemet az Új elemek riasztási ablakban.

  5. Az Értesítő üzenet párbeszédpanel Értesítő üzenet megadása mezőjébe írjon be egy üzenetet, majd válassza az OK gombot.

  6. Válassza a Tovább gombot, majd ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.

 

• Hangjelzés adott személytől érkező üzenetek érkezésekor

  1. Válassza a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozást.

  2. A Szabálycím párbeszédpanelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Írjon be egy nevet a Keresés mezőbe.

      vagy

    • Válasszon egy forrást a Címjegyzék listából.

  3. Amikor megjelenik a választott név a Feladó mezőben, válassza az OK gombot.

  4. Válassza a Hangjelzés hivatkozást, majd a Jelölje ki a lejátszandó hangot ablakban válasszon egy fájlt (például egy .wav fájlt), majd válassza a Megnyitás gombot.

  5. Válassza a Tovább gombot, majd ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.

 

• Értesítés küldése a mobileszközre üzenet érkezésekor

  1. Válassza a személyek vagy nyilvános csoport hivatkozást.

  2. A Szabálycím párbeszédpanelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Írjon be egy nevet a Keresés mezőbe.

      vagy

    • Válasszon egy forrást a Címjegyzék listából.

  3. Amikor megjelenik a választott név a Feladó mezőben, válassza az OK gombot.

  4. Válassza a továbbítás a következőknek: egy adott személy vagy nyilvános csoport hivatkozást.

  5. A Szabálycímpárbeszédpanelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Írjon be egy nevet a Keresés mezőbe.

      vagy

    • Válasszon egy forrást a Címjegyzék listából.

  6. Amikor megjelenik a választott név a Címzett mezőben, válassza az OK gombot.

  7. Válassza a Tovább gombot, majd ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.

Teljesen új szabálysablon

  1. Válasszon az alábbiak közül.

    • A szabály alkalmazása a fogadott üzenetekre

      vagy

    • A szabály alkalmazása a küldendő üzenetekre

  2. Válassza a Tovább gombot, majd ugorjon a 3. lépés: Szabály feltételeinek megadása lépéshez.


3. lépés: Szabály feltételeinek megadása

Most lehetősége van feltételeket hozzáadnia a 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése lépésben kiválasztott beállításokhoz. A kiválasztott feltételektől függően a szabályleírás szerkesztéséhez eltérő beállításokhoz lehetnek elérhetők.

Ha elindította a Szabályok varázslót, megadhatja annak a feltételeit, hogy mikor történjen meg a Rendezett állapot megőrzése vagy a Naprakész állapot megőrzése sablonban kiválasztott beállítás szabályainak alkalmazása

  1. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása lépésben jelölje be a hozzáadni kívánt feltétel(ek) jelölőnégyzetét.

    Megjegyzés: Több jelölőnégyzetet is bejelölhet.

  2. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése (kattintson egy aláhúzott értékre) lépésben válasszon egy hivatkozást, hajtsa végre a szükséges műveleteket, és ha elkészült, válassza az OK gombot.

  3. Válassza a következő hivatkozást, hajtsa végre a szükséges műveleteket, és ha elkészült, válassza az OK gombot.

  4. Ha egy másik hivatkozás is elérhető, válassza ki azt, hajtsa végre a szükséges műveleteket, és ha elkészült, válassza az OK gombot.

  5. Ha végzett, válassza a Befejezés gombot.

  1. A Fájl lapon válassza a Szabályok és értesítések kezelése lehetőséget.

  2. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail-szabályok lapján válassza az Új szabály gombot.

  3. A Teljesen új szabály csoportban válassza A szabály alkalmazása a fogadott üzenetekre vagy A szabály alkalmazása a küldendő üzenetekre lehetőséget.

  4. Válassza a Tovább gombot, és végezze el az alábbi műveleteket:

    • Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása listában adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzeneteknek meg kell felelniük.

      valamint

    • A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben válassza ki valamelyik aláhúzott értéket a hozzáadott feltételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  5. Válassza a Tovább gombot, és végezze el az alábbi műveleteket:

    • Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése csoportban jelölje ki azt a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

      valamint

    • A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott műveletek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  6. Válassza a Tovább gombot, és végezze el az alábbi műveleteket:

    • Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása listában adja meg a szabályra vonatkozó kivételeket, majd válassza a Tovább gombot.

      valamint

    • A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben válassza ki valamelyik aláhúzott értéket a hozzáadott kivételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  7. Válassza a Tovább gombot, és végezze el az alábbi műveleteket:

    • Az 1. lépés: Szabály nevének megadása mezőbe írjon be egy nevet.

      valamint

    • A 2. lépés: Szabály beállításainak megadása csoportban jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket.

      Tippek: 

      • Ha a szabályt a már a Beérkezett üzenetek mappában lévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „Beérkezett üzenetek” jelölőnégyzetet.

      • Az automatikusan bekapcsolt szabály kikapcsolásához törölje a jelölést a Szabály bekapcsolása jelölőnégyzetből.

      • A Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzet bejelölésével az Outlookban beállított összes e-mail-fiókra alkalmazhatja a szabályt.

  8. Kattintson a Befejezés gombra.

Szabályt bármelyik üzenetből létrehozhat. Ennek a módszernek az az előnye, hogy az üzenet feladója vagy címzettje alapján tesz javaslatokat a szabályokra. Ha egy üzenetből indul ki, akkor például az egyik javasolt szabály a feladótól érkező összes üzenetet a kiválasztott mappába helyezi át.

  1. A Beérkezett üzenetek mappában válassza ki azt az üzenetet, amelyhez szabályt szeretne létrehozni, majd a Kezdőlap lap Áthelyezés csoportjában válassza a Szabályok elemet.

    Megjegyzés: A szabályok listájában megjelenő javasolt szabályok az üzenet feladóján és címzettjein alapulnak.

  2. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Válasszon egy javasolt szabályt, adja meg a célmappát, majd válassza az OK gombot a szabály hozzárendelésének befejezéséhez.

      vagy

    • Válassza a Szabály létrehozása lehetőséget, és lépjen a következő lépésre.

  3. A Szabály létrehozása párbeszédpanel Ha az összes kijelölt feltételnek megfelelő e-mail érkezik csoportjában jelöljön be a rendelkezésre álló jelölőnégyzetek közül egyet vagy többet, illetve egyet sem.

  4. A Teendő csoportban jelölje be annak a műveletnek a jelölőnégyzetét, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  5. Jelölje be az Elem áthelyezése a következő mappába jelölőnégyzetet.

  6. Hajtsa végre a megfelelő műveletet:

    • Válassza a Mappaválasztás elemet, és válasszon egy meglévő mappát.

      vagy

    • Válassza az Új elemet egy új mappa létrehozásához.

    Megjegyzések: 

    • Ha további feltételeket, műveleteket vagy kivételeket szeretne hozzáadni a szabályhoz, válassza a Speciális beállítások gombot, és kövesse a Szabályok varázsló további utasításait.

    • További információt az Egyéni szabály tervezése című szakaszban talál.

  7. Kattintson az OK gombra.

  8. Az értesítési panelen végezze el a következő műveletek egyikét:

    • Kattintson az OK gombra.

      vagy

    • Jelölje be a Szabály futtatása az aktuális mappában lévő üzeneteken jelölőnégyzetet, majd válassza az OK gombot.

A Szabályhalmaz importálása vagy exportálása című témakörből megtudhatja, hogy miként importálhat vagy exportálhat szabályokat, hogy mások is használhassák őket.

A szabályokat törölheti, ha már nincs többé rájuk szükség.

  1. A Fájl lapon válassza a Szabályok és értesítések kezelése lehetőséget.

  2. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail-szabályok lapján válassza ki a törölni kívánt szabályt.

  3. Válassza a Törlés Törlés ikon > OK lehetőséget.

Kézzel is futtathat egy vagy több szabályt.

  1. A Fájl lapon válassza a Szabályok és értesítések kezelése lehetőséget, majd az E-mail-szabályok lapon válassza a Szabályok futtatása most elemet.

  2. A Szabályok futtatása párbeszédpanel Futtatandó szabályok csoportjában jelölje be a futtatni kívánt szabályokhoz tartozó jelölőnégyzetet.

  3. Ha egy másik mappát szeretne választani, válassza a Futtatás helye csoportban a Tallózás gombot, válassza ki a mappát, majd válassza az OK gombot.

    Jelölje be a Belső mappákat is jelölőnégyzetet, ha a 3. lépésben megadott mappa alatti összes almappát is bele kívánja venni.

  4. A Szabályok hatásköre listában fogadja el az alapértelmezett beállítást (az összes üzenet), vagy állítsa át az elolvasott vagy az olvasatlan üzenetekre.

  5. Válassza a Futtatás gombot.

Az Outlook kétféle szabályt alkalmaz, kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályokat.

  • Kiszolgálóalapú szabályok    
    Microsoft Exchange Server-fiók használata esetén a szabályok egy része kiszolgálóalapú. Ezek a szabályok akkor is futnak az Exchange-alapú levelezőkiszolgálón lévő postaládán, ha az Outlook éppen nem fut.

    A kiszolgálóalapú szabályokat a rendszer akkor alkalmazza az üzenetekre, amikor azok először érkeznek aBeérkezett üzenetek mappába, és a szabályoknak futniuk kell, amíg a kiszolgálón be nem fejeződik a beállított művelet. Tegyük fel, hogy egy szabály, amely megadja, hogy egy üzenetet nyomtasson ki a rendszer, nem futhat addig, amíg a kiszolgálón be nem fejeződik. Ha egy szabályt nem lehet alkalmazni a kiszolgálón, a rendszer akkor alkalmazza azt, amikor a felhasználó megnyitja az Outlookot, és így ügyféloldali szabállyá válik.

  • Ügyféloldali szabályok   
    Az ügyféloldali szabályok csak az Ön számítógépén futnak. Ezek olyan szabályok, amelyek nem egy Exchange-kiszolgálón, hanem az Outlookban futnak. A csak ügyféloldali szabályok kizárólag akkor futhatnak, amikor az Outlook is fut.

Tipp: Ha a szabálylistán mindkét fajta szabály megtalálható, a program először a kiszolgálóalapú szabályokat hajtja végre, és csak ezt követően alkalmazza az ügyféloldali szabályokat.

Kézbesítési visszaigazolások, szavazatok és automatikus válaszok

A szabályok alkalmazásakor a program a kézbesítési visszaigazolásokat, az olvasási visszaigazolásokat, a szavazatokat és az automatikus válaszokat (Házon kívül értesítéseket) üzenetként kezeli. Egy olyan szabály például, amely azokat az üzeneteket, amelyeknek a Tárgy sorában szerepel az „értekezlet” szó, egy megadott mappába helyezi át, az összes kézbesítési visszaigazolást, szavazatot és automatikus választ is ugyanebbe a mappába helyezi át.

Megjegyzés: Amikor egy szabály a szavazatokat a Beérkezett üzenetek mappából egy másik mappába helyezi át, a művelet érinti a szavazatok nyomon követését. Egy szavazógombokat tartalmazó elküldött üzenet megnyitásakor a nyomon követési adatok nem tartalmazzák a szabály által áthelyezett üzenetek számát. A válaszok manuális áthelyezése vagy törlése nem érinti a nyomon követést.

Értekezlet-összehívások, feladatkiosztások és dokumentumok

Az értekezlet-összehívások, a feladatkiosztások és a dokumentumok üzenetnek számítanak. Ha létrehoz egy olyan szabályt, amely egy elemet egy adott mappába helyez abban az esetben, ha az megfelel bizonyos feltételeknek, akkor az e feltéteknek megfelelő összes értekezlet-összehívás és feladatkiosztás is átkerül a mappába. Ha olyan szabályokat hoz létre, amelyek érinthetik az ilyen típusú elemeket, ügyeljen az alábbi korlátozásokra:

  • Előfordulhat, hogy a nem levelezési mappákba áthelyezett elemek nem megfelelően működnek az áthelyezésük után. Ha egy üzenetet például a Naptár mappába helyez át, a program nem hoz létre új találkozót.

  • Ha szabály alkalmazásával egy értekezletet vagy egy feladatkiosztásra érkezett visszajelzést a Törölt elemek mappába helyez át, az eredeti elem nem fogja nyomon követni a visszajelzést.

  • Amennyiben egy értekezlet-összehívást a program automatikusan áthelyez a Törölt elemek mappába, az Outlook nem adja hozzá az értekezletet a Naptár mappához.

  • Az elküldendő üzenetekre alkalmazott szabályokat a program nem alkalmazza a feladatkiosztásokra és az értekezlet-összehívásokra.

Partnercsoportok

A partnercsoportot tartalmazó szabályok a szabály létrehozásának módjától függően a többi szabálytól eltérő módon működhetnek:

  • Nyilvános csoportnak küldött üzenetek áthelyezése mappába   
    Ez a szabály csak Exchange Server-fiók használata esetén érhető el. Csak az adott partnercsoportnak küldött üzenetek kerülnek a megadott mappába. A partnercsoport tagjaitól érkező üzenetek nem helyeződnek át a megadott mappába.

Az Exchange Server-fiókok (az Exchange Server 2010-zel kezdődően) használhatnak szabályokat az üzenetek továbbításához a szervezeten kívüli e-mail-címekre. Az Exchange-rendszergazdák azonban megakadályozhatják az e-mailek automatikus továbbítását adott tartományokban lévő címzetteknek.

További információt A Microsoft Exchange Server azon verziójának meghatározása, amelyhez a fiók kapcsolódik című témakörben talál.

Hogyan segítik a szabályok az e-mailek kezelését?

A szabályok olyan műveletek, amelyeket a Microsoft Outlook automatikusan végrehajt a beérkező vagy elküldött üzeneteken, ha azok megfelelnek a szabályban megadott feltételeknek. A Szabály varázsló segítségével számos feltételt és műveletet megadhat.

Kétféle – szervezeti és értesítési – szabálykategória különböztethető meg. A szabályok csak az olvasatlan üzeneteken lépnek működésbe, az olvasott üzeneteken nem.

Szabálysablonok a Szabály varázslóban

A Szabály varázsló a leggyakrabban használt szabályokhoz sablonokat is tartalmaz, például:

  • Rendezett állapot megőrzése:    Az ilyen szabályok az üzenetek iktatását és nyomon követését segítik. Létrehozhat például egy szabályt, amellyel az adott feladótól, például Lukács Tibortól érkező, a Tárgy sorban az „értékesítés” szót tartalmazó üzeneteket elintézendőként jelölheti meg, az Értékesítés kategóriába sorolhatja be, és a „Tibor eladásai” mappába helyezheti át.

  • Naprakész állapot megőrzése:    Az ilyen szabályok valamilyen módon értesítik Önt, amikor egy bizonyos üzenet érkezik. Létrehozhat például olyan szabályt, amely automatikusan értesítést küld a mobilkészülékére, amikor családtagtól kap üzenetet.

  • Teljesen új szabály:    Ezek olyan szabályok, amelyeket szabálysablon segítsége nélkül létrehozhat, és amelyeket teljes mértékben testre szabhat.

Szabály létrehozása

Az Outlook szabálysablonokat kínál az általános helyzetekre. Használhatja ezeket a szabálysablonokat, vagy saját egyéni szabályokat állíthat össze.

Az Outlook szabálysablonjainak használata

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail szabályok lapján kattintson az Új szabály gombra.

  4. Az 1. lépés: Sablon kiválasztása csoportban jelölje ki a megfelelő sablont a Rendezett állapot megőrzése vagy a Naprakész állapot megőrzése sabloncsoportból.

  5. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre. Ha például az Egy adott személy vagy nyilvános csoport hivatkozásra kattint, megnyílik a címjegyzék.

  6. Kattintson a Tovább gombra.

  7. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása listában adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzeneteknek meg kell felelniük.

  8. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott feltételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  9. Kattintson a Tovább gombra.

  10. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése csoportban jelölje ki azt a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  11. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott műveletek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  12. Kattintson a Tovább gombra.

  13. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása listában adja meg a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.

  14. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott kivételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  15. Kattintson a Tovább gombra.

  16. Az 1. lépés: Szabály nevének megadása mezőbe írja be a szabály nevét.

  17. A 2. lépés: Szabály beállításainak megadása csoportban jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket.

    • Ha a szabályt a már a Beérkezett üzenetek mappában lévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „Beérkezett üzenetek” jelölőnégyzetet.

    • Az új szabályt alapértelmezés szerint engedélyezi a program. Ha le szeretné tiltani, törölje a jelölést a Szabály bekapcsolása jelölőnégyzetből.

    • A Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzet bejelölésével az Outlookban beállított összes e-mail fiókra alkalmazhatja a szabályt.

  18. Kattintson a Befejezés gombra.

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. A Szabályok és értesítések párbeszédpanel E-mail szabályok lapján kattintson az Új szabály gombra.

  4. A Teljesen új szabály csoportban válassza az Üzenetek ellenőrzése érkezéskor vagy az Üzenetek ellenőrzése elküldés után beállítást, majd kattintson a Tovább gombra.

  5. Kattintson a Tovább gombra.

  6. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása listában adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzeneteknek meg kell felelniük.

  7. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott feltételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  8. Kattintson a Tovább gombra.

  9. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése csoportban jelölje ki azt a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  10. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott műveletek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  11. Kattintson a Tovább gombra.

  12. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása listában adja meg a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.

  13. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése mezőben kattintson valamely aláhúzott értékre a hozzáadott kivételek függvényében, és adja meg a szükséges értéket.

  14. Kattintson a Tovább gombra.

  15. Az 1. lépés: Szabály nevének megadása mezőbe írja be a szabály nevét.

  16. A 2. lépés: Szabály beállításainak megadása csoportban jelölje be a kívánt jelölőnégyzeteket.

    • Ha a szabályt a már a Beérkezett üzenetek mappában lévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „Beérkezett üzenetek” jelölőnégyzetet.

    • Az új szabályt alapértelmezés szerint engedélyezi a program. Ha le szeretné tiltani, törölje a jelölést a Szabály bekapcsolása jelölőnégyzetből.

    • A Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzet bejelölésével az Outlookban beállított összes e-mail fiókra alkalmazhatja a szabályt.

  17. Kattintson a Befejezés gombra.

Bármelyik üzenetből gyorsan létrehozhat szabályt. Ennek a módszernek az az előnye, hogy az üzenet feladója vagy címzettjei alapján tesz javaslatokat a szabályokra. Ha például üzenetből indul ki, az egyik javasolt szabály az adott feladótól érkező összes üzenetet a kiválasztott mappába helyezi át.

  1. Kattintson arra az üzenetre, amelyhez a szabályt létre kívánja hozni, majd a Kezdőlap lap Áthelyezés csoportjában kattintson a Szabályok menügombra.

    A megjelenő javasolt szabályok az üzenet feladóján és címzettjein alapulnak.

  2. Végezze el az alábbi műveletek egyikét:

    • Kattintson az egyik javasolt szabályra, kattintson egy célmappára, majd az OK gombra.

    • Az üzenet feladóján, címzettjein vagy tárgyán alapuló további szabálylehetőségek megjelenítéséhez kattintson a Szabály létrehozása parancsra.

Ha a 2. lépésben a Szabály létrehozása parancsot választja, megjelenik a Szabály létrehozása párbeszédpanel. Folytassa az alábbi lépésekkel.

  1. A Ha az összes kijelölt feltételnek megfelelő e-mail érkezik csoportban jelölje be a megfelelő feltételekhez tartozó jelölőnégyzeteket.

  2. A Teendő csoportban jelölje be annak a műveletnek a jelölőnégyzetét, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  3. Jelölje be az Elem áthelyezése a következő mappába jelölőnégyzetet.

  4. Az üzenetek tárolásához kattintson egy meglévő mappára, vagy az Új gombra kattintva hozzon létre mappát.

    Ha a szabályhoz további feltételeket, műveleteket vagy kivételeket szeretne hozzáadni, válassza a Speciális beállítások lehetőséget, majd kövesse a Szabály varázsló további utasításait. Ez ugyanaz a varázsló, amely a Szabályok és értesítések kezelése parancsra való kattintáskor megjelenik a Backstage nézetben (a Fájl fülre kattintva). További tudnivalókat az Egyéni szabály tervezése című témakör tartalmaz.

  5. Kattintson az OK gombra.

A Szabályhalmaz importálása vagy exportálása című témakörből megtudhatja, hogy miként importálhat vagy exportálhat szabályokat, hogy mások is használhassák őket.

Ha egy vagy több szabályt kézzel szeretne futtatni, hajtsa végre az alábbi lépéseket:

  1. Kattintson a Fájl fülre.

  2. Kattintson a Szabályok és értesítések kezelése gombra.

  3. Kattintson a Szabályok futtatása gombra.

  4. A Szabályok futtatása párbeszédpanel Futtatandó szabályok csoportjában jelölje be a futtatni kívánt szabályok melletti jelölőnégyzetet.

  5. Ha másik mappát szeretne választani, kattintson a Futtatás helye területen a Tallózás gombra, kattintson a mappára, majd az OK gombra.

    Jelölje be a Belső mappákat is jelölőnégyzetet, ha az 5. lépésben megadott mappa alatti összes almappát is bele kívánja venni.

  6. A Szabályok hatásköre listában az alapértelmezés az összes üzenet. Ezt átállíthatja az elolvasott vagy az olvasatlan üzenetekre.

  7. Kattintson a Futtatás gombra.

Az Outlook kétféle szabályt alkalmaz, kiszolgálóalapú és ügyféloldali szabályokat.

  • Kiszolgálóalapú szabályok:    Microsoft Exchange Server-fiók használata esetén a létrehozott szabályok egy része kiszolgálóalapú szabály. Ezek az Exchange levelezési kiszolgálón lévő postaládában futnak, a számítógépén nem is kell megnyitnia az Outlookot. A kiszolgálóalapú szabályokat a rendszer akkor alkalmazza az üzenetekre, amikor az üzenetek a Beérkezett üzenetek mappába érkeznek, és a szabályok csak az után lépnek életbe, hogy a kiszolgálón lefutottak. Az a szabály például, amely az üzenetek nyomtatására utasítja a rendszert, nem lép életbe mindaddig, amíg a kiszolgálón le nem fut. Ha egy szabályt nem lehet alkalmazni a kiszolgálón, alkalmazására akkor kerül sor, amikor a felhasználó megnyitja az Outlookot, és a szabály ügyféloldali szabállyá változik.

  • Ügyféloldali szabályok:    Az ügyféloldali szabályok csak az Ön számítógépén futnak. Ezek olyan szabályok, amelyek addig nem futtathatók, amíg végrehajtásuk be nem fejeződik a kiszolgálón (ilyen például bizonyos üzenetek nyomtatásának megadása). A csak ügyféloldali szabályok kizárólag akkor futhatnak, amikor az Outlook is fut.

Ha a szabálylistán mindkét fajta szabály megtalálható, a program először a kiszolgálóalapú szabályokat hajtja végre, és csak ezt követően alkalmazza az ügyféloldali szabályokat.

Szabályok alkalmazása más Outlook-elemekre

A szabályok alkalmazásakor a program a kézbesítési visszaigazolásokat, az olvasási visszaigazolásokat, a szavazatokat és az automatikus válaszokat (Házon kívül értesítéseket) üzenetként kezeli. Egy olyan szabály például, amely az „értekezlet” tárgyú elemeket egy megadott mappába helyezi át, az összes olyan kézbesítési visszaigazolást, szavazatot és automatikus választ is áthelyezi, amely tárgyában szerepel az „értekezlet” szó.

Megjegyzés: Amikor egy szabály szavazatokat helyez át a Beérkezett üzenetek mappából másik mappába, a művelet érinti a szavazatok nyomon követését. Egy szavazógombokat tartalmazó elküldött üzenet megnyitásakor a nyomon követési adatok nem tartalmazzák a szabály által áthelyezett üzenetek számát. A válaszok manuális áthelyezése vagy törlése nem érinti a nyomon követést..

Szabályok alkalmazásakor a program az értekezlet-összehívásokat, a feladatkiosztásokat és a dokumentumokat üzenetként kezeli. Ha például olyan szabályt hoz létre, amely egy adott mappába helyezi át azokat az üzeneteket, melyek Tárgy mezőjében az „értekezlet” szó szerepel, akkor a program a feltételnek megfelelő összes feladatkiosztást vagy értekezlet-összehívást is áthelyezi. Az ilyen típusú elemeket befolyásoló szabályok létrehozásakor tartsa azonban szem előtt a következőket:

  • Előfordulhat, hogy a nem levelezési mappákba áthelyezett elemek nem megfelelően működnek. Ha egy üzenetet például a Naptár mappába helyez át, a program nem hoz létre új találkozót.

  • Ha szabály alkalmazásával egy értekezletet vagy egy feladatkiosztásra érkezett visszajelzést a Törölt elemek mappába helyez át, az eredeti elem nem fogja nyomon követni a visszajelzést.

  • Amennyiben egy értekezlet-összehívást a program automatikusan áthelyez a Törölt elemek mappába, az Outlook nem adja hozzá az értekezletet a Naptár mappához.

  • Az elküldendő üzenetekre alkalmazott szabályokat a program nem alkalmazza a feladatkiosztásokra és az értekezlet-összehívásokra.

Partnercsoportok

A partnercsoportot tartalmazó szabályok a szabály létrehozásának módjától függően eltérő módon működnek:

  • Partnercsoportmappába küldött üzenetek áthelyezése:     Ez a szabály csak Exchange Server-fiók használata esetén érhető el. Csak az adott partnercsoportnak küldött üzenetek kerülnek a megadott mappába. A partnercsoport tagjaitól érkező üzenetek nem helyeződnek át a megadott mappába.

Microsoft Exchange Server 2010-es fiók használatakor szabályok használatával alapértelmezés szerint nem továbbíthat üzeneteket szervezeten kívüli e-mail címekre. Ez a beállítás segít megelőzni a vállalat bizalmas és magánjellegű információinak kiszivárgását. A beállítás módosítására csak az Exchange-rendszergazdák jogosultak.

További információt A Microsoft Exchange Server azon verziójának meghatározása, amelyhez a fiók kapcsolódik című témakörben talál.

Hogyan segítik a szabályok az üzenetek kezelését?

A szabályok olyan műveletek, amelyeket a Microsoft Outlook automatikusan végrehajt a beérkező vagy elküldött üzeneteken, ha azok megfelelnek a szabályban megadott feltételeknek. A Szabályok és értesítések varázsló segítségével számos feltételt és műveletet megadhat. A szabályok csak az olvasatlan üzenetekre vonatkoznak, a már elolvasottakra nem.

A szabályok a következő két általános kategória egyikébe tartoznak: szervezet és értesítés. A Szabályok és értesítések varázsló sablonokat is kínál a leggyakoribb szabályokhoz.

  • Rendezett állapot megőrzése:    Az ilyen szabályok az üzenetek iktatását és nyomon követését segítik. Létrehozhat például egy szabályt, amellyel az adott feladótól, például Balla Bálinttól érkező, a Tárgy sorban az „értékesítés” szót tartalmazó üzeneteket elintézendőként jelölheti meg, az Értékesítés kategóriába sorolhatja be, és a „Bálint eladásai” mappába helyezheti át.

  • Naprakész állapot megőrzése:    Az ilyen szabályok valamilyen módon értesítik Önt, amikor egy bizonyos üzenet érkezik. Létrehozhat például olyan szabályt, amely automatikusan értesítést küld a mobiltelefonjára, amikor családtagtól kap üzenetet.

  • Teljesen új szabály:    Ezek az újonnan, egyénileg létrehozott szabályok.

    Szabálysablonok
    1. ábra: A Szabályok és értesítések varázsló számos előre definiált szabályt, vagyis sablont tartalmaz.

Kivételek

A kivételes körülményekre felkészülve kivételeket határozhat meg a szabályokhoz. Ilyen kivételes körülmény lehet, ha egy üzenet követésre vagy fontosként jelöl meg. A szabály nem lép érvénybe azokon az üzeneteken, amelyekre az Ön által megadott kivételek közül legalább egy igaz.

  1. A navigációs ablakban kattintson a Levelek lehetőségre.

  2. Az Eszközök menüben kattintson a Szabályok és értesítések elemre.

  3. Ha több e-mail-fiókja is van, a Módosítások érvényesítése ebben a mappában listában jelölje ki a kívánt Beérkezett üzenetek mappát.

  4. Kattintson az Új szabály parancsra.

  5. Az 1. lépés: Sablon kiválasztása csoportban jelölje ki a megfelelő sablont a Rendezett állapot megőrzése vagy a Naprakész állapot megőrzése sabloncsoportból.

  6. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre. Ha például az Egy adott személy vagy terjesztési lista hivatkozásra kattint, megnyílik a címjegyzék.

  7. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása listában adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzeneteknek meg kell felelniük.

  8. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre, ha még nem tette meg, majd kattintson a Tovább gombra.

  9. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése csoportban jelölje ki azt a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  10. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre, ha még nem tette meg, majd kattintson a Tovább gombra.

  11. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása listában adja meg a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.

  12. A szabály létrehozásának befejezéséhez adjon nevet a szabálynak, majd adja meg a még szükséges beállításokat.

    • Ha a szabályt a már valamelyik mappában meglévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „mappa” jelölőnégyzetet.

    • Ha a szabályt az összes e-mail-fiókjára és azok Beérkezett üzenetek mappájára alkalmazni szeretné, jelölje be a Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzetet.

  13. Kattintson a Befejezés gombra.

Ha egy szabályhoz saját feltételeket, műveleteket és kivételeket szeretne megadni, végezze el a következő műveleteket:

  1. A navigációs ablakban kattintson a Levelek lehetőségre.

  2. Az Eszközök menüben kattintson a Szabályok és értesítések elemre.

  3. Ha több e-mail-fiókja is van, a Módosítások érvényesítése ebben a mappában listában jelölje ki a kívánt Beérkezett üzenetek mappát.

  4. Kattintson az Új szabály parancsra.

  5. A Teljesen új szabály csoportban jelölje be az Üzenetek ellenőrzése érkezéskor vagy az Üzenetek ellenőrzése elküldés után jelölőnégyzetet, majd kattintson a Tovább gombra.

  6. Az 1. lépés: Feltétel(ek) kiválasztása listában adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek a szabály működésbe lépéséhez az üzeneteknek meg kell felelniük.

  7. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre, ha még nem tette meg, majd kattintson a Tovább gombra.

  8. Az 1. lépés: Művelet(ek) kijelölése csoportban jelölje ki azt a műveletet, amelyet a szabálynak végre kell hajtania a megadott feltételek teljesülése esetén.

  9. A 2. lépés: A szabályleírás szerkesztése csoportban kattintson egy aláhúzott értékre, ha még nem tette meg, majd kattintson a Tovább gombra.

  10. Az 1. lépés: Kivétel(ek) kiválasztása listában adja meg a szabályra vonatkozó kivételeket, majd kattintson a Tovább gombra.

  11. A szabály létrehozásának befejezéséhez adjon nevet a szabálynak, majd adja meg a még szükséges beállításokat.

    • Ha a szabályt a már valamelyik mappában meglévő üzeneteken szeretné futtatni, jelölje be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: „mappa” jelölőnégyzetet.

    • Ha a szabályt az összes e-mail-fiókjára és azok Beérkezett üzenetek mappájára alkalmazni szeretné, jelölje be a Szabály létrehozása az összes fiókhoz jelölőnégyzetet.

  12. Kattintson a Befejezés gombra.

Közvetlenül az üzenetekből is létrehozhat szabályokat. Létrehozhat egy szabályt például arra, hogy egy bizonyos személytől érkező üzenetek egy adott mappába kerüljenek.

  1. Kattintson a jobb gombbal a szabály alapjául szolgáló üzenetre, majd a helyi menüben kattintson a Szabály létrehozása parancsra.

    A Szabály létrehozása párbeszédpanelen jelölje be azokat a jelölőnégyzeteket, amelyekhez már tartozik információ a kijelölt üzenet alapján.

  2. Jelölje be az Elem áthelyezése a következő mappába jelölőnégyzetet.

  3. Az üzenetek tárolásához kattintson egy meglévő mappára, vagy az Új gombra kattintva hozzon létre új mappát.

  4. Ha további feltételeket, műveleteket vagy kivételeket szeretne hozzáadni a szabályhoz, kattintson a Speciális beállítások gombra, és kövesse a Szabályok és értesítések varázsló további utasításait.

    Tipp:     Ha azonnal a létrehozása után futtatni szeretné a szabályt, a Szabályok és értesítések varázsló utolsó oldalán jelölje be a Szabály futtatása most a mappában lévő üzeneteken jelölőnégyzetet.

    A program a megadott mappába helyezi a Beérkezett üzenetek vagy más kiválasztott mappában lévő azon üzeneteket, melyek eleget tesznek a szabályban meghatározott feltételeknek és kivételeknek. A szabály ellenőrzéséhez nyissa meg az új mappát. A megfelelő üzenetek lettek áthelyezve?

Ha azt szeretné, hogy egy szabály ne állandóan, de rendszeres időközönként fusson, végezze el az alábbi műveleteket:

  1. Az Eszközök menüben kattintson a Szabályok és értesítések elemre.

  2. A Szabályok és értesítések párbeszédpanelen a szabály melletti jelölőnégyzet jelölésének törlésével kapcsolja ki a szabályt.

  3. Kattintson a Szabályok futtatása gombra.

  4. A Szabályok futtatása párbeszédpanel Futtatandó szabályok csoportjában jelölje be a futtatni kívánt szabályok melletti jelölőnégyzetet.

  5. Válassza ki azt a mappát, amelyre a szabályt vonatkoztatni szeretné.

  6. Válassza ki azt az üzenetkategóriát, amelyre a szabályt vonatkoztatni szeretné.

    Beállíthatja például, hogy a szabály csak az adott mappa olvasatlan üzeneteire vonatkozzon.

  7. Kattintson a Futtatás gombra.

Kiszolgálóalapú szabályok   : Ha Microsoft Exchange-fiókot használ, a kiszolgáló akkor is alkalmazza a szabályokat az üzenetekre, ha az Outlook éppen nem fut. Ezeket a szabályokat nevezzük kiszolgálóalapú szabályoknak. Ezeket a szabályokat úgy kell beállítani, hogy akkor fussanak az üzeneteken, amikor azok megérkeznek a kiszolgáló Beérkezett üzenetek mappájába, és mindig hagyni kell, hogy teljesen lefussanak. Egy szabály például nem tud teljesen lefutni a kiszolgálón, ha egy hozzárendelt művelet az üzenet kinyomtatását követeli meg. Ha egy szabály nem alkalmazható a kiszolgálón, akkor az Outlook indításakor fog lefutni.

Ügyféloldali szabályok   : Az „ügyfél” az egyén számítógépén futó levelezőprogramot jelöli. A kiszolgálón nem alkalmazható szabályokat nevezzük „ügyféloldali szabályoknak”, mivel csak a számítógépen futtathatók. Ha a szabálylistán a kiszolgálón futtatható és nem futtatható szabályok is találhatók, a program először a kiszolgálóalapú szabályokat hajtja végre, és csak ezt követően alkalmazza az ügyféloldali szabályokat.

A program a kézbesítési visszaigazolásokat, az olvasási visszaigazolásokat, a szavazatokat és a házon kívüli értesítéseket üzenetként kezeli. Ha például létrehoz egy olyan szabályt, ami a Tárgy mezőben az „értekezlet” szót tartalmazó üzeneteket egy adott mappába helyezi, az ennek a feltételnek megfelelő kézbesítési visszaigazolások, szavazatok és házon kívüli üzenetek is át lesznek helyezve.

Megjegyzés: Ha a Beérkezett üzenetek mappából máshová helyez egy szavazatot, azt a program nem fogja automatikusan nyomon követni az eredeti üzenetben.

A program az értekezlet-összehívásokat, a feladatkiosztásokat és a dokumentumokat üzenetként kezeli. Ha például olyan szabályt hoz létre, amely egy adott mappába helyezi át azokat az üzeneteket, melyek Tárgy mezőjében az „értekezlet” szó szerepel, akkor a program a feltételnek megfelelő összes feladatkiosztást vagy értekezlet-összehívást is áthelyezi. Az ilyen típusú elemeket befolyásoló szabályok létrehozásakor tartsa azonban szem előtt a következőket:

  • Előfordulhat, hogy a nem levelezési mappákba áthelyezett elemek nem megfelelően működnek. Ha egy üzenetet például a Naptár mappába helyez át, a program nem hoz létre új találkozót.

  • Ha szabály alkalmazásával egy értekezletet vagy egy feladatkiosztásra érkezett visszajelzést a Törölt elemek mappába helyez át, az eredeti elem nem fogja nyomon követni a visszajelzést.

  • Amennyiben egy értekezlet-összehívást a program automatikusan áthelyez a Törölt elemek mappába, az Outlook nem adja hozzá az értekezletet a Naptár mappához.

  • Az elküldendő üzenetekre alkalmazott szabályokat a program nem alkalmazza a feladatkiosztásokra és az értekezlet-összehívásokra.

A terjesztési listákra vonatkozó új szabályok a létrehozásuk módjától függően eltérően viselkedhetnek:

  • Terjesztési listára küldött üzenetek áthelyezése egy mappába:    Ennek a sablonnak a használatakor csak a terjesztési listára küldött üzenetek kerülnek át a megadott mappába. A terjesztési listán található személyektől érkező e-maileket a program nem helyezi át.

    Megjegyzés: Ez a szabály csak Exchange-fiókokban érvényesül.

  • Adott személytől érkező üzenetek áthelyezése egy mappába:    Ha ezt a szabálysablont használja, az adott terjesztési lista tagjaitól érkező üzeneteket a program áthelyezi a kiválasztott mappába.

Ha szervezete Exchange-fiókokat használ, akkor az Outlook alapértelmezés szerint nem küldi el a szabályok használata által szervezeten kívüli, külső e-mail-címre továbbított üzeneteket. Ez a beállítás a szervezeti adatok kiszivárgását hivatott megakadályozni, és kezeléséért az Exchange-rendszergazda felel.

Ismeretek bővítése
Oktatóanyagok megismerése
Új szolgáltatások listájának lekérése
Részvétel az Office Insider programban

Hasznos volt az információ?

Köszönjük a visszajelzését!

Köszönjük visszajelzését. Jobbnak látjuk, ha az Office egyik támogatási szakemberéhez irányítjuk.

×